行政文员岗位说明书

　　一、岗位概况

　　岗位名称 行政文员 所属部门 行政人事部

　　直接上级 行政人事部经理

　　直接下属 无 管辖人数 0人

　　岗位定员

　　1人

　　岗位概述

　　在行政人事部经理的带领下，完成各项行政工作，监督公司制度的实行，为公司以及全体员工提供行政服务。

　　二、岗位职责及工作内容

　　岗位职责

　　工作内容

　　1.前台接待

　　①接待客户、宾客和面试人员等来访人员

　　②公司快递、信函、资料的收发、登记及汇总统计 ③维护前台秩序及环境

　　2.修订公司制度与实行监督

　　①协助行政人事部经理制定、修订相关行政制度，适时提出调整完善建议

　　②监督其他部门执行公司的相关制度与规定

　　3.考勤管理 ①记录、整理每月员工考勤相关数据并汇总统计

　　4.草拟公司文件

　　①根据行政人事部经理的指示，草拟信函、表格等公司相关文件

　　5.管理办公用品

　　①日常办公用品的保管、发放和登记

　　②负责公共办公设备的保管与日常维护

　　6.会议相关

　　①做好部门会议记录，并在会后及时整理成会议纪要

　　②负责公司各级会议的会务工作

　　7保密工作 ①对所保管以及所处理的文件资料做好相应的保密工作 8.其他工作 ①完成行政人事部经理交办的其他行政工作

　　三、任职资格

　　学 历 大专或大专以上学历

　　专 业 行政管理、人力资源、法律、文学、管理等相关专业 经 验 一年以上相关工作经验，优秀应届毕业生亦可

　　身体条件

　　健康，无传染病史

　　能力要求

　　1.亲和力好，具有良好的沟通技巧

　　2.敏锐的分析、判断能力，良好的团队、服务意识

　　3.良好的创新思维和较强的学习能力，并具有较强的文字写作功底

　　4.熟练使用OFFICE办公软件

　　四、工作环境与劳动条件

　　工作场所 公司前台处 环境状况 舒适

　　危险性 基本无危险，无职业病危险

　　办公设备

　　电脑、电话、打印机、传真机等相关办公设备

　　五、工作规范

　　1. 必须认真遵守公司各项相关的规定与制度。

　　2. 对待来访客人，必须礼貌接待，认真聆听其来意，有必要时做好记录，如遇无法处

　　理的事情时，则请客人稍等，请求上级出面解决。

　　3. 对所收取的快递、信函、资料要做好登记，并保证记录信息的完整和准确。 4. 要保证前台环境整洁干净，前台秩序有条不紊。

　　5. 要保证草拟的'信函、文书、表格和统计资料等相关文件数据准确，无错字别字。 6. 在执行监督的职能时，应保证遵循公平公正的原则按照一定的标准对待所有部门及

　　员工，尽职做好监督工作，不得弄虚作假、。

　　7. 做好日常办公用品的保管和发放工作，保证日常办公用品库存充足，发放合理有序。 8. 做好公共办公设备的保管与维护工作，保证各公共办公设备使用顺畅。

　　9. 认真、及时完成行政人事部经理所交办的各项行政工作。

　　六、相关工作流程

　　1.快递、信函、资料代收及转交流程

　　快递接收人 行政文员

　　所需表格

　　《公司往来快递、信函、资料收发登记表》

　　《公司往来快递、信函、资料收发登记表》

　　2.快递邮递流程

　　行政文员

　　员工

　　所需表格

　　《快递详情单》

　　《快递详情单》

　　快递到达前台，签收并登记相关信息。

　　通过工作QQ联系快递接收人。

　　快递接收人到前台签领。

　　填好快递表单，并与邮寄物品交付行政文员。

　　联系快递收发员邮寄快递。

　　3.面试人员来访接待流程

　　面试人员

　　行政文员

　　所需表格

　　《面试登记表》

　　《面试登记表》

　　到达公司前台。

　　询问其相关信息、引

　　导就座、倒水并请其填写面试登记表，同时做好面试记录。

　　填写面试登记表。

　　联系相应面试官，确定面试地点并带领面试人员到面试地点等候。

行政文员岗位说明书5

　　1基本信息

　　1.1岗位名称：前台文员

　　1.2岗位编号：RL*Z004

　　1.3所属部门：人力行政部

　　1.4直接上级：人力行政经理

　　1.5岗位编制：1人

　　1.6直接下级：

　　2岗位概要

　　配合人力行政经理做好前台接待工作，负责客户接待与日常电话的转接，各部门传真的转发，树立公司对外形象，接待日常客人，日常用品的保管等。

　　3工作职责

　　3.1协助人力行政经理做好日常辅助工作;

　　3.2接待回复、来放客户、搞清楚来访目的，引导其至相应地点，回答问题并提供相关信息;

　　3.3负责电话、传真、信件和报刊的`登记、分发服务工作;

　　3.4复印、分发各部门交代的各种文件和管理表格;

　　3.5公司人员通讯录的编制与更新经审核后转发至各相关部门;

　　3.6快递公司的联络，信件包裹的手法和登记转发;

　　3.7协助人力行政组织和安排公司大型活动和各种会议;

　　3.8完成公司安排的其它工作;

　　4关键绩效指标

　　4.1各项信件、传真、报刊等转发的及时性;

　　4.2所服务的满意度;

　　4.3公司员工对其服务的满意度;

　　5任职资格

　　5.1学历：文秘、行政管理及相关专业，中专以上学历，一年以上相关工作经验;

　　5.2证书：文秘、礼仪类相关证书;

　　5.3知识：受过文书写作、档案管理、社交礼仪等相关培训;

　　5.4能力：具有良好的应变能力、语言表达能力、执行能力与判断力;

　　5.5素质：具有良好的职业道德与职业修养、工作细致、谨慎、工作态度端正积极乐观;

　　5.6性别：女性;

　　5.7年龄：18岁以上;

　　5.8其他：形象好、气质佳、普通话标准、亲和力强并具有良好的服务意识;

　　6权责说明

　　6.1权利

　　本部门录用员工的建议权;

　　有权拒绝非法进入者或者未经公司领导批准司机携带公司物品外出者;

　　6.2责任

　　对所保存的各项资料的完整性、准确性、上报资料的及时性负责;

　　对员工当日考勤的真实性负责;

　　对所负责的各项工作质量及工作结果负责;

　　对公司公共区域财务的安全负责;

　　7工作关系

　　7.1内部：协调公司各个部门;

　　7.2外部：招聘、客户、快递、物业等

　　8职业渠道

　　8.1晋升：办公室主任、人力行政经理、总经办助理、副总、总经理

　　8.2转岗：人事主管、行政主管、家装顾问

　　8.3降职：

　　8.4辞退

行政文员岗位说明书6

　　岗位名称：行政部文员所属部门：行政部

　　职务等级：直接主管：行政部主管

　　职责：

　　1、每日对办公室员工考勤

　　2、各部门文件文书处理及文档打印

　　3、事务通知，会议通知

　　4、文件转发，代收

　　6、物业公司资料档案存档及书籍借阅工作

　　7、每月办公室人员排班

　　8、物业公司新员工入职手续的办理

　　9、办公用品购买及发放

　　10、每月底龙湖大家庭寄发工作

　　11、大型办公设备的维护

　　12、每月初缴纳上月电话费

　　职权：

　　资格要求：

　　8、教育要求：

　　9、技能要求：

　　10、工作经验要求：

　　11、健康要求：(这个要求可以根据自己情况写)

　　实施者签字： 日期：

行政文员岗位说明书7

　　一、日常工作：

　　1、负责公司日常接待工作：及时倒好茶水并引入接待室或高层办公室;

　　2、负责文件打印复印、传真收发;

　　3、前台快递签收及公司快件的'寄出;

　　二、行政事务：

　　1、配合综合管理部进行会议室安排准备：采购水果(有固定商家，送货上门);放好会议人员茶杯、纸张、铅笔;与信息部协调准别好投影仪;会后及时锁好会议室门;

　　2、公司办公用品的采购、统计、发放，以及新员工入离职办公用品的发放与回收工作;

　　3、员工生日福利统计并发放;

　　每月考勤系统及时录入，更新及人员的考勤、外出记录核对，并及时提交。

　　三.后勤工作：

　　办公室饮用水订购;

　　办公室绿植养护、更换;

行政文员岗位说明书8

　　1、接待工作：访客进入接待厅，应抬头行注目礼“您好,请问找谁?”,并请访客入坐，请示后引入相关区域，在一分钟内端上茶水，并负责加水、更新烟缸;

　　2、卫生清洁工作：烟缸不得超过五个烟蒂，访客离去后，三分钟内清洗好烟缸、茶杯;

　　3、总机服务工作：铃响三声内必须接听“您好‘XX公司‘。”;若自动转拨，三分钟内必须转为人工;来电找“总经理”，判定是广告类，不应直接转入，应问清何事后转接相关部门;

　　4、传真信息必须在五分钟内送达相关人员;

　　5、负责收发管理报纸、信函;

　　6、安全工作：下班前检查复印机关机，关闭所有电源，负责关好门窗;

　　7、接受行政助理(助理招聘)安排的其它工作。

行政文员岗位说明书9

　　一、日常工作：

　　1.接待接洽工作

　　公司来访人员接待;

　　公司总机电话接听、转接、留言、记录工作;

　　公司传真收发的管理，打印机、复印机的管理;

　　公司票务、酒店等的预定。

　　2.办公管理工作

　　公司办公用品的采购、保管、登记和发放工作;

　　公司每日报纸、信件的收发、领取登记、管理;

　　公司图书库的.管理;

　　负责每月办公用品、快递费用申付及各部门成本登记录入;

　　3.行政事务

　　考勤系统的管理、考勤统计(每日/月之考勤报表/请假、加班、出差等手续跟进办理/平时查卡、监卡等)员工工卡制作发放、通讯录制作及更新

　　公司物业管理等费用处理(房租、水电、停车、安检、盆景租用等)

　　4.负责部门会议记录;

　　二、协助工作

　　1.协助招聘工作(面试人员通知、接待)

　　2.协助行政事务(办事处注册等资料准备、行政报表录入等)

　　3.协助公司固定资产出入库登记，总帐统计。

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