秘书有效的时间管理

时间:2020-08-28 18:29:01 时间管理 我要投稿

秘书有效的时间管理

   秘书,对于时间的管理有着特殊性。所以在工作中,要有效的安排时间,避免因自己工作的失误而造成工作效率低,使公司落后于他人。那么怎么用科学的手段管理工作呢?

秘书有效的时间管理

  管理时间必须遵守四个个重要的原则,1)时间合理分配原则2)最大限度地为领导获取可控制时间3)分清工作的轻重缓急4)有计划、有目的。在遵循着三个原则的基础上,来用科学的方法有效的安排、管理时间,使各项工作有序进行。

  对于时间的管理有以下几个方法:

  一、制定时间安排表

  这个时间安排表不单单是对一个时间段的安排,我们可以做出很多种时间安排表,我们大概可以做出5种时间安排表,一是全年预定时间表,在这个时间表里,制定一个一年的计划,不用每件事都详细地列出,例如,7月份公司要签订一份大的合同,12月份进行年终总结,列出这样一个大的方向。二是每月预定时间表,在这个时间表里可以把这一个月的会议、面谈、签约等事项逐一地列出,使时间一目了然。三是每周预定时间表,每周的时间表,要在下周一前完成,完成后请领导过目,征求领导的同意。在这个时间表里,可以记载员工的生日,代表领导对员工表示祝贺,以及下周要参加什么会议等。具体细节一定要明确,例如这个会议是什么性质,是否要穿正装出席,是否要发表讲话。把项目的有关部门以及主要人员,一一列出,一遍突发情况,可尽快联系相关部门。四是每日预定时间表,在每日预定的时间表里,事情安排不仅要明确,而且要明确到具体时间,例如,10点各个部门开会,下午2点签约合同等,把公司时间,私人时间逐一列出。

  二、利用80/20的法则进行管理

  80/20法则是19世纪意大利经济学家帕累托提出的一个法则,在19世纪的英国,他通过数据研究法现了一个奇怪的现象,社会财富极其的不平等,社会的财富流向了少数人的手中,20%的人拥有80%的人的财富,通过持续的研究发现,很多情况都可以用这一法则来解释,例如20%的员工创造了80%的财富,80%的'利润来自20%的客户,这一发现在当时引起了不小的轰动。

  同样我们也可以运用这一原则来对时间进行管理。把这一天的工作按轻重缓急分为四类,其中最重要的事情约占20%,这是非常重要的事情,必须当天完成,剩下的三类,按顺序先完成AB,如果C实在不能完成,可安排到明天。在分类的同时,要对工作的开展进行跟进,例如一个会议预计是半小时,结果一个班小时才开完,秘书就要在其中寻找原因是哪个环节出了问题,是准备时间过长,还是开会的资料不够充分。对这类问题进行总结,在以后的工作中尽可能地避免这类问题,来更高更快,有效地完成工作。

  三、工作有秩序以及分工明确

  对于处理完成的工作一定要及时归档,把自己收里的工作进行分类,每天固定的时间处理邮件、文件、电话,以确定工作有秩序,避免在此环节中浪费时间,对于突发的时间要预留出时间,一遍事情发生打乱了一切计划。对于领导安排的工作,一定要明确,哪些是自己的,哪些需要同事协助完成的,避免事必躬亲,使自己陷入琐事之中,从而耽误了工作进度,降低了工作效率。

  最为合格的秘书,一定要对工作进行总结,是哪个地方浪费了大量的时间,哪些地方时间安排过于紧凑,对时间表进行不断地变化和改进。依据自己的实际情况来安排工作,例如一天中哪个时间段效率高低,来制度时间表。在经济高速发展的今天,一定要体会时间管理的艺术,对每个人的宝贵时间合理利用,在快节奏的社会中对时间进行有效管理,从而提高工作效率,更好地为领导、公司服务。

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