商务英语信函语言的经济性原则
言语交流是人类特有的一种活动, 它具有多种功能, 其中最重要的是传递信息。语言交际活动是一种有目的、有意图的活动, 它所要传递的是交际者的意图。在言语交流中, 交际者总是采用一定的方式或手段, 把一定的信息传递给一定的交际对象。
在语言学上, 表达信息的方式或手段被称为言语载体, 比如演讲、书报、信函等。将语言与经济联系起来考虑, 源于法国巴黎大学的教授安德烈·马丁内( Andre'Martinet) 的语言演变经济论和美国加州大学洛杉矶分校的经济学教授雅可·马夏克( JacobMarschak) 的语言经济学的思想。[1]安德烈·马丁内在解释语言演变时提出:“在保证语言完成交际功能的前提下, 人们自觉或不自觉地对言语活动中力量的消耗做出合乎经济要求的安排。”
其主要内容有: 言语活动中存在着从内部促使语言运动的力量, 这种理论可以归结为人的焦虑和表达的需要与人在生理上( 体力上) 和精神上( 智力上) 的自然惰性之间的基本冲突。
交际和表达的需要始终在发展、变化, 促使人们产生更多、更新、更复杂、更有推动作用的语言单位( 符素和音位) , 而人在各方面表现出来的惰性则要求在言语活动中尽可能减少力量的消耗, 使用比较少的、省力的、已经熟悉的或比较习惯了的, 或者具有较大普遍性的语言单位。
这两方面相互冲突, 使得语言处于经常发展变化当中, 并且总能在成功完成交际功能的前提下, 达到相对平衡和稳定。
语言经济性原则在商务英语信函中的表现
商务英语是以英语作为语言媒介、以商务知识为核心的一种专用英语(English for SpecificPurposes 即ESP), 属应用语言学的范畴。它的形成既是世界经济形势发展的需要, 又是语言学的革命。
商务英语在我国起步虽然较晚, 但近年来随着全球经济的发展和我国加入世贸组织, 对外联系和信息交流的日趋频繁使得商务英语的使用越来越广泛, 尤其是英文信函作为商务信息交流的主要手段, 贯穿于外贸业务的全部流程, 起着非常关键的桥梁和纽带作用。商务函电的内容涉及业务的洽谈或安排、有关协议或合同的签订等重要环节。
由于不是面对面的沟通, 因此商务信函交际的双方更要在遣词造句等方面做到字斟句酌, 铺设好沟通的轨道, 以提高沟通的质量与效果, 最终达到双方交流的顺畅和理解。[2]下面从商务英语信函语体的三个主要特点对其经济性进行论述。
1. 简洁( Conciseness) 。简洁也就是长话短说, 避免啰嗦, 避免不必要的重复, 用尽可能少的文字“完整”、“清楚”而又有“礼貌”地表达需要表达的意思。例如:
( 1) We wish to acknowledge receipt of your letter of May 2 with the check for $200 enclosed and wishto thank you for the same.
这句话读起来显得有些重复和罗嗦, 不如改
为:We appreciate your letter of May 2 and the check for $200 enclosed.
(2)Re.your letter of 1st inst., in connection with our account, we are remitting our check herewith, asper your request, in the amount of $300.
改为: As requested in your letter of July,We are enclosing our check for $300.这样言简意赅, 使人一目了然。再看下面的句子:
We have begun to export our machines to the foreign countries.
“export” 词义是“sell products to foreign countries”, 因此, 句末的“to the foreign countries”多余, 不符合语言的经济性原则。当然作为专用英语, 商务语域有许多专业术语, 它们当中多数为缩略词和复合词( 含自然词) , 具有这一语域的特殊含义。从事商务工作的人员, 应该正确理解和使用这些词语。
“Offer firm:TCL_2 color TV is Us$800 per set CIFC3 EMP.”句中的“Offer firm”意思是报实盘, 缩写词“CIFC3”是指到岸价,“EMP”的意思是欧洲主要港口。这些自然词和缩写词在商务英语领域中有其专业用法, 此类句子有言简意赅的独特风格。
这些例句告诉我们, 交际者在商务这个特定的语境中用相对少的语言手段明白无误地表达出交际意图, 并取得了最佳语境效果, 从而使交际对象付出相对较小的努力就能理解交际者的意图, 即交际者所表达的信息产生的语境效果与交际对象为获得这种信息所付出的努力之间取得了平衡, 交际双方从而获得了最大的认知收益及信息收益, 这种言语信息真正体现了语用学意义上的言语信息经济性。
2. 具体( concretness ) 。即要求商务英语信函的语言要具体、明确并具有说服力, 特别是要求对方做出明确反应的信, 或是答复对方所提要求或问题的信, 或是报盘、承诺等等, 应避免模糊、笼统或抽象。例如:
(1) We wish to confirm our telex dispatched yesterday .此句中的yesterday 是一个模糊的概念, 有可能误导对方, 甚至引起不必要的纠纷。所以应给出一个具体的时间, 如:“We wish to confirm ourtelex ofMay 1, 2007. ”
( 2) The brakes stop a carwithin a short distance.句中对产品的介绍是笼统和模糊的。读者不仅会问: 这是什么型号的刹车? 可以刹住什么车?短距离是多远的距离? 这些不交代清楚, 客户怎么可能和你洽谈生意? 因此应改为:“The typeSMO2 power brakes can stop a 4- ton car traveling 65 miles an hour within 300 feet. ”
3. 清楚易懂( clarity) 。商务信函要写得清清楚楚、明明白白, 无艰涩难懂之处, 使受信人看了信后不会误解写信人所要表达的意思。要做到这一点, 需要从以下几个方面加以注意:
( 1) 选用语义明确易懂的表达而不用语义含糊不清的.词句。例如:As to the steamer sailing from Shanghai to LosAngels, we have bimonthly direct services.“Bimonthly” 有两种解释, 一为“twice amonth”, 另为“once every two months”。
此句应改为:“We have a direct sailing from Shanghai to LosAngeles every two months”或者“We have two directsailings everymonth fromShanghai to Los Angeles.”
(2)注意修饰词的位置。同一个修饰词放在不同的位置会引出不同的涵义和功能。例如:We can supply 50 tons of the itemonly.此句中only 修饰the item, 表明提供的仅仅是这种货品,“只供应此货品50 吨”, 而非其它;而“We can only supply 50 tons of the item”这句中only 修饰50 tons, 强调供应仅限于50 吨,“供应此货品仅限50 吨”。
(3)注意代词的所指以及关系代词与先行词之间的关系。例如:
They informed Messrs Smith & Brown that they would receive a reply in a fewdays.此句中, 第二个they 到底指主句中的主语They 还是“Messrs Smith &Brown”? 如改成“Theyinformed Messrs Smith & Brown that the latter wouldreceive a reply in a fewdays”就不会引起误解了。
商务英语信函的语言应坚持简洁与效果的统一
言语信息经济性是简洁与效果的统一。人们会在交际中自觉或不自觉地对语言进行经济性的处理, 但是经济性并不意味着越简单越好, 还要求信息的完整、清楚, 以取得最好的交际效果。
产生不了交际效果的言语信息, 就无经济性可言。[4]例如, 演讲者演讲时, 由于考虑到听众背景知识的差异, 总是会照顾一些缺乏相关背景知识的人, 给他们多提示一些必要的知识。
如果用单纯的简洁原则来检验演讲者的言语, 常常会觉得他们不够简洁, 然而只有这样才能得到较好的效果, 使听众在处理言语信息时不至于花费过多的努力。
同样, 商务英语信函的语言经济性必须以语言的完整、清楚和礼貌为前提。在商务英语信函中如果忽略了语言的“完整”、“清楚”和“礼貌”, 不顾英语语法, 就不是“简洁”而是使人感到“迷惑”、“粗鲁”和“突然”了。
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