企业集团档案管理资料分析

时间：2022-06-18 17:45:09 资料员我要投稿

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企业集团档案管理资料分析

　　近年来，企业集团的档案管理工作迅速发展，但有的仍明显滞后于企业经济发展的需要。下面是小编为大家分享企业集团档案管理资料分析，欢迎大家阅读浏览。

企业集团档案管理资料分析

　　一、企业集团

　　企业集团是一种特殊的企业组织形式，通常是由若干个大中型企业以资金联结为主的多种联结纽带构成的多层次的企业集合联合体。我国大型企业集团公司基本是国有大型企业经过二十多年体制改革发展而来的。如果不考虑统一的分类标准，现实中的企业集团既有国有企业、民营企业又有乡镇企业，既有三资企业又有股份制企业。

　　二、企业集团档案管理工作特点

　　1.档案材料门类繁多、内容丰富，档案管理任务繁重。与单个企业不同，企业集团除单纯的生产经营管理外，还具有资本运作、国外市场开拓、技术合作等功能，档案种类和内容更加丰富。

　　2.档案管理工作具有层控性、外向性和复杂性。企业集团内含若干企业法人，档案的管理和利用不仅要针对集团本部，还包括各成员单位。

　　3.档案管理工作多具有分散性和不均衡性。这主要源于企业集团的规模通常比较大，驻地比较分散，成员企业众多且档案工作水平各异。

　　三、企业集团档案管理现状

　　近年来，企业集团的档案管理工作迅速发展，但有的仍明显滞后于企业经济发展的需要。目前，企业集团的档案管理大体呈现如下状况：

　　宏观上讲，各企业集团档案管理方式不尽相同，管理水平和理想度参差不齐。一些由过去的国有企业组成的企业集团档案工作比较好，有专门的档案管理机构和专职档案人员;另一些通过兼并、收购的所属企业档案工作则开展得不够好;而一些新成立的企业集团，特别是一些乡镇企业、三资企业集团的档案工作则相对比较差，没有实行集中统一管理，档案分散在各部门和人员手中，案卷质量差，不便于档案的保管和利用。

　　就单个企业集团而言，其内部的档案管理也明显表现出很强的不均衡性。档案管理的工作任务、内容范围、标准和模式普遍沿袭原国有大型企业所形成的模式，档案管理体制、模式陈旧，仍把对本单位所形成的档案的收集、管理和借阅作为最主要、最基本的任务来完成。

　　四、企业集团档案管理模式分析

　　(一)企业集团档案管理模式的现状

　　1.集中管理模式。这是一种类似于企业档案馆的模式。集团把各厂、公司的全部档案集中起来，在集团本部建立档案馆或档案室，实行统一管理。

　　2.分散管理模式。企业集团所属的各厂、公司分别建立档案室，保管本单位形成的档案。这种做法的前提是集团下属的各子公司具有独立法人资格，经济独立核算，同时集团规模较大，驻地比较分散。

　　3.逐级管理模式。这种模式主要存在于由于企业的兼并、转让重组后形成的大型企业集团。在企业兼并、转让时将原有的企业档案作为资产移交给了集团总部，同时根据企业生产、科研、设备维修的需要，将部分科技档案留在原企业保存，实行逐级管理。

　　4.混合管理模式。类似于逐级管理模式，不单独采用集中或分散的管理，而是两者兼有、混合使用。在企业总部设置集团总的档案管理部门，着重管理企业核心层、紧密层和涉及整个集团利益的重要档案。而对于因驻地原因或是涉及子公司需频繁使用的档案，下属公司可设专门档案机构或人员进行管理，这种混合管理的模式不失为一种灵活处理、因地制宜的做法。

　　5.控股集团公司型管理模式。此种模式主要针对股份制的企业集团而言，由控股最多的子公司负责管理整个企业的档案管理工作，从某种意义上说也是一种集中管理模式，但同在集团总部建立档案管理部门还是有一定区别的。

　　6.图、情、档一体化管理模式。在当今经济形势下，企业要谋求自身的发展，必须快速和准确地把握各种信息资源，把档案作为一种重要资源纳入企业的整体战略规划中，有利于整合资源优势，进而帮助企业在竞争中立于不败之地。

　　(二)企业集团档案管理模式的设想

　　对于上述六种现有的档案管理模式，笔者认为集中管理模式和控股集团公司型管理模式在企业集团内部跨行业、跨地区生产经营格局下，显得僵化呆板，甚至限制了企业的进一步发展;分散管理很难适应企业继续发展的需要，发挥不了企业档案的整体优势功能，制约了各种档案信息资源的综合开发利用;逐级管理模式和混合管理模式在一定程度上克服了集中和分散各自可能出现的极端，但问题在于一定要处理好这个度，正确区分由集团总部保存的档案和由各子公司各自保存的档案，并保证两者之间沟通交流渠道的畅通;而图、情、档一体化管理模式则是一个发展趋势，其关键就是探讨更合理、更有效的实现形式。

　　其实，探讨企业集团的档案管理模式就是要解决两个问题。一是集中与分散的问题;二是划分与合并的问题，即对档案信息是单独管理还是与其它信息合并管理。笔者认为可从以下几方面进行思考：

　　1.无论采用何种档案管理模式都要根据企业发展的实际情况，适应企业管理的模式，符合档案发展长远的需要。

　　2.应遵循“统一领导、分级管理”的原则。统一领导，即由集团公司档案部门统一领导集团公司和集团各成员单位的档案管理工作，依法进行监督、检查和业务指导。各成员单位在集团公司档案部门的领导下，负责本企业的档案管理。这种以集团公司档案部门为核心，以各成员单位档案部门为基础的管理方式，既能有效发挥各成员单位熟悉本企业生产经营状况的优越性，更好地进行档案的收集、整理、保管和利用，又能发挥集团公司整合资源的整体优势，进行有效的资源开发，维护档案的完整与安全。这里有必要注意的一点是企业集团中档案管理部门管理职能的变化问题。企业集团的建立，打破了企业单一的组织结构形式，集团公司和所属成员都是独立的法人，这就使得集团公司档案管理部门由原来进行单个企业的档案管理，转为一个具有一定档案行政管理职能的部门，进行多法人企业的档案管理。

　　3.在档案机构设置上，集团公司可建立集团档案馆或集团档案信息中心，由集团一把手直接领导。集团下属各成员单位，规模大有需要的可设相应的档案管理机构或人员，若无保管条件的也可移交或委托集团公司档案部门进行集中管理。各档案机构对其所管理档案的范围一定要明确，对象一定要清晰。

　　4.在档案实体管理方面，可采取集中与分散相结合的管理模式，即混合管理的模式。

　　5.在信息组织的方式上，可根据企业实际情况，建立一种集档案、资料、图书、情报等多种信息于一体的综合管理模式——档案信息中心或集团信息中心。除负责包括档案在内的各种信息的收集、整理、保管、提供利用外，还要对各种信息进行开发和资源共享，形成集团化的信息联合体。

　　五、企业集团档案管理工作面临的困难及对策

　　企业集团是在建立现代企业制度的大背景下，以企业改制为契机，通过兼并、重组、控股、参股等多种形式建立起来的，是适应社会主义市场经济发展的一种新的经济组织形式，因而面临很多新问题，需要不断发展和完善。

　　(一)企业集团档案管理工作面临的主要困难

　　1.不同子公司档案管理模式、水平等差距很大，制约了整个集团档案管理工作的统一和协调。

　　2.档案数量大、内容丰富，随着企业和经济的发展涉及许多新的领域，往往跨专业。

　　3.档案形成地分散，管理难度大。

　　4.档案管理的基础设施不完善。

　　(二)企业集团档案管理工作的对策

　　1.加强对企业档案管理工作的重视，尤其是领导要重视档案工作。

　　2.坚持“统一领导、分级管理”的原则，赋予集团档案管理机构全面履行监督、指导和收集、保管、利用档案的双重职能。

　　3.努力提高档案工作人员的素质。

　　4.进行制度建设，统一标准，尽早实现企业档案管理的制度化、规范化。

　　5.积极探索适合本单位档案管理的模式、方法等。

　　六、企业集团档案管理工作未来发展趋势

　　1.规范化、科学化、现代化管理的趋势。其一，要制定集团统一的档案管理制度和标准，促使档案工作者认真履行职责;其二，多开展培训、讲座类的活动，提高档案工作者的素质;其三，运用现代化的管理工具，促进集团档案工作的发展;其四，积极探讨适合本集团的档案管理工作的模式、制度、方法等。

　　2.网络化管理趋势。这里的“网络化”可作两种理解。一是集团档案管理工作网络化的布局。

　　企业应重视档案管理，在制度、机构、人员等各方面给予完善，在企业内部自上而下建立起网络化的管理结构。二是充分利用现代化的管理方式和手段，运用计算机进行网络管理，不仅能提高效率，降低成本，节省大量的人力、物力和财力，而且非常适合企业集团自身跨行业、跨地域及其档案管理工作分散、量大等特点。

　　3.多种信息资源一体化管理趋势。企业发展处在一个复杂的经济、社会和信息环境之中，实时准确地把握各种信息资源并快速做出反应是企业赢得竞争的一大法宝。把档案作为一种信息资源纳入企业全部战略资源之中进行统筹规划、统一调配，有利于整合资源优势，最快地输出决策辅助信息，进而帮助企业在竞争中获取优势。

　　4.利用导向管理趋势。企业档案管理工作的最终目的就是提供各类档案信息，更好地为企业生产经营服务。要改变被动服务的局面，主动开展多种形式的服务工作。

　　5.复合外向型的管理趋势。这是相对于以往企业单一的组织结构形式所对应的单一内向型的档案管理而言的。对内企业集团含若干独立的企业法人，对外企业更要与形形色色的组织打交道，必然形成各种门类的档案，其档案管理工作十分繁重，不仅包括收集、整理等事务性工作，还负有指导、监督的职责。档案管理将由传统封闭式的、孤立的、单纯的方式转变为一种复合外向型的方式。

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