秘书的邮件、文件处理工作

时间：2022-09-27 14:55:08 办公文秘我要投稿

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秘书的邮件、文件处理工作

　　秘书是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。下面是小编收集整理的秘书的邮件、文件处理工作，欢迎大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助。

秘书的邮件、文件处理工作

　　一、收文工作的程序

　　１、签收。

　　对所收文件的件数要认真清点，检查实收件数与投递清单上的件数是否符合收据。清点后，要检查文件信封上或封套上所注明的收文机关、部门、姓名是否都应是本机关收的，如有误投，应立即退回。包装和封口是否损坏；文件经清点检查无误后，收件人要在送件人的“投递回执单”和、或“送文簿”上签字，并注明收到的时间

　　２、拆封。

　　启封时，注意保持原封的完好，特别注意封内文件不能损坏。必要时，应把原封订在文件后面，一并处理，以便日后查阅。如发现有不属于本单位的文件，或内装文件与应送文件不符，应按规定处理，一般应予以退回。

　　３、登记。

　　登记是收文处理中的重要环节之一。登记时，按收文登记簿中所列内容，逐项登记，并在收进每份文件首页贴上“来文处理单”，应将“来文处理单”的有关内容，如来文单位、来文标题、来文字号、缓急程度、密级、份数、日期等填写好，然后再转入下一道处理程序。

　　４、对信件（文件）迅速分类，将信件（文件）分为急件、要件、例行公事件、密件、私人件五类，分别归入五个规格一致但颜色不同的专用文件夹内，分送各主管上司处理。有的也可以用数字做文件夹的标识。如上司有要求，秘书呈送文件前应先阅读后注出重点部分，如信件（文件）中的公司名称、日期、产品名称、数量、价格，应用尺和黄色笔（如需复印，黄色不会在复印件上显现）在这些内容下面画出直线，或在信件（文件）上用简练的文字作旁注，以提醒上司。重要的信件（文件），转送前最好复印一份保存，以备查考。

　　二、发送邮件工作的程序有：

　　１、首先要对发件进行查对，即检查信封上的收信人姓名、地址与信笺上的收信人姓名、地址是否一致；

　　２、检查附件，即检查信函的附件是否放进邮件，附件是否齐全；

　　３、邮件分类，将各类信件、包裹等分类，快件立即处理，大宗的信件可以捆扎；

　　４、邮件标记，即检查信封上应该标注的标记是否标注；

　　５、邮政编码，即检查信封上收信人的邮政编码是否正确；

　　６、签名，即检查必须由领导签名寄发的信函是否签署；

　　７、登记，使用一个登记册或记录本来登记重要邮件（文件）；

　　８、了解和适应邮政方面的规章制度和寄发（发文）时间。

　　拓展：秘书职场礼仪

　　站姿：古人云：站如松。联系现代职场的世界，倒也不必站的那么严肃!男士则主要体现出阳刚之美，抬头挺胸，双脚大约与肩膀同宽站立，重心自然落于脚中间，肩膀放松。女士则体现出柔和和轻盈即可。

　　交谈：谈话时，要面对对方，保持一定的距离。尽量保持身体的挺直，不可歪斜。依靠着墙壁、桌椅而站；双腿分开的距离过大、交叉，都是不雅观和失礼的行为。手中也不要玩弄物品，那样显的心不在焉，是不礼貌的行为。

　　行走：靠道路的右侧行走，遇到同事、主管要主动问好。在行走的过程中，应避免吸烟、吃东西、吹口哨、整理衣服等行为。上下楼梯时，应尊者、女士先行。多人行走时，注意不要因并排行走而占据路面。

　　递接物品：递接物品是日常生活工作中的常见的举止动作，但这一小小的动作往往却能给人留下难忘的印象。递接物品的基本原则是举止要尊重他人。如双手递物或接物就体现出对对方的尊重。而如果在特定场合下或东西太小不必用双手时，一般要求用右手递接物品。

　　目光：与人交往时少不了目光接触。正确的运用目光，可以塑造专业形象。根据交流对象与你的关系的亲疏、距离的远近来选择目光停留或注视的区域。关系一般或第一次见面、距离较远的，则看对方的以额头到肩膀的这个大三角区域；关系比较熟、距离较近的，看对方的额头到下巴这个三角区域；关系亲昵的，距离很近的，则注视对方的额头到鼻子这个三角区域。分清对象，对号入座，切勿弄错!每次目光接触的时间不要超过三秒钟。交流过程中用60%-70%的时间与对方进行目光交流是最适宜的。少于60%，则说明你对对方的话题、谈话内容不感兴趣；多与70%，则表示你对对方本人的兴趣要多于他所说的话。

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