秘书公文写作数字使用规范

时间：2025-09-29 11:40:35 王娟办公文秘我要投稿

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秘书公文写作数字使用规范

　　秘书公文写作数字应该如何使用，使用的规范是怎么样的呢？下面小编为大家介绍秘书公文写作数字使用规范，希望能帮到大家！

秘书公文写作数字使用规范

　　秘书公文写作数字使用规范

　　总的原则

　　凡是可以使用阿拉伯数字而且又很得体的地方，特别是当所表示的数目比较精确时，均应使用阿拉伯数字。遇特殊情形，可以灵活变通，但应力求保持相对统一。

　　要求使用阿拉伯数字的情况

　　(一)公历世纪、年代、年、月、日和时刻均使用阿拉伯数字。年份要写全数，不能简化、省略。例如：公元前18世纪;20世纪80年代;2015年12月31日;13时40分50秒;2016年。注意：公文中的成文日期须用阿拉伯数字。

　　(二)计数与计量和统计表中的数值。如正负整数、分数、小数、百分比、比例等必须使用阿拉伯数字。例如：20;-25;1/15;1.26;12%;2：4。

　　(三)代号、代码和序号。部队番号、文件编号、证件号码和其他序号均应用阿拉伯数字。例如：中国电信〔2010〕7号文件;37/38次特别快车;期刊号CNll一1000/D;邮发代号37—1;HP-5100型打印机。

　　(四)引文标注中版次、卷次、页码、除古籍应与所据版本一致外，一般均应使用阿拉伯数字。例如：人民出版社2006年8月第1版，第101页。

　　要求使用汉字的情况

　　(一)公文中作为定型的词、词组、惯例语、缩略语、具有修辞色彩的词语中作为词素须使用汉字。例如：一律;一方面;十滴水;四氧化三铁;第四季度。

　　(二)概数和约数

　　1.邻近的两个数字，并列连用表示概数时，应使用汉字，并且两个数字之间不能用顿号隔开。例如：三四天;五六米;七八十岁。

　　2.带有“几”字的数字表示约数，必须使用汉字。例如：十几天;几十年;一百几十次。

　　(三)整数一至十，如果不是出现在具有统计意义的一组数字中，也可以用汉字，但要注意照顾到上下文的统一。例如：一个人;四本书;八个百分点。

　　(四)含有月日，简称表示事件、节日和其他意义的词组须使用汉字。例如：七七事变;五一国际劳动节;“三农”问题;十八大。

　　(五)星期几一律用汉字。

　　可以灵活变通掌握使用的情况

　　(一)用“多、余、左右、上下、约”等字表示的约数一般使用汉字。但如果公文中出现一组具有统计和比较意义的数字，其中既有精确数字，也有约数时，为保持公文局部体例上的统一，其约数也可以使用阿拉伯数字。

　　例：省金融学会召开课题调研交流会7次，共收到课题调研文章800余篇，其中有200多篇获奖。

　　(二)标题涉及数字时，可以根据版面实际需要，灵活使用阿拉伯数字和汉字数字。

　　其他需要注意的问题

　　(一)尾数有多个零的整数值的写法，可改写为以万、亿作单位。例如：345000000可写成34500万或3.45亿，但不能写成3亿4千5百万。

　　(二)用阿拉伯数字书写的数值不能断开移行。

　　(三)用阿拉伯数字表示数值的范围时，使用连接号“—”或波浪式连接号“～”。

　　(四)公文中的结构层次序数，要段落分明，前后一致。要求第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”，第五层为“①”。

　　(五)星期几一律用汉字。

　　提升办公室秘书公文写作能力的途径

　　第一步接受拟稿任务

　　这是公文写作的起点。在这一步中必须明确几个问题，领导交待任务的实质是什么？公文行文的目的何在？行文要求如何？公文重点放在哪里？这一步的关键是要善于揣摩领导的意图。因为公文写作是一种提令性写作，只要把领导的意图吃透并充分表达出来，材料就是基本成功的。揣摩领导意图的方法是听、记、消化。听就是在接受任务时集中精力听领导讲意图；记就是把领导讲的东西尽可能原原本本地记下来，以备写作时查阅；消化就是在听和记的基础上，充分理解领导提出的问题和观点。既要站在全局上去理解，因为领导交付的任务不可能讲得很细致、很全面，大都是要点式的；又要参照领导平时的一贯思想去理解，一般情况下，领导提出的问题都是经过长时间的实践和思考得出的结论。

　　第二步广泛收集材料

　　这是公文写作的根据，没有材料就好比“巧妇难为无米之炊”，公文写作更是无从下笔。收集材料一是必须考虑表达主题的要求，围绕主题收集真实、准确、新鲜、典型的能反映事物本质特征的资料。二是明确收集材料的途径和方法。可以从现有的资料中收集，如单位基本情况、重点工作任务等，以了解有关情况；也可以深入工作的第一线，收集第一手“活”资料，以便反映工作中的动态信息；还可以从国家的政策法规中收集，为拟写公文寻找更多的权威性依据。

　　第三步拟定写作方案

　　这是公文写作成功与否的关键，旨在确定一篇公文的主题思想、表达次序、各部门内容之间的衔接配合关系。

　　主题思想的确定是以“解决什么问题”作为主线拓展思路，以“传递什么信息”作为主线提炼主题，以“受众需求心理”作为导向确立主题。具体来讲包含五个方面：一是领导应该讲什么？二是文件起草部门希望领导讲什么？即有关部门对于这项工作希望通过领导讲话传递出的工作信号。三是受众希望听到什么？受众对领导的讲话往往都有具体期盼，或是答疑解惑，或是肯定表扬，或是明确思路等。四是领导本人希望讲什么？每位领导讲话都有一贯的思路、风格及近期关注的重点、强调的要点等。五是上级希望领导讲什么？每项工作都应照上级领导机关的部署和要求开展，讲话中需要科学地传递上级的要求。

　　表达次序是公文写作布局合理性的重要体现：一是善于提纲挈领，按照公文主题搭建提纲，拟定框架，反复基本布局结构的合理性。二是善于归纳整合，在把握公文整体结构的基础上，按照诉求重要性科学合理划分文章层级，使受从能通过标题基本判断行文逻辑。

　　各部门内容之间的衔接配合关系通过素材的平衡、恰当的转折和流畅的过渡来实现，确保各个层级紧密衔接，减少文章的突兀感和生硬感。

　　第四步正式起草文稿

　　这是公文写作的核心。在起草文稿过程中要把握以下几个环节：

　　深度加工。把筛选所得的过加工处理，初步构建公文文本，对照公文提纲和框架结构，通过对信息模块的合并归类和填充，实现公文“由骨到肉”的质变。

　　注重事例。公文写作要依事而论，在写作技巧上可借用“以事实说话”的笔法。如果全篇没有涉及实情的“干货”，那整篇文章就会沦为大话、空话、套话的堆砌，导致读者无趣、听者闹心。写材料既要仰望天空，更要脚踏实地，如总结性公文可以通过大量事例的直接引入增强文章说服力。这里要格外关注事例的典型性和真实性，不当的事例引用常常会造成适得其反的效果。

　　善用数字。恰当选取各种数据能够增强公文的信息含量和说服务。对数字的选用要注意两点：一是数据的权威性，要使用权威部门发布的数据，非正式渠道搜集的数据要经过权威机构核实方能使用；二是数据的准确性，重要数据要以专业部门统计口径为准。

　　做好会商。当公文内容涉及其他部门职仅范围时，应当主动协商，取得一致意见后才能对外行文；如有分歧，应加强协调直至取得共识，以防政出多门。

　　强调升华。一般的材料只求四平八稳，优秀材料需要推陈出新、彰显特色。要实现从“一般”到“优秀”的飞跃，从“有形无神”到“形神兼备”，一要于常规处寻亮点，有效提炼出本单位工作的亮点和突出成就，以实实在在的内容震撼人心；二要于浅显处见真知，发散思维、升华思想、小中见大，把真知灼见融入到材料中；三要于文字处求新颖，在遣词造句上下功夫，注重语言的生动性和可读性，如通过恰当使用排比对仗等句式增强文章的气势和韵律，或借用一些约定俗成的古典语言增强公文的典雅和美感。

　　秘书公文写作：会议纪要写作攻略

　　一、会议纪要的结构与写法

　　（一）版头

　　日常工作会议、办公会议的纪要一般都有固定的版头。如：

　　工程会议纪要

　　第x期

　　北京市城乡建设委员会办公20xx年x月x月

　　用专门版头的会议纪要，只标注“第x期”，如果会议纪要用报告的形式上报或用通知的形式印发，则用公文版头，编公文文号。用专门版头的会议纪要，成文日期在版头的右下角。其余会议纪要的成文日期放在会议纪要的标题下方居中并加圆括号或放在正文之后，以会议通过日期或领导人签发日期为准。

　　（二）标题

　　会议纪要的标题有单标题和双标题两种形式。

　　1、单标题：由“会议名称+文种”或“主要内容（事由）+文种”组成，构成。前者如：县委常委会议纪要、县委书记（县长）办公会议纪要、局长办公会议纪要、全国农村工作会议纪要、xx乡教育工作会议纪要等；后者如《关于解决粮食购销体制改革后遗留问题的会议纪要》等。

　　2、双标题：由“正标题+副标题”构成。正标题揭示会议主旨，副标题标示会议名称和文种。如：

　　探讨新时期文学的发展

　　——中国当代文学研究会第一次学术讨论会纪要

　　（三）正文

　　会议纪要的正文大多由导言和主体构成。具体写法依会议内容和类型而定。

　　1、导言。主要用于概述会议基本情况。其内容一般包括会议名称、会期、会址、参加人员、主持人、主要议题、会议议程等。具体写法常见的有两种：

　　第一种：平列式。将会议的时间、地点，参加人员和主持人、会议议程等基本情况采用分条列出的写法。这种写法多见于办公会议纪要，如实例1。

　　第二种：鱼贯式。将会议的基本情况作为一段概述，使人看后对会议有个轮廓了解，要写得简明、概括，如范例1。

　　惯用过渡语“会议纪要如下”、“会议确定了如下事项”、“这次会议着重讨论了以下x个问题”等。

　　2、主体。这是会议纪要的核心部分，会议的主要精神、会议议定的事项、会

　　议上达成的共识、会议对与会单位布置的工作和提出的要求、会议上各种主要观点及争鸣情况等等，都在这一部分予以表达。由于这部分内容复杂，多数情况下都需要分条分项撰写。不分条的，也多用“会议认为”、“会议指出”、“会议提出”等惯用语作为各层意思的开头语，以体现内容的层次感。主体的常见写法有三种：

　　（1）条文式。就是按所研究问题的顺序排列，逐个说明会议研究了什么问题以及对这个问题所作出的决定。其好处是使会议所解决的问题突出、措施明确、便于执行。办公会议纪要、工作会议纪要多用这种写法。

　　（2）综述式。就是将会议所讨论、研究的问题综合归纳成若干部分，每个部分谈一个方面的内容。有的还根据会议的主要议题，分别冠以小标题，以使眉目更加清楚。较复杂的工作会议、经验交流会议、座谈会、研讨会的会议纪要多用这种写法。

　　（3）摘记式。就是按会议发言顺序排列，将与会人员的发言的主要观点、意见整理出来。一般在记录发言人首次发言时，在其姓名后用括号注明发言人所在单位和职务。为了便于把握发言内容，有时根据会议议题，在发言人前面冠以小标题，在小标题下写发言人的名字。这种写法多用于学术讨论会和人数不多的小型座谈会等，其优点是能如实反映会上讨论情况和每个人的不同观点。

　　3、结语。一般性会议纪要可不写结语，重要的工作会议和讨论会、座谈会纪要的结语，多数写一段对会议的评价，强调会议所讨论工作的意义，提出希望、号召、要求等。

　　结语有三种写法：

　　（1）以会议名义向本地区、本系统发出号召，要求广大干部群众认真贯彻会议精神。

　　（2）强调贯彻落实会议精神的突出问题，指出应注意的事项。

　　（3）对会议作简要评价，提出希望、要求。

　　结语处还可以对会议的情况作一些补充说明，如：

　　会议在广泛研讨主题的同时，还就工商行政管理部门如何立足职能支持搞活搞好国有大中型企业，促进建立现代企业制度；培育和发展市场体系；发展个体私营经济等方面工作进行了书面经验交流。

　　二、会议纪要写作中应注意的问题

　　1、概括要真实。会议纪要要忠实于会议的实际内容，不能随主观意图增减或更改会议的内容，或借题发挥、添枝加叶，而必须做到真实准确地表达会议内容。

　　2、重点要突出。一次会议有时要涉及到很多问题，写会议纪要时要抓住会议明确和解决的主要问题，切不可面面俱到而使中心不突出。

　　3、意见要统一。会议对具体问题的讨论必然意见纷繁，想法多种多样，不能把这些意见都纳入会议纪要之中，而要根据会议的中心目的，以大会的总结报告为依据，认真分析各种意见，集中反映符合会议中心要求的多数人的一致意见。同时也要吸收少数人的正确意见。对于有分歧的意见，除学术性会议纪要外，一般不要写入工作会议性质的会议纪要中。

　　4、条理要清楚。就是要对会议讨论的意见要分类、分层、分序，使人感到问题明显、条理清晰。

　　5、准备要充分。就是要认真做好会议记录，详尽占有材料，并且要认真研究会议的精神，以便对材料正确取舍，合理删减。

　　6、写作要及时。会议纪要的写作要快速及时，否则给人“时过境迁”之感，影响公文效果。

　　三、会议纪要与会议记录的异同

　　会议纪要与会议记录都是会议文书，都具有很强的纪实性。

　　二者的主要区别是：

　　1、对象不同。会议纪录一般是有会必录，凡属正式会议都要作记录，作为内部资料，用于存档备查以及进一步研究问题和检查总结工作的依据。会议纪要主要记述重要会议情况，只有当需要向上级汇报或向下级传达会议精神时，才有必要将会议记录整理成会议纪要。

　　2、写法不同。会议记录作为客观纪实材料，无选择性、提要性，要求原原本本地记录原文原意，且必须随着会议进程进行，越详细越好。会议纪要则有选择性、提要性，不一定要包容会议的所有内容，而且必须在会议结束后，在会议纪录的基础上加工整理而成，它集中反映了会议的精神实质，具有高度的概括性和鲜明的政策性。

　　3、作用不同。会议记录不具备指导工作的作用，一般不向上级报送，也不向下级分发，只作为资料和凭证保存。会议纪要经过上级机关审批，就可以作为正式文件印发，有的还直接在报刊上发表，让有关单位贯彻执行，因此它对工作有指导作用。

　　4、性质不同。会议记录是会议情况的记录，只是原始材料，不是正式公文，一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要则是正式的公文文种，通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。

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