如何管理好项目中的会议

如何管理好项目中的会议

　　多大型的组织或公司对于会议的要求非常高，他们的项目经理通过领导大型团队完成从软件、金融到共用事业等各种项目，那么了解他们如何管理会议对你的项目管理有很大的帮助。

　　1.制定基本规则

　　如果假定每个人都不一定清楚项目和会议的目标，那么在一开始就要建立一套规则，来管理会议和期望。实现设置这些规则非常重要，如果与会者都不明确具体的会议目的和期望，那么会议的效率会非常低下。

　　根据项目经理的领导风格和类型，应该包含以下方面：

　　可以在会议中使用手机/笔记本电脑进行其它任务;

　　允许其它人员通过电话接入的方式参加会议;

　　如果沉默意味着承认协议或政策;

　　尊重每个人的隐私和秘密;

　　对准备参与会议者的水平和类型;

　　对会议期间每个参与者专注程度的期望;

　　将人与问题分开讨论;

　　通过采用一组通用的规则，确保团队中的每个人都了解项目会议中的工作如何完成，并将你设置为领导者角色来控制整个会议议程。

　　2.了解会议的目的

　　复杂、冗长的项目中总是充斥着各种不同类型的大量会议，如每周状态更新，建议的项目范围变更，风险评估，预算状态，人员配置核查等等。每个会议都有自己的目的和预期的结果，作为会议的领导者，你要确保可以清楚的说明你希望达到什么目的，当然，在制定会议议程的时候，要根据所声明的目的，将会议的每个主题进行细化，会议讨论的任务也需要和每个主题进行对齐。

　　受邀参加会议的每个人都应该对准它的目的，如果还没有明白，那么他就不应该参加这个会议。对于临时性或一次性的会议，在开始时就应该明确的说明会议目的和预期结果，并要让每个人都明确这一点，保持思维一致。对于定期会议，需要进行定期审视会议的目的，不管是哪种类型的会议，确保每个人都记得为什么要开这个会议。

　　3.围绕沟通创建节奏

　　如果你的项目团队每周举行会议，那么请至少提前几天发送会议日程，如果议程有更新，要做好标注，同时通过邮件或者其他方式运行与会人员对会议日程进行编辑或评论。

　　在项目会议上，建议在正式的小组讨论之前处理可能有争议或者需要额外解释的问题。在这种情况下，采用电话或者电子邮件要解释问题并收集输入的信息。会议应该在几个小时内完成，过长的议程会降低项目会议的效率，在会议中要注意及时分发材料，做出最终的决定，如果技术运行，对会议进行录音或录像。

　　4.围绕后续行动设定期望

　　在项目会议中，需要通过形成最终的结论才允许会议结束，在会议结束之前，需要在会议记录中写下要做什么，谁来做，什么时候完成。如果不这样做的话，意味着还要再次举行会议，谈论同样的事情，没有人希望这样做。通过明确的确定这些任务，项目经理可以清楚的知道项目团队接下来需要做什么，你需要持续的对任务进行监控，通过这种方式来表示这些任务很重要。

　　5.知道什么时候听，什么时候说

　　在一个团体环境中，你总会有抵抗说话的冲动，而且在讨论中，很容出现偏离主题的讨论。有的时候，会议中说话太多的领导者很容易帮倒忙，项目团队才是真正冲在第一线的人，他们才是在战壕里获取第一手资料的人。项目经理需要收起自我崇拜的心里，虚心听取他们的建议。

　　项目经理在这里的工作是让与会人员充分的讨论和表达他们的愿景，让团队的集体智慧来形成最好的结论。在会议中要注意观察趋势，看项目团队是否始终围绕会议目标在进行讨论，一旦出现偏离轨道的现象，要及时进行调整，在控制和指导之间保持平衡。

　　此外，需要设置“沉默表示同意”的预期，所以，当你做出决定或声明的假设时，如果没有人提供更多的意见或输入信息，那么据此决定来避免让团队承担的责任，也避免无法获取足够反馈的困境。

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