秘书办公室事务与管理
今天人们谈到秘书，往往与文牍，领导的助手、智囊、参谋等联系在一起，有的联系得更广泛一些。下面是yjbys小编为大家带来的关于秘书办公室事务与管理的知识，欢迎阅读。
一、鉴定要点
掌握对办公环境和办公设备进行安全检查的方法;做好信息的保密工作;能够处理日常办公事务，如安排值班、履行报销手续、零用钱的管理、印章及介绍信的管理;办公设备和办公用品的发放和管理;编制时间表的方法;管理领导和自己的工作日志;熟悉文书形成与处理的基本程序。
二、重点提示
1.对办公环境和办公设备进行安全检查，改进办公环境
(1)安全检查的方法
1)确定检查周期。
2)发现隐患，在职责范围内排除或减少危险。
3)发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟进、直到解决。
4)发现隐患，认真填写“隐患记录及处理表”。
(2)健康、安全的办公环境的基本要求
1)建筑坚固安全、光线充足、温度适宜、布局注意通风。
2)办公室空间适当、噪声要低。
3)办公用品和设备要满足工作、安全要求。
4)设置相应的消防设施和设备。
5)饮用水符合健康安全要求。
2.做好信息的'保密工作
(1)口头信息的安全保密工作
1)不要在组织内部、外部谈论被告知的有关单位的保密信息。
2)在没有确认对方身份前，不要通过电话、手机、答录机等给出保密信息。
3)只向来访者提供组织允许提供的信息。
4)按会议要求传达会议信息。
(2)纸面信息的安全保密工作
1)接收保密文件要登记，传阅保密文件要签收，保存保密信息要归类，携带保密文件要放在文件夹或文件盒中。
2)离开办公室时，要把保密文件锁入抽屉或柜子;用邮件发送保密信息要注有“秘密或保密”;高密级信息由工作人员亲自送交收件人。
3)当传真保密信息时，应使用具有保密功能的接收设备或要求接收人等候在传真机旁。
4)极为重要但不经常使用的纸面信息可制成微缩胶片，保存到银行保险柜里;不再需要的保密文件要销毁。
(3)电子信息的安全保密工作
1)计算机显示器应放置在别人看不到屏幕的地方;打印保密材料时要人不离机。
2)在提交电子信息前要向上级核对，不能给未被授权的人;有保密信息的软盘不应带出单位。
3)使用密码保护计算机数据，密码应经常更换;不要随意安装借来的程序，经常查毒、杀毒;重要文件要做备份。
3.安排值班工作，编制值班表
(1)值班工作的主要内容：记好值班电话记录;记好值班接待记录;记好值班日记;做好信息传递。
(2)值班表包括的内容
1)列出值班时间期限和具体值班时间。
2)按照要求填人值班人员姓名、值班的地点、负责人或带班人姓名、替班人姓名。
3)用简短的文字标明值班的工作内容和人员缺勤的备用方案。
(3)值班管理制度的主要内容：信息处理制度，岗位责任制度，保密制度，交接班制度。
4.零用现金的管理
办公室中设立一笔零用现金或称作备用金，用以支付本市交通费、邮资、接待用茶点费、停车费和添置少量的办公用品。
(1)秘书必须建立一本零用现金账簿。
(2)需要使用零用现金时，应填写“零用现金凭单”，秘书要认真核对零用现金凭单，经授权人审批签字后，方可将现金支付给需用者。
(3)秘书要认真核对领取者提交的发票等证据上的用途、内容、金额是否与零用现金凭单上填写的完全一致，将发票等证据附在零用现金凭单后面。
(4)每当支出一笔现金，秘书均须及时在零用现金账簿上记录。
(5)当支出的费用到一定数额后或月末，秘书到财务部门报销并将现金返还进行周转。
5.商务费用报销
(1)申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，经组织确定的授权人审核同意，并签字批准。
(2)一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表提交财务部门，领取支票或现金借款;另一种情况是先由申请人垫付，完成商务工作。无论是使用支票还是现金，都要向对方索取相应的发票。
(3)商务工作结束后，申请者应将发票附在“出差报销单”后面，并亲自签字提交出纳部门。
(4)如计划的费用需要超出时，应提前向领导报告，在得到批准后，超出的部分才可报销。
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