项目计划书的要素

时间:2022-04-08 09:09:36 创业资料 我要投稿

项目计划书必备的要素

  一份好的项目计划书的特点是:关注产品、敢于竞争、充分市场调研,有力资料说明、表明行动的方针、展示优秀团队、良好的财务预计等几点,从而使合作伙伴会更了解项目的整体情况及业务模型,也能让投资者判断该项目的可盈利性。以下是小编给大家带来的项目计划书的要素,欢迎阅读,希望对你有帮助!

项目计划书必备的要素

  1、项目范围说明

  项目范围说明阐述进行这个项目的原因或意义,形成项目的基本框架,使项目所有者或项目管理者能够系统地、逻辑地分析项目关键问题及项目形成中的相互作用要素,使项目干系人在项目开始实施前或项目相关文档编写以前,能够就项目的基本内容和结构达成一致;项目范围说明应当形成项目成果核对清单,作为项目评估的依据,在项目终止以后或项目最终报告完成以前进行评估,以此作为评价项目成败的依据;范围说明还可以作为项目整个生命周期监控和考核项目实施情况的基础,和项目其他相关计划的基础。

  2、项目进度计划

  进度计划是说明项目中各项工作的开展顺序、开始时间、完成时间及相互依赖衔接关系的计划。通过进度计划的编制,使项目实施形成一个有机的整体。进度计划是进度控制和管理的依据,可以分为项目进度控制计划和项目状态报告计划。

  在进度控制计划中,要确定应该监督哪些工作、何时进行监督、监督负责人是谁,用什么样的方法收集和处理项目进度信息,怎样按时检查工作进展和采取什么调整措施,并把这些控制工作所需的时间和人员、技术、物资资源等列入项目总计划中。

  3、项目质量计划

  质量计划针对具体待定的项目,安排质量监控人员及相关资源、规定使用那些制度、规范、程序、标准。项目质量计划应当包括与保证与控制项目质量有关的所有活动。质量计划的目的是确保项目的质量目标都能达到。根据ISO9001要求和PMBOK2000,为实现质量目标,组织应遵循以顾客为中心、领导作用、全员参与、过程方法、管理的系统方法、持续改进、基于事实的决策方法、互利的供方关系等8项质量管理原则。

  4、项目资源计划

  有了项目范围计划和进度计划后,资源计划就是决定在项目中的每一项工作中用什么样的资源(人、材料、设备、信息、资金等等),在各个阶段使用多少资源。项目费用计划包括资源计划、费用估算、费用预算。

  5、项目沟通计划

  沟通计划就是制定项目过程中项目干系人之间信息交流的内容、人员范围、沟通方式、沟通时间或频率等沟通要求的约定。

  6、风险对策计划

  风险对策计划是为了降低项目风险的损害而分析风险、制定风险应对策略方案的过程,包括识别风险、量化风险、编制风险应对策略方案等过程。

  7、项目采购计划

  项目采购计划过程就是识别哪些项目需求可应通过从本企业外部采购产品或设备来得到满足。如果是软件开发工作的采购,也就是外包,应当同时制定对外包的进度监控和质量控制的计划。

  8、变更控制、配置管理计划

  由于项目计划无法保证一开始就预测得非常准确,在项目进行过程中也不能保证准确有力的控制,导致项目计划与项目实际情况不符的情况经常发生,所以必须有效处理项目的变更。变更控制计划主要是规定变更的步骤、程序,配置管理计划就是确定项目的配置项和基线,控制配置项的变更,维护基线的完整性,向项目干系人提供配置项的准确状态和当前配置数据。

  【拓展】怎么撰写项目计划书

  1.面页:

  这是容易忽视的部分,有很多机构认为内容比形式更重要。其实,形式是可以更好的表现内容的。另外,项目计划书也是能使资助机构了解和认识我们的一个很重要的窗口,表现的专业与严谨是决对可以得到加分的。

  封面可以只简单写上项目名称和日期,也可以包括以下信息:

  项目名称

  申请(执行)机构

  通讯地址

  电话、传真、E-mail

  联系(负责)人

  还可以把银行账户、律师、审计机构等信息列在封面页上。另外,如果是向某一机构筹款的话,最好在前面加封简单的附信。由于一份项目计划可以提交给多个资助机构,这就需要一个个性化的附信,要以“某机构某人”为开头,以表明你们对他们机构的重视与尊重。

  2.项目概要(总论)

  这是最重要的一部分,也是读者最先阅读、浏览的部分。要知道基金会的项目经理们每天都会收到大量的申请要求,他们也许没有足够的时间“看”完所有的项目计划书,概要部分将成为“初选”的决定因素。所以,在概要部分要把你认为所有重要的信息汇集起来。概要一般要包括:机构的背景信息、使命与宗旨;项目要解决的问题与解决的方法、项目申请方的能力和以往的成功经验等。需要特别指出的是:尽管项目概要部分排在计划书的前半部,但实际上,这一部分是要在写完所有计划书以后,才动手写的。

  3.项目背景、存在的问题与需求:

  在这一部分,需要详细介绍存在的问题以及为什么你要设计这个项目来解决这些问题。要充分的说明问题的严重性与紧迫性,最好能提供一些数据,这样不但可以充分的说明问题,同时还能表明你对这一项目的了解。同时,你还可以使用一些真实、典型的案例,以便在情感上打动读者进而引起他们的共鸣。要说明项目的起因、逻辑上的因果关系、受益群体及与其它社会问题之间的关联等。

  一般来讲,这一部分包括以下主要信息:

  .项目范围(问题与事件、受益群体)

  .导致项目产生的宏观与社会环境

  .提出这个项目的理由与原因

  .其它长远与战略意义

  4.目标与产出:

  在使资助机构确信“问题”的存在以后,明确提出你的解决方案。机构间的合作是被鼓励的。如果你还有其它的机构合作伙伴,也要明确说明。在这一部分中你要详细的介绍你的项目计划、项目的总体目标、阶段性目标与任务,以及各目标的评估标准。总体目标是一个长期的、宏观的、概念性的、比较抽象的描述。由总体目标可以分解成一系列具体的、可衡量的、可实现的、带有明确时间标记的阶段性目标。比如,“减少文盲”是总体目标,“到20xx年10月,使200个农村妇女达到认识1000字”就是一个具体目标。对目标的陈述一定要非常清楚。最重要的是,制定的目标要切合实际。不要承诺你做不到的事情。要牢记,资助者希望在项目完成报告里看到的是:项目实际上实现了这些既定目标。

  5.受益群体:

  在这一部分中你要对项目的收益群体做一个更加详细的描述,有必要时,你还可以把收益群体分为直接受益和间接收益群体。比如“恩久”的能力建设项目,直接收益群体是NGO机构和NGO的从业人员,但间接收益群体却是NGO的服务对象。因为通过能力建设,提高了NGO机构服务能力与效率,也就能为其服务对象提供更好、更多、更完善的服务。又比如一个残疾人服务机构,直接收益群体是残疾人群,间接收益群体则是他们的家庭,甚至是整个社会。许多资助方都希望受益群体能从始至终地参与到项目之中。尤其是在项目的设计阶段,受益群体的参与更加重要。你可以在附件中列出受益群体参与项目的活动,包括组织受益群体参加的讨论会、主题、时间、参加人员等。同时,也让资助方了解到你的项目不但是针对受益群体而设计的,而且,得到他们的广泛支持与认可。

  6.解决方案与实施方法:

  通过以上的部分,你已经清楚的解释了存在的问题及你希望完成的事情。现在,需要介绍你如何达到目标以及采用什么方法和具体活动来实现这些目标。在介绍方法时,你要特别说明这种方法的优越特性。你可以同时列举出其它相关的方法并把它们进行比较,还可以引用专家的观点、其它失败和成功的案例等。总之,要充分说明你选择的方法是最科学、最有效、最经济的方法。同时,也要说明这个方面或你们机构在采用这种方法时,也存在一定的风险与挑战。还要提到为了执行这一解决方案都需要那些条件与资源。包括:谁?在什么时候?使用什么样的设备?做什么样的事情?做这些事情的人要具备什么样的能力与技能等。最好能在附件中详细描述一下主要工作岗位的职务要求。

  7.项目进程计划:(时间表)

  在这一部分中,要详细的描述出各项任务的先后顺序以及起始时间,可以用一个带有时间标记的图表来表示。这样,就可以一目了然的告诉读者“什么时候?”“做什么?”,以及各项活动之间的关联与因果关系。

  8.项目组织架构:

  这一部分要描述为了达成上述目标,需要什么样的执行团队和管理结构。执行团队应包括所有项目组成员:志愿者、专家顾问、专职人员等。他们与这个项目相关的工作经验、专业背景、学历等也非常重要。执行团队的经验与能力往往在很大程度上决定了项目的成败,这也是资助方非常关心的问题。另外,还要明确项目的管理结构。项目总负责人、财务负责人及其它各分项目负责人都应该明晰地写出来。如果是两个或多个机构合作共同完成一个项目,还要表明各机构的分工。工作流程也要很清楚,各项工作的先后顺序、逻辑关系等。

  9.费用、预算与效益:

  这一部分所要提供的决不仅仅是一个费用预算表(当然,预算表也是很重要的,你可以把它放在附件中),而是要叙述和分析预算表中的各项数据,总成本与各分成本,包括:人员、设备的费用等。其中,人员经费类别可以包括工资、福利和咨询专家费用;非人员经费小类别可以包括差旅费、设备和通讯费等。如果已经有了一部分资金来源,也要注明。而且,要很明显的写出你还需要总数为多少的经费上的支持。上面提到的是投入,还有一个很重要的部分是产出的效益。往往很多NGO在项目计划中不谈效益,错误的认为NGO的服务是不谈效益的。事实上,除国际上正在推行的NGO合理收费外,NGO服务的另一大特点是产生巨大的'社会效益。尽管社会效益比较难量化,但你还是可以尽量找一些数据来分析一下社会效益,那怕只是估算也好。比如,一个戒毒人员的服务机构,虽然他们是为吸毒人员提供免费的服务,没有任何收入。但是他们还是可以估算出通过服务于一个吸毒人员,从而可以减少那些方面的社会问题来计算,可以包括:吸毒人员的医疗费用、失业、犯罪等相关费用进行估算。总之,你越明确的算出单位成本的投入可以产生的效益,就越能说明你的方法的优越性,也就越能得到资助方的同意。财务与审计方法也要在这部分中提到。

  10.监控与评估:

  监控是项目实施过程中的非常重要的部分,监控的执行机构与人员(可以是理事会、资助方或其它第三方机构)、监控任务等都应该写在项目计划中。与之相关的还有项目团队的自我评估计划。项目进行中的评估报告比项目结束的评估还要重要,在项目的不同阶段进行评估,可以使你及时的发现问题,尽早的解决。同时,可以使资助方得到一个信息,那就是你们不但提出了一个很好的计划,而且,可以很好地实现这个计划。请注意,项目的实施方法是资助方评判是否给予资助的一个非常重要的因素。有两种可供参考的监控和评估方式。一种是衡量结果,另一种是分析过程。其中一种或者两者都有可能适用于你的项目。你选择何种方式将取决于项目的性质和目标。无论选择何种方式,你都需要说明你准备怎样收集评估信息和进行数据分析。在项目进行到那些阶段,进行阶段性的评估。评估活动及时间也应该包括在项目实施计划的时间表当中。

  无论是监控报告还是评估报告,都应该包括:项目的进展与完成的情况、原定计划与现实状况的比较、预测未来实现计划的可能性等。

  除总体评估报告外,还要提供一些子评估报告。比如,项目中期的审计报告等。

  11.附件:

  任何你认为重要的文件,或放在正文中太长时,都可以把它们放在附件当中。比如:机构的介绍、年报、财务与审计报告、名单、数据、图表等。你可以把那些在正文中会干扰读者,或使他们的兴趣偏离主题的部分放到附件当中。但一定不要忘了在正文中提到:详细情况,请察看附件。总之,附件的目的是使正文紧凑、干净,同时,如果读者对某些问题的细节感兴趣的话,他还可以在附件中找到需要的内容。

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