文件管理制度

时间：2023-01-03 18:20:09 制度我要投稿

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文件管理制度(15篇)

　　在现在社会，越来越多人会去使用制度，制度是各种行政法规、章程、制度、公约的总称。大家知道制度的格式吗？以下是小编为大家整理的文件管理制度，欢迎阅读，希望大家能够喜欢。

文件管理制度(15篇)

文件管理制度1

　　（一）总则

　　第一条爲减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据中央关於文书处理的有关规定，结合我厂的实际情况，特制订本制度。

　　第二条文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本厂上报下发的各种文件、资料。

　　第三条按照党政分工的原则，全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办（以下简称两办）归口管理。

　　（二）收文的管理

　　第四条公文的签收

　　1、凡来厂公啓文件（除厂领导订啓的外）均由厂收发员登记签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外）後分别交两办机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

　　2、对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的四对口核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。

　　第五条公文的编号保管

　　1、两办机要秘书对上级来文拆封後应及时附上文件处理传阅单，并分类登记编号、保管。须由工厂承办或归档的厂领导亲啓文件，厂领导啓封後，也应分别交两办办理正常手续。

　　2、本厂外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交两办机要秘书进行登记编号保管，不得个人保存。

　　第六条公文的阅批与分转

　　1、凡正式文件均需分别由两办主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签後，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送厂领导（或分管领导）亲自阅批後分送承办部门阅办避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

　　2、一般函、电、单据等，分别由两办机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系後再分转处理。

　　3、爲加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。

　　第七条文件的传阅与催办。

　　1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

　　2、阅读文件应抓紧时间，当天阅完後应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过两天，阅後应签名以示负责。如有领导批示、拟办意见两办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

　　3、阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

　　4、文件阅完後，应送交两办机要秘书，切忌横传。

　　5、两办机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得两办同意後，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

　　6、按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由两办机要室通知到机要室阅文。

　　（三）发文的管理

　　第八条发文的规定

　　1、全厂上报下发正式文件的权力分别集中党委和厂部，各群衆团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

　　2、各群衆团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党委、厂部提出发文申请，并将文件底稿分别交两办审核。党委、厂部同意发文，则两办分别按党、政机构设置与业务分工统一归口以党×字、厂×字发文。群衆团体文件由党委批转。

　　3、对全厂影响较大，涉及两个以上厂领导分管范围的文件，须由党委书记或厂长批准签发。其馀文件均由分管厂领导批准签发。

　　第九条发文的范围：

　　1、凡是以党委、厂部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

　　2、党委、厂部下发文件主要用於：

　　（1）公布全厂规章制度；

　　（2）转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件；

　　（3）公布工厂体制机构变动或干部任免事项；

　　（4）公布全厂性的重大生産、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；

　　（5）发布有关奖惩决定和通报；

　　（6）其他有关全厂的重大事项；

　　3、党委、厂部上行文、外发文主要用於：

　　（1）对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；

　　（2）同兄弟单位联系有关工厂重大生産、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理、党群工作等事宜。

　　4、在工厂日常生産、技术、经营管理、党群工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管厂领导批准後，由主管业务科室书面或口头通知执行，一般不用厂部文件发布。

　　5、凡各业务科室如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。

　　6、各业务科室与外单位发生的一般业务联系，可用各科室的名义对外发函（应各自编号备查）不用厂部名义发文。

　　（四）发文程式与要求

　　第十条发文程式规定：

　　1、各单位元需要发文，应事先分别向党委、厂部提出申请；

　　2、党委、厂部同意发文时，主办单位应以党的方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；

　　3、草拟文稿必须从全厂角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；

　　4、文稿拟就後，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级；

　　5、两办应根据党委、厂部的要求和上级有关指示精神，有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿；

　　6、经两办审查修改後的文稿，送部门主管领导核稿（对文稿内容、质量负责）；

　　7、对审核时修改较多，有碍列印和存档的文稿，应由拟搞部门重新誊写清楚；

　　8、需经会签的文稿，应在交付列印前送会签部门会签；

　　9、文稿审核会签後，按批准许可权的规定分别呈送党委、厂部领导审定批准签发；

　　10、经领导批准签发後的文稿交两办机要秘书统一编号送打字室列印；

　　11、文件列印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；

　　12、文件打字後，由两办派专人按数印刷，再由两办机要秘书分发并检查落实情况，对印刷质量不好的文件，机要秘书应拒绝盖印分发。

　　（五）文件的借阅和清退

　　第十一条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须两办主任同意後方可借阅。

　　第十二条借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。

　　第十三条两办机要秘书对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本厂文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。（一般爲月底一小清，季末一中清、年终一总清）。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

　　第十四条各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。

　　（六）文件的。立卷与归档

　　第十五条文件的归档范围：

　　1、凡下列文件统一分别由两办负责归档：

　　（1）上级机关来文，包括上级对工厂报告、申请的批复；

　　（2）党委、厂部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生産经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等；

　　（3）厂党委会、厂长办公室、厂务会、工厂管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录；

　　（4）厂党代会、职代工、工会会员代表大会、团代会等厂一级的党群组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；

　　（5）有保存价值的人民来信来访记录及处理结果；

　　（6）叁加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本厂在会上汇报表言材料等；

　　（7）上级机关领导同志来厂检查视察工作的报告、指示记录，以及本厂向上级进行汇报的提纲和材料；

　　（8）反映本厂生産、经营活动、先进人物事迹及厂领导工作等的音、像摄制品；

　　（9）工厂日志和大事记；

　　（10）工厂向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

　　2、业务科室，各群衆团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群衆团体负责立卷归档。

　　第十六条立卷要求

　　1、文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

　　2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

　　3、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

　　4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆（室）移交，清单一式两份。（接交单位各留存一份备查）。

　　（七）文件的销毁

　　第十七条对於多馀、重复、过时和无保存价值的文件，两办机要室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。

　　第十八条经审核同意销毁的文件，应派专车分别由两办机要秘书和正副主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。

文件管理制度2

　　行政办公用品管理制度

　　第一章总则

　　第一条目的

　　为适应公司快速发展的需要，推进行政办公物品的规范化管理，控

　　制办公费用，本着节约高效的原则，特制订本制度。

　　第二条适用范围

　　本制度适用于公司所属各部门。本制度所指办公用品为员工日常办

　　公所用文具（文件夹、档案袋），办公自动化所需用的耗材（含U盘、数码相机、硒鼓墨盒等）、办公设备（含电脑、复印机、打印机、传真机等）以及办公家具（含桌、椅、柜等）。

　　第二章办公用品的分类

　　第三条行政办公物品的分类

　　行政办公物品分三类：办公固定资产、办公低值资产、办公用品。

　　1、办公固定资产指使用期限在两年以上，在使用过程中保持原有的实物形态，单位价值在20xx元及以上的各种办公家具及办公设备。

　　2、办公低值资产是指使用期限较长，在使用过程中不易损耗，单位价值在20xx元以下500元以上的各种办公家具及办公设备。

　　3、办公用品是指使用期限较短，价值较低，在使用过程中容易消耗的各种办公类资产。

　　第三章行政办公物品的管理职责

　　第四条行政部的主要职责：行政部是行政办公物品的综合管理部门，负责对

　　行政办公物品支出情况进行监督、控制，其管理职责主要包括：

　　1、供应商选择及管理；

　　2、组织各部门行政物品管理程序监控；

　　3、年度。每月办公物品开支计划的编制、报批和执行；

　　4、行政办公用品的分配、调拨、维修和报废；

　　5、配合财务部对办公物品进行盘点，建立行政办公物品台账，负责

　　日常维护和修理。

　　第五条部门资产负责人的主要职责：认真贯彻执行公司的资产管理制度；各

　　部门有专人负责本部门资产的保管和资产增减、转移、维护、报废与监督记录；合理调配本部门室内的办公设备等资产；

　　第六条资产使用人的主要职责：应该爱护公司财产，合理使用办公设备，由

　　人力资源部协助负责培训员工爱护国有资产意识，正确使用办公设备。如果因使用不当，人为破坏，由使用人自行付费维修，并报送人行部门进行维修登记。

　　第四章行政办公物品采购

　　第七条办公用品采购

　　1、行政部每月按各部门需求编制统一采购计划、编制资金使用计划，

　　纳入公司的全面预算，报公司财务部列入每月全公司资金计划。

　　2、行政部持相关票据根据公司相关财务规定报销，费用计入各部门

　　的年度预算执行台账。

　　3、办公耗材文具的领用参照需按照规格及使用情况购买，并由行政

　　部主管领导批准后购进。购进消耗材料统一保管。

　　第八条办公类服务采购

　　办公类服务采购指公司各部门对外印刷品、宣传品、名片、标牌等服务类的采购。

　　1、行政部进行货比三家的方法进行询价后按程序选择服务供应商。

　　2、各部门有对外宣传品、印刷品印制需求的，经主管领导审批后在

　　公司行政部公布的服务供应商范围内选择。

　　第九条办公资产采购

　　1、办公资产采购计划

　　各部门历史需要置办办公资产时，填写《办公物品申请表》，经公司领导审批通过并签字后，提交行政部实施采购。

　　2、实施采购

　　行政部进行货比三家的办法进行询价后，连同采购申请表和询价后的采购报价单上报公司领导，经审批后方可到财务部领取支票进行购买。

　　3、验收

　　行政部汇总使用根据采购计划或申请表、购物发票、购物明细验收采

　　购办公资产，验收完毕后填写验收单并签字确认，行政部和使用部门各自登记办公资产台账。财务部根据入库单和购物发票进行账务处理。《办公物品申请表》和购物明细复印件由行政部统一保管。

　　第五章办公物品的管理

　　第十条办公用品的配发

　　1、各部门指定一名专人负责本部门办公文具的领用和发放。

　　2、办公用品按需领用，行政部负责办理使用部门的领用手续，认真

　　填写文具领用登记单，并进行台账登记，写明物品名称、规格、使用人及数量等。

　　3、员工在公司内部调动，其使用的办公用品可以随职位转移带走。第十一条办公资产的管理

　　1、资产调拨

　　部门与部门之间转移办公设备等资产必须填写《资产调拨单》。必须严格按照审批顺序执行。审批顺序：调出部门负责人—调入部门负责人—行政部确认签字后，方可转移资产。员工之间不得私自调换自己使用的办公设备等资产。

　　2、资产报废

　　由部门负责人填写《资产报废申请单》，报行政部。行政部会同财务部门进行资产损坏鉴定后，由行政部主管领导审批，审批后方可报废。行政部和财务部门同时销账。有再使用价值的，由行政部收回统一维修、保管、再分配，资产台账做相应调整。在报废前，部门不得随意丢弃，否则该部门按照其原值赔偿，并按照公司相关规定处罚。

　　3、资产的租用、出租和外借

　　（1）公司需要的办公资产原则上不提倡租用。如果确属需要，租用

　　部门必须报公司行政部审批，行政部应尽量考虑在公司内部调配，调配的确有困难而且购买不经济合算的情况下，经总经理批准方可租用，租用手续由行政部统一办理。

　　（2）公司长期不使用的行政办公资产可以考虑对外出租和外借。行

　　政部定期对所有闲置的办公资产进行清查盘点，对其中达到报废条件的按相关制度办理报废手续，对长期闲置的物品主动寻求外租，对今后没有使用价值的物品进行出售。

　　4、办公资产的日常维护、维修

　　（1）行政部是办公资产日常维护、维修的责任部门。

　　（2）行政部编制办公资产维修计划，并纳入预算和经营计划。根据

　　维修计划对各部门办公资产进行检查，按期进行维护，保证各物品正常工作。

　　（3）各部门的办公资产需要维修时，由部门负责人填写《办公设备

　　维修申请表》报送行政部。不经部门资产负责人而私自维修的，相关费用行政部不予受理。

　　（4）行政部接到申请单后，需对报修设备进行鉴定，进行相应的维

　　修、更换，一般性维修理应在三个工作日内修理完毕，其他较为复杂的修理应在七个工作日内修理完毕。维修完毕后及时登记《办公设备维修记录表》，资产使用部门负责人签字确认。

　　（5）若聘请外部单位进行维修，相关付款事项执行资金支付程序。

文件管理制度3

　　一、病房护士长负责医疗文件的管理，护长不在时，由当班护士负责管理，各班人员均需按管理要求执行。

　　二、住院期间的医疗文件要求存放有序，病历中各种表格均应排列整齐，不得撕毁毁，涂改或丢失，病历用后必须归还原处。

　　三、病人不得自行携带病历出科室，外出会诊或转院时携带病历摘要。

　　四、病人出院或死亡后，病历次序按规定排列，一周内送病案室保留管理。

　　五、病房交接班记录，必须按要求书写，并妥善保管一年，以备查阅。

　　六、病房医嘱本的保存期限，按各医院规定，一般不少于一年。

　　七、护士长必须定期检查护理文件书写质量。

文件管理制度4

　　一、目的

　　加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。

　　二、适用范围

　　适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。

　　三、术语和定义

　　1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活

　　动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑

　　盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

　　2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。

　　四、职责

　　1、行政人事部：

　　1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；

　　2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；

　　3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；

　　4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；

　　5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；

　　6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。

　　2、其他各部门相关人员：

　　1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部；

　　2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件；

　　3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；

　　4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；

　　3、各部门档案主管人员

文件管理制度5

　　1为有效控制与公司特种设备有关的文件和记录，确保文件和记录规范管理，制定本制度。

　　2文件管理

　　2·1职责

　　2·1·1公司安全生产责任人负责审核特种设备管理自编文件。

　　2·1·2特种设备管理部门负责特种设备的管理文件编制；审核操作规程；获取、辨识、对特种设备的法律、法规、上级文件。

　　2·1·3特种设备管理部门负责特种设备文件登记工作。

　　2·1·4设备管理部门负责操作规程的编制。

　　2·2特种设备法律、法规和上级文件管理

　　2·2·1特种设备法律法规及其他要求的获取，可通过网上下载；书店购买；政府部门或相关方等获取。

　　2·2·2对于获取回来的特种设备法律法规及其他要求，由特种设备安全管理部门识别其适用性，并由特种设备安全管理部门负责及时通知到相关部门。

　　2·2·3对于与相关方有关的法律法规和其他要求，由公司各相关方的归口管理部门通过对其施加影响的方式进行传达，如可以通过签署安全协议、合同、传真等，确保相关方向公司提供的设施、服务、货物等符合这些有关的职业健康安全法律法规和其他要求的要求。

　　2·2·4当公司特种设备型号、规格、使用条件、管理或法律法规及其他要求等发生变化时，由特种设备安管理部门及时识别获取相关最新的适用的法律法规及其他要求，并负责通知到相关部门。

　　2·3公司制定的特种设备管理文件由特种设备管理部门负责组织编写，安全生产责任人审核批准。特种设备安全操作规程由设备部门或使用部门负责组织编写，特种设备管理部门审核，安全生产责任人批准。

　　2·4特种设备管理负责特种设备文件归档，档案室负责发放，各相关部门签收领用。

　　2·5特种设备文件由设备管理部门负责保存于通风防潮、防蛀的适宜地方。

　　2·6文件更改由文件更改申请部门提出申请，特种设备管理部门审核，安全生产责任人批准后执行更改

　　2·7文件一般情况下，不允许外借，若因工作需要，如提供给顾问公司，政府机关或客户等，由特种设备安全管理部门请示安全生产责任人批准后方可外借。

　　3记录管理

　　3·1管理职责

　　3·1·1特种设备管理部门负责监督有关部门实施政府部门制定的记录；负责检验、检测单位出具的检验、检测报告的整理、保存。监督有关部门使用、整理、保存公司自行制定的记录。

　　3·1·2特种设备管理部门负责记录的格式设计；使用部门本部门负责记录的整理、保存等。各部门自行编制的记录应交一份给特种设备管理部门备案。

　　3·2政府部门制定的记录或特种设备安全管理部门制定的记录，由特种设备安全管理部门发放，各相关部门签收领用。

　　3·3记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不可随意涂改，若因某种原因不需要或没必要填写的项目，用斜杠“/”划去，各相关栏目负责人签名必须完整不允许空白。若因笔误或计算错误要修改原始数据或内容，应采用斜杠“/”划去原始数据或内容，在其旁边写上更改后的数据或内容，同时加盖或签署更改人的印章或姓名及日期。

文件管理制度6

　　电子技术文件管理制度

　　一、总则

　　1、技术文件是本公司的核心秘密，是本公司能够持续发展并在市场上持续强势竞争力的有力保障，公司的技术文件属于公司所有。

　　2、为规范本公司技术文件的管理，确保文件编制的正确性、完整性，明确技术文件的编制、签署、更改、保存等相关的资料，确保技术文件的正确性及实施有效的管理，特制订本制度。

　　3、适用范围：适用于本厂的技术文件的管理。

　　二、技术文件的编制

　　1、技术文件包括：技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。

　　具体包括：

　　1)开发计划阶段：方案设计、质量保障大纲、设计开发计划书、检验要求。

　　2)开发设计阶段：原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、设计评审记录表。

　　3)产品调试阶段：产品调试手册、产品焊装明细表、产品调试记录、产品验证记录。

　　4)产品维护阶段：设计开发总结、软件使用手册、产品使用手册。

　　2、技术文件的技术要求和数据等务必贴合国家相关标准和规定要求。

　　3、技术文件由技术开发部等相对应部门编制，各部门应对技术文件的准确性、合理性负责。

　　三、技术文件的提交

　　1、在产品开发的整个周期中，设计人员务必按照技术文件规范认真进行各项文件的编写工作，以保证技术文件的完整性。

　　2、在产品开发的各个阶段，设计人员都务必按时提交设计文件，并保存在公司的服务器中。每当设计文件发生重大更改后，设计人员都务必重新提交文件，以便更新服务器中的文件，保证开发工作的可靠性。

　　3、设计文件的提交以starteam为准，设计人员须按照提交的文件类别提交到starteam相应的目录。

　　4、对于已提交的文件，任何人员不得故意在服务器上进行删除。

　　四、技术文件的归档

　　1、各相关负责人负责技术文件的审核和批准;技术文件的编制务必严格执行编制、校对、审核三级把关制度;明确各级的责、权、利。

　　2、技术文件应保证标题栏中的编号、名称、日期，设计、校对、审核、批准等栏中签署齐全，签署不齐全的技术文件不得用于归档。

　　3、文件签署分为纸质文件签署、电子文件签署和光盘签署。其中，纸质文件签署须在纸质文件上手写签署，电子文件签署则在starteam上以备注的方式进行签署，光盘签署则在光盘封面的标签上进行总体签署。

　　4、各类归档文件经确认无误并且签署完毕后，方可进行归档工作。归档文件要求一式两套：一套存放在公司服务器上，供查阅使用;一套刻录成光盘，做封存保管。

　　5、用来存储归档文件的光盘或其包装盒上应贴有标签，标签上须注明光盘的大致信息，如名称、编号、签署信息等。

　　6、归档文件时，须填写《设计项目归档资料清单》，并对归档文件进行真实有效型和完整规范性检验，检验合格后方可给予存档。

　　五、技术文件的借阅

　　1、任何员工之间不得私自传阅技术文件，不得非法持续不具权限的文件。

　　2、若因工作需要，须借阅技术文件，则需报相关领导批准，并填写《借阅登记表》，然后方可透过获得的授权从公司服务器上下载相应的文件进行查阅。

　　3、对于借阅的文件，不得私自打印、传阅，不得泄露借阅文件的秘密。

　　4、如有特殊状况需要将文件转与他人或携带外出时，须经相关领导批准。

　　5、文件阅览之后，须在相关人员的监督下彻底删除借阅文件，并补充完整《借阅文件记录表》。

　　六、职责追究

　　各部门应严格遵守上述规定，若因不遵守上述规定而遗失或者泄漏公司的技术文件，公司将根据有关保密规定给予罚金处罚和公司内部记过处罚，情节严重者公司将保留追究法律职责的权利。

文件管理制度7

　　文件及技术档案管理工作,是工程施工的延续,但常常因项目经理部的解散、人员调动等原因而滞后,为了使本项目在该方面的管理工作上一个新台阶,同时为以后的工作提供依据,体现'重生产同样重技术档案管理'的方针,实现生产和内业双丰收,特制定文件、技术档案管理制度。

　　(1)文件及技术档案管理的任务、意义

　　①文件及技术档案管理的任务是

　　按照一定的原则和要求,系统地收集记述工程建设全过程中具有保存价值的用于指导施工的技术文件材料,并按归档制度加以分类整理,以便完工验收后,完整地移交给有关技术档案管理部门。

　　②文件及技术档案管理的意义是

　　可以保证技术文件的完整性、正确性和及时性,组织有序的交流,及时满足施工生产的需要,出了问题,有据可查,从而起到稳定正常生产的作用。

　　(2)文件及技术档案管理制度

　　①文件管理制度

　　施工过程中发生的往来文件,项目经理部应设专职人员,按照is09001:20xx 的要求进行专门管理,并形成硬性规定,并由此建立文件管理制度。

　　②技术档案管理制度

　　施工过程中产生的技术资料,项目经理部应设专职人员,按照is09001:20xx 的要求进行专门管理,并形成制度贯彻落实。

　　(3)文件及技术档案管理的方法

　　①文件管理方法

　　a、收集:主要是注意搞好日常文件的管理工作。

　　b、整理及编目:是在文件全面收集基础上,对来文或发文进行科学地分类和有秩序地排列。分类应根据文件的行文类别区分。同时按文件的收发时间编制目录,该受控的要建立受控文件清单并加盖受控章。

　　②技术档案管理办法

　　a、收集:由项目经理部工程管理部统一管理。

　　b、整理及编目:是在技术档案材料全面收集基础上,对技术档案材料进行科学地分类和有秩序地排列。分类按技术档案本身的自然形成规律进行。工程技术档案分类,原则上按工程项目划分,使同一项工程的技术档案都集中在一起,以便能够反映该项目工程的全貌。而每一类别下,又可按专业分为若干类。编目方针为能够揭示技术档案的内容和他们之间联系,便于检查。

　　(4)交工验收及资料整理

　　①建立技术资料复核制,来源于施工过程中的`资料,必须现场填写且有人复核,决不允许一人一填到底,更不容许事后补填,且资料能够反映工程实际。

　　②交工验收资料的整理,要从工程施工一开始就着手抓,先化整为零,再化零为整。同时做到资料、图纸和计量支付三者的统一。

　　③加强交工验收及资料整理的管理工作,彻底根治此方面滞后的弊病。

　　(5)竣工资料整理、竣工图绘制

　　①在交工资料的基础上,进一步完善成竣工资料,摒弃持久战。

　　②每一分项工程完成后,要随即把施工中变更的部分用铅笔描绘在原施工图纸上,并注明变更的依据及日期等。

　　③把竣工资料的整理及竣工图绘制与项目经理的业绩挂钩,作为奖罚的依据之一。

文件管理制度8

　　一、体系文件的构成及分类

　　生产、研发

　　一级文件

　　二级文件

　　三级文件

　　四级文件

　　对物业管理企业而言，公司的管理体系，基本可由以下四个子系统构成:质量、环境管理体系;营销管理体系;人事行政管理体系;财务管理体系。其分别对应企业的生产、研发;营销;人事;财务'五种基本职能。

　　文件体系分四个层次，'管理手册'为一级文件，'程序文件'为二级文件，'工作手册'为三级文件，'企业标准'为四级文件。

　　二、体系文件使用指南

　　质量、环境管理体系文件

　　我司提供的质量、环境管理体系文件是将质量管理体系与环境管理体系整合后形成的。通过认证，符合iso9001《质量管理体系要求》、iso14001《环境管理体系》标准要求。

　　质量、环境手册:iso9001《质量管理体系要求》、iso14001《环境管理体系》是通用标准，适用于各种行业、各种组织。因行业差别，企业、组织需根据自身特点，用行业的语言来理解、描述iso9001、 iso14001标准条款的要求，从而产生了企业的《质量、环境手册》。本企业编制的《质量、环境手册》章节号和iso9001标准基本相同，通过把iso14001条款映射到iso9001结构中，将其进行整合。《质量、环境手册》是企业质量、环境体系的一级文件，通过阅读《质量、环境手册》，可对物业管理行业的服务理念、组织结构、职责职权分配、资源配备、产品(服务)实现过程、环保节能、监测分析和改进方法等有一个整体综合的理解。

　　程序文件:《程序文件》对物业管理活动中的重要过程、重要环境因素进行了识别，并告诉每个过程应做什么、什么时间做、什么地点做、由谁来做、为什么要做，如何做，即所谓的5w1h。程序文件是质量体系中的第二级文件。

　　接管入伙手册:本手册和以下手册均为质量体系中的第三级文件，基本按专业进行划分。本手册详细地描述了房屋接管过程与业主入伙过程的5w1h(比程序文件要详细得多)，并提供了部分工作标准、方法、流程及验收标准索引等。

　　工程管理手册:包含房屋修缮、业主装修管理及设备管理三部分内容。介绍了土建、设备、精装修管理模式、制度及运作程序。

　　支持《工程管理手册》的文件有《房屋设备使用指南》、《房屋设备保养标准》、《红旗设备检评标准》、《计量器具检定方法》、《节能环保指南》五个企业标准(四级文件)。《房屋设备使用指南》描述主要(重要)房屋设备的操作方法、使用规程、经济性运行措施等内容，《房屋设备保养标准》为我司企业标准，按'三级保养'详细叙述保养内容及应达到的标准。《节能环保指南》是iso14001体系的作业指导书。

　　清洁绿化手册:实施清洁绿化工作的管理手册。包括清洁标准、绿化标准、清洁过程控制程序、绿化过程控制程序、清洁检验标准、绿化检验标准。

　　安全护卫手册:由安全管理、消防管理、车辆管理三大部分构成。其中物业管理安全护卫全方位管理、消防管理中的人防管理、车辆管理中的辖区和车场管理。包括部分应急情况的处理，如消防演习、紧急集合等方面。另对护卫员的职责、纪律、权限、着装方面进行详细说明。

　　应急手册:识别了物业管理活动中可能出现的紧急情况、灾害、事故，并制定了预防、反应措施及解决方案。

　　服务手册:广义上讲，物业公司为业主及其物业而进行的全部活动均称为服务，可分为公共服务、专项服务和特约服务。本手册中的服务'是指除基础性的公共服务外的专项服务、特约服务及社区文化活动，'客户'指业主及物业使用者等。本手册是进行专项服务、特约服务、家政服务、社区文化活动及会所管理的指导性文件。

　　人事行政管理体系

　　行政管理手册:按照行政管理方法编制而成的，在公司内部管理、资源提供和保障方面作到有文可依。包括行文规则、档案管理、保密制度、印章管理、车辆管理、督办办法、公共关系、对外宣传等。

　　人事手册:文件规定了公司对人力资源的需求、识别、招聘、评估、培训、考核、续约、解聘方面的制度。对员工待遇、福利、档案方面的管理做出详细说明。

　　财务管理体系

　　财务管理手册:财务管理手册是在严格按照国家财务管理制度的基础上编制的适合行业、企业的手册，包括财务人员职责、财务管理、核算体制、各类费用政府标准等。

　　营销管理体系

　　市场拓展手册:是企业开拓市场的指导性文件。

文件管理制度9

　　一、文件与资料识别

　　1、各单位、部门在制定安全生产文件时,必须按标准化要求制定符合标准的各种文件。(格式、纸张、文件程序、版面等)

　　2、对外来文件要进行识别与分析,在转发或修订下发时要进行标准性转换,下传的文件必须符合标准化文件要求。

　　3、各种资料的收集、整理要以标准资料格式进行装订收藏。

　　4、对资料的内容进行识别分析,不符合标准化要求的要修改完善。

　　二、文件与资料的管理规定

　　1、文件、资料都要按标准格式进行分类、保存、管理。

　　2、下发文件要建立“文件下发登记表”,登记表格式必须符合标准化要求,并将保存文件下发登记表存档。

　　3、建立文件、资料档案库,专人负责管理和保存。

　　4、借阅、查询各种资料、文件时,要建立借阅、查询登记表。

　　5、文件、资料要整理规范,保存有序,管理到位,查找便捷。

　　6、若文件、资料需更新、补充、增加,必须经过保管员进行操作,非工作人员不得随意进行修改。

　　7、妥善保护文件、资料,不得随意外借;查询文件时不得在文件上做任何标记,不得损坏。

　　8、文件、资料科室要做好防火、防潮、防盗工作,制定相应的安全措施,保证文件、资料的安全。

文件管理制度10

　　一、文件范围：

　　1、设计文件（包括图纸表格）、

　　2、工艺文件（包括作业指导书、工艺定额明细表、通用工艺和操作规程）；

　　3、质检文件（包括企业标准、检验规范）；

　　4、管理文件（包括质量手册、程序文件、管理流程、管理制度）。

　　二、文件发放登记与保管：

　　受控技术类文件在交付文控中心审核后电子存档，然后打印并会签齐全（编制、审核、标准化、批准），按需发份数复印，在封面或图表角加盖“受控”章，并保留一份同时加盖“受控”和“存档”章放置资料室存档；文件发放时必须填写《文件发放回收登记卡》，同时，核查与该文件相同或涵盖文件发放过的文件，按原登记信息将一一收回，缺少者按下述处罚条款执行，发完后可将其发放信息作电脑记录；收件人在收文时作“接收人”签名，同时，必须立即填写《文件归档登记卡》；各部门必须对上述和类文件妥善保管，每月不少于二次对相应文件核对，对遗缺文件及时查找，对无法找到的及时申请补发；离职或工作调动必须将文件保管与登记作为工作移交内容之一。

　　三：文件的回收与销毁：

　　凡发放改版文件或有过时失效文件时必须对原文件立即回收并销毁，发放与接收部门在各自原填写的《登记卡》中相应栏签署回收信息及相互签名；过时与失效文件由持有部门填写《文件销毁申请单》，经批准后销毁，销毁文件各页打上“报废”章或废纸处理销毁，含有重要或机密信息的当场撕毁，《文件销毁申请单》夹放于原登记文件夹中。

　　四、处罚条例：

　　对未按上述条款发放、登记、回收、销毁文件的，将对部门长和直接责任人处以10元一次处罚；对遗失文件的将对部门长和直接责任人给予一页5元但一次不少于10元不高于30元处罚，对补发文件给予一页1元处罚不高于10元处罚。

　　本规定由文控中心制定与修改，经主管副总批准发放之日起执行。

文件管理制度11

　　一、概述

　　在现代中小企业人力资源管理中,薪酬制度的设计被认为是一项最困难、最敏感、政策性最强的工作。众多企业的实践表面,员工薪酬制度的设计和管理是企业管理的重要内容,它对于保障员工的物质利益,激励员工的工作热情,促进企业发展和经营效益的提高,都具有十分重要的意义,健全的薪酬制度是吸引、激励、发展与留住人才的强有力的工具。

　　二、中小企业加强薪酬管理制度的重要性

　　中小企业是国民经济的重要组成部分,是国民经济健康、稳定发展的重要力量。但中小企业在发展过程也面临着不少的问题,如招不到人、留不住人。其中一个重要原因是中小企业缺乏完善的薪酬制度,不重视薪酬管理。我国很多中小企业没有形成合理、规范的薪酬制度,随意性很大。薪酬是一般劳动者主要的经济收入来源，对于劳动者及其家庭的生活水平影响很大。一个国家劳动者的总体薪酬水平也是反映该国总体社会和经济发展的一个重要指标。一般情况下，各国的国民生产总值大约60%的部分体现为薪酬的形式。薪酬是雇员地位和成功的重要标志之一，对于员工的态度和行为有着重要的影响。薪酬管理既是维持企业正常运转的常规工作，又是推动企业战略目标实现的强有力工具。薪酬的决策和管理对于企业员工队伍建设、经营管理和保持竞争优势等影响极大。

　　薪酬管理作为企业人力资源管理部门的重要职能和工作过程，通过服务于企业人力资源管理的总体发展战略，根据企业不同时段的生产经营目标，设计制定一套适用的薪酬制度，采用有效的措施，协调薪酬不同要素之间的关系，通过薪酬制度的贯彻和落实，对调整企业内部劳动关系，维系和稳定员工队伍，不断地提高员工的专业素质，激发员工的工作主动性、积极性和创造性等发挥着重要的作用。

　　三、中小企业薪酬制度及管理的现状及存在的问题

　　1.薪酬制度设计缺乏战略思考

　　根据现代薪酬理念,薪酬制度是企业战略决策的重要组成部分和实现企业目标的关键因素,因而薪酬制度的设计要与企业战略规划相匹配。然而长期以来,薪酬制度设计在中小企业内属于较低层次的规划,薪酬制度设计与企业的战略规划缺乏内在联系。随着企业的不断壮大,薪酬制度逐渐成为制约企业发展的瓶颈,但很多企业却并没有认识到这个问题,以为提高薪酬待遇就能解决问题,以至于在这方面花费了大量的人力和财力,占用了组织的大量资源,但却对企业经营战略目标的实现没有起到太大的作用。因此，在进行具体的设计之前，要考虑如何使薪酬战略有效地融入企业的整体战略。但很多中小企业没有从企业总体战略的角度出发来设计薪酬管理系统，而是就薪酬论薪酬，把薪酬看做是一种目的，没有关注什么样的薪酬最有利于实现企业战略、能够最大限度地发挥员工的主动性和积极性。

　　2.薪酬的结构失衡

　　企业员工薪酬由各种薪酬单元组成。薪酬结构失衡主要有两种体现:第一种是整体薪酬结构的失衡。比如在很多民营中小企业中,福利这一薪酬要素往往没有引起足够的重视。薪酬结构失衡会致使企业的薪酬制度在运行过程中缺乏足够的灵活性,无法满足多数员工在薪酬方面的不同需求,特别是对员工的短、中、长期激励的组合效果产生影响。很多现代中小企业,将福利完全变成了保健因素,激励效果很差。第二种是各类人员的薪酬单元组合比例失调,如固定工资比例过高,绩效工资比例过低,容易导致薪酬的激励作用无法有效发挥。

　　3.薪酬制度未考虑市场的竞争性

　　一个企业所支付的薪酬水平高低无疑会直接影响到企业在劳动力市场上获取劳动力的能力强弱。一方面,由于多数民营企业受到发展规模的限制,难以承受过高的人工成本,即便是面对企业所急需的人才,也无力支付较高的薪酬,造成民营企业整体薪酬水平大大低于市场水平;另一方面,在观念上认为薪酬仅仅是为维持员工的生存需要,而忽视了薪酬对员工的激励作用。这样,企业在设计薪酬制度时使薪酬水准大大低于市场水准。此外,还没有其它方面的激励补偿措施,如:较高的福利、便利的工作条件、有吸引力的发展前途。它们导致员工流失率很高,直接或间接地影响了企业的经济效益和发展目标。薪酬调查是了解市场通行工资水平的手段。但很多中小企业只是粗略地考察市场总体薪酬水平。经营者对员工的薪酬水平依据个人的主观判断，经常随意变动，甚至不按事先确定的薪酬水平发放，大大挫伤了员工的工作积极性。

　　4.薪酬制度中对内在薪酬不够重视

　　内在薪酬和外在薪酬都是薪酬体系中不可或缺的部分,员工存在物质和精神需要,相应的报酬方式也应该是物质和精神报酬结合。物质激励的作用是满足人类最基础的需要,但层次也最低,物质激励的作用是表面的,激励深度有限,而精神需要是人类较高层次的需要,精神激励是内在动力。因此,在生产力水平和员工素质日益提高的今天,薪酬制度的重心理应转移到满足较高层次需要的精神激励上。

　　四、中小企业薪酬制度及管理的对策

　　1.制定战略性薪酬制度

　　企业的战略会随着它服务市场的变化发生相应的调整。在制定战略时,企业要考虑到自己的企业性质、发展方向、企业的优势、劣势、机会和威胁是什么,决定企业实现目标的关键因素是什么,继而制定与企业战略相适应的薪酬制度来推动战略目标的实现。在不同的战略阶段,企业应该适时改变薪酬制度,使其不断的适应企业的战略发展,运用薪酬的激励导向引导员工的行为与企业的目标和战略一致,最终推动企业向前发展。引入工作评价环节首先，通过工作分析完善工作描述。中小企业一般缺乏专业化的人力资源管理人员，因此工作分析可以通过两种方式来完成：一是向外部咨询公司求助，目前我国已有不少咨询公司，这些公司已积累了大量的经验，可以帮助企业快速完成工作分析，但是这种方式成本较高;二是可以购买职位说明书范例，从中提炼出有用的信息，再结合本企业的实际情况，完成工作分析。

　　2.设置以绩效为导向的薪酬结构

　　企业薪酬结构的设计对企业员工的行为具有一定的导向作用,从而鼓励员工产生企业需要的行为。薪酬具有保健和激励两大功能,刚性薪酬制会强化薪酬的保健功能,弱化薪酬的激励功能,鼓励员工出工不出力行为。以市场调查为薪酬设计的主要环节薪酬调查是企业通过搜集信息来判断其他企业所支付的薪酬状况这样一个系统过程，这种信息能够向实施调查的企业提供市场上的各种相关企业向员工支付的薪酬水平和薪酬结构等方面的信息。这样，实施调查的企业就可以根据调查结果来确定自己当前的薪酬水平相对于竞争对手在既定劳动力市场上的位置，从而根据自己的战略调整自己的薪酬水平甚至薪酬结构。

　　3.设计具有竞争性的薪酬管理制度

　　具有市场竞争性的薪酬制度代表了和公司经营目标一致的薪酬策略。具有外部竞争性的薪酬制度在吸引和留住最优秀的员工方面具有重要作用。中小企业可根据工作岗位、知识结构、工作能力和市场供求关系的差异分配有限人工成本,充分发挥其效益。对于高级管理人员、高级技术人员,市场需求大于供应的人员、企业急需的人员,可将其薪酬水平定位在市场薪酬水平之上,并为他们提供个人发展、工作环境、便利的条件等非经济性薪酬。对于一般岗位的人员,由于人数众多,市场上的供应大于需求,替代成本较低,可将这些人员的薪酬水平定位于市场平均水平或以下,保证企业对贡献大的人员能够支付具有市场竞争力的薪酬水平。

　　4.重视非经济性报酬对员工的作用

　　员工的态度和行为有助于企业发展。因而此时的薪酬战略应考虑：需要如何做才能吸引和保留企业所需要的员工队伍，通过什么样的薪酬组合建立员工的责任感，传达企业战略。也就是说薪酬体系是实现企业发展战略的重要杠杆，应思考怎样以薪酬战略去支撑企业发展战略。

　　中小企业编制的职位说明书应明确职责和关键工作任务，但不需要非常完美。在描述任职者所应具备的任职资格时，要基于企业的实际情况，如果某一职位能招到的人员也就是大专毕业生，就不要设定为本科。同时要尽可能理清、规范工作流程。在此基础上对各项工作所要求的知识和技能、工作的复杂程度等付薪要素进行测评，准确衡量各项工作的价值来确定付薪标准，以保证员工薪酬水平的内部公平性。

　　中小企业通过市场调查来确定具有竞争力的薪酬政策，但并不意味着企业一定要提供最高的薪酬来吸引人才。由于重要程度不同的职位，给企业带来的效益是不一样的，企业应合理分配有限的人工成本，充分发挥薪酬的激励作用。对于重要的技术人员、管理人员，可以将薪酬水平定位于市场水平之上;对于一般工作岗位的人员，由于人数多，替代成本低，则薪酬水平可与市场平均水平相近或略低，以保证企业有能力支付给重要岗位人员具有市场竞争力的薪酬水平。

　　通过满足员工的高层次需求来达到提供更大激励的目的。赫兹伯格的双因素理论也指出激励因素则是对员工的满意产生影响的主要因素。只有足够的激励因素才能让员工满意，从而激励绩效的产生，激励因素主要是一些内在报酬，包括成就、认可、晋升、工作责任等等。

　　使薪酬与绩效有更紧密的联系，企业绩效评估具有影响企业组织的生产效率和竞争力，为人事决策提供指标，有助于员工管理等重要意义。它既是保障并促进企业内部管理机制有序运转，实现企业各项经营管理目标的手段，又是促进员工个人发展的重要措施。使用透明薪酬制度，实际上是向员工传达这样一个信息：公司的薪酬制度，没有必要隐瞒，薪酬高的人自有其高的道理，薪酬低的人自有其不足之处，欢迎所有员工监督薪酬的公正性。如果对自己的薪酬不满意，可以提出意见。透明化实际上是建立在公平公正和公开的基础上的。具体做法主要有：尽可能采用简单的方法进行职务评价，使之容易理解;发布文件详细向员工说明薪酬的制定过程;设立员工信箱，随时解答员工在薪酬方面的疑问，处理员工投诉。

　　五、结语

　　企业竞争说到底是资源尤其是人力资源的争夺、重新组织和利用,在我国经济发展中肩负越来越重要使命的中小企业也是如此。引入薪酬管理制度的现代理念、方法和技术,构建更具竞争性的薪酬制度,是中小企业人力资源管理面临的重要课题。我国中小企业由于历史及现实的原因,在薪酬制度建设方面存在着尤为严重的问题,这些问题已经严重影响了企业的进一步发展。中小企业应努力建设完善的薪酬制度,从而使企业竞争实力得到进一步提高。

文件管理制度12

　　（一）总则

　　一、本管理制度旨在确保学校文件收发的完整、及时、准确，促进学院内部及学院和上级部门的信息沟通，提高各部门组织管理工作的效率。

　　二、本制度涉及的文件是指以学院名义发布的各类公文包括请示、报告、决定、通知、意见及规定等等，上级主管部门下达的各类公文，以及各部门上报的各类文件资料。

　　三、文件收发要做到仔细、认真、及时、完整。

　　（二）收文制度：

　　1、接收文件应在文件登记表上的作好登记，填写应仔细、如实、及时，并由办公室人员签字确认。登记表须保持清洁、保存完整以备归档之用。

　　2、联络员在校团委领取的文件应根据校团委的指示及文件内容的缓急，及时将文件送达学院领导或有关部门轮阅，并做好文件传阅记录以备查。

　　3、传阅文件应保持文件完整无缺，并在相应的时间内归还办公室。

　　4、分团委各部门每月月初和月末应按时上交当月的工作计划及总结。如要举办活动，应上交相应的计划和总结，未在规定时间内上交将按考核制度上的有关规定扣分。

　　5、各部门上交的计划和总结包含打印稿和电子稿，打印稿应存放在各部门文件夹中，电子稿应存放在办公室电脑各部门的文件夹下。

　　6、上交上来的打印搞应及时、认真、如实的做好各项登记，查看是否有图片并做好备注，上交电子稿时办公室接收人应确保其能打开并含有相关内容，做好相应的登记。

　　7、分团委所属各部门可根据需要在办公室查阅文件，但不得善自改动文件内容，查阅时应经过办公室有关人员的批准。

　　（三）、发文制度：

　　1、学院各类文件指在学校内部统一意见、发布通知、决定和沟通信息；向上级部门请示、报告重要事项等。

　　2、欲发放文件应先起草文件草稿，起草完毕后交有关人员审定，审定合格后方可发放。

　　3、根据文件内容填制统一格式的文件签发单，并将文件按学院统一规定编号在发文登记表上分门别类地做好文件的具体信息的登记，学院任何发送文件都得做好登记，该登记表作为归档资料应妥善保存，不得遗失。

　　4、文件发送之前应加盖学院相应的公章。

　　5、对每一号文件办公室都须将文件原稿及文件发放记录按照文件编号顺序完整保存并存放在办公室文件夹下。

　　注：本管理制度由土建学院分团委办公室制定，并经过相关领导审阅通过。如有改动，以分团委办公室最新制度为准。

　　土木工程与建筑学院分团委办公室

文件管理制度13

　　为了更好地规范各类文件的起草、收发、报送、保管等环节，特制定本制度。

　　一、上级来文和外单位来文。办公室人员对上级来文和外单位来文首先要在收文登记簿上详细登记，来文单位、日期、份数、密级、字号等要登录清楚，其次填写好文件阅办卡并粘贴于原文上面，并送总经理批示，总经理批示后送有关人员传阅，总经理有批办意见的，办公室应提醒有关人员批示阅办结果，并将阅办结果送总经理阅。所有传阅人阅毕交办公室应及时将文件收回，分类别分单位存入档案袋。

　　二、本单位各类文件包括简报的起草均有办公室人员负责起草，部门专业文件由各部门专业人员保起草，凡以文件或纪要简报名义上报或下发的文件均由办公室填写发文卡，由签发人即总经理签发后，并详细填写发文登记簿方可复印并存档，没有总经理签发的文件不能发出和存档。

　　三、上报和发往其他单位的文件应填写文件送达登记簿，由接收文件人签字后方可，否则，不能擅自将文件交予他人，而不办理签收手续。

　　四、报告、请示、汇报、制度、规定等均应以文件形式印发，宣传活动类一般应以简报形式印发，每周例会的纪要内容均以纪要形式印发。落实公司会议精神的情况汇报应以文件形式上报。

　　五、凡打印的错文件应及时销毁，以免机密外泄。

　　六、借阅文件超过八小时的应办理借阅手续，否则不以外借。借阅文件者只限本单位人员，重要文件的借阅均由总经理批准。

　　太原吉祥汇物业管理有限公司 20xx年7月22日