文件的管理制度

时间:2021-10-28 20:59:56 制度 我要投稿

文件的管理制度范本

  随着社会一步步向前发展,制度起到的作用越来越大,制度具有合理性和合法性分配功能。想必许多人都在为如何制定制度而烦恼吧,以下是小编为大家收集的文件的管理制度范本,欢迎大家借鉴与参考,希望对大家有所帮助。

文件的管理制度范本

  文件的管理制度1

  一、总则

  1、技术文件是本公司的核心秘密,是本公司能够持续发展并在市场上坚持强势竞争力的有力保障,公司的技术文件属于公司所有。

  2、为规范本公司技术文件的管理,确保文件编制的正确性、完整性,明确技术文件的编制、签署、更改、保存等相关的资料,确保技术文件的正确性及实施有效的管理,特制订本制度。

  3、适用范围:适用于本厂的技术文件的管理。

  二、技术文件的编制

  1、技术文件包括:技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。

  具体包括:

  1)开发计划阶段:方案设计、质量保障大纲、设计开发计划书、检验要求。

  2)开发设计阶段:原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、设计评审记录表。

  3)产品调试阶段:产品调试手册、产品焊装明细表、产品调试记录、产品验证记录。

  4)产品维护阶段:设计开发总结、软件使用手册、产品使用手册。

  2、技术文件的技术要求和数据等必须贴合国家相关标准和规定要求。

  3、技术文件由技术开发部等相对应部门编制,各部门应对技术文件的准确性、合理性负责。

  三、技术文件的提交

  1、在产品开发的整个周期中,设计人员必须按照技术文件规范认真进行各项文件的编写工作,以保证技术文件的完整性。

  2、在产品开发的各个阶段,设计人员都必须按时提交设计文件,并保存在公司的服务器中。每当设计文件发生重大更改后,设计人员都必须重新提交文件,以便更新服务器中的文件,保证开发工作的可靠性。

  3、设计文件的提交以starteam为准,设计人员须按照提交的文件类别提交到starteam相应的目录。

  4、对于已提交的文件,任何人员不得故意在服务器上进行删除。

  四、技术文件的归档

  1、各相关负责人负责技术文件的审核和批准;技术文件的编制必须严格执行编制、校对、审核三级把关制度;明确各级的责、权、利。

  2、技术文件应保证标题栏中的编号、名称、日期,设计、校对、审核、批准等栏中签署齐全,签署不齐全的技术文件不得用于归档。

  3、文件签署分为纸质文件签署、电子文件签署和光盘签署。其中,纸质文件签署须在纸质文件上手写签署,电子文件签署则在starteam上以备注的方式进行签署,光盘签署则在光盘封面的标签上进行总体签署。

  4、各类归档文件经确认无误并且签署完毕后,方可进行归档工作。归档文件要求一式两套:一套存放在公司服务器上,供查阅使用;一套刻录成光盘,做封存保管。

  5、用来存储归档文件的光盘或其包装盒上应贴有标签,标签上须注明光盘的大致信息,如名称、编号、签署信息等。

  6、归档文件时,须填写《设计项目归档资料清单》,并对归档文件进行真实有效型和完整规范性检验,检验合格后方可给予存档。

  五、技术文件的借阅

  1、任何员工之间不得私自传阅技术文件,不得非法坚持不具权限的文件。

  2、若因工作需要,须借阅技术文件,则需报相关领导批准,并填写《借阅登记表》,然后方可经过获得的授权从公司服务器上下载相应的文件进行查阅。

  3、对于借阅的文件,不得私自打印、传阅,不得泄露借阅文件的秘密。

  4、如有特殊情景需要将文件转与他人或携带外出时,须经相关领导批准。

  5、文件阅览之后,须在相关人员的监督下彻底删除借阅文件,并补充完整《借阅文件记录表》。

  六、职责追究

  各部门应严格遵守上述规定,若因不遵守上述规定而遗失或者泄漏公司的技术文件,公司将根据有关保密规定给予罚金处罚和公司内部记过处罚,情节严重者公司将保留追究法律职责的权利。

  文件的管理制度2

  1.技术文件分为“受控”个“非受控”文件两大类。“受控”文件指与质量管理体系运行的有关文件。

  2.文件的`更改须填写《文件更改申请单》由负责人签字后方可更改并标识,文件更改幅度较大时,予以换版。换版文件下发后,必须将原文件由行政部收回,以保证使用有效版本。

  3.文件领用者,因文件丢失或者损坏需要领用新文件时,到行政部填写《文件处理单》,经常务副总审核、批准后方可领用。

  4.文件管理者、文件持有者要派专人管理文件,并保持文字清晰,外来借阅者需填写《文件借阅登记表》,经常务总经理批准后方可借阅。

  5.作废文件销毁时,由该部门填写《文件处理单》,由总经理审核、批准后统一销毁。需要留用的加盖“作废留用章”后方可保留。

  6.质量记录的格式和内容由使用部门设计,行政管理部门审查批准,统一编号控制。质量记录表需要更改时,仍由原审批部门审批。

  7.质量记录填写:要求个部门质量记录填写人员在填写时要及时、完整、自己清楚、数据准确、使用中性笔或者圆珠笔笔填写。质量记录原则上不准更改,如有失误或者计算错误时,在改动处划改并签名。

  8.质量记录的借阅:外来人员借阅质量记录经常务副总批准后办理借阅手续借阅,公司人员经行政部部长批准后,办理借阅手续。

  9.质量记录的管理和保存:质量记录由本部门制定专人负责保管,注意防潮、防腐、防盗、防火、防蛀、保存期按《质量记录清单》的要求实施。

  10.各类质量记录由各部门指定专人手机、整理分类并装订,行政部负责归档并规定期限保存。

  11.质量记录销毁:对于超过保存期的质量记录,由行政部和使用部门负责签字,包常务副总审核批准后,进行销毁并填写《质量记录销毁清单》,需要保留的记录加盖“作废保留”章后由行政部统一保存。

  12.行政部对质量记录的填写和使用情况进行检查。并留有记录,填写《监督检查记录》,发现问题及时进行纠正。

  文件的管理制度3

  一、目的

  为了规范安全生产文件档案的管理,确保文件档案的完整性、合理性、科学性,使其为今后工作开展提供参考资料和文献,特制定本制度。

  二、适用范围

  本制度适用于与公司安全生产有关的文件档案的管理。

  三、职责

  1、安保部负责制定本制度,并负责综合监督管理。

  2、各部门负责本部门文件档案的管理,并负责监督检查和考核;

  3、各部门安全员负责本部门文件档案的收集、归档和保管,并适时将安全生产档案上报公司安全职能部门备案。

  四、内容

  1、文件资料的收集

  安全生产文件档案内容如下:

  (1)国家有关安全生产法律法规、标准规范及其它要求;

  (2)上级主管部门安全生产文件、批复文、领导指示材料及会议资料等;

  (3)公司安全生产文件、安全生产管理制度、安全操作规程、安全会议记录材料、安全学习资料、住建指示材料等;

  (4)安全生产工作计划、总结、报告等;、

  (5)各种安全活动记录、安全管理台账、事故报告、安全通报等;

  (6)供应商、承包商、施工单位相关材料等;

  (7)安全设施检测、检验报告、记录等;

  (8)食品安全、职业卫生评价报告等;

  2、立卷归档

  (1)、文件资料应根据其相互联系、保存价值分类立卷,保证的齐全、完整,能反映安全生产主要情况,以便保管和利用;

  (2)、应根据文件资料的重要性,立案时间分永久、长期和短期三种,进行时间整理、分类归档;

  (3)、安保部在每年1月份前对上年度的文件资料进行归档,统一保存;

  (4)、各种文件资料按一定特征进行排列和系统化,应层次分明、编写页码、标定卷内文件资料目录;

  (5)、不同价值、不同性质的文件资料应当区别管理,单独立卷;

  3、档案保管

  (1)、档案应入架、科学排列,避免暴露和捆扎堆放;

  (2)、应采取防潮、防虫措施,防止档案损坏;

  4、档案借阅

  (1)、文件资料档案借阅,必须履行借阅手续,借阅档案要注意保护,不得丢失、损坏、涂改,要如期归还,到期不能归还者,要说明情况,并办理续借手续;

  (2)、借阅的档案要注意保密,未经许可,不得随意公开、发表或转借他人;

  (3)、归还档案时,由档案管理人员当面查点清楚,并在借阅登记本上注销;

  5、档案销毁

  对于过期并失去保存价值的文件资料,经单位领导批准,可以定期销毁,必要时做好销毁记录;

  五、相关记录

  《文件档案清单》

  六、本制度由安保部制定并负解释,自发布之日起实施。

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