人资档案管理制度

时间：2022-04-11 17:20:04 制度我要投稿

人资档案管理制度（精选7篇）

　　在充满活力，日益开放的今天，制度起到的作用越来越大，制度是在一定历史条件下形成的法令、礼俗等规范。那么制度的格式，你掌握了吗？以下是小编精心整理的人资档案管理制度（精选7篇），欢迎阅读与收藏。

人资档案管理制度（精选7篇）

　　人资档案管理制度1

　　一、总则

　　第一条为了规范人事档案的管理和利用，为人力资源管理工作提供有效的信息依据，特制订本制度。

　　第二条集团公司员工档案实行分级管理

　　由集团公司人力资源中心引进的员工的`档案一律由集团人力资源中心统一管理。

　　(一)原始档案：员工入司时随转的人事档案材料，员工转正后调入公司管理。

　　(二)新建档案：员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整、学历、职称变化、历年考核等情况及员工基本情况复印件备查材料。

　　(三)电子档案：员工的姓名、年龄、婚姻状况、身份证号、家庭住址、户籍所在地、毕业学校、学历、专业、职称、工作经历、岗位、职务、合同期限等情况通过电子信息系统的形式所形成的记录。

　　经集团人力资源中心授权自行招聘的各分(子)公司引进的员工的档案由各分(子)公司人资科管理。

　　第三条人事档案由各公司、部门总经理分管或指导，该公司、部门人事负责人具体负责操作和管理，并对档案的完整性、真实性和准确性负责。集团公司人力资源中心全权负责对各公司、部门人事档案的监督考核。

　　二、人事档案的建立

　　第四条新建人事档案收集范围

　　由人力资源部门直接形成的材料：

　　(一)各种履历表、登记表、面试评价表、个人经历材料及求职原始材料。求职原始材料包括：报名登记表、照片、面试记录、身份证和毕业证复印件、肝功能、乙肝两对半和胸透检验单(要求员工在进公司之前须到公司指定的医院进行体检，且出具的体检证明须真实有效)等材料。

　　(二)职务任免申请表、行政职务任免材料、晋升技术职称(学位等)审批材料。

　　(三)工资调整审批表。

　　(四)鉴定书、鉴定表以及其它各种鉴定材料。

　　(五)考核、考勤或其它类材料。

　　(六)有关培训学习经历及成绩、学历情况等材料。

　　(七)各种处分、处罚材料和通报批评等材料。

　　(八)有关接收、调配、解聘等情况记录材料。

　　(九)各种重要的个人申请、承诺、聘用合同(协议)、保险等材料。

　　(十)各种岗位责任书、竞聘、施政方案等。

　　通过其它渠道形成的材料：

　　(一)各类组织成员或代表以及各种先进模范或受奖励材料。

　　(二)参加各级人大或各类协会代表大会材料。

　　(三)业务考绩材料、技术方面的贡献材料及各项论文着作篇目等。

　　(四)出国审批表及在外期间鉴定材料。

　　(五)参加公司组织的各类体检材料、工伤证明材料。

　　(六)在原工作单位形成的有关档案材料。

　　(七)在部队或学校等机关单位形成的有关档案材料。

　　(八)重要的社会关系、亲属关系的记录材料。

　　(九)对违纪、违法事件的申诉、申报以及处理情况记录等。

　　第五条人事档案归档材料要求

　　归档材料应具备的条件：

　　(一)必须是已经处理完毕，而不是悬而未决或没有最后审定和处理意见的文件。

　　(二)材料必须以个人为对象。对反映多人有关情况的材料，应当分别制成以个人为单位或反映本人情况的材料，方可归入个人档案。

　　(三)凡归档材料必须具有凭证性标记，如个人签字或加盖个人印章、单位公章等;对属于归档范围但手续不完备的材料，应先将手续补齐，并在办理完备后再行归档。

　　(四)档案内容必须实事求是，不能带有虚构、想象、夸张的成份;人物传记、写人物事迹的报告文学、个人回忆录都不得归档。

　　(五)档案内容应当完整，对头尾不清、来源时间不明的材料，要尽可能查清注明;涉及个人重大问题的材料，如需查清，应转交相关部门处理后，方能归档。确定材料能否归档时，应针对具体问题具体分析，不能一概而论;同时，还应对档案中应当具备而缺少的材料予以登记，并有计划地进行收集补充。

　　应妥善处理不应归档的材料：

　　(一)经过鉴别，凡应转往有关单位保存或处理的材料，应填制《人事档案转递通知单》(此指干部或重要人员档案)。

　　(二)接收单位清点核对后，应按程序办理接收手续。

　　(三)凡属退还本人的材料、证章等，应开列详细清单，证明材料(物品)名称及份(件)数，经批准后退还本人，并由本人在接收人处签字或加盖个人印章。

　　(四)对不直接退还本人的材料，可经批准后给予销毁，并应对其本人说明。

　　(五)销毁人事档案履行一定审批手续，任何个人都不得擅自销毁。

　　第六条人事档案的整理要求：

　　(一)应遵循完整、真实、精练、实用的原则。

　　(二)应做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。

　　(三)人事档案的保管范围与人员管理应相一致。

　　(四)材料增减时应进行重新整理。

　　(五)人事档案原件作为正本，对于机密性较高的人事档案，可根据工作需要和人员管理情况建立副本。

　　第七条人事档案的建立

　　(一)集团公司总部新进员工由人力资源中心按要求收集整理求职人员原始求职材料，并对于员工在岗位工作期间形成的各类档案资料须及时予以补充完善。

　　(二)集团公司人力资源中心授权自行招聘的各分(子)公司直接按人事档案建档要求，经该公司人事负责人审核后建立并逐步完善各员工的人事档案。分(子)公司人资科于每月的5日前将员工电子文档花名册上报集团人力资源中心。

　　(三)员工所在部门人事助理建立本部门员工基础档案，并对员工在职期间相关个人信息资料(身份证号、联系方式、家庭住址、户籍地、学历、职称、岗位)的变更情况的记录于每月5日前以电子文档上报集团人力资源中心。

　　第八条人事档案的编号

　　(一)人事档案编号构成：档案代码+四位数字，按顺序编号。

　　(二)各分(子)公司、部门人事档案代码取正式名称前三个字的汉语拼音第一个字母(大写)，如采购管理中心，其人事档案编号为cgg。

　　(三)员工辞职后的档案编号继续保留，不重复使用。

　　(四)同一部门员工的档案要求放在一起，每10名员工的人事档案存放在同一个档案袋内，调动或辞职抽出后不添加新的员工档案，若档案袋中员工档案已抽完，此空档案袋继续保留。抽出档案后应该在档案袋上予以标明。

　　第九条人事档案建立的具体程序

　　(一)集团人力资源中心以及各分(子)公司人事部门对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求。

　　(二)按照材料的属性、内容确定其归档的具体顺序。

　　(三))在档案袋目录上登记材料名称及其相关的内容。

　　(四)将新的材料存入档案。

　　第十条员工在职期间形成的培训、奖惩(考核)、晋升等材料的收集、整理与归档。

　　(一)大学生、聘用人员、科级(含)以上管理人员在职期间所形成的新档案材料，由所在公司、部门每半年整理一次，后备管理干部的材料由其所在公司、部门每月收集整理一次，统一交集团公司人力资源中心存档。

　　(二)其他员工在职期间所形成的培训、奖惩考核、晋升等人员在职期间所形成的新档案材料由所在公司、部门按季度定期收集、整理，并要求归档。

　　三、人事档案的转递

　　第十一条人事档案转递的具体程序

　　(一)人事负责人依据人力资源调配通知单或调令取出应转走的员工档案材料。

　　(二)在档案袋的人员编号及姓名后注明抽出的时间、原因(调动、辞职辞退和开除、自离、晋升等)及转入地点。

　　(三)填写《人事档案转递通知单》。

　　(四)将《人事档案转递通知单》放入员工档案一起，并将档案袋密封后转往相应公司、部门。

　　(五)收档公司、部门在收到档案，核对无误后，必须在《人事档案转递通知单》的回执单上签字盖章，且及时反馈到转出公司、部门。

　　第十二条人事档案材料在转递过程中要严格执行保密制度，按要求装袋密封交接，并在封口处加盖公章，且不能由员工本人带走，携带人员严禁私自拆封偷阅档案。

　　第十三条员工晋升科级(含)以上级别，转正后一月内由所在公司、部门按转档程序和要求将档案提交集团公司人力资源中心;科级管理干部被免职后，其档案材料由集团公司人力资源中心按照转档程序和要求转往相应公司、部门。

　　第十四条员工离职后由其所在公司、部门一月之内将其档案抽出，装订成册存档，并妥善保管二年。销毁时须填写《档案销毁申请单》，经集团公司人力资源中心核准后予以销毁。

　　四、人事档案的查询、借阅

　　第十五条档案查询和借阅应按程序办理

　　(一)档案的查询应先申请，说明查询的对象、理由和范围，所在公司、部门人事负责人批准后，方可登记查阅。不得随意让人查阅员工档案。

　　(二)外借员工档案须经所在公司、部门总经理批准，并办理借档登记。最长借阅期限为一星期。若需延长，需办理续借手续。

　　(三)各公司、部门、个人需要出具人事档案证明材料，由所在公司、部门开具介绍信，说明理由，再由集团公司人力资源中心或所在公司人事部按规定予以办理。

　　(四)人力资源中心或各公司、部门内部查阅、借档和出具证明也应按照程序进行。

　　五、人事档案的保管

　　第十六条人事档案保管必须严格遵守保密的原则。

　　第十七条人事档案管理必须由专人负责，定期检查核对，确保档案完整、准确。

　　第十八条人事档案存放必须配备专门设备，不得与其它档案混放一起。

　　第十九条人事档案存放应做到安全、保密、防火、防潮、防盗。

　　第二十条任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。

　　六、考核办法

　　第二十一条凡出现以下情况，将根据情节轻重分别扣除所在公司、部门人事负责人绩效奖金20-50元/次：

　　(一)人事档案不全的。

　　(二)档案交接不清致使员工档案丢失的。

　　(三)不遵守人事档案保密制度的。

　　(四)不履行正当手续将人事档案带出档案保管场所的。

　　(五)不按规定销毁人事档案的。

　　人资档案管理制度2

　　1.各部门办理完毕的文件和资料，收集后要按条款类目分别存放，经检查齐全后，整理立卷归档。

　　2.酒店的文件保存、归档办法按字母顺序排列，按题目分类或是按地区、时间等形式分类，必须在档案夹里清楚地标明并把档案保存好，对每一份文件所归入的档案类目都要清楚地注明。

　　3.熟悉自己管理的档案，了解各部门的归档制度，每天将资料清理归档。

　　4.每年清理一次档案，准确地做好文件索引。

　　5.归档前要先把资料进行分类，可把材料按类别分组装入一个待办卷宗，所有材料分类结束后，进行归档整理，归档时要注意整洁。

　　6.立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件要把正文和底稿、文件和附件、请示和批复放在一起，卷内页号一律标在右角，案卷目录打印四份，卷内目录打印五份。

　　7.档案的.厚度一般为1.5～2公分，装订前要拆除金属物，做好文件材料的检查。纸面过大的书写材料，要按宗卷大小折叠整齐；对字迹难以辨认的材料，应当附抄件，案卷标题要标明作者、问题或名称，文字要简练、准确，用毛笔或钢笔书写，字迹要端正；对破损或褪色的材料，应当进行修补和复制，装订部位过窄或有字迹的材料，要加纸衬边。

　　8.根据卷内文件之间的联系还要进行系统排列、拟写案卷标题、编组号、填写案卷封面、确定保管期限、装订案卷、编制案卷目录等。

　　9.案卷按年代、机构排列，永久与长、短期案卷分开保管，并要编上顺序号并注明存放案卷的年号与卷号。

　　10.每年检查一次档案材料的数量、保管质量等情况，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全。

　　11.对于已失去作用的档案要及时销毁，或用碎纸机进行处理，销毁档案材料要经过认真鉴定，确定销毁的档案材料必须列册登记，送领导审批后方可销毁。

　　12.做好保管工作，档案室的房门窗要坚固，落实防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠等措施。

　　13.销毁档案材料时，必须指派专人监销。

　　人资档案管理制度3

　　为了加强干部人事档案建设，做好档案材料的收集归档工作。根据中组部及省、市有关规定，结合我局实际，特建立健全本局干部人事档案收集归档管理制度。

　　一、指导思想

　　干部人事档案材料，是党组织和组织人事部门历史地全面地考察了解干部和正确选拔使用人才的重要依据。因此，在材料的收集中要本着实事求是的原则，着重收集反映干部政治思想、品德作风、业务能力、学识水平、工作实绩等材料充实档案，有效地为干部人事工作服务，为组织决策工作服务，为环保队伍可持续发展服务。

　　二、主要收集范围

　　1、干部、职工的履历表、简历表、登记表；自传和属于自传性质的材料。

　　2、考察、考核干部工作中形成的有关材料：鉴定（自我鉴定）、考察、考核材料、年度考核登记表等。

　　3、学历、学位、学绩、培训和专业技术情况的材料：国家承认的各类学历教育的学生（学员）登记表、学习成绩表、毕业生登记表、鉴定表、学位、学历证明书；三个月以上培训结业成绩登记表、学习鉴定等。

　　4、评审（考试）专业技术职称（资格）和聘任专业技术职务工作中形成的有关材料：专业技术职务任职资格评审表、专业技术资格考试成绩合格登记表、聘任专业技术职务审批表，初定、套改和晋升专业技术职务审批表等材料。

　　5、政审工作中形成的材料：调查报告、审查结论、上级批复、

　　本人对结论的意见或情况说明；作为结论依据的调查证明、证据材料。更改姓名、参加工作时间等形成的有关材料。

　　6、党、团组织建设工作中形成的有关材料：入党志愿书（已批准转正的）、入党申请书、转正申请、入党政审材料、入党积极分子考察登记表、党员登记表、民主评议党员等材料；入团志愿书、申请书、退团材料；加入民主党派的有关材料。

　　7、表彰奖励活动中的有关材料：劳动模范、先进工作者、有突出贡献优秀专家，国家科技奖、优秀党务工作者、优秀党、团员等审批表。先进事迹登记表，立功、受勋、嘉奖、通报表扬等表彰材料。

　　8、纪检、监察、法院和行政管理等部门工作中形成的有关材料：处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实（调查）报告，本人检查、对处分决定的意见，撤消处分的有关材料，通报批评材料；法院判决书等材料。

　　9、干部任免、调动、军队干部转业安置等工作中形成的有关材料：干部任免审批表（包括考察材料）；干部调动鉴定、退（离）休审批表等，考试录用和聘用干部工作中形成的材料：报考登记表和录用审批表，考察材料，聘用审批表和合同书，续聘、解聘和辞退材料，辞职审批材料等。

　　10、办理工资、待遇等工作中形成的材料：转正定级审批表、各种工资变动审批表、登记表、提职晋级工资审批表；享受专家特殊津贴的呈报表；解决各种待遇问题的审批表、批复材料等。

　　11、办理出国（出境）审批工作中形成的有关材料：因公出国（出境）审批表、备案表等。

　　12、党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会以及民主党派代表会议工作中形成的有关材料：代表登记表、委员简历、政绩材料等。

　　13、健康检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料：严重慢性病、身体残疾的体检表，工伤致残诊断书，确定残疾等级的有关材料。新录用干部体检表和毕业生分配工作体检表等材料。

　　14、办理丧事形成的有关材料：悼词、生平、报纸报道、讣告、非正常死亡的调查报告及遗书。

　　三、收集方法

　　1、建立健全由局人事处牵头，局属各单位人事干部（或指定专人）分工负责收集管理干部人事档案材料的收集管理网络。

　　2、形成干部人事档案材料的部门，在形成材料后的一个月内按要求将材料送交人事处分管干部。

　　3、干部人事档案管理部门，应掌握形成干部人事档案材料的信息，有计划地收集新形成的材料，做到每季度收集一次，年终汇总整理。同时要及时将收到的材料归入档案袋内，每两年装订入卷归档一次。

　　4、局人事部门应根据工作需要，适时布置填写干部履历表及时充实档案内容。

　　四、归档要求

　　1、收集归档材料，必须是办理完毕的正式材料。要求真实、完整齐全、手续完备、文字清楚、对象明确并写明承办单位或个人署名，有形成材料的日期。

　　2、归档的材料，凡规定由组织审查盖章的须有组织盖章，规定要同本人见面的材料（如考核结果、退休退养审批表、审查结论、处分决定等），一般应由本人签字，特殊情况下可由组织注明。

　　3、对于手续不完备或不规范的材料要及时退回材料形成部门补

　　办手续，限期15天内返回。对不属于进档的材料要及时转往有关部门或退还本人。

　　4、档案材料必须统一使用16开规格的办公用纸。不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水和复写纸书写。

　　5、干部人事档案工作人员，要忠于职守，熟悉业务，掌握政策，认真鉴别，严格把关，保守机密。认真负责地做好干部人事档案材料的收集归档工作。

　　五、本制度自发文之日起实行，由局人事处负责解释。

　　人资档案管理制度4

　　（一）、保管干部人事档案，为国家积累档案史料。

　　（二）、收集、鉴别和整理干部人事档案材料。

　　（三）、办理干部人事档案的查阅、借阅、转递和统计。

　　（四）、登记干部职务、工资的变动情况。

　　（五）、为有关部门提供干部的情况。

　　（六）、做好干部人事档案的安全、保密、保护工作。

　　（七）、调查研究干部人事档案工作情况，制定规章制度，搞好干部人事档案的业务建设和业务指导。

　　（八）、推广应用干部人事档案现代化管理技术。

　　（九）、定期向档案馆（室）移交死亡干部的人事档案。

　　（十）、办理其他有关事项。

　　人资档案管理制度5

　　第一章总则

　　第一条人事档案工作是人力资源管理工作的重要基础工作之一，是档案工作的重要组成部分。人事档案是员工个人经历和社会实践的记录，是历史、全面地考察了解和正确选拔、用人的重要依据。

　　第二条员工人事档案由人力资源部集中保管，其任务是：收集、保管、鉴别、整理员工人事档案材料，办理档案的查询、借用和转递，建立科学的档案检索工具。调查研究档案工作情况，逐步实现人事档案管理的科学化和现代化。

　　第三条贯彻执行国家关于员工人事档案工作的法令、政策和规定，结合我司的实际情况制定员工人事档案工作的规章制度，并负责组织、监督、指导和检查执行情况。

　　第四条严格执行员工人事档案使用借阅规定，严格执行保密制度，同时确保档案的安全。

　　第二章人事档案归档范围和要求

　　第五条归档范围

　　(一)在人力资源工作中形成的履历表、简历表、自传和属于自传性质的材料。

　　(二)鉴定、考核、考察工作中形成的有关材料;民主评议干部的综合材料，组织审定的考察材料等。

　　(三)审计工作中涉及个人的有关处分材料。

　　(四)成人教育(大中专)、党校、学生(学员)登记表、考生登记表、学习成绩表、毕业生登记表、鉴定表、授予学位的材料、学历证明书、学习鉴定、博士后研究人员工作期满登记表等材料。

　　(五)评聘专业技术职称工作中形成的有关材料：专业技术职称任职资格申报表、聘任专业技术职务审批表及考核材料等。

　　(六)政审工作中形成的材料：调查报告，审查报告，上级批复，本人对结论的意见，检查交代或情况说明材料;作为结论依据的调查证明、证据材料：甄别、复查结论(意见、决定)、调查报告、批复及有关的主要依据材料。

　　(七)更改姓名、民族、出生日期、国籍、入党入团时间、参加革命工作时间等工作中形成的有关材料;个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料，上级批复等材料。

　　(八)党、团组织建设工作中形成的有关材料：

　　1、中国共产党入党志愿书(已批准转正的)、入党申请书、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料及有关的证明、考察材料;团员登记表、民主评议党员中认定不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要事实的依据材料;取消预备党员资格的组织意见，退党材料。

　　2、中国共产主义青年团入团志愿书、申请书、团员登记表、退团材料。

　　3、加入民主党派的有关材料。

　　(九)表彰奖励活动中形成的有关材料：

　　劳动模范、先进工作者、优秀党务工作者、优秀党、团员等审批表，立功、嘉奖、通报表扬等以及在其他工作中形成的表彰材料。

　　(十)纪律检查、监察、法律部门和行政管理部门工作中形成的有关材料;处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实(调查)报告，本人检查、交待、对处分决定的意见;撤消处分的有关材料;法院判决书;复查甄别报告，决定(结论)、上级批复等。

　　(十一)任免、调动、军队干部转业安置工作中形成的有关材料：任免审批表;考察材料;军队转业干部审批表;授予(晋升)军(警)衔审批表;转业鉴定;定职、定级材料;离退休审批表等材料。

　　(十二)考试录用形成的有关材料：录用审批表，聘用审批表和合同书，政审结论和有关证明材料，辞退材料，辞职审批材料等。

　　(十三)办理工资、待遇等工作中形成的材料：转正定级审批表、各种工资变动审批表，提职晋级和奖励工资审批表;享受专家特殊津贴的呈报表;解决各种待遇问题的审批表，批复材料等。

　　(十四)办理出国(出境)审批工作中形成的有关材料：因公出国(出境)审批表、备案表;因私出国(出境)审批表等材料。

　　(十五)参加区县级以上(包括区县级)党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会，以及民主党派代表会议的代表登记表等。

　　(十六)健康检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料：有严重慢性病、身体残疾的体检表，工伤致残诊断书，确定致残等级的有关材料，新录用人员体检表等。

　　(十七)其它起重要依据作用的材料。

　　第六条收集方法

　　(一)为了使员工档案能够适应人力资源管理工作的需要，要经常通过有关部门收集员工任免、调动、考察考核、培训、奖惩等工作中新形成的反映员工德、能、勤、绩、廉的材料，充实档案的内容。

　　(二)建立主动送交员工档案材料归档的工作制度，及时地将新形成的员工档案材料送交人力资源部归档。

　　(三)有计划地布置填写员工履历表、鉴定、自传等，并及时将这些材料补充进员工档案。

　　(四)人力资源部要严格执行中组部有关人事档案收集归档的各项规定，主动和有关部门协调好档案的收集方法和程序，以使员工档案材料及时完成归档。

　　人资档案管理制度6

　　(一)干部人事档案材料收集制度

　　1.严格按照中组部《干部人事档案材料收集归档规定》，明确收集范围，认真做好干部人事档案材料的收集与补充工作;

　　2.档案工作人员要积极主动地与干部人事档案材料形成部门取得联系，及时掌握形成干部人事档案材料的信息，主动地索要应归档的人事档案材料;

　　3.干部人事档案材料的形成部门，应在形成正式材料后的一个月内，将材料送交校档案馆人事档案室归档;

　　4.档案工作人员对收集的干部人事档案材料，要认真进行核对，对缺少的材料要逐一进行登记，及时催要，对不符合归档要求的材料，要及时通知形成档案材料部门补送材料或补办手续，形成材料的部门要按规定认真办理;

　　5.对不属于归档的材料要及时退回材料形成部门。

　　(二)干部人事档案材料鉴别、归档制度

　　1.严格把好干部人事档案材料“入口关”，对收集的档案材料要认真鉴别，严格审核;

　　2.归档材料必须是办理完毕的正式材料;

　　3.归档材料必须齐全完整、真实、文字清楚、对象明确、手续完备，有承办单位的签章或个人署名，有形成材料的日期;需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归入档案;

　　4.残缺不全、头尾不清、不符合归档要求的材料，不能归入档案，不属于归档范围的材料不得擅自归档;

　　5.干部人事档案材料应统一使用16开纸(19×26.5厘米)，材料左边应留出2—2.5厘米的装订边，不得使用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写，不得用计算机打印签名;

　　6.凡属于应归入干部档案的材料，应按照中组部《干部档案整理工作细则》进行整理立卷，零星档案材料每两年装订入卷一次。

　　(三)干部人事档案查(借)阅制度

　　1.查(借)阅干部人事档案必须是中共党员，并填写《查阅干部档案审批表》，由查阅单位负责人签字，档案馆领导审批后，方可查(借)阅;

　　2.任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案;

　　3.查(借)阅档案时，档案工作人员应根据规定，确定是否提供或是确定提供材料的范围，凡与查阅内容无关的材料，不得翻阅，并对提供查阅的档案进行登记;

　　4.查阅人员必须严格遵守保密制度，不得泄露或擅自向外散布档案内容;

　　5.查阅人员未经许可，不得擅自摘录或复制档案内容;

　　6.查阅人员必须爱护档案，严禁在档案材料上涂改、圈划、批注、抽取、增添、撤换、损坏档案;违反者应视情节轻重，予以批评教育，直至纪律处分;假公济私者，按违犯《中华人民共和国档案法》处理;

　　7.档案一般不外借，特殊情况须借用时，要说明理由，经档案馆领导批准，严格履行借阅手续，方可借出，借阅档案一般不超过15天，并不准擅自复制、抄录及转借他人;不准携带档案材料进入公共场所参观、游览、探亲访友。

　　(四)干部人事档案转递制度

　　1.转递干部人事档案必须做到及时、准确、安全;

　　2.干部因工作调动或职务变动档案转出，档案工作人员在接到调档函后，经人事处签章及档案馆领导审批后，一个星期内将档案转给新的主管单位;

　　3.转出的档案必须完整齐全，并按规定进行认真的检查、整理装订，不得扣留材料或分批转出;

　　4.转递档案必须按统一规定的《干部档案转递通知单》的项目详细登记，严密包封;

　　5.干部档案应通过机要交通转递或派专人送取，严禁邮寄或交本人自带;

　　6.转出的档案逾期一个月未收到回执的，应发函或打电话询问，以防丢失;

　　7.收到转递来的档案，经检查核对无误后，应在回执上签名盖章退回发档单位。

　　(五)干部人事档案检查核对统计制度

　　1.建立档案工作台帐登记制度，做到勤检查、勤核对，每年全面检查核对统计一次档案，发现问题及时解决;

　　2.提供利用后的干部人事档案，入库前要认真检查，仔细核对，确认无误后方可入库;

　　3.干部档案转出或转入时，要认真对照目录检查核对，防止张冠李戴放错卷或缺少材料;

　　4.整理好的干部人事档案入库前，还要逐卷逐份逐页进行检查核对，发现差错及时纠正。

　　(六)干部人事档案的保管、保密制度

　　1.严格遵守党和国家的保密法规，认真履行职责，严格照章办事，做好干部人事档案的保管保密工作;

　　2.非档案工作人员一律不得进入库房;

　　3.档案工作人员要严格执行查(借)阅档案审批手续，不得擅自扩大档案的利用范围，不得将档案私自带出档案室或私自借给他人：

　　4.认真做好防盗、防火、防潮、防高温、防尘、防虫鼠、防光、防有害生物等“八防”工作;

　　5.严禁吸烟，保持库房的清洁和库内适宜的温湿度(温度14℃—24℃、相对湿度为45% —65%);

　　6.坚持库房检查制度，每周检查一次，防止不安全因素发生，发现异常情况，应及时采取措施，确保档案安全;

　　7.坚持值班制度，下班前档案要入库，关好门窗，切断电源;

　　8.严禁个人私自保存任何人的档案材料;

　　9.档案工作人员调动时，必须严格履行交接手续;

　　10.对违反保密制度造成失、泄密事件的单位和个人，应视情节轻重，根据《中华人民共和国档案法》第二十四条规定给予处罚。

　　(七)人事档案管理人员职责

　　1.热爱本职工作，忠于职守，认真负责保管好教职工人事档案，为国家积累档案史料;

　　2.建立人事档案台帐，及时收集、鉴别、整理干部档案材料，及时报送省管干部档案材料;

　　3.严格执行档案管理规章制度，认真办理人事档案的查(借)阅和转递;

　　4.及时登记教职工职务、工资变动情况;

　　5.为学校及有关部门提供教职工情况;

　　6.维护人事档案的完整与安全，做好人事档案的保密保护工作;

　　7.调查研究全校人事档案工作情况，制定和修订规章制度，搞好人事档案的业务建设和业务指导;

　　8.完成领导交办的其他事项。

　　人资档案管理制度7

　　为了提高档案管理水平，有效地保护和利用人事档案，更好地为我校人事工作服务，根据党的干部工作方针、政策和《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》，特制定本制度。

　　一、保密制度

　　1.认真贯彻执行党和国家有关保密工作的方针、政策和规定，严格按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》，做好人事档案的保密工作。

　　2.加强组织纪律，坚守工作岗位。

　　3.人事档案管理部门应设立专用档案库房(室)，配备铁质档案柜，妥善保管人事档案。

　　4.人事档案库房(室)必须具有防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施。安全措施应当经常检查，保持库房的清洁和温、湿度，发现问题，立即报告，及时采取措施。

　　5.人事档案库房(室)和档案柜，应明确专人管理。管理人员变动时，必须办理好交接手续。

　　6.无关人员一律不得进入档案库房(室)。

　　7.严禁用电话、电报索取或提供有关人员的全面材料和涉及个人政治历史问题或其他重要问题的材料，严禁任何人携带人事档案材料进入公共场合和娱乐场合，不得在电话或公共场所中谈论或汲及到有关人事档案材料的内容。

　　8.对利用人事档案的人员，进行保密宣传，以防边阅档案边议论档案内容。

　　9.人事档案材料的转递，严格密封，通过机要传递或专人送达，尽量避免本人自带。

　　10.人事档案工作中形成的各种草稿、废纸等，不得乱扔、乱抛，一律按密纸处理或销毁。

　　11.人事档案一般不外借，但领导或有关人员因工作需要借阅时，要严格办理借阅手续，借阅期限一般不得超过五天。

　　12.属归档的材料，及时转入本人档案，须转递的档案，做好移交签字登记手续。

　　13.严禁任何人私自保管他人档案，人事档案管理人员不得保管本人和亲属的档案。

　　14.发现泄密事件，认真处理。

　　二、归档制度

　　1.按照《干部人事档案收集归档规定》，经常通过有关部门收集工作调配、干部任免、组织发展、职称评聘、考察、考核、培训、奖惩、学历变更、工资套改等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩、廉的文件材料，充实档案内容。相关部门应配合人事处及时做好人事档案材料的整理、归档工作;材料归档范围具体见附件。

　　2.校属各单位要建立主动送交人事档案材料的工作制度，并确定1-2名专兼职人员负责收集本单位的归档材料，属于归档范围的人事档案材料，在材料形成后，经有关部门审查签章后送交人事档案室归档。

　　3.每年引进毕业生及调入人员的人事档案必须在报到之日起两个月内转至我校，没有特殊情况而逾期不到或材料不全的，学校将缓发其工资与津贴，并暂停兑现其他相关待遇。

　　4.收集的人事档案材料，必须经过认真的鉴别，属于归档的材料应真实准确，完整齐全，格式规范、文字清楚，对象明确，手续完备、具有保存备查价值。需经有关部门审查盖章或本人签字的，应在盖章签字后方能归档。

　　5.不属于档案范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理。凡销毁材料需经人事处负责人批准，由专人负责监销。

　　6.人事档案材料，须统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。

　　7.每年引进人员要填写干部履历表或补充表，充实干部人事内容。

　　8.对收集的材料，要做好收集登记和交接手续。

　　三、鉴别制度

　　1.收集的材料必须经过鉴别，未经鉴别，不得随意归档或擅自销毁。

　　2.鉴别工作分别在接收材料归档时和整理过程中进行。

　　3.鉴别要以有关文件规定为依据，严肃认真，确保真实、完整、精炼、实用。

　　4.归档的材料必须真实完整，字迹清楚，对象明确，手续完备;对不该归档的材料，要区别处理，凡销毁材料，必须详细登记，并报主管负责人审查批准。

　　5.人事档案材料应按照《干部档案整理工作细则》进行整理立卷。

　　四、整理制度

　　1.整理人事档案，要先对缺少的干部人事档案材料进行补充，并备齐卷皮(盒)、目录纸、衬纸、切纸打孔机(缝纫机)等必备的物品和设备。

　　2.整理要做到：干部人事档案材料鉴别和分类准确，编排有序，目录清楚，装订整齐。

　　3.整档人员必须熟悉党的干部工作方针、政策和档案工作的专业知识，掌握整理人事档案的有关规定和基本方法技能，认真负责地做好整理工作。

　　4.必须认真执行《档案法》、《保密法》、《干部档案工作条例》等有关法规，严格遵守安全保密制度，保守党和国家的秘密。

　　5.人事档案按新《条例》和《干部档案整理工作细则》规范地整理，零材料及时装订入卷。

　　6.不得擅自涂改、抽取或伪造档案材料。按规定剔出的档案材料，必须认真登记，需销毁的材料，经主管领导批准按规定销毁。

　　7.整档过程中，要切实做好防火安全保密工作，整理室内严格吸烟，严防丢失和汇漏档案内容。

　　五、借阅制度

　　1.查(借)阅人事档案的人员原则上是党委组织部、人事处干部或二级单位书记、主任，必须是中共正式党员。

　　2.查(借)阅人应在借阅前认真填写《干部人事档案查(借)阅登记表》。

　　3.复印借出人事档案材料应认真核实签署意见并加盖“河南城建学院人事处”公章，方能有效。校外单位和本校工作需要查用档案，须在人事处领导同意后，方可查(借)阅。

　　4.查(借)阅档案，严禁涂改、圈划、撤换档案材料。查阅时不得泄露或擅自向外公布档案内容，违反者视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。属于假公济私者，按照《中华人民共和国档案法》处理。

　　5.查阅档案的单位或个人，不得擅自-拍摄复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须请示人事档案主管部门审查批准后才能复制(拍摄)。

　　6.档案不外借，如必须借出使用时，要说明理由，经主管部门负责人批准，并严格履行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人。

　　六、转递制度

　　1.递人事档案或材料必须做到及时、准确、安全。

　　2.人事档案应通过机要交通渠道转递或派专人传送，一般情况下，不准公开邮寄或交本人自带。如外单位派专人来提取，必须持人事部门出具的介绍信，一般介绍信不予办理。

　　3.递档案时，必在转出手续完备的前提下，须经人事处

　　有关负责人同意签署意见并由主管人事工作校领导同意后方可转出。有关部门同时把本人的现实表现、体检表或技术档案转入人事档案室，由人事档案室统一转递，不得扣留材料或分批转出。档案转出后，逾期一个月未见对方退回回执应写信或电话催回，以防丢失。

　　4.使人事档案能够随着我校的人事变动，干部职务变动而及时调整，人事处及组织部应将人事变动情况、干部调动单位和任免通知及时通知人事档案室。因商调而转出档案后，人事处有关负责人应及时通知人事档案室此人是否商调成功，如未商调成功有关部门负责人应在一个月以内追回档案，最多不超过三个月。

　　5.职工因辞职、退职、自动离职或被学校解除合同、终止合同、除名、开除等，在没收到接收单位人力资源管理部门转来的转递档案通知单前，其档案仍由人事档案室保管;但要从处理决定下达之日算起，按有关部门的收费规定收取档案保管费。自动离职人员的人事档案必须在外调手续完备的情况下，方可转出。

　　6.校各部门应积极配合人事档案室做好教工档案的转递工作。

　　7.不属于在职人员的代管人事档案，在档案转出时，按照学校有关文件规定收取管理费用和其他费用。

　　8.是转出的干部人事档案或材料要严密包封，并加盖机密章，有关人员认真填写《干部人事档案转出登记表》。

　　七、核查制度

　　1.事档案管理部门对所管理的档案要定期的进行检查核对，一般每半年核对一次，发现问题，及时解决。

　　2.提供利用的人事档案，再回收时，要严格检查，经核对无误后，方可入库。

　　3.理好的人事档案入库前，要逐人、逐卷、逐份、逐页进行检查核对，发现错误，及时纠正。

　　4.出和接收人事档案时，应将材料与目录检查核对一遍，防止张冠李戴或缺少材料。

　　5.收集的人事档案材料，应检查是否属于归档材料，是否齐全完整，是否符合归档要求，是否手续完备。

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