商务信件及电子邮件礼仪

商务信件及电子邮件礼仪

　　应酬书信和电子邮件是商业和职场领域使用频率较高的形式。因为在整个商务流通领域，很讲究情感的联络和交往，以此来增进友谊，促进贸易。以下是YJBYS小编为您整理的商务信件及电子邮件礼仪，希望对您有帮助!

　　商业信件分类

　　所有客户往来的商业信件要在对方的名字前面加上其职务称谓，如“王博士”、“李经理”等。信件的结尾包括自己的联系方式和日期。公司内部的其他书面文档也要保持简洁扼要、通俗易读。每个公司对内部的信件交流格式有自己的一套规范，但我在这里不是要讨论“办公室备忘录”的，虽然它是员工之间最常见的书面沟通方式。我们这里要关注的是公司与外部书面沟通的方式和内容，不包括法律文件和合同。

　　商业信件主要分为以下几类：介绍信、推荐信、称赞信、投诉信、解决商业纠纷的信函、要求信和拒绝信等。

　　1.称赞信

　　如果你满意对方的产品或服务，写一封称赞信。虽然很多人不会这么做，但这是和对方建立良性关系的开端。如果你很满意餐厅经理的服务，那么写一封称赞信给他的上司，一方面你对他职业的发展有很大的帮助，另一方面和他建立好关系，今后能继续接受他的优质服务。所以这类利己利人的信件，大家应该愿意写，常常写，因为这能带来双赢。

商务信件及电子邮件礼仪

　　2.推荐信

　　往往是推荐一个人申请学校或工作，里面的内容要包括你和对方的关系，你认识对方的时间长短，用例子来说明他的特征，例如你要说这个人勤奋，那么举一个例子来说明这点。离职前，我总习惯请老板或与我共事的同事写一份推荐信。个人的推荐信或者提名信是赢得下次工作的有力工具。

　　3.投诉信

　　首先，投诉信要写给这个组织的最高的领导。其次，避免用情绪化的词语，要对事不对人。在投诉信的第一段，先将事由作客观的总结，让对方明白写信的目的。之后讲一些具体的事实，例如发票号码、事情发生时间和地点。投诉信也要尽量保持对对方的鼓励性的态度，例如“我知道贵餐厅的服务很有名，我也常常是因为餐厅的服务而前来用餐，我想这个服务员的服务并不能代表整个餐厅的服务水平”等文字。投诉信最难写，可如果写的是“服务水平”，对方会比较心平气和地处理这个投诉。最后的一段是你对解决问题的建议，不要很离谱很贪心，要合理。如果对方卖给你的货，在使用一周后坏了，可以提议退货、换新的，或在规定时间内修好。最后一句话应该是鼓励性的，例如“我相信贵公司的服务是高水平的，也希望这件事情能够合理解决，今后我们还可以继续合作”

　　4.解决业纠纷的信函

　　因为各种原因，在我们购买完某商品后，我们常常需要和对方讨个减价，或要求赔偿、退货。在商业纠纷信中应附有购买商品的收据复印件，让对方可以在自己的文件中追溯。商业纠纷信的内容要简单明了。

　　5.要求信

　　要求信的内容包括要求对方开机票，或将某份文件寄给你等。这类信主要包括对方需要的最基本信息即可，不需其他太多文字。

　　6.拒绝信

　　商务往来中的拒绝信是一个建立自己品牌、宣传自己的机会。要强调的重点不是对方不适合你，而是双方互相不适合。还要保持一个开放的心态，表示我们仍有兴趣与你合作，如果今后有机会，可以继续探讨合作的可能及合作方式。

　　书面沟通优点

　　1.一目了然：白纸黑字能使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的共识一目了然，并保持跟进直至工作完成。当讨论的结果被记录下来、经详细商讨并最终写在纸上时，投机取巧的人就没有施展拳脚的空间了。

　　2.书面跟进：能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历史档案的功能。例如：我要协调团队完成一项销售任务，时间非常有限，离规定的完成日期不远，此时准备一份书面备忘录给我的队员、主管以及合作伙伴，将使我更加清楚采取什么步骤，如何对每个人进行跟进。它促使每个人共同关注一件事、说同一种语言，以及清楚哪些已经做完，还有哪些需要做。最后，书面跟进能保证论功行赏。能确保分辨出哪些人履行了承诺，哪些人因及时完成了工作而得到肯定。

　　3.充当意见不和、起争端时的证明：没有人是完美的。毫无疑问，每一个工作项目都面临特殊的挑战，不管这种挑战是运筹上的还是人际关系上的。书面记录能帮人关注于事实而不是感受，或其他个性和工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端。

　　应酬书信具体书写原则

　　应酬书信是商业领域使用频率较高的书信。因为在整个商务流通领域，很讲究情感的联络和交往，以此来增进友谊，促进贸易。这类书信与一般书信的礼仪要领和格式基本相同。应酬书信一般由笺文和封文两部分组成。写信是借助文字向受信人说话。要使对方感到亲切、自然、文明有礼并收到良好的交际效果，写信就要符合书写格式和书信语言的礼仪规范。否则，就会闹出笑话，影响交际效果乃至误事。

　　一、称谓要得体。

　　称谓即称呼，要符合寄信人同受信人的特定关系。一般来说，平时对对方称呼什么，信的开头就写什么。在格式上，称呼要在信笺第一行起首的位置书写，单独成行，以示尊重，它有很强的礼仪作用。写给非亲属关系的长辈，一般在姓氏后面加职务，如李经理、张校长，或以某老相称;写给自己敬佩的长者可在称呼前加上“尊敬的”三字，尽量避免指名道姓;对平辈或小辈则可直呼其名，或称兄道弟，或称“小王” 、“小李” ，也可以“同志”相称。

　　称呼之后一般还要加提称语，即用来提高称谓的词语，如对尊长用“尊鉴” 、“赐鉴” 、“钧鉴” 、“崇鉴” ;对平辈用“台鉴” 、“大鉴” 、“惠鉴” ;对晚辈用“青鉴” 、“收览” ;对女士用“芳鉴” 、“淑鉴” 、“懿鉴”(对年高者) ;对夫妇用“俪鉴” 、“同鉴” 、“均鉴”等。书信中的这种敬语使用时要注意与称谓相配合。