在所有的管理学理论中，几乎找不到对“职能”一词令人信服的解释，在所有的企业组织中，几乎没有看到过有人对“管理职能”有过明确的定义，在日常的管理实践中，几乎所有人都把职责、职能混为一谈，但是，在组织设计中，“职能”和“职责”却又是怎么都无法绕过的关键障碍，那么，职能到底是什么？它与职责又是一种什么样的关系？
首先，职能是一个组织或机构存在的前提，是一个组织必须发挥的作用和必须完成的任务，要是一个组织无职能可以承担或者承载不了规定的职能，也就发挥不了职能作用，这个组织可能就会失去存在的价值，也就没有存在的必要。比方说，一个企业设立了品质部，那么，品质部的管理职能一定是由“提升全员品质意识、改变全员品质观念、制定品质管理规章、制订品质检验规范、完善品质控制流程、实施全员品质培训、实施全程品质检验与巡查、进行品质督导与改善、体系运行与维护、 建立全员品管体系”等多项职能组成，但是，大多数企业的品质部门并不知道该承担如此多的职能，仅仅只是发挥了产品品质检验和判断的作用，那么，这个企业的产品质量一定好不到哪里去，这个品质部在组织中也一定没有威信。因为，其他关键职能都是缺失的。
其次， 职能来自于企业战略。职能不清必定影响企业战略。也就是说，组织结构设计好后，企业必须依据自己的战略同时进行具体的组织职能设计，必须依据组织整体战略赋予各部门正确的“管理职能”。否则，这些部门职能可能根本就无从发挥， 比方说，一个企业制定了发展战略，那么要成立人力资源部， 要将原有的“人事基础管理职能”升级为“人力资源开发”的战略职能。要是企业制定了“成本领先战略”，就需要综合采购、仓储、计划等原有基础职能，否则，就是“换汤不换药”。有一次，我去参加一个企业的“客户稽核缺失改善会议”。其中，客户列出了一条“设备标识不清、维护保养无记录”的缺失，就是属于职能不清所致，因为，该企业虽然有一个10多人的工程部，但却只能进行“设备维修”这一项职能，其他如：设备仪器统筹管理、设备改进、设备维护与保养、设备规范制订、现场设备操作技能培训等职能都不知道，自然也无法承担，设备管理之混乱自然可想而知啊。
职能是组织或部门的整体责任，职能也是岗位责任的基础，而职责只是岗位单个的责任。在组织规划设计时，必须依据部门的标准职能进行具体岗位设计和责任划分。这也是制定内部员额标准、实施内部员额控制的依据。因为组织职能必须是由多个岗位来承载完成的，也就是我们常说的“责任层层分解、目标级级实现”，否则，这个组织的岗位责任管理一定是混乱不堪的。
在这个意义上，职能包含的就是组织内部做事的责任和流程。也包含着组织整体的目标，也就是说，很多企业管理混乱，职能不清、目标不明、流程不完善，很多企业老是抱怨干部不承担责任，实际上就是缺乏对组织职能的正确认知和明确界定，导致组织各项工作的开展和责任的分配都只能凭各自的理解进行，造成普遍的职能缺失，这也是组织效率低下的根源，更是目前众多企业的基本现实。
要是你的企业管理混乱，那一定是责任没有办法落实，而责任无法落实一定是责任分配不到位，责任分配不到位就一定又可能是对组织职能的设计的忽略所致。锅里无水碗里自然会少汤。所以，组织规划前必须进行职能设计。