员工档案的管理制度
在现实社会中，很多情况下我们都会接触到制度，制度具有合理性和合法性分配功能。到底应如何拟定制度呢？以下是小编收集整理的员工档案的管理制度，仅供参考，大家一起来看看吧。
员工档案的管理制度1
1.目的
规范人事档案管理，加强档案管理的完整性、真实性、及时性和保密性。
2.适用范围
适用于公司员工纸质档案和电子档案的管理工作。
3.职责
公司管理部门为本公司员工人事档案的归口管理部门。
4．程序
4.1 员工人事档案以纸质档案和电子档案两种载体保存、纸质档案统一归入每位员工的个人
档案袋，电子档案以HR信息管理系统为平台进行统一管理。员工人事档案管理人员必须忠于职守，严格保密员工的信息资料。
4.2 档案建立：新员工经考核合格，入职之日起，即建立个人人事档案，起始档案材料包括：
身份证和学历职称证件的复印件、个人简历、个人信息表、户口本复印件、劳动合同等。
4.3 员工个人档案不经过公司档案管理人员归档，而是通过档案代保管服务机构进行代保管
本单位员工档案。如公司对员工档案材料（如鉴定、考核材料、离职、参加中国共产党、共青团的材料，奖惩材料等）的收集、维护、应当符合国家法律法规、政策文件的规定。档案材料交至档案代保管服务机构由档案代保管服务机构工作人员放入员工的档案。
4.4 档案资料收录：员工在职期间，管理部门应及时将员工的动态变动材料收录入个人的纸
质档案和电子档案，如：奖罚记录、职位调动、任命、借用、离职申请、考核管理等。
4.5 本部门职工的人事档案调阅需经部门主管、管理部经理批准。
4.6 调阅档案原则上在管理部门内部并在指定人员陪同下调阅。如需借出管理部门、需管理
部经理批准。
4.7 所有调阅档案，均需登记备案。
4.8 离职员工的人事档案，应在妥善保管一年以后销毁，部门主管以上人员、关键岗位人员
档案应妥善保管三年以上销毁。
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一、分管档案工作的局领导职责
1、组织全局性的宣传、贯彻、执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策的活动。
2、加强对局档案工作的领导，将档案工作纳入局的整体发展计划，列入局议事日程，督促分管部门按上级和局档案部门要求做好应做的工作。
3、关心档案工作和档案室的建设与发展，从人力、物力、财力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，改善工作条件，使档案工作与局各项工作协调发展。
二、局档案员职责
1、贯彻实施《档案法》、《山东省档案条例》等档案工作的法律、法规，建立健全档案管理制度。
2、对各有关处室形成的各种材料的收集、整理、立卷和归档进行监督和指导。
3、负责收集出国考察人员应当归档的有关材料和照片，收集领导同志外出开会的发言材料和带回的带有密级的材料。
4、负责管理全局各种门类和载体的档案，维护档案的完整、准确与安全，并为本单位各项工作的需要提供服务。
5、按时向上级主管部门报送档案工作统计材料。
6、按规定向档案馆移交应进馆的档案。
三、分管档案工作的各处（室）领导职责
1、配备具有较好政治业务素质的专（兼）职档案人员，并保持相对稳定。
2、将档案工作纳入本单位的议事日程（每半年研究一次档案工作），帮助专（兼）职档案人员解决工作中的实际困难。
3、组织本单位人员学习档案法规，执行局档案工作的规章制度。
4、疏通渠道，严格制度，督促有关人员注意平时各类文件材料的形成积累，积极配合专（兼）职档案人员的归档工作。
5、协同档案室监督、检查本单位文件材料预立卷、整理组卷、归档验收及档案鉴定工作。
6、负责检查本单位专（兼）职档案人员履行档案岗位职责情况。
四、各处、室专（兼）职档案人员职责
1、坚持平时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。
2、负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。
3、归档案卷做到组卷合理，页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。
4、保管好本部门应归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。
5、主动接收局档案员的业务指导和督促检查，按规定时间向档案室移交。
6、积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。
7、按档案室要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具。
8、按归档时间向档案室提供档案目录和统计年报表。
员工档案的管理制度3
一、目的
为了对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。维护人事档案材料完整，防止材料损坏，规范人事档案的管理，特制定本制度。
二、范围
本制度适用于对公司人事档案的执行管理。
三、职责
3.1 人力资源部人事管理课负责人事档案的建立、归档、保存、定期检查核对、转递、保密、统计等工作。
3.2 人事档案管理：集团公司人事管理课（宁波地区）负责本地区所有分公司、直属部门的人事档案管理工作。外地分公司的员工人事档案管理由当地人事管理部门负责管理工作。
3.3 集团公司人力资源部为本制度的归口部门，负责指导监督各部门、分公司的人事档案管理工作、负责本制度的编制及落实执行工作。
3.4 集团公司企业委员会负责本制度的审议及授权主管人签核，总裁负责本制度的批准执行。
四、人事档案管理的内容
4.1 员工人事档案归档及管理：新员工入职时将《员工应聘申请表》及相关证件（毕业证书、身份证、各类技术认证证书）复印件提交人事管理课，人事管理课根据《员工应聘申请表》建立员工人事档案（内容包括：该员工的应聘、录用、劳动合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等相关资料）并及时归档。归档的流程为首先对新的员工人事档案材料进行鉴别，其次按新员工的所在部门以及职务、性别等进行分类并确定其归档的具体位置并且在目录上补登新员工人事档案材料的名称及有关内容，最后将新员工的人事档案材料归档。
4.1.1确立两级档案管理制度：一级员工人事档案为员工入司随转的人事档案材料。二级档案为员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整情况、学历及职称变化情况、历年考核情况及员工基本情况复印件备查材料等。
4.1.2员工人事档案自员工到岗之日建立，每人一份，按部门、职务归类。员工终止/解除劳动关系时，应将该员工人事档案的材料归入公司离职员工人事档案类。
4.1.3员工合法终止/解除劳动合同时，由各相关部门负责人在《员工离职通知单》上签字，确认无遗留问题；员工相关档案调入单位时，人力资源部核对档案材料，密封该员工人事档案，连同开具的《档案材料转移单》及其它有关材料，转至调入单位并归档。相关手续《员工入职试工转正辞退作业管理制度》。
4.2 检查核对：人力资源部人事管理课档案管理员要定期（每月25日）对员工的人事档案进行检查核对并在《员工人事档案统计表》上签字，确保员工的人事档案的完整、安全。但是下列情况下，也要进行检查核对：突发事件后，如被盗、遗失、或水灾火灾之后；对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失；发现某些损失之后，如发现材料变酶、发现虫蛀等；检查完毕后必须在《员工人事档案统计表》上确认签字。
4.3 转递（员工异动）：档案转递过程如下，人事管理课档案管理员取出要转走的员工人事档案并在档案帐册上注销该员工的人事档案并填写《转递人事档案通知单》，按发文要求包装、密封。在转递过程中应遵循保密原则并且要求收档单位在回执上签字盖章。
4.4 保密制度：由人事管理课档案管理员负责人事档案管理。不得将人事档案材料带到公共场合。公司人事管理课对接受员工原单位转递而来的认识档案材料内容，一概不得加以删除或销毁，并且必须严格保密，不得擅自向外扩散。
4.5 统计：人事管理课每月25日须对员工人事档案的数量、人事档案材料收集补充情况、档案整理情况、档案保管情况、利用情况进行统计并填写《员工人事档案统计表》。
4.5.1人事档案统计分类：履历及相关证件材料、鉴定及考核材料、评聘及奖惩材料、其他可供公司参考资料。
4.5.2 人事档案统计信息要及时更新，人力资源部根据人员流动情况每月25日必须将相关人事档案的统计情况更新并填写《员工人事档案统计表》，提报人力资源部总监审核。
五、员工人事档案管理，应严格执行国家和公司有关规定。
查阅员工人事档案应经人力资源部总监（或总裁）批准，并办理登记手续。档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。
六、相关支持文件及记录
员工应聘申请表
转递人事档案通知单
员工离职通知单
员工人事档案统计表
公司员工人事档案管理制度
第一条、为确保人事档案的机密性，完整性和准确性，为人事决策提供信息和依据，特制定本制度。
第二条、本制度适用于公司所有员工的人事档案管理。
第三条、员工人事档案由人力资源部负责管理。
第四条、新员工第一次建档后，日后所有有关个人人事资料都随时归档，包括员工在职期间试用、考核、职位调动、工资晋升、培训记录、行政处分、奖励等，以保证档案的完整性、保密性及可查性。
第五条、新员工报到后按《个人资料档案目录》顺序进行建档，目录如下：
1、招聘登记表
2、聘用通知书
3、学历证、职称证、计算机等相关资格证的复印件。
4、身份证复印件
5、照片
6、员工转正申请表
7、聘用合同
8、奖惩材料
9、任免、升降、调薪等材料
10、其它材料
第六条、档案管理应由专人负责并建员工档案薄册，记载档案的接收、 存入、提供、使用和变动情况。
第七条、要做到分类准确、编号规范、排列有序、定期核对。
第八条、所有人事档案都属秘密文件，应妥善保管，不得随意泄密。
第九条、人事档案不允许无关人员查询。部门负责人有权查阅本部门员工的档案。总经理有权查阅任一员工的档案，除总经理外任何人不得查阅员工的工资档案。
第十条、任何人不得借阅自己本人档案。
第十一条、档案管理人员及档案查阅人员应严格保证档案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈划、污损、带出、丢失。
第十二条、收回档案时，档案管理人员必须认真检查核对，否则追究当事人的责任。
第十三条、离职人员档案保存期为一年。
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第一章总则
第一条为加强和规范员工档案管理，根据《中华人民共和国档案法》和劳动部发《企业职工档案管理工作规定》，结合公司工作实际，特制定本办法。
第二条员工档案建立范围
凡被公司招聘并录用的人员，均应同时拥有个人社会档案和公司员工内部档案包括电子档案、文本档案各一套。
第二章员工档案种类及运用
第三条个人社会档案：本公司员工的个人社会档案原则上要求均在西安市各人才中心托管，并随员工工作关系予以转接。
第四条员工内部档案：公司员工内部档案作为个人社会档案的补充，统一在公司存档由行政人事部管理，以方便行政人事部工作需求，并按年度视情移交归存到个人社会档案。
第五条公司员工内部档案收集的内容：
1、《员工应聘登记表》、《员工入职登记表》、身份证及户口本(或暂住证)复印件、最高学历证书和职称证书及职业资格证书复印件。以及其他有关员工职业、技能信息的相关证书、文件复印件。
2、《劳动合同》、《员工转正申请表》、职务任免文件、公司内部调令、社会保险转移缴纳证明、年度绩效考核表、工伤事故处理记录、退休、解除劳动合同证明书及其他相关离职手续文件等材料
3、《培训合同》、培训结业证书、奖惩文件或记录等其他资料。
4、参加中国共产党、共青团及民主党派的材料以及其他可供组织参考的材料。
第三章员工档案收集程序和归档标准
第六条收集办法：
1、个人社会档案：个人社会档案托管在西安市各人才交流中心的公司的员工，提出归档申请，由行政人事部统一向申请人档案所在人才交流中心移交员工内部档案信息，以形成员工社会档案的有效积累。移交社会档案的材料须加盖公章，并在公司员工内部档案中留存备查。
2、员工内部档案：公司新入职员工一律由行政人事部负责形成公司内部档案。凡本文所列应归档的各类资料，在职能部门内形成材料后的一周内按要求将材料送交行政人事部归档。
第七条归档标准：
1、归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真实，文字清楚，对象明确，有承办单位盖章或个人签字、有形成时间的日期。
2、一般要求用原件存档。如用复印件存档的，须加盖行政人事部门专用章后方可入档。
第四章员工档案的借阅
第八条员工档案除总经理和副总经理、行政人事部经理及主管人事的主管外，其余人员不得擅自查阅。如确因工作需要查阅和借用公司员工档案，须填写《档案查阅审批表》，报公司领导审批。
第九条有关国家机关及相关单位人员若需查阅员工档案，应持单位介绍信和本人工作证并填写《档案查阅审批表》，由公司领导签字审批后方予查阅。
第十条员工档案原则不予外借，如必须借出使用时，须严格履行登记审批手续。
第十一条查阅档案者必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁在档案卷宗中涂改、圈划或抽取撤换档案材料，不得泄露或擅自扩散档案内容，违者按有关规定追究当事人责任。
第五章档案的转接
第十二条员工社会档案的转接由本人按照相关机构的规定自行办理，原则要求社会档案随劳动关系一并转移。
第十三条员工调动或离职，其内部档案内需要移存至社会档案的资料由行政人事部负责移存。
第六章员工档案的存档期限及销毁要求
第十四条对于正常离职且离职手续齐备的员工内部档案，在公司保存5年(一般员工)—20xx年(中高层管理人员)后酌情销毁。
第十五条对非正常离职或离职手续不齐全的员工内部档案，原则上永久留存，未经公司领导批准不得销毁。
第十六条员工档案编号管理，档案编号为八位数且具有唯一性，其中档案编号前四位数字为入职员工序号，包括前两位公司部门编号和后两位员工编号。档案编号后四位数字表示员工入职的年份和月份。员工档案编号与员工工卡、餐卡、考勤卡以及未来公司增设的各项与员工信息有关的物品保持一致性，以便检索。
第十七条员工档案的销毁由行政人事部门负责，在办理档案销毁审批手续后按照国家相关规定安排专人到专业销毁场所进行销毁。未经鉴定和未经批准，任何人不得擅自销毁员工档案。对故意损坏或擅自销毁者，应视情节给予惩处。
第七章员工档案管理人员的职责
1、忠于职守，严格执行档案法规及企业相关制度，维护员工档案的真实性。
2、按照归档范围认真收集、鉴别和整理员工档案材料，并按规定办理日常的查阅、借用和转递。
3、做好员工档案的保管、保密和保护工作，确保员工档案的完整与安全。
4、做好员工档案工作的基础建设，促进员工档案管理工作的规范化和科学化。
第十八条本办法自印发之日起执行。
行政人事部
20xx年1月5日
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第一条人事档案的内容。
员工人事档案是关于员工个人及有关方面历史情况的材料。其内容主要包括：
1、记载和叙述员工本人经历、基本情况、成长历史及思想发展变化进程的履历，自传材料；
2、员工以往工作或学习单位对员工本人优缺点进行的鉴别和评价，对其学历、专长、业务及有关能力的评定和考核材料；
3、对员工的有关历史问题进行审查、甄别与复查的人事材料；
4、记录关于员工在所工作或学习单位内加入党派组织的材料；
5、记载员工违反组织纪律或触犯国家法律而受到处分及受到各级各类表彰、奖励的人事材料。
第二条人事档案保密规定。
公司人事部对接收员工原单位转递而来的人事档案材料内容，一概不得加以删除或销毁，并且必须严格保密，不得擅自向外扩散。
第三条员工个人情况变更规定。
1、员工进入公司后，由员工本人填写《员工登记表》，其内容包括员工姓名、性别、出生年月、民族、籍贯、政治面目、文化程度、婚姻状况、家庭住址、联系电话、家庭情况、个人兴趣爱好、学历、工作经历、特长及专业技能、奖惩记录等项目。
2、项目内容如有变化，员工应以书面方式及时准确地向人事部报告，以便使员工个人档案内有关记录得以相应更正，确保人事部掌握正确无误的资料。
第四条员工人事档案的使用。
员工人事档案为公司管理的决策部门提供各种人事方面的基本数据，并为人事统计分析提供资料。公司人事决策人员可以通过对有效数据的分析，了解公司人员结构的变动情况，为制定公司人力资源发展规划提供依据。公司要认真做好员工档案材料的收集、鉴别、整理、保管和利用，充分发挥员工档案材料的作用，为公司人力资源的规范化管理奠定扎实的基础。
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1 产生目的
为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计等工作，特制定本制度。
2 适用范围
适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。
3 正文
3.1 文件资料的收集
3.1.1 收集范围
凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、电报、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，具体包括以下各项：
3.1.1.1 上级来文
(1) 上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件;
(2) 上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。
3.1.1.2公司文件材料
(1) 会议文件，包括本公司重要会议形成的文件和领导的讲话稿等;
(2) 公司发布(包括转发)的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿;
(3) 公司的请示与上级批复文件，下级单位的请示与公司的批复文件;
(4) 公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告;
(5) 反映公司业务活动和科学技术管理的专业文件材料;
(6) 公司检查下级单位工作，调查研究形成的重要文件材料;
(7) 公司的统计报表、统计分析材料(包括计算机盘片等)、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料;
(8) 公司党、团和内部组织机构在工作中形成的重要文件材料;
(9) 公司领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录;从外单位带回公司有关的未经文书处理登记的文件材料;
(10)公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料;
(11)公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料;
(12)公司的历史沿革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料;
(13)公司制定的工作条例、章程、制度等文件材料;
(14)公司干部任免(包括备案)、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、退职、退休等工作及干部奖惩等文件材料;
(15)公司员工转移工资、行政、党、团组织介绍信及存根;
(16)公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册;
(17)公司编印刊物的定稿和印本、编辑出版物的定稿样本;
(18)公司签订的各种合同、协议等材料;
(19)公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等;
(20)各种普查工作中形成的文件材料。
3.1.2 收集中应注意的问题
3.1.2.1 公务电报要同其他文件材料一起收集立卷。
3.1.2.2 正文和附件要同时收集。
3.1.2.3 一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存档，但特别重要的文件例外。
3.1.2.4 作者、时间、数字模糊不清和签发手续不全、张页残缺的文件，一经发现要补充完整后再立卷归档。
3.1.2.5 有领导重要批示意见的文件处理单，应随文件一起存档。
3.1.2.6 有请示无批复的文件，应当查明原因，采取补救措施补齐，没有书面文件的，应注明情况，并加盖公章。
3.1.2.7 用铅笔、圆珠笔或复写的文件底稿，应退回文件撰稿单位复制。
3.1.2.8 经多方查找，证明确实已丢失的文件，应用公用信笺写上文件名称，注明丢失原因，加盖公章，替代所丢文件归档。
3.2 立卷归档
3.2.1 公文立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。
3.2.2 文件材料的分类
应先按文件材料的重要性，在收藏时间上分为永久、长期、短期三种，然后依据事先编好的立卷类目，从文件材料的联系中采取相应的措施进行分门别类。
3.2.3 立卷分工
3.2.3.1 各单位形成的文件，自行立卷;
3.2.3.2 下级单位报来的重要的、批办了的文件，由承办单位立卷;
3.2.3.3 上级单位颁发的专业性文件，由承办单位立卷;非专业性文件，由办公室立卷。
3.2.4 归档
3.2.4.1 各单位于4月底前将上年度文件材料立卷完毕，交档案室统一存档(人事档案、财务档案、科技档案等有特殊要求的，由其职能部门负责管理)。
3.2.4.2 各种文件、资料，按一定的特征进行排列和系统化，必须层次分明、编写页码、填写卷内文件目录。
3.2.4.3 不同价值、不同性质的文件资料应当区别管理，单独立卷。
3.2.4.4 卷必须整齐，底图一律按要求存放，以便保管、查阅。
3.3 档案保管
3.3.1 档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
3.3.2 胶片、照片、磁带要专柜密封保管，胶片和照片、母片和拷贝要分别存放。
3.3.3 底图入库要认真检查，平放或卷放。
3.3.4 库藏档案要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。
3.4 档案借阅
3.4.1 借阅档案必须当面查点清楚，并办理借阅手续。借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还。
3.4.2 借出的档案要注意保密，不得将档案带入宿舍或公共场所，不得让无关人员翻阅。
3.4.3 借阅时间最长不得超过一个月，却因工作需要到期不能归还者，要说明情况，办理续借手续。
3.4.4 归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记簿上及时注销。
3.4.5 凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。
3.4.6 底图一般不予外借。
3.5 档案销毁
对于过期并失去保存价值的文件材料，经公司领导批准，可以定期销毁。
3.6 档案统计
3.6.1 销毁秘密公文，应进行登记，有2人监督，保证不丢失、不漏销。
3.6.2 要及时对档案数量、鉴定情况、利用情况进行统计。
3.6.3 除按上级主管部门的要求及时填报统计资料外，还应做好档案统计的基础工作。
3.6.4 统计数字要准确真实。
3.6.5 对永久、长期、短期保存的文件资料分别进行统计，以便反映档案的不同价值和库存发展趋势。
3.7 档案保密
3.7.1 档案工作人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。
3.7.2 不得传播、议论有关机密问题。
3.7.3 档案资料不准带到公共场所。
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一、目的
为更有效的对员工人事档案进行妥善保管，有效保守机密；同时为了维护人事档案材料的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案材料，特制定本制度。
二、归档范围
全体员工之个人档案(入职档案、培训档案、绩效管理档案、离职档案)、统计资料、劳动工资、会议记录、决定、委托书、协议、合同、通知等具有参考价值的文件资料。
三、档案管理员的职责
由行政部专人负责保管人事档案，收集、鉴别和整理档案材料，保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
四、档案管理内容
(一)员工入职档案：
1)个人简历；
2)员工入职登记表
3)应聘人员登记表；
4)面试记录及待遇核定事项审批表；
5)笔试结果报告；
6)身份证复印件
7)学历学位、资格证书复印件材料
8)离职证明；
9)试用期员工跟踪表；
10)试用期考核表；
11)各类合同及协议；
12)员工异动履历表.
(二)员工培训档案：
1)培训通知；
2)培训签到表；
3)培训总结报告(或考评结果)；
4)派出培训审批表；
5)员工外派培训合同
6)外出培训反馈表(证书原件)；
7)员工培训统计表。
(三)绩效管理档案：将员工绩效考核相关的档案资料按月归整。
(四)员工离岗档案：员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关系，死亡等情形。
五、人事档案管理相关规定
(一)基础管理
1、原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。
2、员工入职前，人力资源部应对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用或解聘处理。
3、人事档案按入司时间分类存档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时登录于《在职员工人事档案目录》(附件一)、《离职员工人事档案目录》(附件二)，并在档案袋上填写各种人事资料的名称及对档案袋进行编号。人事档案原则上为永久保存。
4、当在职员工的基本档案资料有变动时(如学历变动，身份证号码变动、个人技术职称变动，婚姻状况变动等)，应及时将相关资料复印交人事部归案，原件当场查验。
5、调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案，在其报到一个月内立档。对调入或新建立的档案都应造册登记。
6、对员工进行考察、考核、培训、奖惩等形成的材料要及时收集、整理立卷、保持档案的完整。立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章、字后归档。
7、员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁(高管及核心技术人员保留至该员工离岗8年止)。
8、人力资源部档案管理人员根据气候的不同变化，经常注意档案的通风、温度、清洁、防火、防盗、防潮、防晒、防蛀。
9、档案应分类编号后存放，编签号应与员工编号统一，防止重名重姓员工材料入档交叉，制检索目录，以便查找。
10、要不断研究和改进档案的管理方法和技术，逐步实现档案管理的科学化。
(二)档案的查、借阅
1、公司档案分为保密级与非保密级两个级别，保密级档案禁止调阅，只能在档案室阅览，不准外借；非保密级档各部门因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案审批表》(附件三)，并经人事行政部经理批准后方可办理。
2、任何单位一般不得跨部门查、借阅人事档案，下级员工不得查、借阅上级员工人事档案，特殊情况下经人事行政部经理批准后方可办理。
3、公司级领导、人事行政部可直接通过档案管理员办理借阅手续。
4、所有经批准后借阅出的人事档案需于借阅的三天之内归还(特殊情况可延长期限)，对借阅后到期未还者、归还破损、私自复印档案者、遗失者依档案管理的相关规定处理。
5、外单位来公司查阅档案时，必须持盖有公章的单位介绍信，经分管领导批准后，方可查阅。
6、档案管理人员应做好查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登记(附件四)。
(三)查、借阅档案注意事项
1、严禁涂改、圈划、抽取、撤换和损坏档案材料；2、不得擅自复制(拍摄)档案内容，如因工作需要从档案中取证必须事先经人事行政部经理同意。
3、查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节轻重，予以惩处。
4、原则上不允许员工自带档案流动，确有需要，由档案发出方做好封口，接收方接受档案时须注意检查档案封口是否完整。
六、档案的销毁
(一)公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
(二)当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交人事行政部经理审核经总经理批准后执行。
(三)凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。
(四)经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。
(五)在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。
七、制定、修订、废除与颁布实施
本办法经核准后，由行政部公告实施；修订或废止亦同。
员工档案的管理制度8
一、劳动合同管理制度
劳动合同：
1、签订劳动合同的原则
（1）本着平等自愿和协商一致的原则。要求劳动合同的内容必须公正、诚实、守信。
（2）遵守国家法律、法规和政策。
（3）以书面形式明确规定双方的责任、权利和义务。
（4）双方严格执行。劳动合同签订后，双方都应严格按照合同规定的内容遵照执行，任何一方违约，都将
按规定追究违约责任。
（5）以酒店经营目标为中心。
2、劳动合同的订立
（1）原在册的劳动合同制员工以及新进酒店的人员。
（2）酒店的法人代表或委托人，代表酒店与其他人员签订劳动合同。
（3）劳动合同期限分为有固定期限、无固定期限和完成一定的工作为期限三种。其中有固定期限的劳动合
同是指：签订一年以上有期限的劳动合同；无固定期限的劳动合同是指：在签定劳动合同时不明确终止期；完成一定的工作为期限的劳动合同是：指合同当事人双方完成某一工作为期限的劳动合同是指合同当事人双方或某一工作的起讫的时间为条件的。
（4）新进员工应根据签订劳动合同的年限与有关规定，确定试用期，试用期最长不得超过2个月。
（5）劳动合同的变更、续订、终止和解除，均应按《劳动法》的有关规定办理。
3、签订后的劳动合同甲乙双方各持一份。人事部将员工合同书按部门、按序编号归档保存。
4、合同到期不续签的或已解除的劳动合同书均保存2年 。
二、员工档案管理制度
根据《中华人民共和国档案法》及有关法规的规定，酒店的人事部做好有关档案的管理工作。档案管理实
行“统一领导，分节管理”的原则，维持档案的真实、完善与安全，便于将来使用。
1、员工档案
员工档案由酒店的人事部统一管理，人事部全面掌握酒店员工基本情况的收集、鉴别、管理和利用工作。为做好考察培养使用工作提供重要的依据。员工档案主要分以下二类：
（1）员工人事档案员工人事档案是人事部从个人为单位集中保存起来的、反映个人一定时期的社会经历和德才表现的文件资料。主要包括以下基本内容：员工履历、自传、鉴定、考核、考察资料，学历和评聘专业技术职称及专业工种技术等级考核或鉴定材料；党团、奖励处分材料；任免、工资、录用、离店等审批表及其它有关重要材料。
a、 员工人事档案的收集、整理和保管
员工人事档案整理应按有关方面规定的十个大类进行。整理、装订成册的材料必须具有一定保存价值，还要符合进入员工人事档案的规定。员工人事档案必须存放在可靠安全的场所，做好防霉、防潮、防火、防蛀、防盗工作。并实施专人保管。
b、 员工人事档案的查阅和借用
查阅人事档案，必须办理查阅登记手续，查阅一般员工人事档案，由人事主管批准；查阅管理人员人事档案按管理权限办理审批手续。
外单位人员需要查阅、借用人事档案时，必须出示有效的证明，并经有关领导批准。查阅和借用人事档案的人员必须严格遵守保密制度，不准向无关人员泄露或向外公布档案内容，违反者视情况轻重，予以批评教育直至纪律处分。
c、 员工人事档案的传递
在员工录用和离店时，人部部及时办理员工人事档案的传递，做到传递手续完备，材料完整。 员工人事档案的传递不得由本人办理。
（2）员工的工作档案
从员工进入饭店开始，记录员工在为酒店工作过程中各个阶段的个人经历，思想品德；业务表现、教育培训、奖惩记录的综合情况。材料包括：员工求职申请、招聘录用、劳动合同和有关离店记录等资料；教育培训记录、专业特长与爱好的资料；工资福利资料；劳动业绩、服务工作评估资料；出勤记录、工作岗位流动等资料。
对员工的各种资料进行汇总、鉴别、分类和归档。
2、人事部工作档案
人事部的工作档案分为人力资源档案、工资福利档案、教育培训档案和行政人事档案等四个部分，分别记录人事部的工作。
（1）人力资源档案
有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划，以及员工招聘录用或离店的审批材料，劳动合同资料（包括签订、续签、变更、解除、终止劳动合同的有关资料），岗位变更资料等。
（2）工资福利档案
有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划，以及工资、奖金分配办法、考核资料，福利发放及变更记录、月度员工考勤汇总等。
（3）教育培训档案
有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划，教育培训工作、教育管理等活动中产生的，经整理并保存下来的具有价值的文字资料、授课讲义、考试资料、图表、照片和音像资料等。
（4）行政人事档案
有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划，卫生防疫检查记录、员工健康检查材料、食品卫生检查资料、员工餐厅有关管理资料等。
（5）人事部的工作档案按年度建立索引、装订成册。
3、档案保存期
离职人员档案保存2年。
档案管理工作流程
酒店档案工作的主要流程是：
1、 接 收：凡酒店经营管理活动中形成和使用的，业已办理完毕并具有查考价值的文件、报告、规定、通知及有关资料、图片、会议记录等均应列入酒店档案的接收范围。
酒店档案一年接收一次，酒店各部门应于次年一月底前将档案资料统一移交人事部。
2、 整 理：
（1）、酒店档案按年综合整理，一般在每年第一季度整理归档。
（2）、酒店各部门的档案按其形成的各种门类和体裁列为一个全宗。
（3）、办公室档案，按其不同内容和体裁，制成统一的分类档案。
（4）、按照案卷的排列顺序编制卷号，案卷目录上应区别情况标明不同保管期限。
3、 保管及利用
（1）、酒店档案应由专人负责保管，并定期进行检查。
（2）、凡使用档案应办理借阅手续，填写档案借阅单。重要档案的借阅应经总经理批准。
（3）、借阅结束后，请借阅者在档案借阅单上签名。
4、鉴定和移交
（1）、档案鉴定工作在相关领导的领导下，组成鉴定小组，按规定进行。
（2）、销毁失去保存价值的档案由鉴定小组提出意见，登记造册，经酒店领
（3）、销毁失去保存价值的档案由鉴定小组提出意见，登记造册，经酒店领导批准，由两人在指定地点监销。
（4）、档案移交要按国家有关规定执行。
（5）、档案员调动工作，须办完档案移交手续后方能离岗。
员工档案的管理制度9
一、目的
更的的员工人事档案妥善管理，的保守机密；人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的档案资料，特制定本档案管理办法。
二、档案管理内容
1、员工入职档案：个人简历
员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、合同及协议。
2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表。
3、绩效管理档案：将员工绩效考核资料按月归类整理。
4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等情形。
三、档案规定
1、基础管理
1．1原则：分类标准、归档、排列有序、层次清楚、整理规范。
1．2员工入职前，人力资源部对人事档案的性、性核查，如有虚假，可不予录用和解聘。
1．3对人事档案按入职分类归档，按在职人员、离职人员整理，并登记于《入职员工人事档案登记》（见附件一）《离职员工人事档案登记》（见附件二），并在档案前页填写人事资料的名称及对档案编号，人事档案原则上是永久保存。
1．4当在职员工的资料有变动时（如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等），应将资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。
1．5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前，对调入或新的档案都应登记。
1．6对员工考察、考核、培训、奖惩的材料要收集、整理档案的完整性，归档的材料鉴别，材料的、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。
1．7员工离职档案每月清查，存档，档案保存原则上三年后方可销毁（高管及核心人员保留该员工离岗8年止）。
1．8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。
1．9档案应分类编号存放，员工编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。
2、档案的查、借阅
2．1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，外借；非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案单》（附件三），行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。
2．2任何垮查、借阅人事档案，下级员工查、借阅员工的人事档案。
2．3公司级、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。
2．4所有批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部（除特殊情况可延长），对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的规定。
2．5人力资源部查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登记（附件三）。
3、查、借阅档案注意
3．1涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。
3．2擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。
3．3查、借阅者擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩处。
4、档案的销毁
4．1公司任何个人和非经同意销毁员工档案资料。
4．2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》（附表五），经行政人力资源部经理批准后销毁。
4．3经批准销毁的人事档案，人力资源部须核对，将批准的《公司员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案登记并归档，登记表永久保存。
四、制定、修订、废除与实施
本管理办法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，修订和废止亦同。
员工档案的管理制度10
第一条归档的文件材料必须完整、系统、准确，各项签字手续完备。
第二条归档的文件必须字迹清楚、工整、纸张及文件格式负荷规范要求，书写材料要适合长期保存，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水及热敏纸。
第三条归档文件应为原件。
第四条科技成果鉴定、基建工程验收必须保存档案的完整性。文件材料不完整、不系统的不能通过鉴定、验收。
第五条移交单位在正式移交前应对移交的文件材料进行组卷并编制移交目录，双方履行签字手续
员工档案的管理制度11
第一章 总 则
第一条 为加强企业职工档案管理，有效地保护和利用档案，提高科学管理水平，为社会主义现代化建设服务，根据《中华人民共和国档案法》有关规定，制定本规定。
第二条 企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。是历史地、全面地考察职工的依据，是国家档案的组成部分。
第三条 企业职工档案工作，在国家档案行政管理部门宏观管理、组织协调下，由劳动主管部门领导与指导，实行分级管理，同时接受同级档案行政管理部门的监督、指导。
第四条 企业职工档案管理工作必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度。
第二章 机构和职责
第五条 职工档案由所在企业的劳动（组织人事）职能机构管理。实行档案综合管理的企业单位，档案综合管理部门应设专人管理职工档案。
第六条 职工失踪、逃亡、合理流动或出国不归者，其档案由原所在单位保管，也可由当地劳动行政部门代为保管。
第七条 职工死亡后，其档案由原管理部门保存五年后，移交企业综合档案部门保存。对国家和企业有特殊贡献的英雄、模范人物死亡以后，其档案由企业综合档案部门按规定向有关档案馆移交。
第八条 企业职工档案管理部门的职责：
（一）保管职工档案；
（二）收集、鉴别和整理职工档案材料；
（三）办理职工档案的查阅、借阅和转递手续；
（四）登记职工工作变动情况；
（五）为有关部门提供职工情况；
（六）做好职工档案的安全、保密、保护工作；
（七)定期向企业档案室(馆）移交档案。
（八）办理其它有关事项。
第三章 档案的内容
第九条 企业职工档案的内容和分类：
（一）履历材料；
（二）自传材料；
（三）鉴定、考核、考察材料；
（四)评定岗位技能和学历材料(包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料）；
（五）政审材料；
（六）参加中国共产党、共青团及民主党派的。材料；
（七）奖励材料；
（八）处分材料；
（九）招用、劳动合同，调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料；
（十）其他可供组织参考的材料。
第四章 档案的收集、保管和销毁
第十条 职工所在企业的劳动（组织人事）职能机构对职工进行考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料要及时收集，整理立卷，保持档案的完整。
第十一条 立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档。
第十二条 企业职工档案材料统一使用十六开规格办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。
第十三条 按规定需要销毁档案材料时，必须经单位主管档案工作的领导批准。
第十四条 档案卷皮、目录和档案袋的样式、规格实行统一的制作标准（见附件一）。
第十五条 严禁任何人私自保存他人档案或利用档案材料营私舞弊。对违反规定者，应视情节轻重，严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。
第十六条 职工档案管理单位应建立健全工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盗等工作。
第五章 档案的提供利用
第十七条 因工作需要查阅和借用档案，须遵守下列规定：
（一）查阅档案应凭盖有党政机关、人民团体、企事业单位公章的介绍信。
（二）查阅、使用企业职工档案的单位，应派可靠人员到保管单位查阅室查阅。
（三）档案除特殊情况外一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应事先提交报告，说明理由，经企业或企业受权的主管档案工作的领导批准，严格履行登记手续，并按期归还。
（四)任何个人不得查阅或借用本人及亲属(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的档案。
（五）各单位应制定查阅档案的制度。查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。对违反者，应视情节轻重予以批评教育，直至纪律处分，或追究法律责任。
（六）因工作需要从档案中取证的，须请示单位主管档案工作的领导批准后才能复制办理。
第六章 档案的转递
第十八条 企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动（组织人事）部门。职工被劳教、劳改，原所在单位今后还准备录用的，其档案由原所在单位保管。
第十九条 转递档案应遵守下列规定：
（一）通过机要交通或派专人送取，不准邮寄或交本人自带。
（二)对转出的档案，必须按统一规定的“企业职工档案转递通知单”(见附件二）的项目登记，并密封包装。
（三）对转出的材料，不得扣留或分批转出。
（四）接收单位收到档案经核对无误后，应在回执上签名盖章，并将回执立即退回。逾期一个月转出单位未收到回执应及时催问，以防丢失。
第七章 附 则
第二十条 本规定由劳动部负责解释。
第二十一条 本规定自下达之日起执行。各省、自治区、直辖市和国务院各部门可结合实际情况制定实施办法或细则。
员工档案的管理制度12
一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。
二、归档范围
公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。
四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
五、资料的收集与整理
1、公司的归档资料实行"季度归档"及"年度归档"制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。
2、在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。
3、凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。
4、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
5、档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。
六、资料的分类与归档
1、公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。
2、公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。
七、档案的借阅
1、总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
2、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。
3、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的.内容执行。
4、档案借阅者必须做到：
①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。
②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
八、档案的销毁
1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
2、当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。
3、凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。
4、经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。
5、在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。
第6篇：公司员工档案管理制度
1、员工原始档案是指员工的正式人事资料。凡本企业录用的具有本市城镇户口的员工，其原始资料由本企业调入、保管。
2、凡本企业录用的具有城镇常住户口的员工，自签订劳动合同试用期满后，按本企业调档要求，将本人档案调至人资行政部。因特殊情况不能再指定期限内完成调档手续的，本人须向人资行政部提交详细的书面说明材料，未经批准不调档者或逾期未调档者企业有权与期解除劳动合同。
3、原始人事档案资料的验收、补充、鉴别、归档和保管由人资行政部负责办理。
4、查阅原始人事档案管理规定：
（1）查阅员工原始人事档案前必须填写《查阅员工人事档案申请单》，经主管领导审批后，由人资行政部统一办理，其它任何部门无权查阅员工原始档案。
（2）查阅员工原始人事档案所获资料，由人资行政部统一保存或使用后统一销毁。
（3）员工存档卡由人资行政部负责统一保管，员工离职办理完毕各种手续后，退回本人或由人资行政部负责办理原始档案调出手续。
（4）非本企业人员查阅原始档案，原则上不予办理，政府职能部门如查阅员工原始人事的档案，按原始人事档案查阅审批程序，人资行政部协调办理。
（5）员工在本企业工作期间，如有些情况需存入其原始人事档案中，需填写《员工原始人事档案补充资料申请表》，经主管领导审批后，由人资行政部办理。
5、员工业绩、培训档案：
员工业绩、培训档案是自员工上岗之日起建立的档案资料，包括员工的身份证、学历证书等相关证件的复印件，员工在工作期间的各种培训及对员工评价、考核等。
（1）人资行政部负责员工的培训、业绩档案的整理归档及日常管理。
（2）员工培训、业绩档案实行分级管理。部门主管级以上的员工档案单由人资行政部部长或其指定负责人进行日常管理。主管级以下（不含主管级）培训、业绩档由人事文员管理。
（3）部门部长可以调阅本部门员工的培训、业绩档案。
（4）员工培训、业绩档案按国家有关档案管理规定记入员工的人事档案。
（5）员工离职后，员工的培训、业绩档案由人资行政部留存作为备查。
员工档案的管理制度13
一、收集归档范围
本机关在各项工作中形成的具有保存价值的，或者上级和下级送来的与本机关关系很密切的文件材料(包括公文、电报簿册、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等，下同)都属收集归档范围，应按规定的范围、时间和要求交本部门资料员或综合档案室归档。
(一)本级文件
1、各种代表会议、工作会议、专业会议、各级干部会议的会议记录、会议纪要。
2、工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。
3、各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。
4、向上级请示，与其他单位的来往文书，对下级的指示、批复、通知。
5、各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。
6、各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。
7、反映生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。
8、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。
9、反映本机关、本地区重要活动的照片、录音带、录像带。10、电报、重要电话记录、机关工作日记。
11、年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合。
12、本机关制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。
13、有关房产、财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证，发放各种证明、证件存根。
14、已故人员资料。
15、重要的人民来信及处理材料。
16、本机关编辑、出版的书刊、资料样板。
17、本机关(包括上报和下批)干部任免、呈批表、调配培训、专业技术职务评定、聘任、党、团干部名册、年终统计、报表、干部的录用、转正、定级、调资、离休、抚恤等审批表及干部奖惩等文件材料。
(二)上级文件材料
1、上级(包括各部门及派驻本机关的调查组、检查组、工作组，下同)有关本机关、本地区工作或问题的决定、决议、指示、批复及调查、检查、经验材料。
2、各级领导同志、国际友人、人民代表、政协委员视察本机关、本地区时的指示、讲话、题词、照片、录音、录像。
3、上级发给本机关的奖状、奖册、奖章、奖旗、奖品。
4、上级报刊刊载有关本机关、本地区情况的文章。
(三)同级文件材料
1、有关单位与本机关联合召开会议，共同进行工作，协作查处案件或问题共同署名的文件材料。
2、有关单位与本机关签订的合同、合约、协议。
3、有关单位与本机关涉及比较重要的工作或问题的来往文书。
4、有关单位发来的重要的、需要执行的方针、政策性文件。(四)下级文件材料
1、年季度工作总结、重要的专题工作总结。
2、重要的调查报告、检查报告、典型材料，比较重要的工作经验、重要的请示、法规性的备案文件。
3、重要的名册、登记表。
4、大事记、基本情况汇编、基础数字汇编。
二、归档份数
文书档案一式两份，其中正文和签发稿各一份作存档用，一份作文件汇编用。
三、归档时间和方法
(一)凡经过打字室打印的文件，打印好后由打字员收集，交文书档案员归档。
(二)凡各部门发出的文件，由各部门办公室的有关人员收集，交由综合档案室归档。
(三)一项工作已完成时(包括一项已完成或一个会议已结束，一个问题已解决，一件案件已处理等)，由各部门办公室的有关人员，将进行该项工作形成的全部文件材料，系统整理后送交综合档案室归档。
(四)外出开会、考察、学习、参观形成或带回应归档的文件材料，在该项活动结束时交由文书档案员归档。
(五)年度工作总结、各种年报、党员、干部名册，应于翌年一月底前交文书档案归档。
(六)每年的二月底前进行一次全面、彻底的归档，各部门要把上一年应归档而未归档的全部文件材料移交综合档案室归档。ニ摹⒐榈狄求
(一)应归档的文件、材料应由各办线资料员收集全齐。
(二)正文与底稿(签发稿)主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。
(三)归档文件材料注意：检查应盖公章是否盖了，文件没有标题应加上标题，内容、摘要、文件没有标明日期的要标上日期。
(四)归档的文件材料应是原稿原件，不得用复制件。
(五)归档的照片、录音带、录像带要一一写上文字说明。
(六)凡是归档的文件材料必须经过初步整理，把同一具体问题的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。
档案鉴定制度
１、档案鉴定工作，是甄别和判定档案的价值，并据以确定档案“存毁”的工作。
２、档案鉴定工作，是一项科学性很强的工作，必须坚持全面观点、坚持历史观点、坚持发展观点。
３、档案鉴定，必须按照党和国家制定的鉴定工作原则和鉴定标准进行。
４、档案鉴定工作，必须有组织、有领导地进行，一般应有领导、专业人员和有关单位代表参加的鉴定小组负责进行。
５、凡是经过认真的鉴定，判定为保存或销毁的档案，必须按照规定的程序，办好鉴定手续。
６、档案鉴定工作，是一项决定档案命运的工作，档案工作人员必须严肃、慎重地对待鉴定工作，严格遵守档案鉴定工作制度。
档案借阅管理制度
为了加强本单位档案管理，搞好各门类档案的提供利用工作，特制定以下制度：
1、本单位各部门借阅档案，必须按照单位制定的各门类档案借阅管理标准办理借阅手续。
2、外单位来人查阅本单位档案，需持单位介绍信并经单位有关部门领导签字批准，方可查阅，不得抄录或借出。
3、机密、秘密、绝密档案借阅一律按照《档案安全保密标准》中的要求办理。
4、查阅各门类档案应在阅览室内进行，不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。特殊情况需借出的，需经部门负责人批准，但借出时间不得超过一周，不得转借他人。需继续使用者要办续借手续，确保档案的完整与安全。
5、珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶片等档案一律不借出。
6、凡私自抄录、摄、描绘、折散、删刮、撕毁档案等行为者严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律现行责任。
档案保密管理制度
一、档案是国家的宝贵财富，企业各门类档案本身具有机要性质，因此，档案部门和工作人员，必须遵守保密制度，履行保密手续，严格遵守保密十条原则，确保档案的安全。
二、凡是利用档案，必须经档案人员提供，任何人不得直接动用。
三、借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理手续，限期使用，按期返还，返还档案要认真检查核对，发现问题及时追查。
四、利用绝密、机密档案以及引进技术资料、科研成果、发明创造、专利、新产品、新工艺等技术文件材料，须严格履行审批手续，未经批准的，严禁提供利用。
五、外单位查阅档案，需持介绍信经公司领导和主管部门批准。复制档案和外供图纸和技术文件，统一由公司档案信息中心严格按照审批手续提供，任何单位和个人一律无权外供。对于擅自向外转借、提供图纸资料和技术文件等档案材料者，必须追查责任，对于严重损害国家和我公司利益者，要依法追查刑事责任。
六、停产或已生产完毕的产品图纸和技术文件材料以及其他经鉴定审批拟销毁的档案资料，统一按公司下文件由公司档案信息中心组织回收，统一销毁，其他任何单位和个人一律无权处理或自行销毁。
七、发现有关泄密事件，应立即报告，及时追查。
八、不允许传抄、自行翻印机密文件和带密级的档案材料。
九、不允许将机密文件带回家中和到领导办公室随意翻阅文件。严禁携带机密文件、档案资料游览、参观、探亲、访友，出入公共场所。
十、单位领导和保密小组要定期检查保密工作，总结经验，堵塞漏洞严防失密、泄密发生。
档案复制制度
1、本单位工因工作需要复制一般文件材料时要经档案室审批；本单位工复制本职工作范围以外的档案，需经有关业务部门负责人同意；复制机密档案材料（局会议记录等）须经局档案员和分管档案工作的局领导审批后方可复制。
2、外单位一般不予复制，确因工作需要应持单位介绍信，经档案员同意方可复制。
3、复制后要及时进行登记。
档案统计制度
１、档案统计工作是以档案工作中大量的现象为对象，以表格、数字的形式揭示档案和档案工作中诸现象的现状、发展过程及其一般规律性的工作。
２、统计作用。档案统计工作，为制定档案工作的方针、政策，编制档案事业发展规划，开展档案科学研究，进行定性分析与定量分析，提供科学的依据。
３、统计内容。对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况，以及档案的构成、利用、机构和人员等情况的基本统计和其他专门统计。
４、统计任务。对档案和档案工作的发展情况进行统计调查、统计分析、提供资料，实行统计监督。
５、统计对象。对档案实体及其管理状况的统计和档案事业的组织与管理现状的统计。
６、统计方法。档案统计工作，必须把零星的个别的原始资料，进行综合整理，使之成为能反映整体现象的资料，再进行分析和研究，总结出典型性的经验教训，以提高档案的科学管理水平。
７、按期统计。平时必须积极收集资料，做好单项的统计；半年必须做好各项工作的初步统计；年终必须进行全面的系统的统计。
８、专人统计。配备统计人员，熟悉统计业务；掌握统计资料，数字统计连贯；准确统计数字，按时统计上报。
档案库房管理制度
１、档案保管工作，是采用一定的技术设备、措施和方法，对档案实行科学保管和保护，防治档案损毁，延长档案寿命，维护档案安全。
２、按专业类项进行保管，做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，以利于档案的保护管理。
３、坚持以防为主、防治结合方针，切实做好档案“十防”（即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密）工作，确保档案完整安全。
４、加强库房基础设施建设，逐步购置先进设备，改善库房管理条件；引用先进科学技术，实行科学管理。
５、库房要保持温度在摄氏１４－２４°Ｃ，相对湿度在４５－６０％之内；保持清洁干净，做到无尘、无虫、无鼠、无有害气体污染。
６、库房管理人员要做到天天打扫卫生，每天上下班各检查一次温湿度，每月清理二次档案柜卫生，发现有字迹褪变和纸张破损的案卷，及时进行抢救。
７、接交进馆的档案，要认真清点，履行签字接交手续；档案外借，要认真清点，履行批准手续，并保证按期归还；非工作人员不得进库房，以防意外；在库房里不准吸烟。
档案销毁制度
１、档案的销毁，是指对没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁处理。
２、档案销毁，必须按照国家规定档案销毁的标准，严格进行鉴定。
３、经过鉴定确需销毁的档案，必须写出销毁档案内容分析报告，列出档案销毁清册。
４、档案销毁，必须严格执行审批制度，履行批准手续。
５、批准销毁的档案，应及时送造纸厂化为纸浆或焚毁，且要有两人鉴销；销毁完毕，鉴销人要在销毁清册上写明某曰已销毁并签名盖章。
６、档案的销毁，必须在相应的《案卷目录》、《档案总登记簿》和《案卷目录登记簿》上注明“已销毁”。
员工档案的管理制度14
一、公司为每位员工建立公司员工档案，记录员工在应聘及入职后的个人基本情况及考核、奖惩、职位、薪资变动情况。
以下资料纳入公司人事档案范围内：
1、应聘登记表（含简历）
2、身份证、学历证书、驾驶证等复印件
3、无犯罪记录证明、担保人资料
4、入职自荐信、入职培训记录表、上岗承诺书
5、员工转正考核表、申请书、申请表、转正承诺书
6、劳动合同
7、岗位变动记录
8、薪资调整记录
9、奖惩记录
10、保险缴纳记录
11、与公司签订的其它合同、协议
12、其它有必要纳入档案的资料（如：员工基本情况登记表等）
二、档案建立及维护：
人力资源管理人员负责员工档案的建立及维护工作，自员工入职第一天起为员工建立档案，员工入职后转正、岗位变动、薪酬调整等资料在调整后的一周内放入员工档案。为保证档案的时效性，要求员工每年3月份填写一份最新的员工基本情况登记表并放入档案，原登记表继续保存。员工档案管理人员负责将员工档案按部门编号统一管理，并登记《档案存放登记表》，建立《员工档案目录》，以便查询。辞职、辞退员工的档案从原部门提出，单独保管
三、档案查询权限：员工档案涉及员工个人及家庭信息等资料，档案管理人员应严格做好保密工作，不得随意翻阅、泄露员工档案内容，HR经理因工作需要可以查阅员工档案，本部门经理因工作需要可以查询本部门员工档案，其他人因工作需要经HR经理同意后方可查询员工档案。
四、本管理办法所指的员工档案指员工入本公司后的档案，不含员工进入公司前的人事档案
员工档案的管理制度15
一、必须设有专门库房或专柜对各类档案进行保管。
二、档案库房是机要重地，除管理人员外，其他人员不得随意进入档案库房。
三、库房要保持清洁和相对温湿度，以利档案保管。同时做好“八防”（防火、防盗、防光、防虫、防灰尘、防潮、防高温、防有害气体等）工作。
四、库房内除密集架、档案装具和调卷所必须的用具外，不得摆放任何与档案库房无关的物品，档案装具排放，应做到整齐划一，符合通风、防尘要求。
五、根据档案库房情况需要，可配备换气扇、灭火器等专用设备，并定期保养，使库房环境处于良好状态。温度基本保持在14—24℃，相对湿度40%—60%之间的规定要求。
六、档案室要防止阳光直射，库房照明光源应用白炽灯；档案室不应靠近易燃易爆和散发有污染腐蚀气体的场所。
七、档案管理人员必须每季度对库房内的档案进行核对，做到帐物相符。
八、档案库房及档案柜箱钥匙必须由办公室专人负责保管，不得丢失。
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