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办公文秘如何适应信息时代的发展
对于办公室文秘人员来说，在信息时代，应具备较高的办公自动化知识，提高自身的竞争能力，才能在社会上有更好的发展空间和不败的立足之地。 下面是小编搜索整理的关于办公文秘如何适应信息时代的发展，欢迎参考阅读，希望对大家有所帮助!
办公文秘如何适应信息时代的发展
在当今这个发展迅速的信息时代，从市场需求来看秘书人员并不是只具备传统的文字能力和事务能力，而更要有较高的办公自动化能力。秘书只有提高素养，提升能力，将所需要的各种能力融合到现代的信息时代中才是其成才的必经之路。
一、秘书人员需在时代中成长
社会中的秘书是在实践与研究和探索中成长的。在文秘专业顶岗实习中，经常会出现不能胜任岗位工作的问题，在无从适应中需要重新认识学习，重新适应。在不同的企业中对文秘人员的要求会有不同的要求，当前社会文秘人才的需求状况是正在发生改变。现在，文秘人员的就业渠道由行政事业单位转向企业单位，尤其是各类发展的中小企业。这类企业规模小，秘书的工作分工范围大，对文秘人员的综合素质有更高的要求。在这里文秘人员身兼数职，集文秘工作、财务、统计、人事、档案管理等工作于一身，要求做到高标准的能力和较强的社会活动能力。
①掌握文秘专业知识、能力和其他非文秘专业的基础知识
②具备办文办事、熟悉掌握现代办公设备的能力，
③熟悉驾驭语言、有较强的自我意识、超前意识、公关意识、智商高、情商高、熟悉各种计算机软件。
二、利用网络做好办公室日常工作
随着信息论的兴起，现代社会进入了一个全新的“信息时代”。网络为我们提供了许多各种各样的信息。我们足不出户便可以充分的了解世界各地的经济发展状况。对于只是利用网络单纯的发发邮件，制作一下表格或者幻灯片，以及统计各类数据已不能满足企业的需要。因此我们应该学会利用网上传播的各种知识用它们为我们的管理和企业服务。
1.提高秘书的信息能力。秘书的信息能力是指秘书人员在从事秘书工作中所应具备的对于秘书工作信息的搜集、理解、分析、处理的能力。信息的能力包括：
第一、获取信息的能力。学会建立的内部信息网络和建立并掌握自己所熟悉的常规信息渠道，探索新的秘书工作信息资源，获取所需的信息。例如，秘书人员要收集网络上有关秘书工作方面的网页、站点、栏目，寻找能快速查找与浏览信息的渠道和方法;下载和保存搜集到的信息及灵活并运用。
第二、信息选择的能力。每天在接收信息和处理信息这个问题上，信息垃圾、信息干扰和信息焦虑这些问题在所难免。经验和实践证明选择信息的方法有：
①学会筛选信息。对信息进行去粗取精、去伪存真、灵活运用;
②学会理解、识别信息的含义。对收集到的信息进行判断，全面掌握所收集到的信息资料对领导决策和秘书工作产生的影响。
③预测信息的能力。预测信息的能力属于高层次的能力。它是指秘书人员对现有的信息进行预见及推断。信息预测能力是对理解信息的能动反映，是在所获取的信息上，对事物的理性判断，它对秘书在辅助领导科学决策是非常重要的。
④信息处理的能力。信息处理的程序：加工、开发、传输、存贮、调阅和吸收。处理信息一是对信息进行综合性的分析、整理排序及归类处理，来充实数据库;二是对认识信息，有针对性的给领导提出建议和对策提供有参考价值的方法。
⑤信息运用的能力。信息运用能力是其他信息能力的综合，是指秘书人员在的同时把自己的思想与见解充分融入到获取和处理的信息中，用正当的手段将信息传递、分享、给他人，并交流的能力。对于信息的运用能力来说，秘书集中表现在及时、准确、完整、有连续、有针对性的为领导决策提供有效的信息。
2.信息技术的发展对人学习知识、掌握知识、运用知识提出了新的挑战。由于计算机技术和网络技术的广泛应用，人们的学习速度慢慢变快，同事说明了从数字处理时代到微机时代，再到现在的网络化时代，学习速度急速的改变，这就更加要求我们在日常工作中要适应新的模式和新的特点。因此，我们要更好的利用网络进行工作和学习。
三、对文秘专业实践教学体系的探索
只有在学生在校之间进行更好更独特的教育，才能科学的在学校内培养适应社会需要的文秘人员。文秘专业教学应实行三个阶梯：初级阶梯—课堂模拟训练;中级阶段—实训操作训练以及秘书国家职业资格考证培训;高级阶段—依托校企合作的秘书专业与实践。
1.初级阶梯—课堂模拟训练
此阶段在各专业课程的教学过程中建立，通过互动进行实践让学生在潜移默化的训练中将理论与生活中的实践结合起来，期具体形式有情景模拟训练和纸上模拟训练，训练学生对日常事务的应变能力与处理能力，使其更加熟悉并且适应秘书的角色
2. 中级阶段—实训操作训练以及秘书国家职业资格考证培训
为了让文秘专业的学生较为系统的学习综合的职业技能需通过连续的、有固定场所设施及时间保证的操作训练下进行。例如，设有专门的实训中心：办公自动化实训室，接待模拟室仪训练室、文档整理实训室、模拟会议室、专业的机房，让文秘专业的学生进行相关的实训内容。相关的实训项目包括：秘书实务实训、办公自动化实训、档案计算机辅助管理知识实训、专业知识实训。此外，在专业机房让学生进行常用的办公软件和档案管理的操作、使用及测试。对于秘书专业的学生而言职业资格是进入行业的重要依据，参加秘书资格考证，并安排学生进行考试培训，采用秘书工作情况分析、重点知识与技能点的讲解与回顾性练习等对学生进行强化培训，在离校期间可以让同学们多一个获得职位、获得成功的优势条件。
3. 高级阶段—依托校企合作的秘书专业与实践
所谓的高级阶段就是在社会这样一个大课堂中，从分利用外界的资源促进自身的成长。培养学生对专业的认同感;有目的有计划的进行实岗锻炼进行专业实习阶段在秘书岗位上探索出属于自己的真谛，从而不断更新知识、不断进步，进而形成对企业有用的高级秘书人才，为企业做出自己的贡献。
近年来，随着社会的信息时代潮流，秘书人员有了进一步的提升，在个人思想上成熟而有能力地辅助领导让企业更有利的向着繁荣富强的方向发展。而对于以上文秘人员对信息时代适应性的研究与探索提供一定的借鉴作用，具体的实施过程还需要根据企业的秘书人员的实际情况具体情况具体分析，再进行进一步的完善和改进，从而一层一层的向成功迈进。
办公文秘职能
工作管理
能依工作的轻重缓急排定优先级，妥善运用自己的时间与资源，有效管理工作流程及进度。
认真负责
确实达成工作职责及要求，能勇于承担自己的错误或失败，不归咎他人并努力改善。
主动积极
不需他人指示或要求能自动自发做事，面临问题立即采取行动加以解决，且为达目标愿意主动承担额外责任。
顾客服务
对顾客展现服务热忱，有效满足顾客需求、解决顾客问题，进而提高顾客满意度。
诚信正直
为人坦诚，确实遵守组织规定与社会规范，信守承诺且言行一致。
适变能力
对工作内容或环境的改变能够保持镇定，尝试了解改变的原因并以开放态度面对，有效调整行为且维持应有的工作表现。
问题解决
能够掌握问题核心，精确解读讯息做出结论，寻求适当解决方案 ，衡量利弊得失并采取实际行动以排除障碍。
压力承受
面临工作压力能够使用适当方法加以纾解，并维持应有的工作表现与人际关系。
沟通协调
能视谈话对象有条理地清楚表达想法，除确保对方专注聆听及充分了 解，并可正确解读、响应、厘清他人所传达的讯息以取得共识。
办公文秘就业前景
(1)客户服务与管理方向
本就业方向需要具有较强客户服务理念，较强客户管理与开发能力，较强营销活动组织策划、人际沟通与现代信息管理能力，能为所在组织系统创造服务附加值的高等技能型专门人才。
(2)商务行政助理方向
本就业方向需要具有严谨踏实、谦逊诚恳、耐心细致，掌握组织系统日常办公事务处理技能的行政助理类高等技能型专门人才。
(3)公关秘书方向
本就业方向需要具有较强的商务活动策划和组织能力，较强的公关与商务谈判能力，熟悉公关工作事务，能为组织创造良好的公众形象的高等技能型专门人才。
办公文秘工作
(一)
1、简单的办公室管理
2、文书起草、有一定文字功底
3、熟悉office办公软件，打字速度快
文秘有行政文秘和企业文秘等几种，它们之间既有相同或相似之处，又有不同之处。
如果做行政文秘，除具备公文写作能力、电脑文字处理能力之外，要有较为扎实的文字功底，还要对该行政机关(政府部门)的业务以及与业务有关的法律法规有一定的了解。
如果做企业文秘，应具备企业合同、协议等文本的起草能力，有一定的速记能力，有一定的法律法规功底，当然更要有操作电脑、文字处理的基本能力。
(二)
1 接听、转接电话;接待来访人员。
2 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。
3 负责总经理办公室的清洁卫生。
4 做好会议纪要。
5 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。
6 负责传真件的收发工作。
7 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。
8 做好公司宣传专栏的组稿。
9 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。
10 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。
11 每月环保报表的邮寄及社保的打表。
12 管理好员工人事档案材料,建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。
13 社会保险的投保、申领。
14 统计每月考勤并交财务做帐，留底。
15 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。
16 接受其他临时工作。
(三)
文秘是要能干且漂亮的,要写得一手好文章,英文好.懂得与客户沟通,必要时要应酬。
这一行是不太好做，什么都要做，不管是好与坏公与私，只要老板叫你做你就得做，外面太阳多么大要出门时还是得出门。
1.负责人事处文秘、公章管理。
2.开具各种信函(包括行政介绍信、证明等)和干部(工人)调动通知。
3.负责各种文件和通知的收发和督办工作。
4.负责本部门的信访接待和日常事务工作。
5.负责人事档案和文书档案的管理工作。
6.协助做好人事统计报表的统计工作。
7.负责人事处网页的维护和文件、表格的录入工作。
8.做好本部门计生、安全保卫、保密等工作。
9.完成处领导交办的其他工作。
(四)
1.拟定、办理公文
拟定公文是指根据领导者意图和领导班子的决定精神起草公文或在领导者主持、指导之下，起草领导讲话稿。
拟定公文是秘书工作的传统职能。现代社会，拟定公文更成为秘书工作的一项极其重要的日常工作。因为公文具有发布政令、传达意图、沟通情况、凭证记载等重要功能，因此，拟定公文是一项非常严肃的工作，秘书人员应该以高度的责任心对待。
办理公文简称办文，是围绕公文的形成、处理、管理所进行的全部工作，反映了公文在机关内部处理的全过程。
办理公文是秘书工作中一项最基本的工作内容，大致可以分为发文处理和收文处理两类。其中，发文过程包括拟制、核签、缮印、审核、签发、立卷、归档等主要环节;收文过程包括签收、分送、拟办、批办、承办、催办、注办、立卷、归档等主要环节。在日常工作的发文和收文过程中，秘书人员都要按照党和政府颁布的公文处理条例、法规和标准办理，做到分工合理、责任明确，确保公文处理过程的严谨、规范、优质、高效，为公文发挥应有的效能创造条件。
2.办理组织会务
办理组织会务简称办会，是指机关秘书部门或临时设立的会议秘书机构办理与会议有关的各类具体事务，目的是为领导人开好会议做会前、会中和会后的各种综合辅助性服务。办会过程中应主要做好以下工作：一是会议议题的协调与安排，应与各方面协调联系，将会上讨论决定的事项预先整理形成文件形式后，再将其中已经立题的成熟文件交给主管领导，决定是否提交会议讨论;二是会议的统筹安排，即从整体上安排好会议的各项方面事宜，如会议时间、地点、议程、参加人员、会场布置等;三是会议文件材料的印发、传递、清退、立卷、归档等;四是会议期间的各项服务;五是会议善后工作，如整理会议记录、编写简报和会议纪要、督促检查会议决策的落实等。
3.调查研究工作
调查研究工作是指围绕中心工作，针对当前领导关心和急需解决的有关问题，调查了解相关情况，并进行分析研究，写出调查报告呈交给领导机关或领导人。这是发挥秘书工作的参谋、助手职能，直接为领导决策服务的一项重要工作。
每一项调查研究均应做好调查准备、调查实施和调查总结收尾这三个阶段的工作。其中，准备阶段应根据领导工作的需求确定调查题目，拟制提纲;实施阶段要注意选准调查研究对象，采用多种方式，广泛搜集、认真整理、深入研究调查得来的材料;总结收尾阶段就是对调查研究工作进行整体分析，在以前阶段工作的基础上，写出调查报告。
4.信息处理工作
秘书信息处理工作是指按照党政领导机关工作的要求，采集与处理信息，为领导正确决策和实施决策服务的一项工作。凡是领导工作中要掌握的各种动态、情况以及实际工作领域中带有苗头性、倾向性的问题，都需要收集并及时反馈给领导部门。
开展信息处理工作首先要建立和健全信息网络，这是搞好信息处理工作的基础;其次要建立一支德才兼备、思路开阔、反应敏捷，具有较强的观察和分析问题能力的信息员队伍;最后要实现信息处理工作手段的现代化，以便快速传递和处理信息。开展信息处理工作应确保信息的收集、加工、存储、输出、反馈等基本环节的工作质量。
5.沟通协调工作
对秘书工作而言，沟通协调工作的内容极为广泛，依据协调对象划分，有对上的协调(即对领导者之间和领导机关之间的协调)、对下的协调、同级之间的协调、上下级双方的协调、同属部门的协调、业务工作的协调等，而其中最常见的是业务工作的协调，如会议协调、公文活动协调、事项协调等。总之，凡是与领导决策和指导工作有关事项的协调，均属于秘书工作的业务范围。开展秘书协调工作时，可以利用的方式有电话协调、送文上门协调、请人进门协调、登门拜访协调、召开会议协调等。
6.信访接待工作
信访接待工作是处理群众来信和接待群众来访工作的总称，是各级党政机关、企事业单位、社会团体的秘书工作的一项经常性的重要工作。收到群众来信，要及时拆封，认真阅读，做好摘记，准确交办，按“分级负责，归口办理”的原则妥善处理或转交有关部门办理。有群众来访时，要热情接待，认真听记，恰当处理。
7.监督检查工作
监督检查工作的主要内容分为三个方面，即对党的路线、方针、政策和党政机关工作部署落实情况的督促检查;对领导人批办事件承办情况的督促检查;对文件和会议事项的督促办理。监督检查工作的具体做法主要包括催办检查、实地调研、日常查办、综合反馈等工作形式，其工作的最基本的方式就是向下了解情况，向上反映情况。
8.公务接洽工作
公务接洽工作是指办理领导机关、平行单位、下级组织与本机关联系公务事宜的接洽工作。这是党政机关、企事业单位、社会团体均不可缺少的一项工作，是作为机关“窗口”的秘书工作经常性的重要工作内容，主要包括：承办处理各机关单位直接派人或通过电话形式来本机关商洽或联系的公文事宜，有协助联络公务，安排领导人接见，答复询问，落实承办单位，解决来访者食宿、交通等事项。为确保公务接洽工作的顺利进行，秘书人员应做到忠于职守、认真执行交接班制度和请示报告制度，做好值班日记和电话记录。同时，还应熟悉领导者情况，与有关部门保持密切联系。此外，还应善于处理人际关系。
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