秘书的意识与气质修养

时间：2020-10-07 11:28:39 办公文秘我要投稿

秘书的意识与气质修养

　　秘书工作主要是围绕领导者的管理目标、决策思想、重大部署，及时有效地为领导者进行决策管理提供准确全面的信息，提供更加高效、科学、优质的服务。下面是小编分享的秘书的意识与气质修养，一起来看一下吧。

秘书的意识与气质修养

　　一、要有深邃的思想观点，贵在创新

　　深邃的思想观点是当好参谋之本，做好秘书工作之魂。只有思想深邃，当参谋才有灼见，定事情才能精深，工作才能卓有成效。为此，应重点把握好两个方面：一是认识要深.认识不能停留在表象上或被假象所迷惑，要能透过纷繁的外在现象看到问题的本质，不仅了解事物的现状，还能根据事物发展趋势有所预测。认识事物最重要的一点，就是把看到的事物的主要矛盾，对主要矛盾做出全面透彻的分析，才能准确地把握事态的发展变化。

　　同时，要善于从征兆中发现大问题，做到“平凡中见奇”。二是观点要新。当然新的思想和观点，不是“闭门造车”，别出心裁，更多的还是对在实践中提出的问题，有所提炼、概括和升华。如：能从司空见惯的现象中讲一点与人不同的见解，讲人人心中所想，笔下所无的东西;能把一些分析的意见，进行系统归纳和概括，能把原则性思想观点具体化;能提出突破性措施和建议，等等。这些都是“创新”。

　　二、要有广阔的视角，贵在灼见

　　角度是观察问题的立脚点。角度不同，对问题的认识就不同。正像苏轼诗云：“横看成岭侧成峰，远近高低各不同。”这说明看问题的角度是非常重要的。要写好材料，必须把握好自己看问题的角度。角度越正，看问题就越深。要站在改革的角度看问题。改革是当今集团公司的主旋律，是各项工作的主题。要“高站一步”，看问题的角度要高。同时坚持站在客观实际的角度，观察分析问题，这样，才会使我们看问题更全面、更扎实，提出的办法和措施更实际、更有针对性，才能站得高，看到远，站得牢，看得实，才能眼观六路，耳听八方，从而获得真知灼见。

　　三、要注意调查研究，贵在求是

　　实践证明，调查研究是认识事物、获得真知灼见、掌握第一手资料的重要手段。作为一名秘书，必须苦练调查研究的基本功，在求是上狠下功夫。

　　第一，要勇于从实际出发，敢于求是。敢，就是敢于面对现实，服从现实。面对现实，是指任何时候都不要拘泥于书本、文件和权威人士的结论和理论，根据实际情况，敢于提出自己的观点和看法;服从现实，就是发现真实情况和任何情况下，任何人面前，都敢于坚持和反映。搞调查研究必须具备追求真理的品质。如果不忠于事实，先入为主，按框框找例证，这种调查比不调查的危害更大。

　　第二，详细占有材料，实中求是。事实是“是”的载体，“是”是事实的灵魂。要求出“是”，必须掌握事实。但这种事实，不是支离破碎的、道听途说的、似是而非的，而是要具有真实、丰富、完整、系统的特点，是客观存在的，是事物的本来面目，而不是主观想象或主观强加于客观的东西。

　　第三，善于透过现象看本质，深中求是。由于“是”隐藏在现象的后面，只有深入下去才能透过现象，认识本质，弄清事实真相。

　　四、要善于分析综合，贵在升华

　　分析与综合是写好材料，当好秘书的两个关键环节。分析是综合的基础，综合是分析基础上的归纳和概括。首先要注重对情况的分析。情况分析不透，就不能写出好的材料，只有周密系统地分析，才能认清事物的面貌，把握事物的内在联系，有针对性地提出解决问题的办法。分析情况要重点把握四个要点：一是要全面。“不因爱而溢其美，不因恨而憎其恶”。既不能报喜不报忧，也不能只见问题，不见成绩。二是要把握主流。要注意定性和定量分析相结合，从定量分析中，把握形势发展趋势，并从量变的积累中把握形势发展的本质。三是要动静结合。既要静观其姿，又要动观其势。就当前企业生产形势来说，不仅要看统计报表所反映的数据或直观反映，更重要的是要在调查研究的基础上，分析其发展趋势，有所预测。四是要注意典型和事例的分析。典型是旗帜，是方向。从典型中提练出的东西，最有说服力，要善于运用典型，分析典型，挖掘它们的内涵，从中提练有价值的东西。其次要善于综合。综合的过程，是用已有知识繁衍新知识的过程，所以综合就是革新，综合就是创造，把丰富的材料加以去取精、去伪存真，由此及彼、由表及里的改造制作，形成观点概念，并不断繁衍新的知识。

　　五、要有丰盈的储藏，贵在积累

　　“天才在于勤。勤奋在于积累”。有的秘书定材料之所以质量不高，很重要的一条原因，就是占有材料少。要做一名合格的秘书，必须在积累材料上下一番苦功。一是思想观点积累。思想观点具有继承性，借鉴别人的东西，开阔自己的视维，丰富自己的头脑。无论是看东西，还是听讲话，或者闲谈，只要发现好的思想观点，就随时记下来，日积月累，就成为写材料的良师益友。二是数据的积累。要逐年积累，经常分析、研究，一方面，恰当运用这些数据，使写出来的材料更有说服力。三是正反典型如同一面旗帜，给人以示范，一句话，它是先进思想的凝聚，影响社会各个方面，感染力强。反面典型如同一面镜子，给人以教训，给人以深思，给人以财富，典型材料积累多了，写讲话，写报告，就思如涌泉，论证有力，就事论理，思想深邃。实践证明，只有通过积累，才能不断丰富知识，增强素质，提高写作水平，才能真正成为文秘战线上的“行家里手”。

　　六、要有准确的表达能力，贵在修辞

　　有人说“能说会道”是秘书的看家本领，这话的确有一定的道理。秘书在工作中虽然很少去演说，但却经常要说话，汇报情况，提出建议，传达指示，接待来访，协调工作等等，大量使用的是口语表达。因此，口语表达在秘书工作中起着非常重要的作用。那么，秘书该如何进行口语表达才能获得最佳的效果，才能进行成功的交际呢?近年来，有不少有关秘书方面的著作对此进行了阐述，归纳起来，大致有以下几点：意思明白;诚实;语言生动;口齿清楚;条理分明，表达准确;说话得体;正确等等。

　　在秘书的口语表达中，掌握一定的修辞艺术，会有效地提高语言表达能力，从而实现有效的沟通。秘书在进行口语表达时，要注意与其所处的环境相一致，根据不同的交流对象和内容来确定合适的表达方式。秘书的.工作涉及方方面面，针对不同的内容，秘书应选择合适的表达方式以获得理想的交际效果。主要表达方式有：委婉式、直截了当式、赞誉式、迂回式。

　　古人云：“辞不可不修，说不可不善”。修辞在秘书口语表达中的运用是十分广泛的，这就要求秘书在工作中要不断加强自身的语言修养，掌握一定的修辞方法，以提高驾驭语言的能力。

　　七、要抓住中心，创新工作，贵在奉献

　　作为办公室的文秘人员，最主要的服务就是办好会，办好文、搞好信息调研。一要细致规范，做好会务服务工作。细节决定成败，规范体现水平。会务服务的好坏影响着会议的成功与否，我们要结合单位实际制定出详细的会务工作方案，根据会议规格高低、人员多少、日程长短，设立相应的工作小组，明确各小组的工作职责。二要严格认真，做好公文处理工作。在这里只谈一下公文的审核工作，公文的审核要重点把好内容、程序和格式关。在内容审核上，首先要把好政策关，看文件是否符合现行政策规定，是否完整体现了发文机关的意图;其次要把好文字关，看文字表达是否准确、通顺、简练，谋篇布局、结构是否符合问题要求，层次是否清楚、严密，文句是否符合语法、逻辑，语气是否得体，数字、引文、标点等是否准确、规范、严谨。在程序审核上，重点要把好签审关，要看公文是否严格按照公文处理程序进行签审。三要积极主动，做好信息报送工作。信息工作是秘书工作的重要组成部分。

　　信息内容的选择要抓住“三点”，做到“三贴近”。一是通过抓重点工作贴近领导意图。二是抓热点问题贴近群众需求。三是通过抓亮点总结经验贴近上级需求。为上级的决策提供科学的依据。要提高信息质量就要快、实、准。要快，就要要超前的收集信息，及时地将信息报送，做到参谋在前，谋划在前。要实，就要深入调查研究，不调查，就没有发言权;不调查，信息也就失去了它的科学性。要准，忧喜结合，信息的一个基本原则就是有喜报喜、有忧报忧、忧喜结合。

　　南宋著名诗人陆游在《冬夜读书示子聿》这首诗中写道：“纸上得来终觉浅，绝知此事要躬行。”意思是说，从书本上学习到的知识，总是不够扎实，也不够用的。只有经过自己身体力行地去实践，才能够获得全面的知识。这两句话将理论与实践的关系、直接知识与间接知识的关系，讲得十分透彻。告诫后辈不要把自己关在书斋里死读书，读死书，而要走向社会生活，才能从实践中获得真知，提高工作能力。

　　作为一名秘书工作者，我们应该从陆游的诗句中获得有益的启示。经常听到说某人在学校里是优秀的学生，每次考试都是全优，可是一旦走向社会却不能适应工作，甚至找不到工作，成为一个“高分低能”的人。这就是“文凭不等于水平，学习好不一定能力强”的道理。这样的例子比比皆是，前段时间炒得沸沸扬扬的博士乞丐就是一个典型的例子。所以，一个合格的秘书不仅要善于学习，而且要更加善于工作;不仅要努力读书学习，而且更要重视社会实践。如果把学习与工作当作互不相干的两张皮，只会学习而不会工作，那就真成“百无一用是书生”了。

【秘书的意识与气质修养】相关文章：

气质与形体美10-29