商务秘书礼仪常识

时间：2022-10-28 09:12:15 景辉商务秘书我要投稿

商务秘书礼仪常识大全

　　现代社会，人际交往非常重要。良好的礼仪修养表现的是自尊、对他人的尊敬以及对交往双方平等地位的强调。下面yjbys小编为大家准备了一些关于商务秘书的礼仪常识，欢迎阅读。

商务秘书礼仪常识大全

　　交谈礼仪

　　交谈态度：1.自信从容 2.互相尊重 3.率真坦诚

　　如何说：1.细语柔声 2.少说多听 3.交往以对方为中心

　　谈话礼仪的四大禁忌：1.打断对方 2.补充对方 3.纠正对方 4.质疑对方

　　对外交流礼仪的基本规范：

　　规范的称呼：1.使用行政职务的称呼 2.使用技术职称称呼 3.使用行业职务称呼 4.泛尊称

　　称呼禁忌：1.不用无称呼 2.替代性称呼不能用 3.不用非正式的称呼 4.不用非正式的简称

　　话题选择的原则：1.选择对方感兴趣的话题 2.有自己对人对事的态度和观点

　　3.避免涉及对方忌讳的话题

　　适宜选择的话题：1.既定的话题 2.擅长的话题 3.时尚的话题 4.高雅的话题 5.轻松的话题

　　忌讳的话题：1.忌以非议国家、党、政府以及企事业单位为话题

　　2.忌以国家、组织、行业的秘密作为话题 3.忌以背后议论领导、同行和同事为话题

　　4.忌以捉弄取笑对方为话题 5.忌以非议旁人为话题

　　6.忌以格调低下的内容为话题 7.忌谈论个人隐私问题

　　交谈方式：1.“倾泻式”交谈 2.“启发式”交谈 3.“跳跃式”交谈 4.“扩展式”交谈

　　5.“批判式”交谈 6.“静听式”交谈

　　名片

　　名片类别：1.商业名片 2.公用名片 3.个人名片

　　名片的功能：1.广告作业 2.礼尚往来作用 3.通报、打招呼作用

　　名片的递送：1.预先准备好名片

　　2.把握好递送名片的时机：一般选择初时之际或分别之时，不宜过早或过迟

　　3.有序递送名片 4.递送名片应郑重其事

　　名片的接纳：1.态度谦虚有礼 2.认真阅读名片 3.精心存放 4.要有来有往

　　索要名片：1.互换法 2.暗示法 3.谦恭法

　　介绍

　　自我介绍的具体形式：1.应酬式自我介绍 2.工作式自我介绍 3.交流式自我介绍

　　4.礼仪式自我介绍 5.问答式自我介绍

　　介绍的方式和技巧：1.巧解姓名，以名言志 2.借貌自嘲，似贬实褒

　　3.借座右铭，抒情励志 4.剪影组合，展现自己

　　5. 比名流，更显幽默 6.巧借特产，以物喻人

　　介绍的顺序：将年轻者介绍给年长者，男士介绍给女士，将客人介绍给主人，将非官方人士介绍给官方人士，将地位低者介绍给地位高者，将单位(公司)的同事介绍给

　　来访者(客户)等。

　　拜会

　　拜会的作用：1.增进了解，交流感情 2.扩宽视野，提高效率

　　拜会的类型：以拜会方式不同分：1.主动拜会 2.应邀拜会

　　以拜会目的不同分：1.事务性拜会 2.业务性拜会 3.情感性拜会 4.礼节性拜会

　　以拜会性质不同分：1.公务性拜会 2.友情性拜会

　　拜会前的准备：1.明确拜会的目的 2.提前预约 3.认真做好拜会的具体准备

　　拜会时的礼仪规范：1.准时赴约 2.客气登门 3.礼貌进门 4.适度交谈 5.致谢告辞

　　见面礼节：1.给对方一个良好的印象

　　2.行握手礼：男女之间，男方要等女方先伸手才能握手，如女方不伸手，即无握手之意，男方就用点头或鞠躬致意;宾主之间，主任应向客人先伸手，以示欢迎，客人走时，客人应先伸手;上下级之间，下级要等上级先伸手，以示尊重;长幼之间，年幼的要等年长的先伸手，以示敬重。

　　3.亲切问候：顺序：下级先问候上级，主人先问候客人，男士先问候女士称呼(称谓)要恰当

　　4.礼貌呈上名牌

　　馈赠礼品

　　馈赠礼品的原则：

　　1.纪念性原则

　　2.轻重原则

　　3.效用性原则

　　4.投好避忌原则

　　5.时机原则

　　选择礼品要注意把握的几个方面：

　　1.考虑交往活动的目的：公务性送礼。不要选择以下几类物品赠与公务交往对象：一是现

　　金、信用卡、有价证劵;二是昂贵的奢侈品;三是不利于健康的

　　物品、如烟、酒等;四是容易使异性产生误解的物品;五是触犯

　　受赠者个人忌讳的物品。

　　个人间的送礼

　　2.考虑与受礼者的关系

　　3.考虑受礼者的个人爱好

　　4.考虑一定的民俗禁忌

　　5.要心存“敬重”之情

　　馈赠时机的选择：

　　1.节日喜庆

　　2.探视病人

　　3.离任远行

　　4.酬谢他人

　　5.拜访、做客

　　6.外出归来

　　7.回赠还礼

　　受礼礼节：

　　1.受礼要大方

　　2.忌当面、当众打开礼品

　　3.不要拒受礼

　　拓展阅读

　　商务秘书接待礼仪知识

　　（一）学习目标

　　要求做好热忱待客。秘书人员要热情周到地接待来访者。

　　（二）做好热忱待客

　　在带领来访者时，要配合对方的步幅，在客人左侧前一米处引导。可边走边向来访者介绍环境。要转弯或上楼梯时，先要有所动作，让对方明白所往何处。侧身转向来访者不仅仅是礼貌的，同时还可观察留心来访者的意愿，及时为来访者提供满意的服务。到达会客室前要指明"这是会客室"，如果门是向外开的，用手按住门，让客人先进入，如果门往内开，自己先进入，按住门后再请客人进入。一般右手开门，再转到左手扶住门，面对客人，请客人进入后再关上门，通常叫做外开门客先入，内开门己先入。

　　有时会客室的布置，经常会有使来客不知该坐何处才好的感觉，因此引导坐位的行动是有必要的。

　　客人来到后，秘书人员要负责端茶倒水，当然最好先征求客人的意见，问清愿意喝哪种饮料再送上。优秀的秘书人员对重要客人喜欢的饮料要记住，以便再次来访时主动送上。

　　热忱待客，看似简单，实则不然，秘书人员热情周到待客所表现出来的形象，就是整个单位形象的缩影。

　　（三）相应知识

　　1、交际心理基本原则

　　这里所说的交际心理基本原则，实际上就是礼仪的基本原则。做接待工作就是要从心理上真诚地尊重别人、关心别人、理解别人、体贴别人、善待别人。在此基础上还要注意以下几项原则

　　（1）自尊与尊人的原则

　　自尊是指一个人对自身的一种态度，它是自我意识的一种表现形式。一个人能够自己尊重自己，接纳自己，保持自己的人格和尊严，就叫做自尊。

　　尊人指的是对待他人的一种态度，这种态度要求承认和重视每个人的人格、感情、爱好、职业、习惯、社会价值以及所应享有的权力和利益。尊人，从社会角度来说，它是一个重要的道德规范；对个人来说，则是一种良好的道德品质。

　　尊人的精神渗透在接待工作的方方面面。比如，当我们使用"请、您、谢谢、对不起、……"这些用语时，是尊人的表现；来了客人起立招呼，上茶时双手捧上，也是尊人的表现。

　　（2）内在美与外在美的原则

　　外在美主要是指一个人外部形态的美，是其在身材、相貌、服饰、谈吐、举止等方面表现出来的美。内在美主要是指一个人内心世界的美，是其在文化素养、道德品质和思想境界等方面所具有的美。

　　交际礼仪就是表现人的美德的一种具体形式，使美好的心灵与美的仪表、美的谈吐、美的举止形成一个有机的整体，使人们在交际活动中能够充分展现出自己美的风采。

　　（3）自信大方与适应环境的原则

　　自信大方和适应环境是一种互补的关系。

　　一个自信的人保持着一种积极主动的心理状态，因此面对一些意外的情况，他能处变不惊，镇定自若，及时地采取相应的措施予以补救，而决不会手足无措。即使出了一点差错，他也敢于落落大方地向对方表示歉意，求得对方的谅解，从而安然过关。

　　我们强调适应环境的原则并不意味着人们在交际活动中只能畏畏缩缩，生怕哪里礼仪不当会引起对方的不快。如是这样，容易引起对方的猜疑。适应环境与自信大方应当和谐地统一起来。

　　（4）言行适度与交往目的原则

　　人际交往要言行适度，该说则说，该行则行，但要把握好分寸。

　　人的行为总是为了达到一定的目的、获得某项具体结果的。特别是在今天，世界正处于新技术革命的时代，社会的飞速发展迫使人们不得不树立崭新的时间观念。那些没有实际意义的"虚礼"已日益失去了市场。因此，我们在进行一项交际活动之前，都应认真地思考一番，此番交际活动的目标究竟是什么？可以采取哪些最省时、最简便的礼仪形式达到这一目标。

　　2、与来访者言谈的礼节

　　言谈是人际传播的重要手段，若要使之在人际交往中发挥更大的作用，除了做到言简意明，我们还应力求以语言的"礼"吸引他人，以语言的美说服他人。下面着重介绍的是直接言谈礼节。

　　直接言谈即听者与言者在同一场所进行的面对面交流。在直接言谈中，有以下几点须多加注意的：

　　（1）谈吐的仪态。不论言者还是听者，交谈时双方必须保持精神的饱满；表情自然大方和颜悦色；站立寒喧也好，坐着聊天也罢，两人均应目光温和、正视对方，以示尊重；两人之间的距离可视双方关系的亲疏而定。

　　（2）话题的选择。所谓话题，就是言谈的中心。话题的选择反映着言谈者品位的高低。选择一个好的话题，使言谈双方有了共同语言，往往就预示着言谈成功了一大半。因此，首先，要选择交谈者喜闻乐见的话题。如天气状况、风土人情、体育比赛、电影电视、旅游度假、烹饪小吃等。其次，要回避众人忌讳的话题。如个人的私生活（包括一个人的年龄、婚姻、履历、收入、住址等其他方面的家庭情况）、令人不快的事件（疾病、死亡、丑闻、惨案等）、以及某人生活习惯、宗教信仰、政治主张等均少谈或不谈为好。最后，不宜谈论自己不甚熟悉的话题。

　　（3）言者的表现。谈话者语言表达应准确明了，语意完整，合乎语法；语言轻柔，语调亲切，语速适中。同时，要顾及听者的情绪与心理的变化，不可滔滔不绝"一言堂"式地说个没完，或大搞"酒逢知己千杯少，话不投机半句多"而冷落了某些人，更不能选用只有在场少数几个人听得懂的外语或方言与个别人交谈而置多数人于不顾。不雅的口头禅甚至粗、脏的语言"垃圾"在言谈中应杜绝使用。言谈间，适当运用各种手势能起到锦上添花的作用，但手势过多、动作幅度过大却会有轻浮、欠稳重之感，甚至产生画蛇添足之效果。

　　（4）听者的反应。与言者相比，听者在交谈中处于相对被动的地位，全神贯注，认真聆听是其首要任务。在聆听时要适时作出积极的反应，以表明你聆听的诚意。如点头、微笑或简单重复对方的谈话要点等。同时恰如其分的赞美不可缺少，它能使交谈气氛变得更加轻松、友好。轻易打断对方的讲话或随意插话，是听者的忌讳，因为这对言者有不敬、失礼之嫌，故应尽量避免。当然，在交谈中做"永远"的听众，一言不发也是会令众人扫兴的。

　　言谈过程中，目光应以温和、大方、亲切为宜，应多用平视的目光语，双目注视对方的眼鼻之间，表明重视对方或对其发言颇感兴趣，同时也体现出自己的坦城。那种故意回避对方或闪烁不定的目光语，均会形成交谈障碍，应该摒弃。但当双方缄默不语，或别人失言时，不应再看着对方，以免使已有的尴尬加剧。

　　（四）注意事项

　　在接待工作中，要注意会用交际常用礼貌用语。

　　1、问候语

　　随着社会的进步，交往中对语言文明的要求更高了。见面时应根据彼此的关系问候"您好！"、"你好！"、"早上好！"、"晚上好！"等。这种问候语简单明了，不受场合约束而且听来亲切自然。

　　不论是在何种场合，问候时表情应该自然、和蔼、亲切，脸上应带有温和的微笑。

　　2、感谢语

　　当别人帮了你哪怕是一点小忙，都应该说"谢谢！""麻烦你了，非常感谢！"接受别人的赠物或款待时，应该说："好，谢谢！"拒绝时应该说："不，谢谢"，而不应该说："我不要！"或是"我不爱吃！"

　　感谢的时候还应该以热情的目光注视对方。

　　3、道歉语

　　做了不当的事，应及时道歉说："对不起，实在抱歉。"、"真过意不去。"、"真是失礼了。"如果不经意打扰了别人，或是打断了别人的话，应该说："对不起，打扰了。""对不起，打断一下。"在公共场合不小心碰了别人，应该说："真对不起。"在服务对象面前应该学会说："对不起，让您久等了。"

　　4、征询语：

　　"您有什么事情吗？""我能为您做些什么吗？""您需要我帮您做些什么吗？""您还有什么别的事情吗？""这样会不会打扰您？"

　　5、应答话：

　　"您不必客气。""没有关系，这是我应该做的。""照顾不周的地方请您多多指教。""我明白了。""好的，是的，谢谢您的好意。"

　　6、慰问语：

　　"你（您）辛苦了。""让你（您）受累了。""给你们添麻烦了。"这些话是一种善意的慰问。人际交往中，这类话看来很简单，似乎说不说两句都可以，实际上能让对方感到温暖，于是也就换来对方对你的好感。对方会认为你这个人是个热情的关心别人的人。

　　7、"请"字的运用：

　　"请您帮我个忙。""请帮我一下。""请您稍候。""请您稍稍休息一下。""请您喝茶！""请用餐！""请您指教！""请您留步。""请多关照。""请问您……"这些话中的"请"字不是多余的，多含有谦虚、尊重对方的意思，或使语气委婉。

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