秘书服务礼仪知识
对于直接为领导者服务、代表着单位和组织形象的秘书人员来说，增强礼仪观念、提高礼仪素养显得尤为重要。下面是小编给大家介绍一下秘书服务礼仪知识，希望能帮助到大家！
秘书服务礼仪知识 1
秘书服饰礼仪要求
秘书人员的着装既要体现实用性，也要体现装饰性，体现个体自身的审美素质和组织形象。要昼把服饰的自然属性、社会属性、情感属性与秘书公关活动的礼仪属性结合起来，尽可能避免因自己着装不当而使企业的声誉蒙受损失。
1、服饰要以简洁为美
简洁是当今服饰发展的大方向，服饰越简洁、越流畅，其美学效果就越好。秘书人员工作比较繁重，服饰过于烦琐不但不利于工作上轻装上阵，还会让人当做花瓶摆设看待。而简洁的服饰则会给人一种轻松、明快之感，有利于人际间的沟通。
2、扬长避短
秘书人员选择服饰一定要注意扬长避短，尽量避免穿戴与自己体形不协调的服饰，这样才能充分展示自己身材的长处，使自己充满自信地出现在各种社交场合。
3、体现个性
人们戏言鞋合不合适，只有脚知道，说的就是着装要因人而异。一件同样的衣服穿在不同的人身上会产生不同的效果，这是因为不同的人性格气质不同造成的。所以，穿什么衣服应根据个人的特点而定，只有使衣着与自己的年龄、性别、肤色、体形等特点相适应，特别是和自己的性格、气质、个性特征相吻合才是得体的。
秘书日常接待礼仪
接待来客是秘书最频繁的日常事务之一。秘书是代表单位接待来客的,其接待态度如何,直接影响着单位的形象,决定了来客对单位的印象,关系着业务能否顺利进行。所以,秘书应当尽量做到让每一位来客满意而归,这就得掌握接待的基本礼节。
一、打招呼
当客人到来时,秘书应马上停下手头的工作,抬起头,礼貌而热情地招呼来客。打招呼的用语要正式规范。秘书说话时声音应舒缓,咬字吐音要清楚。表达要简洁流畅。
二、招待
秘书日常接待的来客大致分事先约好的和没有预约的两种。对经过询问、甄别,没必要由领导人会见,或经请示后领导人无意会见的来客,秘书可以婉言拒绝。对初次来访的人,引见时,秘书要走在来客左前方一尺处,并随时转头注意客人,引导方向。
1、座次
秘书引导或陪同客人去面见领导时，到达接待室后应将客人引至上座的位置上。引导就座时，长沙发优于单人沙发，沙发椅优于普通椅子，较高的座椅优于较低的座椅，距离门远的为最佳的座位。
2、奉茶
上茶应在主客未正式交谈前。正确的步骤是：双手端茶从客人的左后侧奉上。要将茶盘放在临近客人的茶几上，然后右手拿着茶杯的中部，左手托着杯底，杯耳应朝向客人，双手将茶递给客人同时要说您请用茶
奉茶的顺序：上茶应讲究先后顺序，一般应为：先客后主;先女后男;先长后幼。
奉茶的禁忌：尽量不要用一只手上茶，尤其不能用左手。切勿让手指碰到杯口。为客人倒的第一杯茶，通常不宜斟得过满，以杯深的'2/3处为宜。继而把握好续水的时机，以不妨碍宾客交谈为佳，不能等到茶叶见底后再续水。
秘书电话礼仪
一、接听电话前
1、准备笔和纸：如果大家没有准备好笔和纸，那么当对方需要留言时，就不得不要求对方稍等一下，让宾客在等待，这是很不礼貌的。所以，在接听电话前。要准备好笔和纸。
2、停止一切不必要的动作：不要让对方感觉到你在处理一些与电话无关的事情，对方会感到你在分心，这也是不礼貌的表现。
3、使用正确的姿势：如果你姿势不正确，不小心电话从你手中滑下来，或掉在地上，发出刺耳的声音，也会令对方感到不满意。
4、带着微笑迅速接起电话：让对方也能在电话中感受到你的热情。
二、接听电话
1、三声之内接起电话;
2、主动问候，报部门介绍自己;
3、注意接听电话的语调，让对方感觉到你是非常乐意帮助他的，在你的声音当中能听出你是在微笑;
4、注意接听电话的措辞，绝对不能用任何不礼貌的语言方式来使对方感到不受欢迎;
5、转接电话要迅速：每一位员工都必须学会自行解决电话问题，如果自己解决不了再转接正确的分机上，并要让对方知道电话是转给谁的。
6、电话留言要遵循6原则：何时、何人、何地、何事、为什么、如何进行等。
三、打电话礼仪
1、确定合适的时间，当需要打电话时，首先要考虑此时此刻对方是否方便听电话，应该选择对方方便的时间打电话，尽量避开在对方忙碌或是休息的时间打电话。
2、开头很重要
无论是正式的电话业务还是一般交往中的不太正式的通话，自报家门是必须的，这是对对方的尊重，即使是你熟悉的人，也应该主动报出自己的姓名，因为接电话方往往不容易通过声音准确无误的确定打电话人的身份。
3、通话尽量简单
在工作电话中一般一个电话最常三分钟，超过三分钟应该改成其他的交流方式。
秘书服务礼仪知识 2
心态：不否认人与人之间能否合得来，按中国人说是靠缘分的；按西方人的说法，就是要有“chemistry”。但与其指望于此，不如训练自己的“businessmindset”，这里我暂译为“以工作为重的思维方式”，或说公心为上，在乎工作成果而非仅仅个人关系，这样有时反而处得好。
沟通：老板是老外，他们思维有时很直接，如果你不主动沟通解决问题，很难指望通过暗示等让他们了解。但沟通不是抱怨和诉苦，最好能在沟通时写明问题所在和可行的`解决方案。
调整：如果不能改变环境，就只能改变自己，发掘并学习老板的优点，并适应他们。
冲突：这不是令人愉快的事，要尽量避免。首先不要与老板有什么利益上“过密”的事，尤其当老板的利益与公司的利益相违背时，最好不要帮他，否则早晚会自己摘不清。
权衡与进退：如果无论怎样努力调整，还是关系紧张，那要权衡一下目前职务的待遇、前途和因为关系紧张所受的压力孰轻孰重了。有时，一忍能待到天明；有时，走为上策，换来一片新天地。归根结底，要看每个人自己的性格与选择了。
守信：外方老板更注重承诺。答应老板的事一定要按时做好。除了天灾人祸，任何延误理由都是站不住脚的。一次不守信可能会减少一半以前积累的信任。
守时：参加任何会议，特别是跟外方老板去参加客户会议，没有任何理由可以迟到。
变通：增加自身的可塑性，不要做老板眼里的鸡肋。非原则性的东西都是可以调整的，公司如此，员工也是如此。积极地接受外来变化比消极应对要有生命力，以不变应万变行不通了。
秘书服务礼仪知识 3
为社交需要印制的名片，自己的职务不应自吹夸大，乱挂不实的头衔。
外出时不忘携带名片，名片应从名片夹中抽出，名片夹最好是放在上衣胸口的袋里，千万不要放在长裤口袋里。
名片最好是站着递给对方，如果自己坐着，待对方走过来时，应站起来，问候对方后再交换名片。
地位较低的人或是来访的人要选递出名片。如果对方来的'人多，应先与主人或地位较高的人交换。
名片应该以双手递给对方，收名片者，也要用双手去接。
拿到对方名片时，应先仔细地看一遍，同时也确认一下对方的头衔。
收了对方的名片后，若是站着讲话，应该将名片拿在齐胸的高处；若是坐着，就放在视线所及之处。
在交谈时，不可折皱、玩弄对方的名片。
与对方分别时不可将对方名片任意丢弃在桌上。
收到别人送的名片应妥善保存，以防丢失。
秘书服务礼仪知识 4
（一）学习目标
要求做好热忱待客。秘书人员要热情周到地接待来访者。
（二）做好热忱待客
在带领来访者时，要配合对方的步幅，在客人左侧前一米处引导。可边走边向来访者介绍环境。要转弯或上楼梯时，先要有所动作，让对方明白所往何处。侧身转向来访者不仅仅是礼貌的，同时还可观察留心来访者的意愿，及时为来访者提供满意的服务。到达会客室前要指明"这是会客室"，如果门是向外开的，用手按住门，让客人先进入，如果门往内开，自己先进入，按住门后再请客人进入。一般右手开门，再转到左手扶住门，面对客人，请客人进入后再关上门，通常叫做外开门客先入，内开门己先入。
有时会客室的布置，经常会有使来客不知该坐何处才好的感觉，因此引导坐位的行动是有必要的。
客人来到后，秘书人员要负责端茶倒水，当然最好先征求客人的意见，问清愿意喝哪种饮料再送上。优秀的秘书人员对重要客人喜欢的饮料要记住，以便再次来访时主动送上。
热忱待客，看似简单，实则不然，秘书人员热情周到待客所表现出来的形象，就是整个单位形象的缩影。
（三）相应知识
1、交际心理基本原则
这里所说的交际心理基本原则，实际上就是礼仪的基本原则。做接待工作就是要从心理上真诚地尊重别人、关心别人、理解别人、体贴别人、善待别人。在此基础上还要注意以下几项原则
（1）自尊与尊人的原则
自尊是指一个人对自身的一种态度，它是自我意识的一种表现形式。一个人能够自己尊重自己，接纳自己，保持自己的人格和尊严，就叫做自尊。
尊人指的是对待他人的一种态度，这种态度要求承认和重视每个人的人格、感情、爱好、职业、习惯、社会价值以及所应享有的权力和利益。尊人，从社会角度来说，它是一个重要的道德规范；对个人来说，则是一种良好的道德品质。
尊人的精神渗透在接待工作的方方面面。比如，当我们使用"请、您、谢谢、对不起、……"这些用语时，是尊人的表现；来了客人起立招呼，上茶时双手捧上，也是尊人的表现。
（2）内在美与外在美的原则
外在美主要是指一个人外部形态的美，是其在身材、相貌、服饰、谈吐、举止等方面表现出来的美。内在美主要是指一个人内心世界的美，是其在文化素养、道德品质和思想境界等方面所具有的美。
交际礼仪就是表现人的'美德的一种具体形式，使美好的心灵与美的仪表、美的谈吐、美的举止形成一个有机的整体，使人们在交际活动中能够充分展现出自己美的风采。
（3）自信大方与适应环境的原则
自信大方和适应环境是一种互补的关系。
一个自信的人保持着一种积极主动的心理状态，因此面对一些意外的情况，他能处变不惊，镇定自若，及时地采取相应的措施予以补救，而决不会手足无措。即使出了一点差错，他也敢于落落大方地向对方表示歉意，求得对方的谅解，从而安然过关。
我们强调适应环境的原则并不意味着人们在交际活动中只能畏畏缩缩，生怕哪里礼仪不当会引起对方的不快。如是这样，容易引起对方的猜疑。适应环境与自信大方应当和谐地统一起来。
（4）言行适度与交往目的原则
人际交往要言行适度，该说则说，该行则行，但要把握好分寸。
人的行为总是为了达到一定的目的、获得某项具体结果的。特别是在今天，世界正处于新技术革命的时代，社会的飞速发展迫使人们不得不树立崭新的时间观念。那些没有实际意义的"虚礼"已日益失去了市场。因此，我们在进行一项交际活动之前，都应认真地思考一番，此番交际活动的目标究竟是什么？可以采取哪些最省时、最简便的礼仪形式达到这一目标。
2、与来访者言谈的礼节
言谈是人际传播的重要手段，若要使之在人际交往中发挥更大的作用，除了做到言简意明，我们还应力求以语言的"礼"吸引他人，以语言的美说服他人。下面着重介绍的是直接言谈礼节。
直接言谈即听者与言者在同一场所进行的面对面交流。在直接言谈中，有以下几点须多加注意的：
（1）谈吐的仪态。不论言者还是听者，交谈时双方必须保持精神的饱满；表情自然大方和颜悦色；站立寒喧也好，坐着聊天也罢，两人均应目光温和、正视对方，以示尊重；两人之间的距离可视双方关系的亲疏而定。
（2）话题的选择。所谓话题，就是言谈的中心。话题的选择反映着言谈者品位的高低。选择一个好的话题，使言谈双方有了共同语言，往往就预示着言谈成功了一大半。因此，首先，要选择交谈者喜闻乐见的话题。如天气状况、风土人情、体育比赛、电影电视、旅游度假、烹饪小吃等。其次，要回避众人忌讳的话题。如个人的私生活（包括一个人的年龄、婚姻、履历、收入、住址等其他方面的家庭情况）、令人不快的事件（疾病、死亡、丑闻、惨案等）、以及某人生活习惯、宗教信仰、政治主张等均少谈或不谈为好。最后，不宜谈论自己不甚熟悉的话题。
（3）言者的表现。谈话者语言表达应准确明了，语意完整，合乎语法；语言轻柔，语调亲切，语速适中。同时，要顾及听者的情绪与心理的变化，不可滔滔不绝"一言堂"式地说个没完，或大搞"酒逢知己千杯少，话不投机半句多"而冷落了某些人，更不能选用只有在场少数几个人听得懂的外语或方言与个别人交谈而置多数人于不顾。不雅的口头禅甚至粗、脏的语言"垃圾"在言谈中应杜绝使用。言谈间，适当运用各种手势能起到锦上添花的作用，但手势过多、动作幅度过大却会有轻浮、欠稳重之感，甚至产生画蛇添足之效果。
（4）听者的反应。与言者相比，听者在交谈中处于相对被动的地位，全神贯注，认真聆听是其首要任务。在聆听时要适时作出积极的反应，以表明你聆听的诚意。如点头、微笑或简单重复对方的谈话要点等。同时恰如其分的赞美不可缺少，它能使交谈气氛变得更加轻松、友好。轻易打断对方的讲话或随意插话，是听者的忌讳，因为这对言者有不敬、失礼之嫌，故应尽量避免。当然，在交谈中做"永远"的听众，一言不发也是会令众人扫兴的。
言谈过程中，目光应以温和、大方、亲切为宜，应多用平视的目光语，双目注视对方的眼鼻之间，表明重视对方或对其发言颇感兴趣，同时也体现出自己的坦城。那种故意回避对方或闪烁不定的目光语，均会形成交谈障碍，应该摒弃。但当双方缄默不语，或别人失言时，不应再看着对方，以免使已有的尴尬加剧。
（四）注意事项
在接待工作中，要注意会用交际常用礼貌用语。
1、问候语
随着社会的进步，交往中对语言文明的要求更高了。见面时应根据彼此的关系问候"您好！"、"你好！"、"早上好！"、"晚上好！"等。这种问候语简单明了，不受场合约束而且听来亲切自然。
不论是在何种场合，问候时表情应该自然、和蔼、亲切，脸上应带有温和的微笑。
2、感谢语
当别人帮了你哪怕是一点小忙，都应该说"谢谢！""麻烦你了，非常感谢！"接受别人的赠物或款待时，应该说："好，谢谢！"拒绝时应该说："不，谢谢"，而不应该说："我不要！"或是"我不爱吃！"
感谢的时候还应该以热情的目光注视对方。
3、道歉语
做了不当的事，应及时道歉说："对不起，实在抱歉。"、"真过意不去。"、"真是失礼了。"如果不经意打扰了别人，或是打断了别人的话，应该说："对不起，打扰了。""对不起，打断一下。"在公共场合不小心碰了别人，应该说："真对不起。"在服务对象面前应该学会说："对不起，让您久等了。"
4、征询语：
"您有什么事情吗？""我能为您做些什么吗？""您需要我帮您做些什么吗？""您还有什么别的事情吗？""这样会不会打扰您？"
5、应答话：
"您不必客气。""没有关系，这是我应该做的。""照顾不周的地方请您多多指教。""我明白了。""好的，是的，谢谢您的好意。"
6、慰问语：
"你（您）辛苦了。""让你（您）受累了。""给你们添麻烦了。"这些话是一种善意的慰问。人际交往中，这类话看来很简单，似乎说不说两句都可以，实际上能让对方感到温暖，于是也就换来对方对你的好感。对方会认为你这个人是个热情的关心别人的人。
7、"请"字的运用：
"请您帮我个忙。""请帮我一下。""请您稍候。""请您稍稍休息一下。""请您喝茶！""请用餐！""请您指教！""请您留步。""请多关照。""请问您……"这些话中的"请"字不是多余的，多含有谦虚、尊重对方的意思，或使语气委婉。
秘书服务礼仪知识 5
一、什么是礼仪
孔子有云：“礼者，敬人也。”这里所提到的“礼”字是尊重的意思。也就是说，从本质上讲，“礼”所指的是一个人尊重自己、尊重他人、尊重社会的基本态度。尊重是相互的，“来而不往，非礼也。”一个不尊重他人的人，同样不会得到对方的尊重。“仪”在“礼仪”中是规范的表现形式，“礼”是一种态度，那么“仪”就是在这种态度下所表现出来的行为。因此，概括来讲，礼仪就是人面在人际交往中出于尊重所表现出来的规范行为。
规范的礼仪不仅象征着社会的发展，还标志着人类文明的进步。在当今社会中，礼仪和法律并成为人类两大行为准则。而它们的区别在于，法律具有强制性，而礼仪则是一种很强的自觉性。二者都在随着社会的进步和发展，根据不同行业的具体要求，不断地被完善着。
二、秘书礼仪
秘书礼仪作为礼仪的一个分支，更加具体化，是秘书日常交往过程中必须要遵守的行为准则。那么秘书礼仪具体都包含哪些内容呢?
(一)形象礼仪
1.着装礼仪。着装礼仪意在塑造秘书的工作形象，强化秘书的内在修养。得体的着装不仅是秘书个人内在素养的外在表现，在某些时候往往还代表着企业的形象。因此每一个秘书都应该学习和掌握一定的着装礼仪常识，按照不同行业的不同要求，做到得体和规范。
秘书的着装简而言之可以用四个字概括：应时应景，即与时代同步，与季节同步，与时间同步，与环境同步。作为新世纪的秘书，着装不应与时代脱节，但也不需要走在时代的前沿，与时代进步的步伐保持一致即可，简单大方的款式，精致的剪裁，细节中往往彰显出个性，令人印象深刻。保持着装的基本消暑御寒功能，切忌“脏，乱，破，露，透，紧，短，艳和异”，尊重服装的规范穿法，切忌自成一派的穿法。工作时间与非工作时间的着装要有所区别，工作时间不可着运动装等过于休闲的服饰。
2.修饰礼仪。面部妆容，发型和饰物的佩戴均归属修饰礼仪范畴。作为一名秘书，面部妆容应以淡妆为主，切忌浓妆艳抹，给对方造成过犹不及的印象。着重眼部的修饰，搭配以适合的眉型，往往会令人看起来神采奕奕。唇部要多注重保养，保持一双无脱皮的润泽双唇，无需着重颜色的修饰，一点点唇油便在细节中体现出精致。发型应以适合自己为主，以端庄为表现目的，切忌颜色花哨，造型夸张。而在饰物的佩戴上，则应以简单为主，少而精，慎重选择款式，区别男女。尤其外事秘书，国际化的工作范围会接触到不同国家不同民族的人，其中某些人可能有其独有的信仰与禁忌，遇到这种情况，就需要秘书人员提前做好功课，在妆容、发型、服饰特别是饰物的佩戴上，多加留心。
3.举止礼仪。规范的举止不仅是对秘书而言，对任何人而言都是内在修养的外在体现。孔子曾经说过：非礼勿动。结合秘书的工作而言，可以概括为合乎体统，合乎身份，合乎场合。举止文明礼貌，行为自然得体，步伐沉着稳健，手势动作规范。切忌小动作不断和滥用手势。尤其是在与人交往中，举止首先要尊重对方，优雅大度中展现出一个秘书的修养和风度。
(二)公务礼仪
1.汇报礼仪。作为秘书经常要上传下达，因此在汇报礼仪中首先要区分汇报对象。当与被汇报人是上下级关系时，若是作为下级向上级汇报，应遵守归口管理的原则，直接找分管负责人来汇报，不宜擅自汇报或越级汇报;若是作为上级向下级通报，则需要真实地反映情况，不可瞒报，否则将很容易失去下属的支持，也较难获得体谅。当秘书单独汇报时，最好简单明了、直抒胸臆;若是集体汇报，则需要实现集思广益，讨论总结，力求全面地反映问题的同时，高效地完成汇报。当然无论哪一种情况，作为秘书人员，都需要把握适当的时机，选择合适的地点，充实汇报的内容，条理清晰地进行汇报。
2.办公礼仪。秘书作为办公室一员，首先应忠于职守，严格恪守时间，不迟到不早退。上传下达中，规范语言，尊重对方。工作中保护环境，保持卫生，维护办公秩序的良好运行。
3.会务礼仪。秘书人员经常要面对各类会议的组织工作，因此严格的会务礼仪成了秘书必不可少的一项规范内容。首先在会议的组织上，需注意周密地制定会议规则，充分地进行会议筹备，完善地组织会议进程，和妥善的处理收尾工作。做到会前规范化，会中细节化，会后系统化。一场会议的成功与否，往往由细节决定。
4.电话礼仪。信息化时代电话成了日常工作中被频繁使用的沟通工具之一，而电话形象也成为了秘书职业形象的重要组成部分。接打电话的时候要耐心、细致、周道、热情，口齿清晰，音量适中，语速正常。拨打电话时要注意时间恰当，语言流畅，表达清晰，举止得当。而接电话时要注意及时，文明，做好记录以便协调、转述和汇报。
5.文书礼仪。日常礼仪文书主要分三大类：信函、致辞和题赠，总体遵循四大原则：主题突出，情意诚挚，格式规范和语言得体。由于其使用之频繁，种类之繁多，这里就不一一赘述了。
综上所述,不难看出，秘书礼仪体现在秘书日常工作的方方面面，以至于一言一行、穿着打扮，请示汇报等等每一个细节都体现着规范所在。一个企业的礼仪文化是企业形象和员工素养的综合体现，只有做好应有的礼仪才能塑造良好的企业形象。因此，作为一个合格的秘书，必须从细节做起，在理论上充分认识其重要性的同时，还要在实践中多学习、多观察、多积累才行。
提高秘书礼仪修养的方法和途径
1.加强道德修养
社交礼仪反映了人们在共同生活、彼此交往中最一般的道德关系,是保证交往活动顺利进行和社会生活正常秩序的'重要因素。道德品质的修养和礼仪行为的养成有着密切的联系,二者是相辅相成的统一的过程。礼仪要求人们在交往的过程中,互相尊重、诚恳和善、待人和气、仪表端庄,而人的礼节、礼貌、礼仪是受人的思想道德水平支配的,蕴蓄于中的思想道德是礼貌、礼节、礼仪的基础和内驱力。
礼仪行为从广义上说就是一种道德行为,处处渗透和体现着一种道德精神。一个人想要在礼仪方面达到较高的造诣,离开了道德品质方面的修养是不可能的;一个人要形成一种高尚的道德品质,就应该从日常礼仪规范这一基础的层次做起。
2.提高文化素质
众所周知,文化知识对人的精神气质的陶冶作用是潜移默化的,也是带有根本性的。孔子说:“质胜文则野,文胜质则史。文质彬彬,然后君子。”周恩来被誉为“礼仪外交官”,这与他的学识分不开的。一个言谈举止高雅的人,必定有很高的文化修养。丰富的科学文化知识是人际交往取得成功的一个基础,有了各种知识,才能使自己懂礼貌、讲礼节,才能思考问题周到详尽,处理问题得体妥当,也才能在当今社会中,与方方面面的人进行广泛的交流。
秘书服务礼仪知识 6
交谈的态度
在与人交谈时，我们应该表现出真诚、礼貌、谦虚、谨慎、积极和热情的基本态度，绝对不能在每一个场景中表现出来，虚伪或处理事情。
一是表情自然
第一，专注。说话的时候要专注于对方，或者专注于对方，或者专注于思考，这样才能和谐配合说话的过程。眼睛一动不动，眼睛呆滞，甚至盯着对方都是极其不礼貌的。东游西走，四处“扫视”，漫无边际，是对对对方不屑一顾的不礼貌行为，也是不可取的。如果是多人交谈，就要时不时的用眼睛和大家交流，说明对方是平等的。
第二，合作。在谈话中，你可以适当地使用眉毛、嘴和眼睛的形式变化来表达你对彼此的赞同、理解、惊讶和怀疑，从而表达你的注意力，使谈话顺利进行。
第三，协调。谈话时的表情应与谈话内容相匹配。与上级领导谈话时，要恭敬大方；与客人交谈时，要善良自然。
二是礼貌地说话
首先，注意声音。当与人交谈时，特别是在公共场合，你必须有意识地降低你说话时的音量。最好的声音标准是，只要对象能清楚地听到它。如果大气，不仅是因为别人，而且是因为他们缺乏教育。
第二，注意语态。与人交谈时，要善良友好，舒展自如，不卑不亢。说话的时候要恭敬有礼，不要指手画脚，咄咄逼人。最好的语态是平等待人，温柔善良，热情友好，自然。别人说话的时候，要洗耳恭听，避免三心二意，不专心。最好的语态是积极合作，认真倾听，努力呼应，来来往往，专心致志。
第三，注意语气。在与他人交谈时，秘书的语气应该是和蔼可亲的，我们必须注意平等和礼貌。演讲的速度稍微慢一点，演讲的音量更低，演讲的语气更低。在谈话中，既不要表现得居高临下，也不要故意欢迎语气，故意取悦对方，让对方厌恶。同时，在语气中必须避免僵硬、不耐烦或缓慢。
第四，注意语速。在交谈中，语速要保持相对稳定，既快又慢，舒张，又要在一定时间内保持均匀的速度。语速过快、过慢或过快、过慢会给人一种无序、恐慌的感觉，应该尽量戒掉。
三是举止得体
首先，善于利用行为传递信息。例如，发言人可以使用手势来解释具体的原因，适度的行为不仅可以表达尊重，而且有助于双方的沟通和沟通。
第二，避免过度或多余的动作。与人交谈时可能会有动作，但动作不能太大，更不用说跳舞、拉扯、拍打了。为了表达尊重，谈话时不要左顾右盼，也不要把手放在脑后，也不要把“二郎腿”放在高架桥上，甚至修指甲挖耳朵。说话时尽量避免打哈欠。如果你忍不住，你也应该侧头掩口，向别人道歉。特别要注意的是，说话时不要用手指指人，否则会有污蔑的意思。
四是遵守惯例
秘书在谈话中往往能够通过一些细节来反映自己的谈话态度，在处理这些细节时要遵守一定的既成惯例。
首先，注意倾听。秘书必须认真倾听对方的演讲，配合表达和行为，以表达他们的尊重，并为积极融入对话做出最充分的准备。不要追求“独角戏”，忽视别人的演讲，甚至随意打断对方的演讲。
第二，小心插话。在谈话中，你不应该随意打断别人的话。在表达你的观点之前，试着让对方说完。如果你真的想插话，你应该先问候对方：“对不起，我可以插一句话吗？”插入的话不能冗长。一句话和两句话可以点到最后。如果你不能接管这些话，你可以开始长篇大论，完全忽略对方的感受，不管对方是否已经解释过了。
三是注重交流。对话是一个双向或多向的交流过程，需要各方的积极参与。所以在谈话中不要造成“一言堂”的局面。说话的时候要给别人发表意见的机会，别人说话的时候要及时发表个人意见，互动促进对话。同时，要以双方共同感兴趣的话题为中心，采用双方都能接受的方式。如果发现话不投机，话题需要及时调整。
第四，互相礼貌。在与他人交谈时，不要以自我为中心，而忽视对彼此的尊重。在正常情况下，不要随意否认或质疑对方，不要经常插嘴，争论，不要独自主导“论坛”，或不说话，故意冷淡。
第五，委婉的表达。在陈述自己的观点时，我们应该努力慢慢地倾听，不仅要体贴，而且要留出空间。即使你提出建议或建议，你也可以使用问题，最好不要有命令的怀疑。在任何时候，都不要让强壮的人感到困难。
交谈的语言
语言的使用是否准确，直接影响着对话的顺利进行。因此，在谈话中要特别注意语言的使用。
一是通俗易懂
第一，说普通话。在日常工作中，秘书要自觉使用普通话，不要使用别人听不懂的方言或土语。
第二，解释一下白话。秘书使用的语言最好是让人们一听就能理解，不能充满“人”，滥用书面语言、专业术语或名词典故。在交谈中，要务实，应该流行、生动、易于理解，就像家常话一样。
第三，说流行话。在与普通人交谈时，为了避免语言枯燥，我们应该充分考虑对方的职业、教育水平等因素，努力使我们的语言生动、生动、具体、独特。我们应该努力平易近人，以促进沟通。如果连续有“官方话语”，不仅会阻碍信息的传递，而且很容易与群众分离。
二是掌握口语
首先，它是灵活的。在交谈过程中，随时适当调整口语的具体内容和形式。从表面上看，大多数英语口语似乎句子简短，结构松散，更被省略。有时，它甚至会出现主题变化、内容脱节、顺序逆转等现象。然而，由于口头交流具有一定的双向和互动性，这些问题往往缺陷，但更能显示出生动的口头特征。
第二，简明扼要。一方面要求发音标准，发音清晰；另一方面要求说话意义明确，不能模棱两可，以免造成不必要的误解。
三是文明礼貌
首先，尽量使用尊称，善于使用一些常见的.礼貌用语，如“你”、“谢谢”、“对不起”等。
第二，要多使用文明语言。在语言的选择和使用中，不仅要表现出用户良好的文化素质和待人处事的实际态度，还要让人感到优雅、温柔、脱俗。
第三，谈话时不要冲动，用尖酸刻薄的话嘲笑别人，也不要傲慢，到处炫耀才能纠正别人。
第四，在谈话中，我们应该尽量避免一些不雅的陈述和陈述。对于一些不应该说清楚的事情，我们可以试着用委婉的词语和句子来表达，并使用更常见的隐藏语言。例如，当你想上厕所时，你可以说：“对不起，我去洗手间了。”或者：“对不起，我会打电话的。
交谈的内容
谈话内容的选择应遵循一定的原则。
一定要适合语境
首先，谈话的内容必须与谈话的时间、地点和场合相对应，否则可能会出错。
第二，谈话的内容也应该符合他们自己的身份。谈话应符合中国的法律法规，并与单位和领导保持一致。不要与单位或领导发生反对意见，不要泄露单位的秘密。
二是因人而异
在谈话中，根据不同的对象选择不同的谈话内容。谈话的本质质量是一种交流与合作。因此，秘书在选择谈话内容时，应考虑谈话对象，并根据对方的性别、年龄、性格、民族、经验、职业和地位选择合适的话题。
第三，避免禁忌
秘书在与他人交谈时，要把握好“度”。在态度上要注意克制，不要引起对方的不快，不要一言不发，不要无休止。不要讽刺挖苦，不要骄傲自大。我们应该仔细考虑内容，不要避免，不应该批评自己的单位或领导，必须始终保持单位的声誉，绝对不能对自己的领导、同事、同行说三道四。不得涉及对方单位内部事务，不得涉及对方的弱点和缺点。同时，如果双方不太熟悉，也不涉及对方的个人隐私，如年龄、收入等。
交谈的方式
与他人交谈时，不仅要注意具体内容，还要注意表达方式。可根据不同情况采用以下不同的对话方式。
第一，扩展。是指双方从一个到另一个，从表到内，从浅到深，讨论一些共同关心的问题。
二是判断。是指在听取对方的意见后，在适当的时间，以适当的方式，适当的插话，表达他们对这个问题的主要看法。
第三，倾泻式。意思是在谈话中对对方毫无保留，把自己所有的想法都全部托出来，也就是人们通常所说的“打开天窗说亮话”。
第四，静听式。和别人说话的时候，主要是洗耳恭听。
第五，灵感。是指对话中的一方主动帮助不善于表达的另一方，在话题的选择或对话的方向上给予指导、支持和鼓励，以帮助对方在对话中使用适当的方法来解释自己的观点和主张。
第六，跳跃式。是指在谈话过程中，为了避免谈话者感到尴尬或冷淡，跳出原来的谈话范围，选择每个人都感兴趣的话题。
秘书服务礼仪知识 7
听电话
公司接听电话应该是非常正规的——在礼貌称呼之后，先主动报出公司或部门的名称。如：“您好，这里是xx公司，请问您找哪位?”。很多人会习惯性的有防备意识或觉得不重要，接听电话时不报备自己的岗位或名字。但往往在这些小细节方面才是体现教养的礼貌性。
在长途电话的礼仪细节中，当你给别人打长途电话请求别人的帮助，如果对方正好不在，你应该选一个合适的时间再打过去，最好不要让对方回电。
如果打电话拨错了号码，应当礼貌地说一声“对不起，我拨错了号码”。如果接到拨错的电话，应当客气地告诉对方打错了，请他重拨，不要使对方难堪。
如果是在跨国公司的办公室，来电必须在第二声铃响之后迅速接起，如果在铃响超过三声后才接听，就要礼貌地说一句“抱歉，让您久等了”。
当来电话的人说明要找谁之后，通常有三种情况：
一是刚好是本人接电话;此时应该回答“我就是，请问您是哪位?”
二是本人在，但不是他接电话，需要转接;此时应该这么说“他就在旁边，请稍等。”或者“请稍等，我帮您转过去，请问您贵姓?”。
三是他不在办公室。接电话的人要这么说“对不起，他刚好出去了，您需要留话吗”不要只说一声“不在”。
还有一种情况是，如果你和某人正在他的办公室谈话，此时电话突然响了，该怎么办呢?当对方接到紧急电话时，你需要请求是否要避嫌“请问，我是不是该出去一会儿呢?”。第二是谈话中你接到紧急电话，你应该这么说“对不起，我得接个电话”。
总之，接电话的礼仪就是不要留下不愉快的交流，给人好的心情，自己心情也会变好。
秘书应有的电话礼仪
秘书就是一个企业的窗口，很多人都是通过这个职务来认识企业的商务形象。作为一名秘书，要懂得基本的商务礼仪，特别是电话礼仪。很多公司应聘秘书的要求也有考核面试者是否有良好的电话礼仪。
商务环境中，秘书接听电话时，首先要能区分什么电话需要她本人直接转给老板，什么电话需要她自己来处理，而什么电话又需要转给其他的人。
换句话说，作为秘书，一顶要多了解公司，清楚什么人负责什么事，以便当老板不在的时候，知道将电话转给其他也有能力解决此类问题的人。这对秘书职业素质的培训至关重要。
做好电话留言
当别人给你打电话时，礼貌的做法是当天回电给对方。如果你没接到电话，最好是两天之内回电。如果你实在没办法立即回电，那么，在两天之内，请别人替你回电。
在办公室里，当你接听恰好外出办事的同事的电话时，要替同事做好电话留言，包括来电者的.姓名、电话。在家中也是一样。无论是生活中，还是工作中，我们都应当多替他人想。
现在很多人都在电话上安装了录音装置，外出时将其打开，就可以把打来的电话留言录下来。在录制自己的话音时，要注意措辞。
如果是公司电话，可以这么说“您好，这里是xx公司，我们的办公时间是工作日早九点到晚五点。请您听到提示音后留言，谢谢!”
如果是住宅电话，直接说“您好，请留言，谢谢”便可，而不必过多透露个人消息。给别人留言时，最重要的是清晰地说出你的姓名，慢慢地讲出你的回电号码和简洁的信息，最好能将电话号码慢慢地重复一遍。
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