商务书信的写作技巧

时间：2022-08-08 14:33:23 商务英语我要投稿

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商务书信的写作技巧

　　在商务书信的写作中，我们应该注意哪些问题，我们应该怎么写才算是语言到位、表达意思到位呢?以下是小编收集整理的，仅供参考商务书信的写作技巧，希望能够帮助到大家。

商务书信的写作技巧

　　商务书信的写作技巧

　　一、自然

　　商业书信的写作必须力求“自然”，不能满篇都是过时的商业行话。商业书信要求可读性强。

　　为了使信读起来生动有趣，写信人应该尽量避免使用单调的语言，力求使语言结构富于变化。可使用的方法有：

　　1. 变化文法结构

　　变换句子的文法结构也可提高信文的可读性。写信时不要千篇一律地使用同一种表达方法。

　　2.增强书信的可读性，还应注意运用精练的语言

　　商业书信必须语言精练，能用一个单词的地方尽量不要使用多个单词。

　　例如：高冗余度语言

　　Inasmuch as we require active consideration prior to making a decision, I am afraid that, in the circumstances, you will have to wait. .

　　低冗余度语言

　　As we need to consider before making a decision, I am afraid you will have to wait.

　　二、商业书信的语气

　　商业书信中写信人使用哪种语气十分重要，这可以反映出写信人和收信人之间的关系。

　　积极的语气

　　以下例子上面三个句子采用提“中性”的语气，而下面相应的三个句子语气则显得积极。这种积极的语气可以使一个句子听上去更有诚意。

　　中性

　　I am in receipt of your order for 250 pairs of Niky Conga sports shoes. .

　　You failed to send your order to us before the new prices were introduced. ..

　　We cannot devote much time to your visit as the March Sales figures are being compiled and we are very busy. ..

　　积极

　　Thank you for your recent order for 250 pairs of Niky Conga sports shoes.

　　Unfortunately, we did not receive your order before the new prices were introduced

　　We shall devote as much time to your visit as our hectic schedule will permit

　　以您为先的语气

　　写信时要尽可能让收信人感到是你亲息写信给他们。

　　例句：

　　以我为先

　　We shall be able to install Cable TV shortly.

　　I am afraid we cannot deliver at the weekend.

　　I regret to inform you that we cannot refund your deposit unless you return the goods within a week.

　　以您为先

　　You will be pleased to hear that you will soon be able to receive Cable TV.

　　You can have your goods delivered any weekday.

　　I am pleased to inform you that you will be able to receive a full refund of deposit if you return the goods within a week.

　　三、撰写书信时下列几件事情必须避免

　　1、指责对方犯错

　　2、推卸自己的责任

　　3、漠视客户的问题

　　4、拒绝帮助对方

　　5、对对方的帮助毫不领情

　　拓展

　　新闻写作技巧有哪些

　　一、巧用背景材料增强新闻深度。

　　任何新闻都是在一定的条件和环境中产生的，与新闻事件、新闻人物有机联系的条件和环境就是新闻背景，也就是人们所说的“新闻背后的新闻”。有的新闻事实本身简洁明了，一清二楚，就不必加背景材料；而有的新闻事实较为复杂，为了阐明事件的意义，看出事物的发展变化，这就必须交代新闻背景。重视背景写新闻，虽然不是新闻实践中最重要的问题，但是背景运用得好，可以说明事实产生的原因和条件；可以烘托、深化新闻主题，揭示新闻价值，提升新闻质量；可以增强新闻的知识性和趣味性，满足受众对信息容量的需求，让受众看得懂，了解得更多，是一个为受众服务的问题。因此，在新闻实践中，要善于巧妙运用背景。

　　背景的存在形式主要有四种，根据新闻事实巧妙使用不同形式的背景往往会取得不同的表达效果。第一种，用于单篇新闻中，是新闻的有机组成部分。第二种，用于主体新闻之外，以“新闻链接”的面孔出现。第三种，介于第一种和第二种之间，这种新闻背景类似“新闻链接”，但用于主体新闻之中，独立成段，并明确标明是“新闻背景”。新闻背景是为主体新闻服务的，通过不同视角、不同资料客观全面地反映新闻事件的真实面貌和意义，让受众从时空上对新闻事件有一个立体的深刻认识。第四种，是指组合报道中，各个新闻之间互为背景，相互映衬，实现信息增值。对于单篇新闻来讲，背景的存在形式又有以下几种情况：一是将背景穿插于新闻标题中。二是将背景穿插于导语中，与新闻事实本身的叙述紧密黏合在一起，黏合到导语中的背景常以词语、句子成分或分句的面貌出现。三是将背景穿插于新闻主体中。背景在主体中的出现是最为常见的，主体中的背景既可独立成段，亦可与新闻事实融合在一起。运用背景材料，总的要求是真实、实在、自然、贴切，紧扣新闻主题。只有紧扣主题，精选精写精拍精编新闻背景材料，才能更好地起到烘托、深化新闻主题的作用，也才能扣住观众的心弦。怎样才能巧妙运用背景材料？

　　常用的方法有以下几种：第一，将背景材料化整为零，灵活穿插于对新闻事实的叙述之中，使之一点一点地自然呈现于受众面前。第二，将背景材料融会到新闻人物的情感之中，借抒情来交代背景，使之生活泼，饶有兴趣。一个好的新闻背景，往往能够实现情与景、意与境的有机融合。无论是借景、借物还是借事抒情，都能以情动人，塑造特定鲜明的形象，产生强烈的感染力。

　　二、让读者“恋”上你的标题。

　　标题的主要功能是提示文章的主要内容，并且引起读者的阅读兴趣。这两方面都是重点，缺一不可。标题是文章的“泉眼”、“灵魂”，所以标题一定要出奇制胜，但这绝不是单纯地坐在那里冥思苦想就能够做到的，这需要不断地总结。学习、揣摩。我喜欢在平时看杂志、报纸的时候留意一些感觉不错的题目，记录下来，仔细揣摩它们出彩的地方，从中找出规律，总结在一起。

　　三、新闻写作的三个“绝对”。

　　第一个，绝对的新。新闻是新近发生的事实的报道。逮一定义，界定了新闻的基本特性。但是，记者从通讯员提供的线索中，很少见到真正的新闻，大都是“年年都在发生”的老生常谈，甚或是数年前就报道过的事件。新闻要绝对的新，事实要新，新闻展示的精义、主张也要新，而且要更新，这才叫新闻。而精品新闻，就是上述第一个“三”中的第三条所说的高层次新闻了。第二个，绝对的精。到什么程度算“精”？就新闻自身来说，应该是独家报道且具有深刻社会意义，能触及社会的“灵魂”、“神经”和“弊端”，是社会前进的“先声”；就新闻写作来说，如果时问允许，应反复修改，改到“字字千金”为止，尽量不给编辑留下一丁点儿麻烦，而要给编辑留下更多“锦上添花”的时间。第三个，绝对的真实。真实是新闻的生命、新闻的要义。不真实的“新闻”，再出彩也是废品、垃圾。现在有的通讯员很大胆，堂而皇之地制造假新闻，这样做不仅是人品问题，还会让自己身败名裂，让新闻媒体为之蒙羞。而且，就一个单位的通讯员来说，写本单位的新闻，一是为社会上各行各业或者相关行业提供借鉴，二是也起到表扬本单住的目的。如果本单位没有发生新闻，诌出一个“新闻”来，对本单位有何意义？不是空对空吗？

　　四、新闻语言的特点究竟是什么？

　　毛泽东同志曾经对语言提出过“准确、鲜明、生动”的要求。是一个很精辟的说法。它包括了对语言的最基本的要求，而且，这个排列的次序也是正确的、操作性很强的。首先的要求是准确，准确反映客观事物，准确表达作者的思想观点。离开了这一条，后边的要求都无从谈起。不准确的语言，越鲜明、越生动，不是越糟糕吗？有了准确还不行，还要鲜明，鲜明的语言才能给人以鲜明的印象，吞吞吐吐的语言是不能准确反映内容的。生动是为了增加文字的吸引力、感染力，提高语言的效果。这是对一切语言的要求，也应该是对新闻语言的要求。从某种意义上说，对新闻语言更应该这样要求。这些看来是很浅显的道理，但是为什么做起来就那么困难呢？这不能不涉及到新闻语言的某些特殊性问题。为了加深对新闻语言的特殊规律的理解，需要研究新闻语言的内在矛盾。

　　五、消息是“完成时”

　　消息既然是报道已经发生事件结果的，那么它的语言时态必须是完成时的。请看这段导语：本报讯X月XX日，随着一辆金橙色的XX驶下生产线，今年我国的第XXX万辆汽车在长春一汽诞生，中国就此迈进千万辆级的汽车生产大国行列。

　　六、通讯是“过去时”

　　通讯是写人的。写人必须有故事－主人公做过或者经历过的故事。没有故事的通讯，是不成功的通讯，或者根本不能叫通讯。当然，故事必须是真实发生过的，不能是作者虚构的。这一点，是新闻通讯跟报告文学的根本区别所在。什么叫故事？“故”者，“旧”也；“过去”之谓也，故事就是过去曾经发生过的事。通讯在讲述、重温这些故事时，必须使用“过去时”。表现“过去时”，常常像上一个例子那样，将故事发生的时间明确标示出来，或者用“当卧”之类的词，表明事情发生的时间。

　　七、写新闻作品时要注意的几个方面

　　一是文风，文字。新闻语言讲究的是所补精当。质朴的语言，精当的论述，是好的文风最直接的表现，也是养法好的文风最好的切入点和突破口。平时写作中要注意多运用群众语言，个性化语言，通俗易懂的语言；要讲实在。实用的话，讲自己心里想说的话，亮出自己想表达的观点，不说心口不一、是非混淆的假话，不说信口开河，无中生有的谎话，不说虚情假意、不合实情的空话，不说可有可无、絮絮叨叨的废话。

　　二是标题和导语。第一，开门见事法。即开篇就讲事实，把最重要、最新鲜、最引人的新闻事实，首先在导语中披露出来，收到“不鸣则已，一鸣惊人”的效果。第二，开门见景法。导语中有画面，有形象，自然不会枯燥呆板。要写好这类开门见景式的导语，一是语言精练，二是紧扣主题。第三，开门见比法。比，就是对比。开门见比，就是在导语中写进背景材料，起到突出中心和吸引读者的作用。

　　八、通讯的特征及写作技巧

　　通讯是以叙述、描写为主要表达方式，将具有新闻价值的人物或事件及时、具体、生动地予以报道的新闻体裁。通讯的特点有以下几个方面。一是新闻真实性：通讯作为报刊、电台等媒体最主要的体裁之一，新闻性显然是基本的特征。而新闻性中，真实、时效、思想性及典型意义构成了它的不同层面。就报道对象言，或是人物、事件，或是经验、成果、工作情况、社会风貌等，都必须是真实的，不允许虚构或“合理想象”，而且报道对象应该具有必须的思想性和典型意义。就报道时效言，通讯虽不及消患这般快速敏捷，有时为将人物、事件报道细致完整需时较长，但也必须及时，仍须有很强的时效概念。真实性，可以说是通讯最重要的特征，在这个问题上不可以有一点马虎。二是生动性。通讯尤其是人物通讯具有一定的文学色彩。消息在表达上主要是平面的叙述，文学手段，可以描写、抒情、对话，可以用比喻、象征、拟人等修辞。因此通讯在语言和表达方法上都具有一定的文学性，它在报道真实的人和事的过程中，善于再现情景，平添许多生动和形象，给人以立体感、现场感。三是完整性。通讯须相对完整、具体地报道人物或事物的过程。消急侧重写事，叙述简明扼要，一般不展开情节。通讯可写人物也可写事件，其材料比消丰富、全面，其容量比消息厚实、充足。它要求详尽、具体地报告事件的经过、演绎人物的命运，充分展开情节，甚至描写细节和场面。这些既是生动性的表现，同时也是内容完整性、具体化的要求。四是评论性。通讯须运用夹叙夹议的方法对人或事作出直接的评论。消息是以事实说话，除述评消息一般不允许作者直接发表议论。通讯则要求在报道人物或事件的同时，表露记者的感情与倾向。然而通讯的评论不同于议论性文体的论证，它须时时紧扣人物或事件，依傍事实作适时的、恰到好处评价点拨。因此这是一种通过描写、叙述、抒情等表达手段进行的议论，它的特点是以情感人，理在情中。

　　九、常用通讯。

　　（1)人物通讯：

　　报道先进人物为主，着重揭示先进人物的精神境界，通过写人物的先进事迹，反映出人物的先进思想。

　　（2)事件通讯：

　　报道新闻事件。以事件为中心，反映现实生活中发生的典型事件和突出事件。

　　（3)工作通讯：

　　总结工作中的经验和教训，或者探讨有争议的亟待解决的问题，主旨是介绍工作经验和分析问题。

　　（4)概貌通讯：

　　又称风貌通讯，反映社会生活、风上人情、自然风光和日新月异的建设成就。概貌通讯围绕主题集中各方面的风貌和特色，通过具体事例来叙述和描写一个地区、一条战线、一个单位、一个点、一个方面的风貌，一般采取“巡礼”、“纪行”、“散记”、“侧记”等形式。写通讯稿“三步走”法。

　　1.时间、地点、事件、参与人物；

　　2.具体刻画事情的经过，突出重点，必要时要分点；

　　3.结束语，可写活动的发展趋势，或揭示活动的意义。