英文商务书信范文

（1）贵函
Your letter; Your favour; your esteemed letter; Your esteemed favour; Your valued letter; Your valued favour; Your note; Your communication; Your greatly esteemed letter; Your very friendly note; Your friendly advice; Yours.
　
（2）本信，本函
Our (my) letter; Our (my) respects; Ours (mine); This letter; these lines; The present.
　
（3）前函
The last letter; The last mail; The last post; the last communication; The last respects（自己的信）; The last favour（来信）
　
（4）次函
The next letter; The next mail; The next communication; The letter following; the following.
　
（5）贵函发出日期
Your letter of (the) 5th May; Your favour dated (the) 5th June; Yours of the 3rd July; Yours under date (of) the 5th July; Your letter bearing date 5th July; Your favour of even date(AE); Your letter of yesterday; Your favour of yesterday's date; Your letter dated yesterday.
　
（6）贵方来电、电传及传真
Your telegram; Your wire; Your cablegram（从国外）; Your coded wire（密码电报）; Your code message; Your cipher telegram; Your wireless telegram; Your TELEX; Your Fax.
　
（7）贵方电话
Your telephone message; Your phone message; Your telephonic communication; Your telephone call; Your ring.
　
（8）通知
(Noun)
Advice; Notice; Information; Notification; Communication; A report; News; Intelligence; Message.
(Verb)（通知，告知）
To communicate (a fact) to; To report (a fact) to...on; To apprise (a person) of; To let (a person) know; To acquaint (a person) with; To intimate (a fact) to; To send word; to send a message; To mail a notice; to write (a person) information; To give notice（预告）; To break a news to（通知坏消息）; To announce（宣布）.
　
（9）回信
(Noun)
An answer; A reply; A response.
(Verb)
To answer; To reply; To give a reply; To give one's answer; To make an answer; To send an answer; To write in reply; To answer one's letter.
（特此回信）
Reply to; Answering to; In answer to; In reply to; In response to.
（等候回信）
To await an answer; To wait for an answer.
（收到回信）
To get an answer; To favour one with an answer; To get a letter answered.
　
（10）收讫，收到
(Noun)
Receipt（收到）; A receipt（收据）; A receiver（领取人，取款人）; A recipient（收款人）
(Verb)
To receive; To be in receipt of; To be to (at) hand; To come to hand; To be in possesion of; To be favoured with; To get; To have; To have before (a person); To make out a receipt（开出收据）; To acknowledge receipt（告知收讫）.
　
（11）确认
To confirm; Confirming; Confirmation; In Confirmation of（为确认...,为证实...）; A letter of confirmation（确认函或确认书）
　
（12）高兴，愉快，欣慰
To have the pleasure to do; To have the pleasure of doing; To have pleasure to do; to have pleasure in (of) doing; To take (a) pleasure in doing (something); To take pleasure in doing (something); To be pleased to (with)(by); to be delighted at (in)(with); To be glad to (of)(about); To be rejoiced in (at).

　　1贵函

　　Your letter； Your favour； your esteemed letter； Your esteemed favour； Your valued letter； Your valued favour； Your note； Your communication； Your greatly esteemed letter； Your very friendly note； Your friendly advice； Yours.

　　2本信，本函

　　Our （my） letter； Our （my） respects； Ours （mine）； This letter； these lines； The present.

　　3前函

　　The last letter； The last mail； The last post； the last communication； The last respects（自己的信）； The last favour（来信）

　　4次函

　　The next letter； The next mail； The next communication； The letter following； the following.

　　5贵函发出日期

　　Your letter of （the） 5th May； Your favour dated （the） 5th June； Yours of the 3rd July； Yours under date （of） the 5th July； Your letter bearing date 5th July； Your favour of even date（AE）； Your letter of yesterday； Your favour of yesterday's date； Your letter dated yesterday.

Chapter1 Unit 1

What is business writing?
什么是商务写作？

1. 商务写作是指在商业领域中会应用到的写作方法，包括：

2. 商务写作不是为了娱乐而阅读的

我们阅读商务写作是为了得到信息（information），不是为了娱乐或放松。商务写作的读者不想和看小说一样享受曲折的情节，而是想立刻就看到最后的建议（recommendation）或结论（conclusion）。

3. 商务写作是功能性写作

商务写作的读者会利用它去完成某件事。商务写作通常用来作决定，比如说雇用新员工、改变某个企划小组的`成员、与另外一家公司解除合作关系或是购买产品或服务。商务写作的读者可能会用它在演讲或会议中与他人交换信息。

（本书由华东理工大学出版社授权英语发布，严禁转载。）

英文商务书信 范例&应用——英文商务书信，看这本就够了！

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作者：威特（Witte, M ）

 出版社：华东理工大学出版社

Chapter1 Unit11 

How can I write a good opening and a good ending?
如何写出好的开头与结尾？

• 如何写出好的开头？
1) 想想你的读者和主题。
2) 清楚说明你的主题或写作目的。
3) 说明你的.目的，同时考虑到你希望读者如何处理这份文件。
4) 点出文件的内容大纲。

• 如何写出好的结尾？
1) 把重点再复述一遍，有可能的话指出相关细节。
2) 确定新的信息被清楚地标示出来
3) 向对方致谢。
4) 表示愿意回答任何问题，也愿意尽量提供更多信息。
5) 如果其他地方没有写明，提供络方式。

忙碌的商务读者会略读，只搜寻关键的信息。人们在略读的时候，会先阅读开头，然后阅读结尾，但是中间一大部分往往都略过去。因此要协助你的读者善用这份文件，就把重要的信息摆在他们最有可能找到的地方，也就是文件的开头或结尾，或者用项目符号把它们编成醒目的列表。

如果你的文件内容比较多，里面可能会包含好几个不同的小主题，在开头的地方就点出这些小主题，协助读者迅速了解文件的内容。例如，在一份讲到最新营销活动的备忘录里，你可以把内容分成“new print campaign”（最新平面广告营销活动）、“new radio campaign”（最新广播营销活动）、“new direct mail solicitations”（最新电子邮件营销活动）等部分。下面就来看一份报告的两种开头，看看哪一个写得比较好：

Chapter1 Unit3 

Business letter styles
三种商务书信格式

1.什么是商务书信？

商务书信就是公司写给其他公司、客户、顾客或合作伙伴的信件，其使用的语言比一般朋友之间的书信语言要正式，并以商业流程或商业交易等为主要内容。

2.什么时候需要写商务书信？

你会用商务书信与顾客、客户、商业伙伴和其他公司进行沟通。有些商务书信是“公司写给公司”，有些则是不同公司个人之间的书信往来。商务书信的格式，与学术写作或创意写作不同。通常一家公司会就所有的内部文件和通信，采用一种固定的格式。如果你的公司已经有固定的格式，那就按照公司的格式。

3.信的'长度超过一页时，如何安排格式？

如果信的内容比较长，会超过一页，那就换一张纸继续打下去，但是不要加入信头，而是用空白、纸质好的白纸。至于第二页的格式要怎么安排，有几种不同的做法，但是你至少都要在页面顶端写上收件人的姓名、页数和日期，有些人还会加上参考文号或主旨。你可以把所有这些信息都靠左对齐，或是把姓名靠左对齐，页数打在中央，日期则靠右，然后空三行，继续信的内容。

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作者：威特（Witte, M ）

 出版社：华东理工大学出版社

Chapter 1 Unit 4

The envelope
信封的写法

1.寄件人地址（你的地址）

如果你的地址没有预先印在信封上，那就把它打在信封的左上角。尽量不要手写，先打姓名和头衔，然后是公司的地址。地址当中不要有句号，但是逗号、破折号、连字符和表示缩写的句号，该用的
时候还是要用。地址当中最长的一行长度，不要超过信封长度的一半，或是信封宽度的三分之一。

第一印象在商务领域中非常重要，而信封就是对方收信时第一个会看到的部分，所以信封的版面务必要清楚专业。信封上最重要的，就是你的地址和收件人的地址。

2.收件人地址

打完你自己的地址后，想象剩下空白的部分有一个 1.5 厘米宽的边缘；这个边缘里不要写东西。把收件人地址打在信封的中央，同时往上不要超过邮票的`下缘。先写收件人的姓名与头衔，接着依照对方国家的习惯写地址，地址当中同样不要有句号。如果你想把该信标示为“私人信件”或“机密信件”，可以把这几个字写在信封右上角邮票的旁边。如果你用的是有透明窗口的信封（开窗信封，window envelope），把信纸折好，让信纸上的收件人地址正好对着窗口。

（本书由华东理工大学出版社授权英语发布，严禁转载。）

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Chapter1 Unit12

How can I create good tone?
如何营造恰当的语气？

•如何营造恰当的语气？
1) 一开始就把最重要的信息写出来，
2) 内容要有组织，
3) 语言要清楚直接，
4) 格式安排要清晰，方便读者找到信息，
5) 检查并修正错误。

“语气”（tone）是写作当中最难掌握的概念之一。语气
就是文章听起来的感觉。语气能反映出作者对读者的态度，
以及作者跟读者的关系。视你的写作主题而定，语气可以正
式、也可以不正式，可以温馨、也可以冷酷，可以亲切、也
可以客观，可以幽默、也可以严肃。你在撰写过程当中所做
的每一项决定几乎都会影响到语气。会影响语气的因素包
括：

1. 你的'遣词造句
2. 你决定要写入的细节
3. 信息出现的顺序
4. 标点符号
5. 格式及其他因素

商务写作并非一定要采用非常正式的语气，太过正式的语气反而跟太过随便的语气一样，引起读者的反感。要避免这种状况，就使用你跟对方说话时会采用的语言即可。另外，如果你读到一份满是拼写错误和格式错误的文件，心里会有什么感觉？你会觉得这份文件专业严肃，还是粗心大意？你对文件里的信息又会有什么反应？你觉得这些信息可靠吗？错误也会影响到文件的语气，使文件显得不够专业。下面来看看遣词造句如何影响语气：

（本书由华东理工大学出版社授权英语发布，严禁转载。）

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Chapter 1  Unit 5

Basic business letter format and parts
商务信件基本要素

商务书信包含几个特定的.部分，你要学会其正确使用与格式安排。下面就是商务书信的主要构成要素，下一页有详细说明。

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作者：威特（Witte, M ）

出版社：华东理工大学出版社

Chapter1  Unit 6

Sample business letter
书信范例格式套用

DISCUSSION & EXERCISE 2

1. Review the concepts.
1) What does“ flush left” mean?
2) Which format lines up every part of the piece of writing flush left?
3) In which format will the sender’s address be on the right side of the paper?
4) Which is the oldest format for business writing?
5) How is the modified block style a combination of indented style and block style?
6) In the modified block style, what parts of your letter will be on the right side of the paper, not flush left?
7) Where should the receiver’s address go on a business envelope?
8) What is a“ window envelope”?

Chapter1 Unit10

Principles for business writing: AIDA & the eight Cs
商务写作的原则：AIDA 和8C

AIDA是一个词首缩写，用来描述一种有效的书面沟通。AIDA 四个字母分别代表Attention(注意力）、Interest（兴趣）、Desire（欲望）和Action（行动）。AIDA 通常用于销售和广告领域，但也可
以应用于书面沟通，如附函（附于包裹或信件中，额外提供说明）。

1. Attention 注意力

① 一开始就吸引读者的注意力，比说，你可以先来个语出惊人，触及读者的问题或需求，吸引读者继续读下去，比如：

② 问问题也是吸引读者注意力不错的方式。格式安排在这个阶段非常重要，粗体、色彩、字体、项目符号或列表等都有助于抓住读者的'注意力。

③ 格式安排在这个阶段非常重要，粗体、色彩、字体、项目符号或列表等都有助于抓住读者的注意力。

2. Interest 兴趣

① 引起读者的注意之后，立刻激发他们的兴趣，说明一下你的产品或服务；而且这一步要尽快，这样读者才会一直保持兴趣。

② 如果有好几点要说明，用项目符号或数字编成列表。

③ 我们也经常用问题来引起读者的兴趣：

④ 确定你的问题跟你的产品或服务是直接相关的。接着给答案，而且答案要写得尽量有趣：

⑤ 提供一点事实信息，但是不要太多，否则内容太枯燥，读者就会开始感到无聊。语气尽量轻松。