商务英语写作的基本要求

时间：2023-07-31 14:07:04 登绮商务英语我要投稿

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商务英语写作的基本要求

　　在商务的写作过程中，大家都必须遵循6C原则，6C原则分别是准确(Correctness)、清楚(Clarity)、简明(Conciseness)、具体(Concreteness)、完整(Completeness)、和礼貌(Courtesy)，下面小编就来为大家详细介绍一下吧!

商务英语写作的基本要求

　　第一条原则：准确(correctness)

　　从广义上讲，商务英语写作的准确性原则包括四层意义：阅读人能理解、接受的英语水平;使用精确措词，传达准确信息;正确地使用语法和标点符号;拼写正确。

　　1.恰当的语言风格

　　我们在撰写正式的商务英语写作时，应尽量使用正规的语言;而当起草非正式的商务便条、商务便函及商务书信时，可使用较通俗的口语。

　　2.准确的措词和信息

　　商务写作离不开商务术语，一般常用的商业术语用字简洁。商务英语写作应该特别注意措词和信息的正确性。

　　3.正确的语法和标点符号

　　常见的标点符号错误主要出现在逗号、冒号、省字号等。

　　常见的语法错误一般出现在以下几个方面：

　　(1)主谓之间的一致关系

　　(2)代词与先行词之间的一致关系

　　(3)悬垂句

　　(4)修饰语与被修饰语之间的一致关系

　　(5)状语的位置

　　4.正确的拼写

　　第二条原则：清楚(Clarity)

　　写作中要合理安排要点，运用正确的句型句法，突出重点，层次分明。

　　1.逻辑布局(Logical Organization)

　　常用的逻辑布局方法包括：

　　(1)因果关系(Cause & Effect)

　　(2)时间顺序(Chronological Development)

　　(3)序列顺序(Sequential Development)

　　(4)比较(Comparison)

　　(5)一般到特殊(From General to Specific)

　　(6)特殊到一般(From Specific to General)

　　2.合理构架句群与段落(Well-Written Sentences & Paragraphs)

　　在商务英语写作中，应该合理安排句子和段落的结构与长度，把各种长句、短句、简句、复杂句等最佳组合成长度恰当的段落。请看例句：

　　Marshall Corporation was founded forty years ago, and it now has branch offices in four states, and it employs nearly 400 individuals. ( poor )

　　Marshall Corporation was founded forty years ago. With branch offices in four states, it now employs nearly 400 individuals. ( revised )

　　3.统一性与一致性(Unity and Coherence)

　　一篇商务写作的每一个段落都要围绕一个论点从不同方面进行论证，而在每一个段落中又都有一个主题句(topic sentence)，一般安排在段首或段尾，而其它的句子则围绕着它进行论证，全文就这样一步进一步，一环扣一环地统一在主题思想上。而且，句子与句子之间，段落与段落之间都要前后呼应，首尾连贯。

　　4.强调(Emphasis)

　　在商务英语写作中，有时需要强调某些单词、词组、句子，突出它们的作用，可以采用一些技巧手段，如下加横线，大写，或不同的字体、颜色等。

　　5.避免采用模糊的语句(ambiguous sentence)

　　注意将句中关系紧密的词尽量靠近

　　第三条原则：简洁(Conciseness)

　　简洁是现代商务英语写作的发展趋势，是在保证内容完整无损的前提下用尽可能少的词句来阐明主题。商务英语写作要求既筒短扼要，又不失完整与清楚明白，还要包括必要的礼貌。

　　1.用简洁的语言(Use simple language)

　　2.少用陈词滥调(Omit trite expressions)

　　下表列出的是一些常见的陈词滥调：

　　in the near future

　　it has come to my attention

　　at your earliest possible convenience

　　avail yourself of this opportunity

　　don t hesitate

　　3.避免冗长的表达方式和不必要的重复(avoid wordy expressions & unnecessary repetition)

　　4.删改无关紧要的成份(Remove unneeded facts)

　　如果句中的某些成份被删除后不影响句子的原意，那么就应该毫不犹豫地把它们删改掉。

　　5.多使用主动语态的句子结构以明确表达意思

　　请比较下面两个句子:

　　Payment of their accounts will be made by Johnsons next week.

　　Johnsons will pay their accounts next week.

　　第四条原则：具体(Concreteness)

　　商务英语写作要求内容书写得具体和明确，因此，尽量使用确定、具体的语言，直接了当地传递信息，说明问题，切忌笼统模糊。

　　1.尽可能地提供明确、具体的信息。

　　2.使用具体词汇避免使用抽象的词汇，因为抽象的词汇往往令人感觉模糊笼统。

　　第五条原则：完整(Completeness)

　　商务英语写作的内容务必完整周密，任何要点的遗漏都可能导致重大损失。

　　第六条原则：礼貌(Courtesy)

　　商务英语写作中的礼貌原则，并不是指采用一些客套的句式，而是指一种贯彻于全文的尊重、理解和体谅对方的态度

　　以下是几条有助于礼貌的写作方法：

　　1.使用礼貌友好的词汇

　　2.体谅对方的写作态度(You-Attitude)

　　3.措辞得体(Appropriate Wording)

　　4.避免使用有性别歧视之嫌的词语

　　5.及时答复(Timely Response)

　　商务英语写作的基本要求

　　1.清楚(clarity)

　　商务英语写作要求，在动笔前必须有一个明确的目的(purPose),首先清楚自己想说什么，再用别人易于理解的文字表述出来。为了使内容清楚易懂,必须使用正确的句型结构，选择恰当的词汇，避免采用模糊不清的语句(ambiguoussentences)来表达思想。

　　2.简洁(Conciseness)

　　简洁即意味着用尽可能少的词句来表达某种思想。商务英语写作要求既要简短扼要，又不失完整与清楚明白，还要包括必要的礼貌。要做到这一点，就必须避免字句冗长累赘(Wordinessandredundancy)。

　　3.完整(Completeness)

　　商务英语写作的内容要力求完整。比如商务书信，它必须包括写信人希望收信人作出积极反应的一切情况及问题，或是回答来信所提出的全部问题或要求。例如:接受对方的报盘时，比较好把条件全部陈述清楚或具体说明所接受的报盘的根据是什么(如报价单，信件等等)，因为这种信实际上已是成交合同，一旦发出，即对双方都具有约束力，如果不“完整”，有可能引起不必要的纠纷。

　　4.正确(Correctness)

　　正确不仅仅是指英语语法，标点符号和拼写，文字内容也要书写正确。商务写作中，数字的正确性要特别加以注意，有时“失之毫厘，谬以千里”，如￡65,000与￡650,000就相差585,000英镑。商务写作离不开商务术语，一般常用的商业术语用字简洁，意义明确，但如使用不正确，就会引起混乱、误解，甚至产生不必要的纠纷。因此，必须正确理解和运用商务术语。

　　商务英语写作的基本要求

　　1、信头

　　信头是指印制或打印在信头上的企业名称、地址、电话号码、传真号码、电子邮件、公司网站等。

　　2、日期

　　日期通常印在信纸的右下方，或发件人姓名和地址的下方。日期在英式书写为日、月、年;在美式书写为月、日、年。

　　为了避免误解，日期和年份用数字表示，而月份则用英文表示，第一个字母大写，也可使用缩写。例如：May 1,1998(美式书写);1，May ,,1998(英式书写)。

　　3、收信人的姓名和地址

　　在书写收信人姓名时，应特别尊重对方的习惯，不要在公司名称前加或删去前缀The，也不要改用传统的写法和缩写，如Company和Co.不能互换，否则会被视为不礼貌的行为。

　　如果收件人是个人，应在收件人姓名前加称谓，如Mr.(先生)、Mrs.(夫人)、小姐(Miss)、Hon(用于称呼市长、部长、大使等)、Pres.(总经理、总裁、社长等)、Prof.(教授)等。收件人的地址写法与信封的格式相同。

　　4、称谓

　　在商务英文信函中，相同于“阁下”、“先生”等类礼貌性称谓，常用Dear sirs;称呼企业，公司的妇女组织常用Madams，Ladies;无具体收信人姓名用Dear Sir称呼收信者。

　　5、正文

　　正文的地位和内容与中文信函相同。在英文商务信函中，信文从标题下面两行开始写，行与行之间有一行，段与段之间有两行。

　　信件正文以占信纸的四分之三为宜，周围留有一定的空白，每行的第一个字从左边取全，右边的第一个字不必取全，但要尽量考虑到整齐和美观。

　　6、结尾

　　英文商务信函的结尾是写信人的谦称，相当于"敬上"的意思。

　　如果收信人是一家公司，则常用谦称：Yours Truly，Truly Yours，Yours faithfully等等;如果收信人是个人，则常用：Yours sincerely，Sincerely yours等等。需要注意的是，结束语的方式后面必须有一个逗号。

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