档案知识之归档文件的整理原则
归档文件的整理原则
遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。文件的形成有其自身的规律和特点。不同的机关，尽管其职责和业务范围各不相同，但各项职能活动总是存在着各方面的联系，所形成的文件之间必然有一定规律，这种规律也就是文件之间有机联系的具体表现。文件之间的`这种联系既能反映出机关职能活动的历史面貌，同时也符合人们查找利用档案的心理预期，为检索提供了线索。因此，进行归档文件整理工作，必须遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。
区分不同价值。不是所有办理完毕的文件材料都需要整理归档，而是要依照国家有关规定，区分归档范围内不同文件的价值，划定不同保管期限。
便于保管和利用。这是归档文件整理最基本的原则，也是检验归档文件整理方法实用性的唯一标准。“便于保管和利用”既是归档文件整理的出发点，也是最终目的。
归档文件的分类方法是如何的?
归档文件可以采用年度----机构(问题)----保管期限或保管期限----年度----机构(问题)等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。
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实验室人员技术档案管理
人员技术档案涉及的人员信息比较多，许多实验室经常遗漏部分信息;或者管理不到位，出现信息更新不及时和管理繁琐的现象。完整地保存和科学地管理实验室的人员技术档案，做好档案管理，需要做好以下几点：
完善制度
实验室人员技术档案管理应有归口部门，配有专(兼)职人员负责，并规定其职责，建立和健全人员技术档案管理制度和相关的作业程序，做到职责明确，实施有章可循：
(1)科学管理人员技术档案，承办人员技术档案的接收、分类、编目、登记、保管、复制、借阅、发放、鉴定、销毁、统计等工作。
(2)遵守保密制度，做好安全保卫工作。
(3)保持档案室内整洁、卫生，对破损或变质的档案，要及时修补和提出复制。
内容充分
CNAL-CL01：2006《检测和校准实验室能力认可准则》之5.2.5条款规定：“实验室应保留所有技术人员(包括签约人员)的相关授权、能力、教育和专业资格、培训、技能和经验的记录，并包含授权和/或能力确认的日期。这些信息应易于获得。”实验室人员信息除了上述规定以外，还应包括人员的学历、身份基本信息和奖惩、升迁、考核等，人员涉及的资料比较多，除了以文件形式、证书形式存在外，有些并没有以书面形式存在，还需要收集和完善。因此，设计和编制《人员登记册》，包含实验室人员需求的所有信息，以此为纲领性资料，其他证书、文件资料为附件，不仅便于登记管理和核查，而且便于统一管理、不遗漏人员信息资料，还对保持信息的充分性起到重要作用。
实施有效
实验室人员技术档案的管理工作要有效实施，
(1)登记应详实。实验室应建立所有人员的技术档案，对档案进行编号、分类、编目。管理人员根据《人员登记册》的内容收集相关信息，详实登记。《人员登记册》也可以利用计算机进行信息化管理，以电子文本形式存档，便于查阅。
(2)更新应及时。实验室人员有经常获得培训和继续教育的机会，因此，专业技能会逐渐提升，上岗项目也会增加，而《人员技术档案》是人员整体情况的综合反映，所以要及时更新。实验室人员应把参加培训的信息、培训结果以及其他个人的相关信息变更及时通知档案管理人员。
(3)保管应到位。实验室人员技术档案应履行批准和借阅手续，由管理人员填写《文件借阅登记表》，借阅人员签字后，方可使用。借阅者应保持档案的完整、安全、整洁，不得转借、拆散、涂改、抽换和丢失。借、还双方应共同清点份数、页数，并检查完整情况，做到认真负责。如发现问题或有损坏者，及时向主管领导汇报。档案存放场所还要经常保持清洁通风，注意防尘、防火、防水、防潮、防晒和防盗，防止档案被虫蛀、鼠咬、霉烂等。如有破损或变质的档案，管理人员要及时修补和提出复制。
(4)核查应定时。实验室应认真执行技术档案的保管检查制度，档案管理人员每半年应全面检查、清理一次，做到账档一致。
(5)更改应规范。实验室人员技术档案中的内容如有更改，应按程序文件的要求实行更改，注明更改人的签名，切勿涂改。重要的文件更改还需有文件更改通知单。
(6)销毁应造册。凡要销毁的技术档案，必须清册，经主管领导审批后，在指定监销人监督下进行销毁，防止失密。有关鉴定报告和销毁清册必须及时归档。
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