英语礼仪：如何与对方秘书交流

时间：2022-10-27 11:44:36 观民礼仪英语

英语礼仪：如何与对方秘书交流

　　中国人的英语常常令老外觉得缺乏礼貌,这主要是由于文化的不同。以下是小编收集整理的英语礼仪：如何与对方秘书交流，供大家参考借鉴，希望可以帮助到有需要的朋友。

英语礼仪：如何与对方秘书交流

　　到国外出差之前，一般而言都以传真和外国的当事者取得晤面的约定，很少用电话联络。但是在国内，或是自己在国外需要紧急晤面的时候，利用电话则较为方便。在本篇中所要介绍的是要求晤面的人：

　　1、正确介绍自己的姓名，与正确获知对方姓名。

　　2、要询问希望与谁晤面，并且把意思正确地传达给对方。

　　3、要传达或询问约定的时间与场所。

　　如果能正确地沟通并掌握上述三点原则，那么你的商务英文电话就可以说是及格了。

　　(1)经由秘书安排约定

　　I'd like to make an appoingtment with Mr.Hammer. (我想要和Hammer先生约个见面时间)

　　原则上约定见面商谈时，应事先用传真或信函同志对方较为妥当。如果在事先未能以书面告知时，最好说清楚见面时想说的内容，如 to diascuss the contract [洽谈合同事宜].

　　(2)经由秘书安排约定

　　Could I see Mr.Hammer sometime this week? (我们能不能在这个星期跟Hammer先生见个面?

　　sometime this week 是[这个星期随便什么时候]之意。最好配合自己的日程表说清楚有空闲的时间，如 Either on Wednesday or Thursday.(星期三或星期四都可以)。

　　(3)经由秘书安排约定

　　Would it be possible to see Mr.Hammer tomorrow? (明天能不能跟 Hammer先生见个面?) 左句含有 Does Mr.Hammer have time to meet with me tomorrow? (Hammer先生明天有时间跟我见面吗?)，或 If he does have time，may I meet him tomorrow? (如果他有空，我明天能跟他见面吗?)之意。

　　(4)经由秘书安排约定

　　What time is convenient for him? (他什么时候有空呢?)也可以说 What time is he available?(他什么时候有空?)，但用 convenient 会给人比较客气的感觉。如果无法照对方的要求时间见面时，就说I'm available at three o'clock.(我三点有空)来试探一下也无妨。

　　(5)经由秘书安排约定

　　I'd like to have lunch with him tomorrow. (我想明天和他吃午饭)

　　在欧美，商业界常举行 a lunch meeting [商业午餐].在这种聚餐中，不但容易相互沟通，也可以借此加深彼此交情，因而用餐的时间长达三小时的情形也屡见不鲜。

　　(6)直接求见本人

　　If you have time， I'd like to meet with you today. (如果您有时间，我想今天跟您见个面)

　　虽然已约好时间，可是有急事想提早见面时，就可以用这句。如果没有空闲时间就说 I'm sorry，but I'm really tied up today.(很抱歉，我今天真的没空)。

　　(7)直接求见本人

　　Could you spare me about half an hour? (能不能给我半个小时的时间?)

　　这句话是对熟人说的话。spare是[腾出(时间)，分让(东西)之意。有时间的话说 Sure.，OK.等;如果没空的话说 I'm afraid I can't.(恐怕不行)就可以了。

　　(8)直接求见本人

　　Could we get together at L.A.Restaurant? (我们能不能在洛城餐厅会面?)

　　get together是[聚会、会面]之意的较为随便的说法。说明聚会地点，如某某餐厅等时，最好指出大家共同认识(shared knowledge)的目标比较好。

　　(9)直接求见本人

　　I was wondering if we could arrange a meeting to discuss the new product. (我想，我们是不是可以安排一次会面来讨论新产品)

　　这句是经由第三者介绍而尚未谋面的人在约定晤面时使用。I was wondering if……的说法含有不太拘束形式的温和语气。还可以用Would it be possible to meet and discuss the new product?。

　　(10)直接求见本人

　　I'm calling about what we discussed the other day. (我打电话是为了前几天我们所讨论的事)

　　这句是已见过面想再继续时的说词。接到电话的人可以答称 I've been waiting for your call.(我一直在等您的电话里)，并接着说Let's get together. When can we meet to talk?(我们来聚一聚。什么时候可以见面?)

　　(11)询问目的

　　What would you like to talk to me about? (你要跟我谈些什么事?)

　　也可以用 Can l ask you what you want to discuss?。要见面之前，事先了解讨论的内容、前后关系、背景(context)等有助于预作交涉前的准备工作。

　　(12)表示同意

　　Sure. (好啊!)

　　简短地表达肯定的方式有 Certainly. (当然可以)，Of course.(当然)等，意思都差不多。在谈话中如果常用这种简短词句会给人幼稚的感觉。应该用一些不同说法才能给人较佳印象。

　　(13)表示拒绝

　　I don't think we have to meet on this subject. (关于这个问题，我不认为我们有见面的必要)

　　对于不认识的人或推销人员的求见电话，认为无需见面时，可以用这句话，或明确地用It's probably not necessary to meet.(没有必要见面)来加以谢绝。

　　(14)与代理人会面

　　I'm afraid I can't， but Mr.Brown will meet you instead. (我不能会面，但Mr.Brown会替我跟你见面)

　　句首用 I'm afraid I can't……会给人非常客气的印象。若不小心而唐突地说出I'm too busy to meet you.，说不定会给对方带来受轻视的感觉。

　　(15)想要决定的时间与场所

　　May I arrange the time and the place， please? (能不能让我安排时间与场所?)

　　也可以 Do you mind if I set the time and location for our meeting? (我来定见面的时间和地点可以吗?)。开会的时间和地点常常影响商谈的成果，因而配合对方时间的同时，要把握主导权。

　　(16)询问适当的时间

　　When do you have free time? (您什么时候有空?)

　　这是自己有时间可以配合对方来约定见面时间的问法。也可以用 When are you available? 谈商务时，free time 指的是除去假日及下班后的时间。

　　(17)告知适当时间

　　I'm free at three o'clock today. (我今天下午3点有空)

　　此句是(3点以前不方便，但3点以后才有空)的意思。也可以用 I'm available at three o'clock.如果是[3点到4点有空]的话，就用availbale from three o 'clock until four 即可。

　　扩展资料：

　　一、尊重而不奉承吹捧

　　理顺与领导的关系，是秘书工作者事事碰到，需时时注意、处处谨慎的事情，也是表现工作艺术的地方。总的原则是以事业为重，从工作出发，从领导与被领导的地位出发，对正职和副职领导的工作、地位、人格等，要同等尊重、支持、配合、协助。

　　如果某项工作，正职（或常委会）决定由某一副职负责去抓，秘书在配合进行这项工作时就应该以这位负责的副职领导为轴心进行运转。有关这项工作的请示、汇报工作，就直接对这位副职，不要越过他再向正职或其他副职请示、汇报了。关于向正职请示、汇报，或向其他副职沟通情况，那是负责这项工作的副职的责任。秘书如搞多头请示、汇报，就是多余，会把事情弄乱。

　　实践证明，多位领导者，就有多种个性特点或类型。要根据领导者的性格类型相处，逆着来往往会出问题。如内向性格的领导，喜欢独自思考问题与办理事务；外向性格的领导，善于人际交往，喜欢同别人一起商量工作。对待前者，秘书最好是在事前当参谋，事后做助手，当领导在独立思考的时候，就不参谋了，否则，就会干扰他的思考。对待后者，要及时协助他组织人员共同商量工作，秘书要有分寸地参与其中，发挥参谋和助手作用。

　　在与多位领导相处时，一定要以事业为重，从工作出发，尽力维护领导班子的团结和威信，不能从感情出发、看人行事；不能表现出靠近谁、疏远谁，听从谁、不听从谁的行为；更不能当甲领导面吹捧乙领导，当乙领导面吹捧丙领导等。要始终与多位领导者保持经得起考验的革命同志式的纯洁、真诚的友谊。

　　二、主动而不越位脱轨

　　秘书工作是以领导工作为轴心，要紧紧围绕这一轴心，进行上下、左右、前后同步运行的辅助性工作。辅助性决定了秘书工作的被动性。怎样变被动为主动，要看秘书的工作艺术。有四个方面：一是争取同领导者一样了解和掌握全局性工作；二是争取同领导者一样了解和掌握一个时期的中心工作，能够分清工作的轻重缓急，主动排除干扰中心工作的事项；三是研究领导工作的思路，分析领导的意图，并加以理解、完善和落实，四是积累和储存有关工作资料，该记住的要记熟，该保存的要保存。有了这四个方面的基础，工作中才能与领导者有一致的认识，才有共同情感和语言，商量工作时，补充和修正的意见，才能提到点子上。

　　日常工作中，要善于将领导的决策内容、实施方案和一个时期的中心工作进行分解、立项，明确先做什么、后做什么和怎样做的措施等，按计划列出个明细运行图。

　　三、服从而不盲从附和

　　秘书工作是上情下达、下情上报的枢纽，有调度、协调、综合加工的作用。秘书人员处在这样一个重要位置，就得和领导拉一套马车，按领导者的意图前进。但是，服从并不等于盲从和不加分析的附和。"分析"有两层意思：一是从分析中加深理解领导意图，增强执行的信心；二是从分析中拾遗补缺，起进一步完善的作用。按领导者的意见办事，也只能是执行正确的意见，对一些不正确的、违法乱纪、以权谋私的点子或行为，不仅不能办，还要坚决抵制和反对。

　　四、补台而不挖角拆台

　　秘书怎样在多位领导之间当参谋、搞协调？首先，心里要有一杆平衡秤，要一视同仁，不论哪位领导安排工作，都要做好，不能有的去做，有的不去做，或三心二意去做。这与我们日常交朋友多从感情和兴趣出发不一样。在多位领导者面前，不论是在思想感情上，还是在行为活动上都不能产生倾斜度。其次，领导之间产生分歧时，只能被动地双向地劝慰、弥合、消除，不能主动地、单向地瞎掰扯、乱搅和，或者保持沉默。本着工作上的支持，关系上的爱护，感情上的友谊去做，这比什么都重要。不能站在一边，冷落一边，更不能为某一边提供反对另一边的材料，对某领导进行挖角、拆台，扩大分歧，加深矛盾。

　　五、沟通而不封闭堵塞

　　秘书工作起上下达情、左右疏通作用。上下达情也有艺术性，就是调换角度的艺术。在下达的时候，要站在上级角度，把上情不漏地讲得清清楚楚；在上报的时候，要站在下级角度，把下情不贪地说得明明白白。

　　现实工作中，上下级领导不论是在看问题的观点和方法上，还是在解决问题的战略和战术上面，都会存在一些程度不同的差异。这些差异的存在是客观的，可以理解。但是能不能缩小差异、找出差异的结合点，与秘书日常的及时沟通、协调有着密切关系。秘书与两级领导都不存在差异，才能去做协调上下级的差异的工作，缩小或化解上下级的差异，取得认识一致。

　　六、挡驾而不阻拦干涉

　　挡驾的对象是找上门来的同志，其层次有别，事项的轻重有别。秘书对来者要有正确的认识和态度，它是秘书协助领导理顺工作，帮助下级或群众解决问题的机会，也是提高协调和社交能力的机会。秘书人员要讲究工作艺术，对来者都要热情接待，给予关照协助。来者是办事的，不是走亲访友。因此，挡驾的重点也要放在办事上。办事是以理、以法为准，将来者要办的事情弄清楚，然后进行分析归类，属于哪个部门管的就归哪里去办。大致有三种情况：一是属于领导审批和需要急办的事项，要立即协助来者找主管领导办理；如果领导不在一时又找不着，可将事留下，抽空再找领导，有了结果马上转告；二是属于职能部门管理的事项，协助来者找职能部门办理；三是涉及多方面的事项，应以开会方式解决为好，就建议领导主持开会，召集有关方面人员参加，统一安排布置，妥善处理。

　　挡驾工作是代表领导机关进行的，应该注意机关的良好形象，克服那种"门难进、脸难看、话难听、事难办"的作风。对来者的态度要冷静、谦和、诚挚，要有好风度、好品德。对一些缠身棘手的事项。也要有耐力。不能以烦对火，以火对暴，把事情弄僵了。挡驾过程中，应注意语言艺术和应变能力，应变能力要通过语言艺术表达出来。接待的语言有规律可循，对平级或下级的同志，其语言的基调是谦虚磋商供参考的口气；但又不能离开大原则。对上级的语言基调则是多用请示报告、探询的口气，且不可不懂装懂。

　　七、分工而不分家自立

　　办公室的工作是个整体，有几个科室。有多个秘书。科室之间、秘书之间一般都有分工，这对加强责任心底取扯皮和无人负责现象是非常必要的。但在实际的工作中也往往出各映各的号、各唱各的调"的现象，不利于办公室发挥合力作用。因此，必须明确，分工是各有侧重，不是分家自立。办公室是个不管部，许多交不到具体部门承办的事情，都可交到办公室去办。秘书碰上了就不能说不管，管了之后再沟通、协调、解决。

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