商务秘书礼仪

时间：2025-10-28 08:45:19 晓映商务秘书我要投稿

商务秘书礼仪

　　仪式是使用在正式场合的具有固定程序的一整套礼节，如国家的迎宾仪式、会议的开幕式、民间的婚礼等。那么商务秘书日常交往的礼仪有哪些呢?一起来看看!

商务秘书礼仪

　　商务秘书礼仪 1

　　1.见面礼仪

　　1.称呼、致意、介绍和握手这些是人们平常见面时的礼节。与人交往，初次印象很重要.能否给人留下一个好的印象，往往取决于你与人见面后几十秒钟内的表现。

　　(1)称呼。

　　在公务活动中，人们习惯按人的职称来称呼，一般在姓氏后面加上职务或职称。

　　在国际交往中，一般称男士为先生;对于女性,没有结婚的称“小姐”，对戴结婚戒指的(戴在左手无名指上的)女性，可称“夫人”;对婚姻状况不明的女性最为合适的称呼是“女士”，称“小姐”也无不可(不要看年纪大就称夫人，如对方没有结婚，这样的称呼会令对方感到不愉快)。有博士头衔的，可称“某博士”。

　　(2)致意。

　　这是最简单、最常用的礼节。点头、微笑，都是致意。致意的次序是:职位低者、年轻者、男性先向对方致意。

　　(3)握手。

　　为了表示欢迎、祝贺、慰问、鼓励等意思，我们常常需要握手。

　　在公务活动中，握手的次序是:职位高者、年龄长者、地位尊者以及女士、主人先伸手表示欢迎等意思，职位低者、年龄轻者、地位卑者以及男士、客人也应及时伸手相握，否则，对方会感到尴尬。

　　在国内，我们习惯让更需尊敬的一方先伸手。

　　在国际上，特别是最近以来,这一次序变得不太重要了,谁先伸手问题都不大，这是礼仪方面新的变化，值得关注。

　　握手时，目光要看着对方，不要游移不定，也不要看着别人，握手的力度要适中，不重不轻地握手几秒钟即可，不要握着手上下抖动，也不要长时间地握手谈话(异性之间长时间握手而谈的，只有情侣)。

　　有时涉外场合需要照相，握着的手则不要很快松开。

　　握手的时候，要脱下手套.女性除非戴着与服装相配的、作为服装整体一部分的手套，否则也应摘下手套。

　　日本人习惯鞠躬，一些阿拉伯人习惯行抚胸礼，泰国人则行合十礼，我们应该尊重他们的习惯。

　　各国的礼仪习惯千差万别.秘书多了解这方面的情况,能够更好地为领导当好参谋。

　　(4)介绍。

　　在涉外活动中，介绍是常用的礼节，是使陌生的双方相识的必不可少的礼节。

　　介绍分为自我介绍和他人介绍两种方式:

　　自我介绍的.基本内容有:姓名、职务(公务场合)或与主人之间的关系(社交场合)。

　　为他人介绍时：先要了解被介绍双方有无相识的愿望或必要。一般来说，身份和地位悬殊的双方就没有必要介绍了。

　　为他人介绍时：讲究介绍顺序，即先把男性介绍给女性，把年轻人介绍给老年人，把职位低者介绍给职位高的，以此表示对后者的尊重。

　　在公务活动中，一般不考虑女士优先的原则，而是以身份、地位为首选因素。

　　2.名片礼仪

　　随着社会的发展，名片已经成为社会交际中不可缺少的工具之一。名片主要用于自我介绍和建立联系之用，也可作为简单的礼节性通信往来，表示祝贺、感谢、辞行、慰问等。由于名片上记载了很多信息，因此受到人们的重视。

　　接待外国客人，尤其是日本、韩国的客人时，见面交换名片是不可省去的礼节。

　　1)名片的格式

　　(1)常见的名片规格是9cmX5.5cm和10cmX7cm两种。

　　(2)名片文字的排印有竖排和横排两种。

　　(3)横排时，一般左上角是任职单位和部门，姓名、职务在中间，通信地址、电话号码、邮政编码在右下角。

　　(4)竖排时，任职公司、部门写在右上角，姓名、职务在中间，通信地址、电话号码、邮政编码在左下角。

　　2)名片的放置

　　(1)随身携带的名片，应放在易掏出的地方，如衣服的上衣口袋。

　　(2)一般来说，名片最好放在专用的名片盒或名片夹中。

　　(3)存放他人的名片也应放入专用的名片簿中，既示尊重，又便于查找。

　　3)名片的交换

　　(1)要双手拿住名片上方把字正面朝向对方，以齐胸的高度递上，并说“这是我的名片，请多指教”这样的话。

　　(2)接受名片时，也要毕恭毕敬，双手捧接，接过后，一定要仔细看一遍，不懂之处当下请教。有时可以有意识地重复一下对方的姓名和职务，以示仰慕。

　　(3)绝对不可以用一只手去接名片，看也不看一眼就装进口袋或放到桌子上。

　　(4)若要把名片放桌子上，不能在名片上压东西。

　　(5)如果一次同很多人交换名片，且都是初交，那最好依照座次来交换，并默记对方的职务和姓名，以防弄错。

　　4)名片的索要

　　向他人索要名片时，不要直接开口，而是要含蓄地向对方仔细地询问姓名、单位、地址、电话等。如“XX先生、小姐，今后想向你请教，怎样能找到你?”、“XX先生小姐，今后怎样和你取得联系?：”。若对方愿意，一定会送给你一张名片。

　　3.拜访约会的礼仪

　　(1)预约

　　在现代社会，拜访以前先预约，已是约定俗成的规矩，应尽量不做不速之客。

　　(2)拜访前的准备

　　“有备而来”的成功率会比随意而访的成功率大得多。

　　准备得越充分，拜访和商谈就会越顺利。

　　首先，要做好背景材料以及相关文件的准备工作。

　　其次，要做好心理准备。

　　再次，要做好服饰准备。

　　(3)赴约

　　遵时守约的原则。遵守时间是涉外人员最基本的素质之一。

　　涉外秘书要多了解拜访对象的风俗习惯，以免拜访时产生沟通障碍。

　　约束自己的言行。不论是公务拜访，还是私人拜访，都要注意自己的言行举止，做到举止得体而不拘谨，目光专注而不游移,声调适度而不过高，话题明确而不犯忌。

　　公务拜访时:要先向对方负责接待的人员打招呼，报上自己一行人的单位、姓名以及拜访对象的姓名,然后安静耐心地等待接见.

　　在会客室等待接见时:不可大声谈笑，也不要对会客室的布置指指点点，要按照接待人员的安排就座，安静等待。

　　(4)及时告辞

　　要想做受欢迎的客人，及时告辞是要点之一。这一举动能表现出对主人的理解和尊重，并且也能表明我方的工作效率和修养。

　　4.谈话的礼仪

　　(1)语言与话题的选择

　　在对外交往中，选用的语言是有讲究的。

　　在正式的官方活动中:需要使用本国的国语，以体现国家主权的尊严。

　　在非官方的商务活动中:可以使用国际通用的语言或是双方都懂的语言，或者配备翻译。

　　话题的选择，不仅仅是技巧问题、礼仪问题，有时甚至可以成为政治问题，以致造成外交方面的纠纷，所以务必要小心.

　　以下的话题，是应该避开的:

　　①政治话题。

　　②个人隐私问题。

　　③非议他人

　　④庸俗下流的话题。

　　(2)谈话的态度

　　在对外交往中，我们总会发现双方的观点、处理问题的方法有许多不同之处。

　　在谈话态度上表现在以下几个方面:

　　①诚恳坦率。

　　②明确直率。

　　③坚持原则。

　　(3)声音与语气

　　在涉外工作中，秘书特别要注意控制自己的音量。中国人说话的声音一般比较大。但在国际礼仪中，以说话声音适度为有修养。

　　所谓的适度:是以能让参加者听清而不影响其他的人为准,这样的音量相对于中国人来说是偏低的。

　　另外，语气很重要:

　　一方面语气要体现礼貌，多用谦词敬语;

　　另一方面，不论对方单位规模多大、多么著名，己方也要不卑不亢，不能曲意奉承、委曲求全，以至于丢失了自己的人格和国格。

　　(4)倾听者的礼貌

　　作为倾听的一方，相对比较被动。

　　倾听者应该学会从谈话中获得有益的信息。

　　作为倾听者，要和说话者有眼光上的交流和语言上的呼应。

　　商务秘书礼仪 2

　　听电话

　　公司接听电话应该是非常正规的——在礼貌称呼之后，先主动报出公司或部门的名称。如：“您好，这里是**公司，请问您找哪位?”。很多人会习惯性的有防备意识或觉得不重要，接听电话时不报备自己的岗位或名字。但往往在这些小细节方面才是体现教养的礼貌性。

　　在长途电话的礼仪细节中，当你给别人打长途电话请求别人的帮助，如果对方正好不在，你应该选一个合适的时间再打过去，最好不要让对方回电。

　　如果打电话拨错了号码，应当礼貌地说一声“对不起，我拨错了号码”。如果接到拨错的电话，应当客气地告诉对方打错了，请他重拨，不要使对方难堪。

　　如果是在跨国公司的办公室，来电必须在第二声铃响之后迅速接起，如果在铃响超过三声后才接听，就要礼貌地说一句“抱歉，让您久等了”。

　　当来电话的人说明要找谁之后，通常有三种情况：

　　一是刚好是本人接电话;此时应该回答“我就是，请问您是哪位?”

　　二是本人在，但不是他接电话，需要转接;此时应该这么说“他就在旁边，请稍等。”或者“请稍等，我帮您转过去，请问您贵姓?”。

　　三是他不在办公室。接电话的人要这么说“对不起，他刚好出去了，您需要留话吗”不要只说一声“不在”。

　　还有一种情况是，如果你和某人正在他的办公室谈话，此时电话突然响了，该怎么办呢?当对方接到紧急电话时，你需要请求是否要避嫌“请问，我是不是该出去一会儿呢?”。第二是谈话中你接到紧急电话，你应该这么说“对不起，我得接个电话”。

　　总之，接电话的礼仪就是不要留下不愉快的交流，给人好的心情，自己心情也会变好。

　　秘书应有的电话礼仪

　　秘书就是一个企业的窗口，很多人都是通过这个职务来认识企业的商务形象。作为一名秘书，要懂得基本的商务礼仪，特别是电话礼仪。很多公司应聘秘书的要求也有考核面试者是否有良好的电话礼仪。

　　商务环境中，秘书接听电话时，首先要能区分什么电话需要她本人直接转给老板，什么电话需要她自己来处理，而什么电话又需要转给其他的人。

　　换句话说，作为秘书，一顶要多了解公司，清楚什么人负责什么事，以便当老板不在的时候，知道将电话转给其他也有能力解决此类问题的人。这对秘书职业素质的培训至关重要。

　　做好电话留言

　　当别人给你打电话时，礼貌的做法是当天回电给对方。如果你没接到电话，最好是两天之内回电。如果你实在没办法立即回电，那么，在两天之内，请别人替你回电。

　　在办公室里，当你接听恰好外出办事的同事的电话时，要替同事做好电话留言，包括来电者的'姓名、电话。在家中也是一样。无论是生活中，还是工作中，我们都应当多替他人想。

　　现在很多人都在电话上安装了录音装置，外出时将其打开，就可以把打来的电话留言录下来。在录制自己的话音时，要注意措辞。

　　如果是公司电话，可以这么说“您好，这里是**公司，我们的办公时间是工作日早九点到晚五点。请您听到提示音后留言，谢谢!”

　　如果是住宅电话，直接说“您好，请留言，谢谢”便可，而不必过多透露个人消息。给别人留言时，最重要的是清晰地说出你的姓名，慢慢地讲出你的回电号码和简洁的信息，最好能将电话号码慢慢地重复一遍。

　　商务秘书礼仪 3

　　(1)秘书着装的基本要求：

　　第一，色彩要素。俗话说：“没有不美的色彩，只有不美的搭配。”色彩如果搭配合理，就会恰到好处，取得事半功倍的效果。反之，如果搭配不合理，就会失去整体美，破坏视觉的和谐美感。女秘书的职业装色调应该单一一点，不可以“色彩斑斓”。女秘书应该多多注意“三色原则”。三色原则是在国外经典商务礼仪规范中被强调的，国内著名礼仪专家也多次强调过这一原则。所谓“三色原则”，是指全身上下的衣着，应当保持在三种色彩之内，即女秘书的套装、衬衫、鞋袜，一般不应超过三种颜色。这是因为从视觉上讲，服装的色彩在三种以内较好搭配。一旦超过三种颜色就会显得杂乱无章。

　　第二，体形要素。人有高矮、胖瘦之分。绝大多数人体形上或多或少受到一些先天局限，有这样或那样的缺陷，这就需要通过服装搭配加以弥补和修饰，使自己更具美感。首先要了解自己的体形特点，再选择适合的职业女装，自然会达到理想效果。比如H形体形，属于偏胖，没什么腰身，这类女秘书适宜选择腰身合体、线条简洁的职业装。I形体形，属于偏瘦，适宜选择衣领处有褶皱，配有饰边的衣服。Y形体形，就是腿部可能长得比较修长，线条比较好看，上半身不适宜穿紧身衣，所以要求上面相对宽松，就转移了别人的视线。

　　第三，肤色要素。选择与搭配职业女装时也要考虑自己的肤色，服装的色彩要与自己的肤色相协调。

　　第四，年龄要素。女秘书的年龄不同，应选择不同的服装。年轻的女秘书可以选择红、粉红、黄、绿等色彩比较鲜艳的颜色，款式上选择比较时尚、前卫，如西装上衣是单个扣的，因为她们有活力与朝气。而年龄较大的女秘书一般选择黑、灰、海军蓝等颜色，款式的选择上比较保守，这样可以凸显她们的成熟与稳重。

　　(2) 称谓的选择和使用

　　一般情况下，在商务活动中，有两套称谓方法，第一种就是称对方为某某先生、某某女士，这也是最为稳妥和最为普遍的一种称谓方式;

　　第二种我们可以称呼对方为某某经理、某某主管、某某总监，以及某某领导，就是说直接称谓他的职务。

　　(3) 握手

　　握手的'次序，一般都是女士先伸手，男士再握手。领导和上级以及长辈先伸手，下级和晚辈再握手。

　　握手时，对方伸出手后，我们应该迅速地迎上去，握手的时候最应该避免的是很多人互相地交叉握手。

　　握手时还要避免上下过分地摇动。

　　(4) 相互介绍

　　在相互介绍的时候，应该注意顺序的选择，一般先由职位高的人开始介绍，如果是分为主方和客方的话，应该是先把主方介绍给客方，然后再把客方介绍给主方。

　　(5) 互换名片

　　要双手拿出自己的名片，这时候有一个停顿，要注意将名片的方向调整到最适合对方观看的位置，再双手递过去。双手接过对方的名片，要简单地看一下上面的内容，既不要把它直接放在兜里或放在其他位置根本不看，也不要长时间地拿在手里不停地摆弄，而应该把名片放在专用的名片夹中，尽量避免把名片放在口袋中，或者放在其他的位置。

　　(6) 其他注意事项

　　社交场所是禁止吸烟，禁止大声喧哗的，要注意音量的控制

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