商务英语电子邮件写作六大原则

时间：2023-10-25 10:22:21 晓凤 Letters 我要投稿

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商务英语电子邮件写作六大原则

　　商务英语电子邮件以其方便快捷，在现代商务活动中起着重要作用。商务往来中的电子邮件代表着公司的形象，显示着公司的水平和实力，直接影响到客户对公司的评估。所以，商务电子邮件的写作在业务往来中占据着举足轻重的地位。

商务英语电子邮件写作六大原则

　　商务英语电子邮件写作六大原则

　　一、商务英语电子邮件的格式

　　常见的商务英语电子邮件包括以下五部分：

　　①写信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址。

　　②标题。

　　③称呼、开头、正文、结尾句。

　　④礼貌结束语。

　　⑤写信人全名、写信人职务及所属部门、地址、电话号码、传真等。

　　其中邮件主题应体现邮件主旨，要引人注目、意思明确，最好为名词或动名词短语;称呼礼貌得体，符合商务英语写作习惯，如不知对方姓名只知头衔，可用 Dear+Title作为称呼，如只知对方姓名不知性别，可用Dear+全名，如邮件为一封通函，则用DearAll作为邮件称呼;正文应结构清楚，便于阅读，如正文内容较长，可使用小标题、小段落，或利用星号、下划线及段落间空行等方式使邮件眉目清楚、一目了然。

　　二、商务英语电子邮件写作应遵循的六大原则

　　1、亲切自然：可以用We 就不要用You

　　每一封email往来，都是你和与收信人之间的交流。很多人以为写商业e-mail就应该用「生意腔」，于是把本来有感情基础的e-mail写得官样。

　　把每次e-mail往来当成是跟对方进行了一次交谈，只不过交谈的界面是e-mail。用我/我们做主词，这样才能让email读起来热情、友善，像朋友交谈那样简单自然，亲切又人性化。

　　官样e-mail：Your mail has been received.

　　亲切e-mail：I have received your mail.

　　官样e-mail：Your complaint is being looked into.

　　亲切e-mail：We are looking into your complaint.

　　2、一针见血：可以清楚就不要模糊

　　写email最忌讳文绉绉，要打电话给人就用call，要去拜访人就说visit，不要刻意用自以为正式但其实意思模模糊糊的字。

　　模糊字：contact

　　清楚字：call/write/visit

　　模糊字：soon

　　清楚字：by March 15

　　3、言简意赅：可以一个字就不要两个字

　　大部份商业人士跟你一样，每天都要阅读大量e-mail。所以e-mail一定要写得简明扼要。与主题无关或者无助于e-mail目的之内容，请毫不留情的舍弃。

　　冗长句：The paper jam had the effect of a destructive force on the copy machine.

　　精简句：The paper jam destroyed the copy machine.

　　冗长句：We have enclosed a brochure which shows further details of manufacture.

　　精简句：The enclosed brochure shows further manufacture details.

　　4、语汇朴实：用对方看得懂的关键字

　　每个行业都有自己的行话，写e-mail时要确定别人懂不懂你的行话，也尽量不用华丽词藻。西方人习惯使用朴实的语言。

　　迂回句：We look forward to a bright and glorious future of cooperation.

　　朴实句：We hope to have the opportunity to work with you in the future.

　　迂回句：The choice of exogenous variables in relation to multi-collinearity is contingent upon the derivations of certain multiple correlation coefficients.

　　朴实句：Supply determines demand.

　　5、有技巧的表达：永远让人觉得youre helpful

　　同样一件事说法不同，得到回应就不同，有技巧的说法让人乐于为你效劳。

　　拙劣说法：Obviously, if you’d read your policy carefully, you’d be able to answer these questions yourself.

　　漂亮说法：Im glad to clear up these questions for you.

　　拙劣说法：In order to complete the claim you made, simply..

　　漂亮说法：To complete your transaction,..

　　6、下一个专业的信件标题

　　许很多人没有意识到，e-mail的标题是很重要的一部分，邮件给对方的第一印象就是通过标题来完成。如果标题没有内容，看起来像群组垃圾邮件，命运就是直接进入垃圾桶。

　　不专业标题：How are you?

　　专业标题：Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports

　　不专业标题：Can we work together?

　　专业标题：Proposal: Bright Ideas Imports—ABCs Partnership Opportunity

　　完整原则

　　商务电子邮件内容应力求具体、明确、完整，提供读者所需要的信息，尤其像盘、询问贸易条件等需要回函的电子邮件，更需要清楚完整，因为只有包含具体信息的邮件，才能达到良好的沟通效果。邮件是否完整，可以用5W1H来检验，即who，when，where，what，why和how.清楚原则商务英语电子邮件的写作要做到层次清楚，用词准确。具体表现在：

　　例1 We will deliver your goods soon.

　　例2 中significant一词意为明显的、不小的，语义模糊，故可以用具体数字替换。例2中soon表示不久、很快，语义不明确，没有指出具体的供货时间，可改为具体的年月日。

　　礼貌原则商务英语电子邮件应遵循措词婉转、礼貌的原则。鉴于电子邮件直接影响到整个交易的成败，买卖双方应十分注重措辞方式，要婉转、礼貌，使对方轻易接受。在写作电子邮件时，可以通过使用虚拟语气、委婉语气等方法迂回地表达观点，提出要求。

　　例1 If it is not for the larger orders we receive from a numbero four regular customers，we could not have quoted for supplies even at that price.

　　职业电子邮件中礼仪

　　关于主题

　　主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。

　　1.一定不要空白标题，这是最失礼的

　　2.标题要简短，不宜冗长，不要让Outlook用…才能显示完你的标题

　　3.标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”

　　4.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理

　　5.可适当用使用大写字母或特殊字符(如“*!”等)来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。