公司档案管理制度

时间：2022-12-03 09:28:55 制度我要投稿

公司档案管理制度15篇

　　在充满活力，日益开放的今天，很多情况下我们都会接触到制度，制度是一种要求大家共同遵守的规章或准则。那么制度怎么拟定才能发挥它最大的作用呢？下面是小编帮大家整理的公司档案管理制度，仅供参考，希望能够帮助到大家。

公司档案管理制度15篇

公司档案管理制度1

　　第一章总则

　　第一条为了加强各级党和国家机关、人民团体(以下统称机关)档案工作，推进机关档案科学、规范管理，丰富国家档案资源，为各项工作提供有效服务，根据《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》等法律法规，制定本规定。

　　第二条本规定所称的机关档案，是指机关在公务活动中形成的，对国家和社会有查考、利用和保存价值的各种形式、各种载体的历史记录。

　　第三条机关档案工作是档案工作开展的基础，是国家档案事业的重要组成部分。机关档案工作是机关不可缺少的基础性工作，是推进依法行政、促进科学决策、提高治理水平的必要条件，是保护单位和个人合法权益、维护机关历史真实面貌的一项重要工作。

　　第四条机关档案工作实行统一领导、分级管理。国家档案行政管理部门负责全国机关档案工作的统筹规划、组织协调、统一制度，负责中央和国家机关档案工作的监督、指导和检查。地方档案行政管理部门在上级档案行政管理部门指导下，负责本行政区域内机关档案工作的统筹协调、制度建设，负责本行政区域内机关档案工作的监督、指导和检查。档案行政管理部门履行检查职责时，以进入相关场所检查，询问有关人员，查阅、复制有关档案资料等方式开展。中央、地方专业主管机关应当根据本专业的管理体制，在档案行政管理部门指导下对本系统和直属单位的档案工作进行监督、指导。中央、地方专业主管机关进行监督、指导时，应当遵循统一领导、分级管理原则。

　　第五条机关的全部档案应当集中、统一管理。机关档案管理应当维护档案的真实、完整、可用和安全，便于检索、利用和开发。

　　第六条机关应当加强对档案工作的组织领导，将档案工作纳入整体规划、和考核体系，与业务工作同步部署、同步实施、同步发展。档案工作所需的基础设施配备和维护经费，档案日常管理工作经费，档案信息化建设经费，档案宣传、培训等其他经费应当列入机关年度财政预算。

　　第二章机构和人员

　　第七条机关应当建立由分管档案工作的`单位负责人、办公厅(室)(或承担该职能的其他综合办事机构，下同)及相关部门负责人组成的档案工作协调机制，协调处理本机关、本系统档案工作重大事务和重要事项。

　　第八条机关应当按规定设立档案工作机构。不具备档案工作机构设立条件的机关，应当指定档案工作负责部门。档案工作负责部门的名称应当反映档案工作属性。经同级档案行政管理部门同意，办公地点相对集中且条件成熟的县级或形成档案数量较少的多个机关可以成立联合档案工作机构，对相应机关的档案进行集中管理。

　　第九条机关档案工作机构或档案工作负责部门(以下简称机关档案部门)应当配备与工作量相匹配的专职档案工作人员，具体承担机关档案业务工作。机关文书或业务部门应当指定人员，承担相应部门文件材料的收集、整理和归档工作。机关应当建立以机关档案部门为中心，由相关人员组成的机关档案工作网络。县级或形成档案数量较少的机关可以综合考虑工作量等情况，配备适当数量的专(兼)职档案工作人员。

　　第十条机关档案工作的基本任务是：

　　(一)贯彻执行档案工作的法律法规和方针政策，建立健全档案工作，并将规范本单位、本系统档案管理的基本制度报档案行政管理部门备案;

　　(二)制定并组织实施档案工作发展规划或计划;

　　(三)对机关各种文件材料的形成、积累和归档工作进行监督和指导，对所属机构的档案工作进行监督和指导;

　　(四)负责管理机关的全部档案并提供利用，协助做好机关政府信息公开工作;

　　(五)负责机关档案信息化工作并统筹机关及所属机构档案信息一体化工作，推动传统载体档案数字化和电子文件、电子档案规范管理;

　　(六)接受档案行政管理部门监督、指导和检查，执行年度制度，定期向同级国家综合档案馆移交档案;

　　(七)负责组织档案业务交流和档案工作人员培训，开展档案宣传、活动;

　　(八)对档案工作中取得突出成绩的部门或个人，向机关提出表彰奖励建议;对违反档案管理要求的部门或个人，向机关提出处理建议。

　　第十一条机关通过政府购买服务方式辅助实现档案工作基本任务的，应当严格限定社会化服务范围，严格审核服务供方的信息安全保障能力和业务资质，并接受档案行政管理部门监督、指导和检查。机关档案业务社会化服务限于档案整理、传统载体档案数字化、纸质档案数字复制件全文识别、电子档案管理技术支持等辅助性工作。社会化服务应当符合《档案服务外包工作规范》(DA/T68)规定。

　　第十二条档案工作人员应当为机关正式在编人员，且政治可靠、遵纪守法、忠于职守，具备胜任岗位要求的工作能力。档案工作人员应当熟悉机关工作，具备档案管理、信息管理等相关知识背景，并定期参加业务培训。不具备前述知识背景的档案工作人员，应当经过相关专业知识和技能培训。

　　第十三条档案工作人员调离岗位或退休的，应当在离岗前办好交接手续。涉密档案工作人员的调离应当按照国家有关保密法律法规执行。

　　第三章基础设施

　　第十四条机关应当分别设置档案办公用房、整理用房、阅览用房和档案库房，并根据工作需要设置展览用房、档案数字化用房、服务器机房等。档案库房应当根据载体类型分别设置，不具备条件的应当根据载体类型分区设置。县级或形成档案数量较少的机关设置库房以外其他档案用房时，可以按照办公、整理、阅览等基本功能分区设置。

　　第十五条档案办公用房面积按照《党政机关办公用房建设标准》执行。阅览用房面积应当满足不同类型档案阅览需求，适应涉密档案与非涉密档案分区阅览的需要。档案库房面积应当满足机关档案法定存放年限需要，使用面积按(档案存量年增长量×存放年限)×60m/万卷(或10万件)测算。档案数量少于2500卷(或25000件)的，档案库房面积按15m测算。整理用房、展览用房、档案数字化用房、服务器机房等用房面积应当满足业务开展需要。

　　第十六条档案用房宜集中布置，自成一区。档案办公用房选址应当便于档案库房管理。档案库房选址应当防潮、防火、避免阳光直射，利于档案保护。档案库房不应设置在地下或顶层，地处湿润地区的还不宜设置在首层。档案库房不得毗邻水房、卫生间、食堂(厨房)、变配电室、车库等可能危及档案安全的用房。

　　第十七条档案办公用房建筑设计应当符合《办公建筑设计规范》(JGJ67)规定，整理用房、阅览用房建筑设计应当符合《档案馆建筑设计规范》(JGJ25)规定。档案库房内不得设置其他用房和明火设施，不应设置除消防以外的给水点，其他给水排水管道不应穿越库房。档案库房的装具布置、门窗设置应当符合《档案馆建筑设计规范》(JGJ25)规定。

　　第十八条档案库房应当根据需要配备符合国家规定的密闭五节柜、密集架、光盘柜、底图柜等档案装具，不得采用木质柜、玻璃门柜等装具。档案整理台、档案梯、移动置物架、档案盒、装订用品等配备应当满足工作需要。档案库房配备的档案装具应当与档案库房楼面均布活荷载标准值相匹配。库房采用密集架的，楼面均布活荷载标准值不应小于8kN/m或按档案装载情况相应增加。

　　第十九条档案库房应当配备温湿度监测调控系统，安装漏水报警设备。档案库房不得使用电阻丝加热、电热油汀及以水、汽为热媒的采暖系统。保存重要档案或具备条件的，应当安装恒温恒湿设备，必要时可配备通风换气、空气净化设备。

　　第二十条档案库房应当配备消防系统。根据档案重要程度和载体类型的不同，可以选择采用洁净气体、惰性气体或高压细水雾灭火设备。档案库房应当安装甲级防火门，配备火灾自动报警设备。

　　第二十一条档案库房应当安装全封闭防盗门窗、遮光阻燃窗帘、防护栏等防护设施，可以选择设置智能门禁识别、红外报警、视频监控、出入口控制、电子巡查等安全防范系统。整理用房、阅览用房、档案数字化用房应当设置视频监控设备。

　　第二十二条机关应当按照档案信息化要求，建设或配备能够满足库房现代化管理、档案数字化、电子文件及电子档案管理需求的基础设施设备。智能库房管理基础设施设备应当满足温湿度调控、漏水监测、消防报警、安全防范、视频监控等系统集成管理以及其他智能管理需要。档案数字化、电子文件及电子档案管理基础设施设备应当符合本规定第五章要求。县级或形成档案数量较少的机关按照本规定第十九条至第二十二条配备基础设施设备的，应当满足温湿度调控、消防、安防和信息化工作的基本需求。

公司档案管理制度2

　　为进一步加强档案管理工作，夯实档案工作基础，切实提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，根据《干部人事档案工作条例》，现制定管理办法如下：

　　本办法适用于我县机关事业单位副科级以下的管理人员、专业技术人员和工勤人员的档案管理工作，实行单位一把手负责制，选配政治素质好、作风正派的专门工作人员(以下简称人事干部)负责本单位档案的收集、整理、保管、接交和利用工作，并保证人员相对稳定。

　　档案工作应遵循五大原则，即党管干部、党管人才，依规依法、全面从严，分级负责、集中管理，真实准确、完整规范，方便利用、安全保密。

　　各单位人事干部主要负责本单位档案材料的收集、整理、移交和保管保密工作，负责本单位档案的查(借)阅等档案利用工作，负责接交的档案材料真实准确，完整规范，坚决杜绝非专职人员办理档案相关事宜。

　　一、档案内容

　　档案材料主要涉及干部职工工作及学习过程中形成的供组织考察的各类资料，包括十大类：一是履历类材料，二是自传和思想类材料，三是考核鉴定，四是学历学位、职称、论文、培训，五是政审、审计类，六是党、团材料，七是表彰奖励材料，八是处分材料，九是工资、任免、招工、入伍、考察、职级并行、(境)审批，十是报到(派谴)证、计生材料。

　　二、档案管理

　　档案管理包括档案材料的'收集、鉴别、整理和接交。

　　收集档案材料时应确保收集材料属归档范围，确保收集材料填写规范、真实完整。具体要求：①档案材料应当为原件;②档案材料载体使用国际标准A4型(长297毫米，宽210毫米)公文用纸，用黑色的中性笔填写(或打印);③属成套材料的，必须头尾完整。

　　经鉴别，符合归档范围的材料自材料形成之日起一个月内按要求履行移交手续送交档案室。自文件下发之日起，未及时移交的档案材料，档案室不再接收。

　　三、档案利用

　　档案利用主要包括查(借)阅、复制和摘录等。严禁拍摄复印档案内容，因工作需要取证的，经审查批准后方可复印。

　　查(借)阅档案一般要求2名以上共产党员按程序申请，

　　由档案室根据规定，确定是否提供和提供什么材料。严禁个人查(借)阅本人及其直系亲属的档案。档案一般不外借。确因工作需要外借的，由借阅单位履行审批手续，限期归还，不得转借。

　　查档(含复制、摘录)程序：查阅单位填写《查阅档案审批表》，经单位和主管单位负责人同意后，报档案室分管领导审批，人事干部持本人二代身份证及审批后的《查阅档案审批表》到档案室办理。不得凭借调查证明材料查档。

公司档案管理制度3

　　第一条为加强企业档案工作，促进档案工作为企业各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和有关法律、法规，制定本规定。

　　第二条本规定所称的企业档案，是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。

　　第三条企业应遵守《档案法》，依法管理本企业档案，明确管理档案的部门或人员，提高职工档案意识，确保档案完整、准确和安全。

　　第四条企业档案工作接受档案行政管理部门的监督和指导。

　　中央管理的企业制定本企业档案管理制度和办法须报国家档案局备案。

　　第五条企业负责档案工作的部门依法履行下列职责：

　　贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；

　　统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；指导本企业各部门文件材料的`形成、积累、整理和归档工作；监督、指导本企业所属机构的档案工作。

　　第六条企业档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。

　　第七条企业各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交本企业档案部门集中管理。任何人不得拒绝归档。

　　第八条归档的文件材料应完整、准确、系统。文件书写和载体材料应能耐久保存。文件材料整理符合规范。归档的电子文件,应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

　　第九条企业根据有关规定，确定档案保管期限，划定档案密级第十条企业采取有效措施对档案进行安全保管，并切实加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理。

　　第十一条企业对保管期限已满的档案进行鉴定。对确无保存价值的档案登记造册，按有关规定经企业法定代表人批准后进行监销。

　　第十二条企业做好档案统计工作。国有大中型企业应按档案行政管理部门的要求填写有关报表。企业认真做好对国家和社会

　　有保存价值的档案的登记工作。

　　第十三条企业档案现代化应与企业信息化建设同步发展，不断提高档案管理水平。

　　第十四条企业档案部门应积极做好档案的提供利用工作，努力开发档案信息资源，为企业提供及时、有效的服务。

　　第十五条企业必须为政府有关部门、司法部门依法执行公务提供真实、准确的档案。

　　第十六条企业提供利用、公布档案，不得损害国家、社会和其他组织的利益，不得侵犯他人的合法权益。

　　第十七条国有企业资产与产权发生变动，应按《国有企业资产与产权变动档案处置办法》做好档案的处置工作。

　　国有企业破产，破产淸算组应妥善处置破产企业档案；国有企业分立，档案处置工作由分立后的企业协商办理。

　　第十八条企业对在企业档案工作中做出突出贡献的人员给予表彰和奖励。

　　第十九条企业应当建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，依法进行处理。

　　第二十条本规定由国家档案局负责解释。

　　第二十一条本规定自xx年9月1日起实施。《国营企业档案管理暂行规定》同时废止。其他有关企业档案工作的规定凡与本规定抵触的，以本规定为准。

公司档案管理制度4

　　一.制度内容

　　为做到客户服务部与客户的良好沟通，掌握客户的人员构成、公司性质、物业费交纳情况等，有必要建立一套综合的.客户信息系统，而客户档案可以协助客户服务部以最便捷的方式提供以上信息。因此，为充分利用客户信息并管理好这些信息，特建立此制度

　　二.管理目标

　　客户档案资料全面、准确、有效。

　　三.适用范围

　　客户档案资料的管理主要是收集、整理、归档及使用四个环节。

　　一般客户档案包括以下的资料：

　　1.收集客户单位资料

　　2.客户缴费记录包括各样应付之押金

　　3.客户装修工程文件

　　4.客户迁入时填具之资料

　　5.客户资料补充

　　6.客户联络资料

　　7.紧急事故联络人的资料

　　8.客户与管理处往来文件

　　9.客户违规事项与欠费记录

　　10.客户维修记录

　　11.客户投诉记录

　　12.客户单位有关的工程档案(与二次装修工程有关资料)与工作程序

　　四.注意事项

　　1.及时上行下达客户与管理之间的知识、报告、通知、通报，传送文件应及时、准确，认真地登记并制作各种表格。

　　2.协调与客户之间的关系，加强横向沟通;

　　3.做好与客户有关各类文件的档案工作，并定期整理，以备随时查询及跟进;

　　4.接听客户投诉，解决客户投诉;

　　5.接听客户工程报修电话，及时联系修复。

公司档案管理制度5

　　档案归档制度

　　一、文件材料的归档要求：

　　1、公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。

　　2、公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交档案室集中管理，任何人不得拒绝归档。

　　3归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统、签署完备。

　　4、归档文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史面貌。

　　5、归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。

　　6、归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。

　　7、归档的文件材料必须为正本，本企业编制的文件应附发文底稿。

　　8、归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

　　9、非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。

　　10、外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。

　　11、为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。书写工整、图像、字迹清晰。

　　二、归档范围及保管期限（参照企业档案归档范围及保管期限表）

　　三、归档时间：

　　1、管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年第1季度连同收发簿一同移交档案室归档。

　　2、凡专项工程、专题项目、科研课题等由发生部门将文件材料整理后经部门领导及项目负责人审定后向档案室移交归档。周期长的可分阶段、单项归档。

　　3、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。

　　4、工程项目在竣工验收后三个月内接收归档。

　　5、每年形成的会计档案，由财务部及有关部门保存一年，在下一年的第一季度内向档案室移交归档。

　　6、电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。

　　7、荣誉档案由行政部收集整理后于次年统一归档。

　　8、声像档案在每次活动结束后整理归档。

　　9、相关会议（技术会议、专题会议、年度工作会议），在会议结束后归档。

　　10、外出、出差考察材料由当事人在回来后一个月内整理归档。

　　11、变更、修改、补充的文件材料随进归档。

　　12、公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料随时归档。

　　13公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档。

　　档案查（借）阅制度

　　档案借阅是档案室的日常业务工作，是档案更好地为生产提供利用服务的基本形式，为做好档案管理工作，特制订如下制度：

　　1、凡本公司有关人员，因工作需要借阅档案者，一般只允许在档案室阅档室查阅。查阅内容根据档案密级程度，取得相关领导签字，同时做登记。

　　2、本公司有关人员如有实际情况必须借出者，须办理相关手续，超过两天以上归还者，须经领导批准签字。但要如期归还。

　　3、借阅档案者应爱护档案，确保档案的'完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时反映给主管领导。

　　4、外单位借阅档案者，须持单位介绍信，且经总经理批准后方可借阅，只限在本室查阅，一律不外借，且抄摘内容也须经总理同意审核后方能带出。

　　5、凡属不成熟的现行技术资料及保密文件一律不外借。

　　档案的保密制度

　　1、凡属密级档案，必须正确地标明密级，并妥善存放。

　　2、非综合档案室人员不得随便进入档案库房，库房门窗及箱柜应随关锁。

　　3、全体职工对密级档案、文件、资料均须严格执行企业保密规定，不失密。否则应追究责任。

　　4、凡查阅密级档案，均须办理审批和借阅手续，一般只允许在阅档室查阅，不得带出或复制，确属需要者须办理相关手续。

　　5、查阅人员对档案内容承担保密义务，违反规定造成后果者必须追究责任。

　　6、档案人员要忠于职守，认真执行各项保密制度。

　　7、定期对保密档案保管情况进行检查，发现问题及时处理。

　　档案库房管理制度

　　一、档案入库检查：

　　1档案出入库房要清点、登记。定期对库藏档案进行清理、核对，做到账、物相符。对破损或载体变质的档案，及时进行修补和复制。

　　2、入库底图应批边分类装袋，照片、磁带等声像档案应存放入专用档案盒（袋）内。

　　3、定期对档案保管状况进行全面检查，做好记录，发现问题要采取积极有效措施，保证档案的安全。

　　二、档案库房管理：

　　1、档案库房未经许可，外来人员不得擅自进入。

　　2、档案柜、卷排列科学、合理、整齐、美观，便于调卷。

　　3、库房门窗须安装窗帘，库房内采用白炽灯且照度不超过100勒克期。

　　4、避免光线直射档案，更不能在烈日下曝晒档案。防止有害生物对档案的危害。

　　5、库房内应有空气调节和温湿度计等设施，及时做好温湿度记录，温度应控制在14度——24度，相对湿度控制在45——60%。

　　6、库内及库外应科学地安设温湿度记录仪表，库房应专门安装空调设备。

　　7、库房必须配备适合档案用的消防器材并禁止吸烟，定期检查，杜绝一切发生火灾的可能。

　　8、档案库房要做到八防：防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防湿、防虫、防尘。

　　9、对库藏档案应经常进行检查，发现问题，及时报告并采取措施予以处理。

　　10、每年9月定期对库藏档案进行一次抽样检查，掌握档案管理情况，为科学管理积累资料。

　　档案鉴定、销毁制度

　　1、根据《档案法》及《江苏省档案管理条例》中的相关规定，编制本企业的档案保管期限表。其中会计档案见会计档案保存期限表。

　　2、保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限，保管期限从长。

　　3、从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面监别档案的价值。

　　4、档案通过鉴定，要求保管期准确，案卷质量达到规定标准。如果鉴定中发现档案不准确，不完整，应及时责成有关部门修改、补充。

　　5、销毁档案必须严格掌握，慎重从事。销毁前要造具清册、提出销毁报告、会同总工办核查、总经理审批。销毁档时要严格执行保密规定，由鉴定小组指定人员会同保密、保卫人员销毁或监销，防止失密。

　　档案销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字

　　档案保管统计制度

　　一、档案库房须与办公室、阅档室分开，并有防火、防光、防潮、防虫防尘、防霉、防盗和防高温等“八防”设施，以确保档案的安全与完整。

　　二、档案库房严禁堆放食品和易燃易爆物，严禁吸烟和使用明火。

　　三、建立健全档案的接收、移交、库藏、保管、利用和鉴定销毁等统计台帐。

　　四、做好档案接收、移交、保管、鉴定、利用各档案构成情况的准确、及时、科学的统计工作。

　　综合档案室主任职责

　　一、认真学习《档案法》，深刻领会上级档案部门关于档案工作的方针、政策，不断提高自身的业务水平和管理水平。

　　二、努力学习业务，钻研各类档案理论基础知识，充分掌握综合档案室库存档案的各种情况，做到心中有数，操作自如。

　　三、检查督促专、兼职档案人员的档案管理工作，对收集管理的文件材料和立卷归档的诸多环节应严格把关。

　　四、组织档案网络成员进行业务学习，交流档案管理经验与体会，开展档案工作的检查评比，不断促进档案工作的健康发展。

　　五、定期向分管领导汇报档案工作，争取领导支持，做好档案工作计划的制订和落实。

　　六、组织制定综合档案室档案管理工作目标和发展规划。

　　七、负责综合档案与各部门分公司的工作协调。

　　档案工作人员岗位职责

　　一、认真学习贯彻执行《档案法》和档案工作的方针、政策，坚持以法治档，忠于职守，全心全意为本部门各项工作做好服务。

　　二、负责管理本部门的档案，做好各门类、各种载体档案的接收、收集、登记、整理、编目、保管、借阅。

　　三、积极做好档案的服务利用工作，编制必要的检索工具和参考资料，及时准确地提供利用。

　　四、做好档案的“八防”工作，确保档案的完整与安全。

　　五、严格遵守“保密制度”工作，未经批准，不得擅自扩大档案的借阅范围，不得泄露档案的保密内容。

　　六、负责对本部门档案工作进行监督、检查和指导。

公司档案管理制度6

　　第一条为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。

　　第二条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

　　第三条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的.正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。

　　第四条档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。

　　第五条归档范围：

　　1、公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录(包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等)、决定、委任书、协议、合同、项目方案等具有参考价值的文件材料。

　　2、本公司的请示与上级机关的批复以及对外的正式发文与有关单位来往的文书。

　　3、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

　　第六条档案的借阅与索取：

　　1、借阅档案要认真填写《借阅档案登记薄》。

　　2、借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档原因总经理办公室主任批准方可摘录和复制。

　　3、归还档案时，档案管理人员要严格检查，如发现遗失、污损、或随意涂改情况的，要追究借阅者责任，并及时报告公司主管领导。

　　第七条档案的销毁：

　　1、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。

　　2、若按规定需要销毁时，必须编制《档案销毁清册》，属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准核对清楚后方可销毁。

　　3、经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。

公司档案管理制度7

　　总则：为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，维护档案的完整和安全，特制定本制度。

　　适用范围：适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。

　　一、文件的收集

　　公司需收集文件的范围：凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，具体内容包括：

　　1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件；（主要收集部门：行政部）

　　2、上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料；（主要收集部门：行政部）

　　3、公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。（（主要收集部门：行政部）

　　4、会议文件，包括本公司重要会议形成的文件、纪要、决定等；（主要收集部门：行政部）

　　5、公司制订的计划、统计、预算、决算及工作总结；；（主要收集部门：行政部）

　　6、公司的请示与上级批复文件（主要收集部门：行政部）

　　7、公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告；（主要收集部门：行政部）

　　8、公司的统计报表、统计分析材料（包括计算机电子盘片等）、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；（主要收集部门：财务部）

　　9、公司内部组织机构在工作中形成的重要文件材料；

　　10、公司领导在公务活动中形成的重要信件、电话记录；以及公司对外交流的文件、协议、报告等；（主要收集部门：行政部）

　　11、公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料；（主要收集部门：财务部、行政部）

　　12、公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织机构、人员编制等文件材料；（主要收集部门：行政部）

　　13、公司的历史变革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；（主要收集部门：行政部）

　　14、公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部门：行政部）

　　15、公司干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、解雇（职）等工作及干部奖惩等文件材料；（主要收集部门：行政部）

　　16、公司员工档案转移的介绍信及存根；（主要收集部门：人力资源及行政部）

　　17、公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册；（主要收集部门：财务部、行政部）

　　18、公司重大活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等；（主要收集部门：行政部）

　　20、公司营业执照、税务登记证等重要文件（主要收集部门：人力资源及行政部）

　　21、各项目完成后专业图文的最终版本电子版，最终定稿版硫酸图、总院图审批复稿件。（主要收集部门：晒图室）。

　　二、立卷归档

　　文件立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的'齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。

　　（1）各专业都要建立健全个专业的文件、图书等材料，由各部专业集中统一保管。

　　（2）归档的文件材料必须按年度立卷，业务范围及当年工作任务，编制文件材料的编号类别。

　　（3）文件承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理后归档。

　　（4）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

　　三、档案保管

　　1、档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

　　2、胶片、照片、磁带要专柜密封保管，胶片和照片、母片和拷贝要分别存放。

　　3、底图入库要认真检查，平放或卷放。

　　4、库藏档案要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。

　　四、档案借阅

　　1、借阅档案必须当面查点清楚，并办理借阅手续。借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还。

　　2、借出的档案要注意保密，不得将档案带入宿舍或公共场所，不得让无关人员翻阅。

　　3、借阅时间最长不得超过一个月，却因工作需要到期不能归还者，要说明情况，办理续借手续。

　　4、归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记簿上及时注销。

　　5、凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。

　　6、底图一般不予外借。

　　五、档案销毁

　　经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

　　六、档案保密

　　1、档案工作人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。

　　2、不得传播、议论有关机密问题。

　　3、档案资料不准带到公共场所。

公司档案管理制度8

　　为使公司重要的文件资料保存完整保密和使用方便，特制订本制度。

　　一、档案的分类：

　　1、一般保密文件：公司的规划文件、会议记录、会议纪要、决议、决定、委任书、协议书、合同书、项目方案、公司注册文件、通知、通告、来往信函、与公司有关的政府文件法律文件等。

　　2、专业技术文件：专业技术图纸、说明书、资料、文件、书籍、软件。

　　3、机密文件：上述专业技术文件以及年度计划、统计文件、财务凭证、财务报表、审计文件、经营情况、劳动工资和人事档案等。

　　4、公司对外签订的重要合约，须交一份给总公司备案。

　　5、有关公司发展的图片、录像、实物等，均属档案保管范围。

　　6、除有特别规定外，档案资料由行政部负责管理。

　　二、存档：

　　1、合同按照《合同管理规定》由指定人保管，其他档案由行政部指定专人保管。

　　2、档案管理员须按照第一条的分类情况，将文件资料分类存档保管。

　　（1）如存档文件资料为传真件时，必须复印一份存档。

　　（2）凡涉及经济利益的来往函件、政府文件等资料，原则上应长期保存；其他文件视其价值确定保存期限。

　　（3）档案的归档要及时，除特殊情况外，要求一项工作结束后存档。归档文件应保证其齐全完整，如有短缺应立即追查归入；文档的处理手续要完备，如有遗漏立即补办。

　　（4）文件的电脑存档。

　　（5）公司发出的文档都要在电脑中保留副本，并按文本文件归档方式命名保存。

　　（6）电脑文档信息要按年度进行存盘处理，将重要的信息资料转存软盘或光盘，并存放于磁盘盒内妥善保管。

　　三、借阅：

　　1、部门主管及以上人员可直接借阅一般性档案资料，如借阅机密资料，须经经理批准。

　　2、其他员工借阅与本职工作有关的资料时，可直接借阅；如借阅与本职工作无关的档案资料或机密资料，须经本部门主管和行政部主管同意，必要时，需请主管副经理批准。

　　3、借阅时，原则上只允许在公司内使用，并办理借阅手续，当天借阅当天归还；机密文件和绝版文件只能在存档处查阅，不予借出；如特殊情况确需借出时，须由经理签字后方能借阅。

　　4、借阅的'资料必须妥善保管，不得涂改及私自复印。如确需复制，一般资料，须经部门主管批准；机密资料，须经公司经理批准。

　　5、机密资料，必须注意保密，不得随意摆放；如因个人原因致使机密文件丢失或泄露机密的，其后果由责任人承担，必要时公司将采取法律手段保护公司的利益。

　　四、专业技术资料的管理

　　1、专业技术资料除另有规定外，公司指定技术部门专人管理。

　　2、属于工作需要而发给有关部门的技术文件资料，在领用时必须办理登记手续，实行“谁领用谁保管谁负责”的管理原则。管理人员每月负责将已发放文件资料的情况书面通知行政部。

　　3、长期领用的文件资料，责任人必须妥善保管，不使用时要及时归还。同时，技术部门的`文档管理人员必须每季度末对借入的文件资料进行一次核对。如发现有丢失，必须书面通知行政部，并上报公司经理办公室。原则上因丢失文件而影响公司正常工作的，视情况扣罚￥200元及以上，具体处理结果由公司经理视其造成的影响酌情处理。

　　五、文档的销毁

　　1、除物业公司经理外，任何人无权私自销毁公司任何档案资料。

　　2、每年底清理档案后应将没有保存价值的文件销毁，销毁时应先报请公司经理批准，登记留底并抄送一份给总公司办公室后方能销毁；销毁时，应焚烧或使用碎纸机，不得随意丢放。

　　3、经批准销毁的档案资料，档案管理人员应编制销毁清单，经主管副经理签字后，由专人负责办理。销毁清单应作为档案资料长期保存。

　　六、档案立卷

　　每年年底清理公司所有文档，将已经办理完毕具有保存价值的文档组合成案卷；立案时应编制卷内文件的顺序号、文件号、责任人、题名日期、页号等，并附立卷登记表一份。

　　七、附则

　　1、员工离职时，必须将所领借文档资料全部归还，由相关管理人员签字接收。如有丢失，则按7、3条的规定扣罚责任人。

　　2、档案资料转移时，必须报请主管副经理以上批准，并办理交接手续。

　　3、凡违反本规定的，除已有规定外，每次给予￥50元以上的罚款。情节严重者，加重处罚。

　　4、随时接受总公司档案管理负责人员对我公司档案管理工作的检查。

公司档案管理制度9

　　为加强档案管理工作，提高档案工作质量，更好地为单位工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及有关档案管理的规定，结合本局档案工作的实际，制定本制度。

　　一、档案立卷归档制度

　　为了使本局的立卷归档工作顺利进行，完整地保存本单位在各项活动中形成的文件材料，供领导工作决策和各项工作服务，特制订本制度。

　　1、凡是在本局日常工作及重大招商活动中直接形成的应当归档并具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史真实记载。

　　2、本局领导和各科室承办人员应将办理完毕或工作中形成的文件材料，及时主动地交档案管理员立卷归档，集中管理，任何科室和个人不得据为已有。

　　3、文件归档范围，按余姚市档案局的有关规定收集。

　　4、局各科室按指定的兼职档案人员，负责本科室在工作中形成的档案，做好收集、整理工作，并按规定时间造好移交清册，签字验收，移交局办公室。

　　5、局办公室档案管理员按照档案归档范围要求，负责收集全部应归档文件、基建、声像等材料。

　　6、局办公室财务人员应在次年的六月底前，按规定立卷归档，暂由财务人员保存一年后，移交档案管理人员。

　　7、电子文件实行集中统一管理，归档方式主要包括逻辑归档和物理归档，逻辑归档可实时进行，物理归档按照同类纸质文件的规定定期完成。

　　8、各科室根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记；把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中；办理完毕的电子文件应在规定期限内进行物理归档，把带有归档标识的电子文件进行分类集中拷贝，编制机读目录和《归档电子文件登记表》。

　　9、归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。入库的电子档案，每两年要机读抽查一次，发现问题及时补救。

　　10、各科室一般应及时将上年度应归档的'电子文件向办公室归档，移交时做到数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、帐目一致、手续清楚，移交清单一式二份，交接双方签字后各执一份。

　　11、档案管理员负责电子文件归档前的监督、指导工作，以及归档检查验收和接收后的统一编目、保管、开发利用，做到外观完好、整洁无损、记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致，确保上机测试无病毒和百分之百的准确率。

　　12、随着计算机技术和设备的更新、发展，对库存电子档案应进行同步更新复制或补救新版本，归版或有问题的载体仍需保存三年。

　　二、档案库房管理制度

　　1、档案库房是存入各类档案的重地，库房钥匙由专人保管，非档案室人员不得入内。

　　2、库房要坚固，有防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫等设施，并采取必要的预防措施和设置必要设备，确保档案的安全。

　　3、库房内要保持适应的温度和湿度。根据季节不同气候变化加强管理，做好每日的温、湿度记录。

　　4、库房内经常保持整齐、整洁，每天下班前要认真检查库房，关好门窗，注意电源，清理废纸等易燃物品。在库房内严禁吸烟，确保库房安全。

　　5、库房内档案分类存放，排列要整齐有序，编制橱箱号码和存放案卷示意图，便于查找。不得在库房内存放个人物品或堆放杂物。

　　6、要定期进行库藏档案的清理校对工作，做到帐、物相符。对破损、变质的档案要及时进行修补复制。库藏档案因移交、遗失等注销帐卡时，要查明原因，保存依据。

　　7、电子档案应配备专用的电子文件柜，每年定期备份，规范存放归档电子文件和数字档案。保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备；环境温度选定在17℃-20℃，相对湿度选定在35%-45%。

　　8、档案管理员调动工作时，应在离职前办好档案库房的交接手续。

　　三、档案查阅利用制度

　　1、本单位档案供本单位各科室查阅利用，查阅档案资料时需办理查阅登记手续，填写"借阅登记表"。查阅党组会议记录须注明借阅用途，并经党组主要负责人批准。

　　2、外单位查阅档案资料，须持所在单位介绍信，经分管领导审批后，予以查阅。

　　3、查阅档案，只限于在指定场所进行，未经批准，不得将案卷带出综合档案室。

　　4、严守机密，不得翻阅和摘抄利用以外的档案。

　　5、查阅档案和需复印（部分或全部）档案材料的，应在利用效果登记表上注明，并经登记。

　　6、数字档案查询一般通过网上进行，查阅者通过网上档案查询系统查询档案，档案管理员接到查询申请后，按档案查借阅权限从网上发往借阅者。借阅者一周内须将网上查阅的电子文件发回档案室。如确因工作需要可去档案室查阅纸质档案。

　　7、要爱护档案，不得将档案任意拆卷、撕页、污损、涂改、划杠、折角、添字等，如发现有上述情况者，按《档案法》规定进行必要处理。

　　8、建立档案《档案借阅登记》和《档案利用效果登记》簿，查阅档案资料者，要及时将利用效果反馈给综合档案室。数字档案的查阅，查阅者需按要求在网上填写《档案借阅登记》和《档案利用效果登记》，对借阅和利用进行登记，以更好地为社会主义现代化建设服务。

　　四、档案保密制度

　　1、档案管理员要增强保密观念，严格遵守国家《档案法》和《保密法》所规定的保密纪律，不得泄露所藏档案的内容，不准出卖、盗窃档案机密，违者按情节依法惩处。

　　2、定有密级文件、资料，统一由专人收拆登记，发送时不得以普通邮件寄发。

　　3、已归档的机密、秘密文件、资料，只限于直接需要的部门和人员使用，查阅时须经分管领导批准。

　　4、各科室暂时保存的机密、秘密文件、资料，应妥善保管，不要让外来人员随便翻阅，用后立即归档。

　　5、对定有密级的文件、资料，未经密级审批单位批准，一般不准翻印和摘抄。摘抄保密文件、资料的工作笔记本，调离工作时收回注销。

　　6、不得擅自扩大文件、资料的阅读范围，确因工作需要携带秘密以上文件、资料外出，须经领导批准。

　　7、不归档的秘密及内部（重复或多印）文件、资料，均应登记造册，经主管领导批准，按规定统一销毁，不准擅自处理和当废纸出售。

　　8、数字档案要求配备专门工作人员负责计算机系统的管理工作，设置计算机操作系统用户口令，安装杀毒软件，并及时更新。严禁在计算机上运行各种来历不明的软件、游戏等。

　　9、保密的电子档案数据信息不得直接或间接与互联网或其他公共信息网络连接，必须实行物理隔离。

　　10、对已存储的电子档案数据进行修改时，要建立修改台帐。有保存电子数据档案的计算机送维修时，应将有关数据的内容清空、删除或将硬盘摘除，并做计算机修理登记。

　　11、严格注意口头保密，做到守口如瓶，执行保密纪律，在公共场所、投稿、通讯、通电中，不得泄漏及涉及机密事项。电子档案数据录入工作人员必须遵守档案保密制度，不得泄露所接触档案内容。

　　12、定期组织或结合安全保卫工作，进行保密教育和保密检查。

　　五、档案鉴定和销毁

　　为了全面地考察室藏档案的价值，确保室藏档案的质量，定期对一些已到保管期限的档案材料进行重新审定，方便档案的管理和利用，特制定本制度：

　　1、室藏档案的鉴定应坚持全面的、历史的、发展的观点，严肃而认真地去复审和制定每一件档案的价值，不得带有随意性。

　　2、室藏档案的鉴定工作在鉴定小组的统一组织和安排下进行，邀请被鉴定的单位有关人员参加，根据档案的保管价值，对保管期限满的档案材料及时地开展鉴定工作。

　　3、经鉴定，尚需留存的零散档案材料，按立卷原则，在室内继续做好组卷归档工作。对已失去利用价值和保存价值的档案材料，需销毁的，由鉴定小组提出鉴定意见，编造销毁清册，未经登记造册，不得擅自销毁档案。

　　4、属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。

　　5、销毁档案时，要有两人以上监销，监销人员在销毁前应认真清点核对，在销毁清册上签章，并将销毁情况报告鉴定小组，销毁清册应列入综合档案室全宗卷永久保存。

　　6、严禁任何人、任何部门擅自销毁各类室藏档案和数字档案。

　　六、档案管理员工作职责

　　1、热爱本职工作，刻苦钻研业务，努力提高工作效率，为本单位的两个文明建设服务。

　　2、加强与各级、各部门的联系，做好本单位需归档文件材料的收集整理工作，保证其完整、及时归档。

　　3、坚持原则，保守机密，严格执行档案管理制度、查阅制度和重大事项报告制度，提高警惕，防止失密泄密等事故发生。

　　4、要妥善保管好数字档案室系统登录帐号和密码，不得泄露他人，密码应该定期更改。自觉做好档案数据的维护与管理，定期检查电子档案的保管情况、检测电子档案的可用性，保证数字档案的安全保密。

　　5、积极开展档案利用，及时、准确、迅速地提供各种档案，为本单位各项工作和领导决策服务。

　　6、做好档案统计工作和利用效果反馈记录。

　　7、切实做好库房的防火、防盗、防潮、防虫、防光、防霉、防尘、防鼠咬的"八防"工作，达到档案无丢失、无霉变、无差错。

公司档案管理制度10

　　●档案管理规定

　　1、档案资料由经理负责监督保管,内务管理员专职文件存档、注记工作。

　　2、有关物业的验收档案、图纸、业主及住户资料、管理制度、合约及附件、设施和设备档案及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档,文件柜上锁,未经经理许可,任何人不得动用。

　　3、物业档案资料必须做到图有袋、文有夹,报告类文件编目录索引,档案类文件有存档清单和编号目录。

　　4、公司档案目录及存档文件清单每季度清查一次。

　　5、物业档案在历任经理离职或调职时,应向接任者办理移交手续,经认可后方可离开。

　　6、物业档案日常需经常使用部分应复印备份,原件存放在档案中不得随意使用。

　　7、因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的,需经经理书面认可,如有违反的,作泄密处理。

　　8、公司将定期巡查上述规定所提及的要求落实情况,对不符合要求的保管人将作适当处分。

　　9、小区档案资料因保管不当而造成遗失、泄密的,对小区管理有重大影响及损害小区和公司利益的,公司将视情节追究当事人责任,并保留追究其法律责任的权利。

　　●小区管理保密规定

　　1、公司、物业内部资料,业主、住户单元和公司员工个人资料及其所载有的通讯地址、联系电话、购/租合约及金额、小区及公司内部情况、业主/住户个人情况等均属保密范围。

　　2、业主/住户及员工资料统一存放在办公室文件柜内,由内务管理员专人管理。

　　3、公司文件柜备用钥匙由经理保管,内务管理员休假时,由经理指定者方可代为执行以上事务。

　　4、因工作所需而放置在办公室、监控室的业主/住户的联系电话、地址等,必须隐蔽放置,不得张贴于显眼处,不得外泄。

　　5、公司制定的各类规章制度及工作指引,严禁任何形式的抄袭和复印,严禁外泄。

　　6、公司发布的各类通知通告,应限定时效,过时收回。

　　7、员工应具有维护他人隐私的法律意识,主动为公司和小区住户保守秘密,对任何人的不正当打探行为,应坚决拒绝并向公司报告。

　　8、员工因执行保密规定不当,致使公司、业主/住户或公司其他员工利益受不良侵害的,公司将从重处罚,并由当事人个人承担导致的全部法律责任。

　　●小区档案资料

　　1、小区验收档案:

　　1)小区土建、设备安装竣工资料(图纸、设备资料)。

　　2)小区各类设备的质检、消防、劳动局等部门验收合格文件。

　　3)小区机电设备保养合约。

　　4)小区公共区域设施设备验收记录。

　　5)小区公共区域设施设备移交记录。

　　6)单元验收及移交记录。

　　2、小区二次装修档案:

　　1)住户二次装修图纸及审批手续。

　　2)二次装修期间管理处监督检查资料。

　　3、住户资料:

　　1)小区住户入伙资料。

　　2)小区住户情况登记(包括姓名、房号、联系人、建筑面积、交接单、入伙时间等)。

　　4、小区管理文本汇编:

　　1)管理合同、业主公约、用户手册。

　　2)小区各类管理规章制度及装修管理规定。

　　3)小区各项管理分包合约。

　　5、小区设备维修保养资料:

　　1)各类设施设备专门的维修保养制度和应急措施。

　　2)各类设施设备独立的'维修档案及日常巡检维修记录。

　　3)主要部位如配变电间、监控中心等应有工作日记、交接班记录、巡视记录和人员进出记录。

　　4)住户维修报修单及维修后的回访记录。

　　6、小区设施设备检测:

　　1)电梯有劳动部门合格证书及年检报告。

　　2)消防泵、管道等有定期试机及换水记录。

　　3)小区避雷系统有定期检测报告。

　　4)小区其他设施设备检测记录资料。

　　7、日常文档:

　　1)日常通知、文件的存档。

　　2)小区管理费收缴情况。

　　3)公司管理费财务报告。

　　4)会议记录。

　　5)值班记录。

　　6)安保值班记录。

　　7)其他管理记录。

　　●档案资料的管理要求

　　1、采用多种形式的文档储存方式,如电脑磁盘、录象带、录音带、相片、图表等,并采用适当的保管、储存方法。

　　2、尽可能地把其他形式的档案资料转化为电脑储存,便于查找和利用。

　　3、电脑文件必须由专人按照规定设置子目录进行分类管理,并定期清除过期无效文件。

　　4、原始文件按照文件的使用性质及重要性进行分类,并编制相应的文件目录,文件状况有所变动时,应及时调整目录的有关数据,以保证查阅者及时找到有效的文件。

　　5、档案的鉴定必须由经理或其他指定人员负责,对档案是否有效、作废、复印份数、保存期限、保存数量等作出决定,其他未经授权者无权决定。

　　6、档案按不同业务性质分块,以内容分类,逐一编号,登记造册,编辑目录,最好按不同业务部分分柜保存。

　　7、档案保管有专人负责,以达到文件管理要求,必须做到档案标识清晰、分类明确,易查找;档案必须由具备资格人员经过登记后方可借出,文件借阅者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毁等,否则追究相关责任。档案归还必须经过检查,如有轻微破损应立即修补,损坏严重须追究借阅人员的责任。档案管理人员需按时检查档案借阅情况,以便及时收回在外文件,防止因管理疏忽所导致的文件流失和泄密。

　　8、档案保管环境要求达到防火、防潮、防变质的要求,配置有效的灭火器材,潮湿天气需放置生石灰等物质,档案管理人员需及时进行检查和清理,保证文档保管条件符合公司文件管理的要求。

公司档案管理制度11

　　第一章总则

　　第一条为充分发挥x 城房地产集团有限公司(以下简称公司)项目档案在工程建设、管理、维护及综合验收中的作用,确保项目档案资料的完整、准确、安全和有效利用,根据《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规,结合本公司实际,特制定本制度。

　　第二条项目档案是指公司开发房地产项目整个过程中形成的项目工程技术类档案资料。主要由建设工程前期文件资料、施工技术文件资料、竣工图、竣工测量文件资料、建设(施工)监理资料、声像资料等六个部分组成。

　　第三条综合管理部为公司项目档案管理的归口管理部门,负责项目档案管理及个分、子公司项目档案管理的指导工作。综合管理部、前期管理部负责工程前期文件的收集、整理、归档工作;项目工程部负责施工技术资料、竣工图、竣工测量文件资料、建设(施工)监理资料、声像资料的收集、整理、审核、组卷等具体实施工作。

　　第四条本制度适用于公司本部,控股项目公司、专业公司遵照执行,参股项目公司、专业公司参照执行。

　　第二章档案的分类

　　第五条建设工程前期文件资料

　　(一)可行性研究资料

　　1、项目建议书及批复;

　　2、可行性研究报告及批复;

　　3、项目评估意见;

　　4、环境影响报告书(表);

　　5、设计任务书、计划任务书;

　　6、选址意见书。

　　(二)基础、设计、施工前准备资料

　　1、基础资料

　　(1)工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明;

　　(2)地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物、测量定位及观察记录;

　　(3)水文、气象、地震等其他设计基础资料。

　　2、设计文件

　　(1)初步设计文件资料:总平面图、平面图、立面图、剖面图、设计说明书、工程概算、工艺设备初步设计;

　　(2)技术设计:建筑、结构、给排水、采暖、通风设备等图样,说明书、工程预算、计算书、材料表等;

　　(3)施工设计:施工图、施工说明、设计计算书、施工预算;

　　(4)经过批准的施工图审查报告、施工图审查批准书。

　　3、施工准备资料

　　(1)征用土地批准文件及红线图;

　　(2)拆迂文件、补偿安置协议书;

　　(3)环保、卫生、防疫、消防、人防、抗震、文保、白蚁防治、城建档案等部门审查意见书及认可文件资料;

　　(4)水、暖、电、有线电视、煤气供应协议书;

　　(5)建设工程规划(规划用地)许可证(附图、附件),施工许可证;

　　(6)工程项目参加单位(设计、勘察、施工、监理单位)工程项目材料的采购招标、投标、中标文件资料及合同、协议、工程质量监督委托书等。

　　第六条施工技术文件资料

　　(一)开工报告,停工、复工报告;

　　(二)施工组织设计、施工方案;

　　(三)图纸会审纪要;

　　(四)工程技术、质量、安全措施交底;

　　(五)工程定位放线、测量记录、验线记录;

　　(六)土壤试验记录、试桩记录、打桩记录、桩位复核记录、桩承载试验记录、桩位竣工总平面图;

　　(七)地基验槽记录、地基处理记录、地基钎探记录;

　　(八)基础、主体中间验收记录,构件吊装记录;

　　(九)混凝土施工日记;

　　(十)技术复核记录;

　　(十一)隐蔽工程验收记录(包括安装工程);

　　(十二)工程沉降观测、变形观察记录;

　　(十三)主要建筑安装材料、设备出厂合格证、试验报告;

　　(十四)构件合格证;

　　(十五)砂浆、混凝土试块试验报告;

　　(十六)水、暖、电气等设备工程检查、试验、运行调试记录;

　　(十七)工程变更设计联系单;

　　(十八)混凝土缺陷修补记录、补强记录;

　　(十九)工程质量事故及处理材料;

　　(二十)其他特种记录(沉井、沉箱等);

　　(二十一)单位工程竣工验收记录;

　　(二十二)单位工程质量综合评定表;

　　(二十三)分项、分部工程质量评定表;

　　(二十四)竣工报告;

　　(二十五)交工验收材料;

　　(二十六)设计、勘察、施工、监理工程质量合格鉴定资料;

　　(二十七)施工技术总结,工程监理总结,工程试运行记录;

　　(二十八)工程竣工验收会议纪要、备案表;

　　(二十九)工程质量监督报告;

　　(三十)工程质量保修书;

　　(三十一)工程决算、决算审计。

　　第七条竣工图文件

　　(一)建筑安装工程

　　l、各类建筑、结构专业图;

　　2、各类电气专业图;

　　3、电信专业图;

　　4、煤气专业图;

　　5、各类给、排水工程专业图;

　　6、供热、冷专业图;

　　7、有关消防、抗震、楼字智能、电梯、工艺等竣工图。

　　(二)地下管线工程

　　1、总平面图;

　　2、纵断面图、横断面图、结点详图;

　　3、构筑物结构图;

　　4、各种管线特征点图;

　　5、管网综合图。

　　第八条竣工测量文件资料

　　(一)综合性资料

　　1、竣工测量(地形、地下管线)技术资料;

　　2、竣工测量施测方案;

　　3、竣工测量技术总结及测量精度分析;,

　　4、竣工测量所用仪器的各种检测资料。

　　(二)控制资料

　　1、管线控制,加密控制点的观察手簿

　　2、光电测距记录;

　　3、水准观测手簿;

　　4、平面、立面求算值的计算书;

　　5、控制点分布略图、成果表。

　　(三)地形测量资料

　　l、地形及各种地下管线绘原图、印刷原图;

　　2、图根点及碎部座标的观测手簿及成果计算书。

　　第九条建设(施工)监理资料

　　(一)由施工单位提供的施工组织设计(施工方案)报审表;

　　(二)监理规划、监理细则;

　　(三)监理通知、不合格工程项目通知;

　　(四)工程延期、费用索赔审批表;

　　(五)工程部分暂停报告;

　　(六)工程移交证书。

　　第十条声像资料。主要记录和反映工程开工、施工及竣工各阶段中重大事件、主要环节的声像资料。如反映工程全貌的变化、方案论证、领导视察、隐蔽、基础施工局部(全貌)、重大技术和工艺施工、安装等有关照片、图像、录音材料及文字说明。

　　第三章档案的收集和归档

　　第十一条在项目建设过程中,综合管理部、前期管理部、项目工程部应在各自的职责范围内负责项目建设资料的形成、积累、整理和保管工作。及时将办理完毕或有关人员保存的文件资料收集齐全,加以整理,以确保资料的完整

　　第十二条有关人员在收集、整理档案资料时,应按城建档案技术标准严格把好质量关。

　　第十三条档案资料上所反映的图形尺寸、材质、规格等内容须图物相符,做到字迹清楚、图面整洁、规格统一、反差良好、签字手续完备。

　　第十四条凡由易褪色书写材料(如复写纸、热敏纸等)形成的文件资料应附复印件。

　　第十五条档案文件资料不得用易褪色的书写材料(红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔)书写、绘制。

　　第十六条照片(含底片)和声像材料,要求图像清晰,声音清楚,解说与画面同步,照片与声像材料的文字说明准确精炼;电子档案(软盘、光盘等)应符合国家有关标准。

　　第十七条在整理档案资料时,遇下列情况,应要求责任部门进行重新制作:

　　(一)一张图纸上改动部分超过图面 35%或改绘后致使图面混乱、模糊、分辨不清的图(表);

　　(二)使用破损、受过光照图面不清、纸张有明显油渍、水渍和有霉变的图纸或资料;

　　(三)结构、工艺、平面位置(或局部)改变,无法在原图上通过修改来反映的`;

　　(四)管线平面位置变动(长度超过总长的五分之一,线位平移超过 2m),构造形式改变,断面尺寸变化,竖向位置变动等;

　　(五)未按施工图位置施工的管线工程。

　　第十八条所有竣工图应有竣工图章。竣工图章尺寸为70ram×50ram,内容有:编制单位名称、编制人、技术负责人和编制日期。签字要求填写清楚、齐全,不得代签。

　　第十九条有关人员收集的设计、勘察、施工、监理等单位的档案资料须两套以上,原则以工程合同规定为准。

　　第四章档案的组卷和移交

　　第二十条组卷要遵循项目档案文件资料的自然形成规律和成套性特点,保持卷内文件的有机联系,分类科学、组卷合理。

　　第二十一条项目技术文件资料要按单项工程或装置、阶段、结构、专业组卷;项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、消防、环保顺序组卷;项目管理性文件按问题、时间或依据性、基础性、竣工验收文件组卷。

　　第二十二条施工技术文件资料要按管理、依据、施工安装记录、检测实验、审定证明排列;竣工图按专业、图号排列;文字在前、图样在后。文字装订、图纸不装订。

　　第二十三条案卷文字材料要用线绳三孔装订;图纸统一折叠成四号图纸规格:297mm×2lomm。

　　第二十四条案卷必须填写卷内目录、备考表和封面、脊背;编写案卷页号,页号位置是文件资料正面右下角,双面书写文件资料背面为左下角。

　　第二十五条项目档案资料统一采用卷盒。外表尺寸为3lomm×220mm。厚度分别为20ram,30ram,40ram,50ram 等四种。

　　第二十六条项目档案数量一般为两套。一套由公司留存;另一套报送城建档案馆。

　　第二十七条在项目完成综合验收后6 个月内,综合管理部应主动与当地政府城建部门联系,办理项目档案移交手续。并配合城建档案馆对移交档案资料的清点、审核、整理、立卷,入库等工作。

　　第二十八条移交项目档案时应如实填写《移交书》,《移交书》等相关文件资料均应归入公司文书档案。

　　第五章附则

　　第二十九条本制度由综合管理部负责解释和修订。

公司档案管理制度12

　　一、总则

　　1、为加强本公司档案工作,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地保护及利用档案,为公司发展服务,特制定本制度。

　　2、公司档案,是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。

　　3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。

　　二、文件材料的收集管理

　　1、公司指定专人负责文件材料的管理。

　　2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交总经理审阅后归档。

　　3、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,交行政部备案。会议文件由行政部收集。

　　三、归档范围

　　1、重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

　　2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

　　3、本公司的.各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

　　4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

　　5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

　　6、本公司的事记及映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

　　四、归档要求

　　1、档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。

　　2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

　　3、在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。

　　4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的.会议文件放在会议开幕年。

　　5、档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

　　6、案卷封面,应逐项按规定用钢笔书写,字迹要工整、清晰。

　　五、档案管理人员职责

　　1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

　　2、按照归档范围、要求,将文件材料按时归档。

　　3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护公司档案的完整与安全。

　　六、档案的利用

　　1、公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者都要填写《借阅单》,报主管人员批准后,方可借阅,其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准,受控文档的借阅要由总经理签字批准。

　　2、档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报总经理处理。

　　3、必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追求责任。

　　4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经领导批准才能摘抄或复制。

　　5、必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

　　6、不准转借,必须专人专用。

　　7、用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

　　七、本制度即日起开始执行。

　　2、物业公司档案管理规章制度

　　1.客户档案的管理工作由客务部负责。

　　2.客户资料按单元号一户一档建立，按楼层统一存放在客户档案文件柜内。

　　3.每个客户档案内由入住资料、二装资料、往来函和房门锁、电话、车位、水牌、客户加班等申请单等组成，退租客户的资料须及时装订另存。

　　4.每个客户档案均按日期顺序排列，将最新的文件摆在最前面。

　　5.客户档案的标牌须与档案内现客户的公司名称吻合。

　　6.客务部每年整理一次退租客户档案，对已装订好的退租客户资料打印目录后按楼层装入文件盒内存放。

　　7.客户档案查阅可向客务主管借出，经客务部经理批准后在客务部办公室阅览。

　　8.原始客户档案一般不可修改，客务部工作档案需经客务部经理同意方可修改。

　　9.客务部档案应积极推行计算机管理，由客务主管设置客户档案管理系统，将客户各类资料、各单元房屋使用情况等输入计算机中，进行资料分析、整理和信息传递。

公司档案管理制度13

　　为规范和加强公司安全生产档案（台账）、记录管理工作，确保各项安全生产档案（台账）的准确和完善，通过安全生产档案（台账）的记录、整理和归档，不断增强安全管理工作的针对性、系统性和可追溯性、闭合性，提高公司安全生产监督管理水平，结合公司实际，特制定本制度。

　　本制度适用于公司安全生产档案（台账）、记录管理工作。

　　3.1安全生产档案（台账）：是指各部门、项目部全生产管理过程中形成的具有保存价值的各种文件资料、图像、声像、电子等不同形式的历史记录。

　　3.2 数据电文：是指以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收和储存的信息。

　　5.1 公司安全管理部负责公司安全生产档案（台账）的综合管理工作，对各项目部、各部门安全生产的档案管理工作进行监督、检查。负责根据公司的相关规定拟定公司安全记录归档和保管、使用、统计等相关规章制度。负责公司各类安全生产记录的分类、编号和备案工作。

　　5.2各部门分别负责本部门职责范围内的安全生产档案（台账）管理工作。统一使用公司制定的'格式进行安全生产记录。

　　5.3各项目部负责本项目部安全生产档案、记录管理，填写、收集、整理、保管、利用本项目部在安全生产管理活动中形成的各类记录。

　　5.4各项目部的安全生产管理部门及各职能部门按照本单位的《安全生产管理体系文件》及相关制度履行相应职责。

　　6.1.1.1安全生产委员会或安全生产领导小组人员名单及变动记录。

　　6.1.1.2安全生产组织机构、安全生产管理网络图等。

　　6.1.1.3安全生产责任制度、安全生产管理制度（云南省安全生产条例规定的11项制度必须建档）等文件。

　　6.1.1.4与工种岗位和设备工具相对应的安全操作规程和使用规程。

　　6.1.1.5上级有关安全生产监督管理部门制定和下发的制度性文件、通知、通报等。

　　6.1.1.6安全管理人员花名册、相关人员证书（含三类人员证书、注册安全工程师等相关资格证书）。

　　6.1.1.7年度安全生产工作总结和计划、阶段性专项安全生产工作总结。

　　6.1.1.8安全生产责任书、安全生产责任目标分解、执行、考核记录。

　　6.1.2 安全生产教育培训台账包括以下方面内容：

　　6.1.2.1安全宣传教育培训计划（含特种作业人员教育）、学习、活动资料；

　　6.1.2.5危险化学品管理人员花名册及相关身份证明、资格证书；

　　6.1.3.2根据安全生产工作需要，临时组织的各类会议，包括传达贯彻上级文件，收看收听电视电话会议通知、记录、纪要等；

　　6.1.4.1重大危险源的检测、评估、监控报告或记录；

　　6.1.4.2针对重大危险源制定的应急预案，包括危险性分析、可能发生的事故特征、应急组织机构与职责、预防措施、应急处置程序、应急培训和应急保障等内容；

　　6.1.4.3重大危险源监督管理：名称、负责人、地点（部门）、联系人、联系方式；

　　6.1.5.1职业健康目标管理和责任制，单位负责人及管理人员职业卫生培训证明（复印件）；

　　6.1.5.2职业健康管理制度，职业病防治法律、法规、规范、标准、文件；

　　6.1.5.3年度职业健康计划和实施方案，个人防护用品发放（使用）记录，职业健康宣传教育培训记录（培训计划、培训考核记录、宣传图片、纸质和摄像资料）等；

　　6.1.5.4用人单位职业监护档案，职工个人职业健康监护档案，接触职业危害人员登记表及体检记录（上岗前、在岗、离岗时的职业健康检查表），职业病人登记表，职业病人诊断证明等；（如果有）

　　6.1.6.1相关方单位资质及签订的安全协议（合同）、安全告知等；

　　6.1.6.2相关方特种作业人员资质证明（复印件）；

　　6.1.6.3外用工、外包工等外来务工人员的教育记录；

　　6.1.7.1专业安全检查、季节性检查、重大节假日安全检查记录及考核记录（或安全检查表）；

　　6.1.7.2专项安全检查及考核记录（或安全检查表）；

　　6.1.7.3日常、综合性安全检查及考核记录（或安全检查表）；

　　6.1.7.4隐患检查记录、隐患排查治理（计划）登记表；

　　6.1.7.6重大事故隐患治理方案，包括以下内容：安全事故隐患的类别、所属工艺、地点、影响范围及程度、治理的目标和任务、采取的方法及措施、经费和物资的落实、负责治理的责任人和部门（或单位）、治理的时限和要求、安全措施和应急预案、本单位专业技术人员（或专家）对重大事故隐患治理情况的评估报告；

　　6.1.7.7其它与安全检查、隐患排查工作有关的记录。

　　6.1.9 生产安全事故管理档案包括以下方面内容：

　　6.1.9.5按事故处理“四不放过”原则，进行处理的相关记录。

　　6.1.10.2安全工作费用投入过程中相关票据复印件等。

　　6.1.11《安全生产、职业健康及消防工作责任书》规定的其它台账。

　　6.1.12法律法规规定的其他需要记录、建立台账的内容。能够证明安全生产过程管理的其他记录资料等。

　　6.2.1安全生产档案（台账）纸质文件材料应齐全完整，字迹清晰，日期明确，签认手续完备；

　　6.2.2各项目部要求确定专人负责安全生产档案（台账）的记录、收集和整理；

　　6.2.3各项目部安全生产档案（台账）应分类存档，按时间顺序（以年度为界），每年年终将安全生产档案（台账）装订成册；

　　6.2.4档案（台账）以数据电文形式存在的，应当符合《中华人民共和国电子签名法》（20xx年修正）的相关要求。

　　6.3.1各部门、各项目部记录管理人负责收集、整理、保存本单位、本部门的安全生产记录（记录管理人由单位、各部门根据岗位职责进行确定），填写“在档记录清单”；

　　6.3.2记录的填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改；如因某种原因不能填写的项目，应说明理由，并将该项用双斜杠划去；

　　6.3.3各相关栏目负责人签名不允许空白。如因笔误或计算错误要修改原记录，应采用双斜杠划去原记录，在其上方写上更正后的记录，加盖或签上更正人的印章或姓名及更正日期；

　　6.3.4记录填写应与运行活动同步进行，不得后补或编造。

　　6.5.1各部门负责本部门的运行记录的发放；记录发放范围仅限公司范围内；记录发放部门应填“发文记录”，记录的接收部门应填“收文记录”。

　　6.5.2记录表格需经部门负责人同意后，方可使用或复制，并由各部相关部门记录管理人负责登记发放。

　　6.5.3各部门的记录需借阅或复制者要经相应部门负责人批推，由各部门相关记录管理人登记备案。

　　6.6.1记录如超过保存期限或其他特殊情况需要销毁时，由各相关部门记录管理人填写《文件销毁申请单》，交部门负责人审核，经安全管理部确认，由记录使用部门标记过期或执行销毁。同时在“在档记录清单”上注明销毁的项目、方式、数量等信息。

　　6.6.2对于保存期限内需向其他移交或提供的运行记录，除应在“记录清单” 上注明移交或提供记录项目、数量等信息外，还应填写“文件移交清单”接收移置运行记录的部门应在“运行记录移置清单”上签字确认。

　　6.7.1各部门、各项目部需指定记录管理员，记录管理员必须把单位所有记录分类，依据记录的类型整理、标识，便于查阅并可追溯相关活动。

　　6.7.2记录应存放于通风、干燥的地方，所有记录保持清洁，字迹清晰。不得丢失或破坏、防止泄密。

　　6.7.3文书档案保管期限按照公司相关文件管理规定或《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》要求的《文书档案保管期限表》执行。

　　7.1公司安委办对各项目部安全生产档案（台账）的建立情况，定期进行监督、检查，检查时间为每年度至少一次。

　　7.2按照公司《安全生产、职业健康及消防工作责任书》涉及安全生产档案、台账、记录管理工作的内容进行检查考核。

公司档案管理制度14

　　一、目的

　　为了规范公司人事档案管理，加强档案管理的完整性、真实性、及时性和保密性。同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。

　　二、适用范围

　　适用于公司员工纸质档案和电子档案的管理工作。

　　三、职责

　　公司行政人事部门为本公司员工人事档案的归口管理部门。

　　四、原则

　　分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。

　　五、档案管理内容

　　1、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身

　　份证复印件、学历学位证复印件、转正及晋级表、离职证明、各类合同及协议。

　　2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表。

　　3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理。

　　4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等情形。

　　六、程序

　　1、新员工报到后，收齐新入职员工的所有手续、证件、资料后，统一装入新建的档案袋内，并在档案袋封面左上方书写上档案袋编号、员工姓名、性别。将档案资料以纸质档案和电子档案两种载体保存，纸质档案统一归入每位员工的个人档案袋，电子档案以hr管理信息系统为平台进行统一管理。员工人事档案管理人员须忠于职守，严格遵守公司《员工保密管理制度》。

　　2、档案建立：新员工经考核合格，入职之日始，即建立个人人事档案，起始档案材料包括：一寸近期免冠照片、身份证和学历职称证件的复印件、个人简历、应聘挡案表、录用审批表、员工个人档案表、体检报告、离职(失业)证明等。

　　七、为保证员工档案信息的及时性和准确性，以体现系统时效性强的优点，及时更新、变化的资料进行系统录入，

　　具体时限要求如下：

　　1、新员工入职、员工调动、任命、借用、离职信息自生成之日起二个工作日内录入电子档案，并进行纸质档案归档；

　　2、组织机构变动、培训管理、考核管理、奖惩管理信息自生成之日起七个个工作日内录入，并进行纸质档案归档；

　　3、社会保险、合同签订等信息自生成之日起七个工作日内录入，并进行纸质档案归档。

　　八、人事档案借/调阅

　　1、调阅员工的`人事档案需填写《档案借/查阅申请表》并经有效批准。

　　2、本部门员工的人事档案调阅需经部门主管批准。

　　3、部门主管有权调阅其他部门员工的人事档案，但需行政人事部门主管审核，并报总经理批准。

　　4、部门主管级别的人事档案，总经理有权调阅。

　　5、调阅档案原则上在行政人事部门内部并在指定人员陪同下调阅。如需借出行政人事部门，需行政人事部门主管