培训机构档案管理制度

时间：2023-09-22 10:40:32 赛赛制度我要投稿

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培训机构档案管理制度（通用13篇）

　　随着社会一步步向前发展，我们可以接触到制度的地方越来越多，制度具有合理性和合法性分配功能。那么拟定制度真的很难吗？以下是小编整理的培训机构档案管理制度（通用13篇），欢迎阅读与收藏。

培训机构档案管理制度（通用13篇）

　　培训机构档案管理制度 1

　　为实现学员管理工作规范化、制度化，保证培训任务的顺利完成，特制定学员管理制度。

　　一、学员管理的指导思想

　　学员管理紧紧围绕实现职业培训目标来进行，从加强职业道德学习、专业理论知识培养和实践能力培养入手，使学员掌握一门专业技术的同时，也拥有良好的职业规划认识。

　　二、学员管理的内容和方式

　　1、学员管理工作包括学习管理、考勤管理、考试管理、就业管理等。重点是学习管理；

　　2、学员管理工作要从各班次学员的实际和特点出发，引导学员自我管理、自我教育、自我服务；

　　3、在校区的统一领导下，教学处作为学员管理机构履行管理职能；

　　4、各专业班次均设班主任，具体负责班级的学习和其他各项活动的管理工作，班主任要严格履行班主任职责；

　　5、各主体班次均设立班长，协助班主任做好班级管理工作。各班次由授课老师划分若干学习小组。各小组长负责组织本小组认真完成教学中的课程任务。

　　三、学籍管理制度

　　为了保证学员培训质量，切实跟踪培训期间每位学员情况，从而进行教学监督与管控，校区将为学员设立学员培训档案，其档案内容包括：《学员档案表》、《学员考勤表》、《学员请假报告单》、《学员成绩单》、《学员就业情况》等。

　　1、学员无正当理由逾期3天不报到者，取消入学资格；

　　2、学员报到时，须按校区要求提供相关材料并真实填写《学员档案表》（附件：身份证复印件、2寸照片），及时进行登记入档；

　　3、学员在校区培训期间所填写相关培训档案表格中，学员必须保证填写信息真实有效。如填写虚假信息，公司可立即解除与学员的培训关系，并不承担学员的经济损失；

　　4、正式开课后一周内由班主任指定班长。在校区学习期间，班长需积极配合班主任进行教学管理工作；

　　四、学习管理

　　1、学员到校区学习，要明确入学目的，端正学习态度；

　　2、贯彻理论联系实际的教学方针，坚持以理论学习为主，注重实践操作，认真搞好自学，认真完成课下练习；

　　3、课堂纪律

　　（1）学员上课保持安静，关闭通讯工具，不得随意出入教室或做出其他任何有碍课堂秩序的行为；

　　（2）在教室上课不吸烟，不随地吐痰，不乱扔纸屑，保持良好的课堂环境；

　　（3）班主任随机跟班听课，了解学员的听课情况，维持课堂秩序；

　　（4）教室卫生由学员负责维护，由班长指定每日打扫小组，小组应按照校区要求认真执行班级值日制度，完成清扫任务。

　　4、学员要认真参加教学计划安排的学习讨论和项目开发课程；

　　5、学员按教学进度参加月度考核，考核成绩将记入《学员档案表》，校区将根据成绩进行课业调整。

　　五、考勤制度

　　1、学员在校期间，应集中精力学习，合理安排生活或家务，保证集中培训时间，不得请假。但如有下列情况之一者，可提出申请：

　　（1）因病经医院证明，需作短期休息的治疗者；

　　（2）个人或家庭有特殊事情者。

　　考勤管理由班主任负责，班主任要详细记载学员的出勤情况，班长配合班主任认真执行班级每日点名记录以及请假报备工作。考勤要严格实行请销假制度。学员请假需提前一天上报，请假一天以内（含一天）的由班长报批后报备班主任并记录，一天以上需本人向班主任申请。学员请假必须填写《学员请假报告单》并由班主任存入学员档案，学员在校培训时间不得低于总培训时间的90%，到课率达不到90%者，校区将按照学员管理制度对学员采取退班或不予推荐就业等处罚措施；

　　2、校区培训课程安排共计17周，85个工作日， 680课时。校区实行全日制教学，周一至周五培训（上午9:00-12:00，下午1:30-5:30），周六日休息（法定节假日正常休假或调休）。正常培训期间学员无故旷课者或月度迟到累计5次以上者，校区将取消其培训资格或不予推荐就业的处罚决定；

　　3、学员未经请假或超过假期的缺勤，均按旷课处理；

　　4、学员参加考试、就业面试等集体活动，均实行以上考勤制度。

　　六、考试制度

　　1、学员培训期间，校区将以月为单位进行阶段性考试，考试内容及形式由授课老师指定，考试时间由班主任指定；

　　2、学员必须参加考试，非特殊原因不得请假。如有特殊情况没有参加考试的`，将由班主任安排进行补考。如学员无理由拒绝参加考试的，将给予退级或不予推荐就业的处罚；

　　3、班主任将对考试成绩不合格学员跟踪并进行一对一座谈，帮助学员解决学习问题。如发现其在培训期间学习态度消极、不求进取、不服从校区教学管理等不良表现的情况，校区将不予推荐就业；

　　4.累计两次无故不参加考试的将取消考试资格，视为自动放弃培训，校区将直接收回安置就业协议，日后将根据其表现考虑是否给予推荐工作；

　　5、月考成绩优秀学员，校区将颁发“优秀学员”证书和教学奖品，以兹鼓励。

　　七、退级、休学制度

　　1、如学员在培训期间有特殊情况不能按校区进度完成课程的，学员可根据学习程度向授课老师提出退级学习的申请。由校区教学部综合学员培训情况以及现有其他班级培训课程情况决定是否进行调整；

　　2、学员在培训期间月考成绩2次以上（含两次）不及格者，校区教学部将考虑其退级学习；

　　3、学员如因个人原因在培训期间需要连续休假即不能长期正常参加培训的，可办理休学手续，休学最长期限一年，逾期作废并不予推荐就业；

　　4、以上退级或休学后，学员助学贷款个人还款部分应按照原班级还款计划执行。非校区授课问题，校区将不承担调班后学员产生的延期费用。

　　培训机构档案管理制度 2

　　为适应学校规模化，企业化发展的需要，保证政令通畅，提高学校管理水平，确保我校档案的全面性，完整性，可追溯性及安全性，对学校的文书、档案管理特做如下规定：

　　1、归档单位：

　　学校设立机要室，管理、存放学校机要档案，归行政部领导，设专管人员负责。

　　2、归档范围：

　　1)上级主管部门下发的文件、学校的红头文件、通知、会议记录、协议、意见书、可行性报告、合作合同、购销合同、加盟合同、获奖证书、主要会议记录等经营性文件。

　　2)学校员工档案、教师档案、学员档案、业务关系档案。

　　3)学校教研成果、优秀教案、教材等经营过程中的各种总结性材料。

　　4)学校宣传的传单、报纸、杂志、广告、剪报等有关学校的报道（报纸、音像）

　　5)其他的有本校缮印的.公文（含正件与附件、批复请示、转发文件、被转发的原件）一律由行政部统一管理。

　　3、收、交档案、归档案：

　　1)学校全体员工应具有存档、归档意识，积极配合学校机要室做好机要档案管理工作。

　　2)学校经营性文件要及时归档，各分校、部门签收的外来文件要在两个工作日内送机要室归档。

　　3)各分校部门工作中形成的文书，包括文件、会议记录、决议、照片、图表、录音带、录像带等有保存价值的资料，都必须由承办人收集齐全，分类整理，移交有关人员核对整理后，于年底交于行政部归档，各单位，经办人不得越期自行留存应该归档的文件。

　　4)学校员工、教师应在签定用工合同两个工作日内由人事部收齐人事资料、身份证、学历证复印件送至专管员归档，如有续签及变更合同的，应由机要室提前两个月通知及时办理，旧合同继续保留，任何分校没有签发、存放权。

　　5)学员档案（含成人、少儿、中学生及所开设的新业务的学员）：各分校应于每月3号前把上月结课的档案上交客户服务中心。

　　6)凡有外联业务的部门、分校、个人，应每周二下班前将新增的详细信息及时送交机要室补充进业务档案。

　　7)全校所有部门、分校的总结性材料完成后应由该部门或分校负责人拷贝收集后每周一下班前及时交机要室归档。

　　培训机构档案管理制度 3

　　为了全面落实素质教育和新课程改革的精神，根据省、市关于教师校本培训的有关精神，加强对校本培训工作的管理，特制定如下制度：

　　1、业务进修制度：要求教师每周利用业余时间到图书馆、阅览室或网络系统进行自培自练；同时，积极鼓励教师参加各种学历和非学历的教育和培训。内容包括：

　　2、分层培训、整体推进制度：针对我校教师教龄结构和发展水平的`实际情况，进行分层培训。共分为三层次：年轻教师培训、骨干教师培训、名师培训，分别制定相应的培训目标和计划，层层递进、环环相扣。

　　3、校本教研培训制度：教研组开两周集中半天时间，确定主题，由专人主讲，学习教育教学理论，最新教改动态，探讨教育教学体会；组织全组成员按照学校工作要求有序组织集体备课，技能培训，三课汇报课、研究课、示范课，活动和课题研究。

　　4、活动考勤制度：在开展校本教研和校本培训的过程中，将设置考勤登记表或手册，对全体参加教师进行严格的考勤，无故旷缺者作为旷课处理。

　　5、学分登记制度：参加校本培训和校本教研的教师，教研处和教研组共同根据教师参加培训的数量和质量进行整理评定，上报县教育局和教师进修学校按校本培训规范性学分登记办法申请相应的学分。

　　6、过程督查制度：学校对校本教研和培训工作实行动态管理，定期或不定期进行抽查。强化六种工作态度：积极主动参与态度；一切为了学生态度；团队合作态度；勤于研习态度；善于反思态度；合理利用业余时间丰富自己专业的态度。坚持做到勤学习、勤钻研、勤反思。

　　7、资料建档制度：学校对开展的校本教研和校本培训活动以及教师参加该活动的各种资料，做好建档工作，将课程理念、教学观、学生观的认识和变化、收获和感悟记录下来，做好教师个人专业成长过程资料的积累。

　　培训机构档案管理制度 4

　　为加强学校档案工作，全面提高学校档案管理水平，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》等有关规定的精神，特制定本制度。

　　1、成立档案资料工作领导小组。由一名校长分管、办公室主任具体负责，教务处、有关人员协助工作。

　　2、健全文书档案，坚持专人收拆，及时登记、签批、承办，保证文件资料齐全完整，及时办理。

　　3、学校行政人秘档案包括行政会议记录，文书档案、人事档案、各种计划与安排，各种会议学习记录。群团教代会材料等分别由职能部门收集，交行政和校党政办公室整理，交档案资料员，由档案资料员整理、装订、归档。

　　4、学校德育活动档案包括班主任档案，各项学生活动的方案、实施及班主任、学生奖惩记录档案，由政教处有关人员负责收集、整理交档案资料室，由档案资料员整理装订、归档。

　　5、学校教学档案包括教务会议记录、教师业务档案、学生学籍档案、教育教学档案、体育卫生档案、教师培训档案等由教务处、教科室有关人员负责收集、整理交档案资料室，由档案资料员整理装订、归档。

　　6、学校总务处档案包括总务处会议记录、校舍、校产档案、财务档案、校园建设档案、人员考核档案、基建档案等。由总务处有关人员负责收集、整理，交档案资料室，由档案资料员整理装订、归档。

　　7、学校的常规管理资料和财会档案注重平时收集，一般每学期或每学年整理归档。由职能部门交档案资料室，由档案资料员负责归档立卷。

　　8、积极做好档案资料的`“四平时”（收集、整理、鉴定、立卷）工作，按照档案立卷的原则和要求做好分类、组卷、编目、装订工作。

　　9、档案资料室坚持做到“五防”：防火、防潮、防虫、防光、防盗，确保档案安全。

　　10、积极提供利用，严格执行借阅制度。借阅档案要办理登记手续，外单位查阅档案须凭介绍信和本单位领导同意，并在本室查阅。查阅档案不得随意借出，不得涂改、抽换和拆散，不得损坏。

　　11、按照保密制度的有关规定加强保密工作，严格注意保密，不得泄密。

　　12、按照上级有关规定，努力创建合格档案资料室和先进档案资料室。有关档案在存电脑的同时应及时刻录成光盘，注意保存，防止丢失。

　　培训机构档案管理制度 5

　　一、总则

　　为树立培训机构良好的办学形象，营造一个团结、有序、严谨、实干、高效的工作团队，创造更好的业绩，特制定以下有关制度，本制度适用于培训机构的每位员工。

　　二、员工聘用制度

　　（一）聘任规定

　　1、具备规定学历，有较高文化素养，具有爱岗敬业、一丝不苟、积极进取精神，能够与他人团结合作为培训机构聘任员工的基本条件。

　　2、培训机构实行试用期制（一般为一至三个月），试用期发试用工资。试用期结束后由员工所在部门主管、分管校长在《试用员工转正协议书》上签署意见。

　　3、在试用期内表现突出的，由所在部门主管提出<试用员工转正协议书>，分管校长签字批准后，可提前结束试用期，转为正式员工。

　　4、试用期内培训机构、员工双方均可随时解除试用期劳动合同。

　　5、聘用期间培训机构有权根据员工的能力和表现，调整其工作岗位。培训机构按国家规定为员工提供安全、卫生的工作环境和劳动保护；根据政府规定培训机构状况发放员工福利。

　　（二）解聘规定

　　具备下列情形之一者培训机构予以解聘、辞退员工：

　　1）依法被追究刑事责任、劳动教养、通缉者；

　　2）违备培训机构各项规章制度情节严重者；

　　3）给培训机构形象和声誉造成不良影响者；

　　4）培训机构实行末尾淘汰制中不能胜任工作者；

　　5）培训机构予以警告处分、累计达三次以上者（含三次）；

　　6）因非工伤医疗期满后不能从事原工作者；

　　按法律、法规、政策规定或合同约定应予解除劳动合同者；培训机构因经营情况发生变化而富余的员工。培训机构与员工发生劳务纠纷，且双方不能协商解决的，应向所在市劳动争议仲裁委员会申请仲裁。

　　三、考勤请假制度

　　1、培训机构正常工作时间是星期一至星期日，员工每周工作44小时，每周5.5个工作日培训机构实行轮休制。

　　2、培训机构员工享受国家法定节假日休息制度。培训机构有突出贡献的员工培训机构每年可安排5天的带薪休假待遇。

　　3、培训机构员工不得擅自迟到、早退和旷工。

　　（1）、迟到：按每人次5元人民币处罚（重大交通事故，恶劣天气除外），迟到1小时者扣发当日工资。月迟到三次（含三次）以上者培训机构予以警告处分；年累计迟到十次以上者培训机构予以解聘。

　　（2）、早退：未经批准早退不足半小时罚款5元，超半小时按旷工半日处理。

　　（3）、旷工：按日工资的两倍处罚；无故连续旷工3天，按自动离职处理。

　　4、员工请假应经过审批。

　　（1）、两天以内的病假、事假，由部门主管批准；三天或三天以上的病假、事假由校长批准；

　　（2）、请假应提前半天向部门主管请示，并将休假期间内与自己有关的工作向有关人员交代清楚，并留下联络方式；

　　（3）、根培训机构的特点无特殊情况，概不准假。确因急事或生病而缺勤者，应于上班后30分钟内培训机构取得联系，通过电话向部门主管请假。如本部门主管不在，可直接向校长请假，未经批准擅自休假者，按旷工处理。情节严重者培训机构予以解聘。

　　5、培训机构实行加班加薪制度，延时加班薪金为正常薪金的1.5倍，节假日加班薪金为正常薪金的两倍。

　　6、员工加班后不应影响第二日工作，加班者在加班后的第二个工作日应当准时上班，第二日不能正常出勤者，应由其部门主管批准，否则按旷工一次处理。

　　7、员工考勤统计以签到簿为准。如员工填写签到簿与实际情况不符，每发现一次培训机构将予以警告处分。警告处分累计达三次者培训机构予以解聘；

　　8、考勤记录统计结果将作为发放工资的依据之一；

　　9、每月15日为发薪日，新员工的薪金以实际工作天数按比例发薪。

　　四、工作制度

　　培训机构为现代化私营企业，以优良的作风为标尺，并充分体现以人为本纪律严格的特点。

　　1、当日的工作，绝不拖延至第二日。

　　2、工作期间内严禁闲聊、睡觉、吃零食，只能在午休时间看报纸。

　　3、在工作场所严禁喧哗、嬉笑打闹。

　　4、在工作期间内，应处处以主人身份要求自己，主动承担公共事务。

　　5、接到咨询电话，要耐心介绍并记录，如自己不能处理，应马上找其他人接待。对于客户遗留的问题，要及时予以回复。培训机构任何工作，均与每位员工有关，不能以任何借口相互推诿，应以主人身份主动去做。员工尽量熟悉各项业务，成为多面手；在工作上应相互协助，杜绝有人没事干，有事没人干的事情发生。

　　6、因公会客可到休闲区或适当的办公室，私人朋友应在休闲区接待；各部门若有重要客户来访应事先通知课程（培训）顾问，以便做好接待工作。

　　7、上班时间，办公室内不得利用计算机运行工作范围以外的程序，严禁将计算机用于电脑游戏。

　　8、保证自己办公桌及其周围环境的清洁。所有办公物品、书籍等属培训机构的.财产，要仔细保管，用后放回原处。每位员工都应注意节约各种能源。

　　10、教学场所禁止吸烟，吸烟者应到吸烟区。

　　11、下班离培训机构前，要关好门窗，检查并关闭各种电器开关。

　　12、全职员工在本职工作之外，不得在其它单位兼职或从事与培训机构存在同业竞争的工作。

　　13、工作期间不能随意外出。如需外出办事，应向部门主管请示，经批准后方可外出。

　　14、员工要不断学习，不断完善自己，要有开拓进取的精神。

　　15、员工须服从领导，做到令行禁止。

　　16、电话及传真管理制度：

　　（1）工作期间控制拨打私人电话，如遇紧急事情谈话不得超过3分钟。

　　（2）接听电话要使用礼貌用语，接到电话时马上要说"您好，一多宝贝培训机构！"

　　（3）任何长途应向部门主管申请后拨打；

　　（4）收发传真需交由制作部主管登记，以便查询。

　　（5）打电话时，应先问好，报培训机构名称，简洁、清楚地说明情况，重要之处重复强调，并记录谈话内容和结果，以便向部门主管汇报。

　　（6）会计每月核对电话清单，私人长途电话及非公事超时电话（例如声控台等），核实后在当事人的当月薪金中扣除。

　　17、工作日志管理制度：

　　（1）员工每天必须认真填写工作日志，记录当日的工作及第二天工作计划。

　　（2）工作日志作为考核员工工作业绩依据之一。

　　（3）员工每天上午10:00之前主动将工作日志交予部门主管，并于每月25日交予校长检查考核。

　　18、邮件管理制度：

　　（1）非急需的国内证明材料使用挂号信。

　　（2）特急的证明材料及证件使用特快专递。

　　（3）发件人在邮单背面注明寄发材料的详细内容（如系重复发件注明原因）。

　　（4）前台负责接收邮件，做详细记录后（注明接收时间、发件人、材料内容等）及时交给收件人。

　　五、礼仪制度

　　1、工作期间，要注意仪容、仪态、做到整洁、稳重。以饱满自信的精神状态投入工作。

　　2、有客户来咨询或办理有关事情，应主动、亲切、详细地介培训机构的有关事宜。无论客户是否注册以及注册之前之后，都要热情服务，奉宝宝为上帝，如遇自身不懂之处应立刻请教，不可随意答疑。

　　3、客户培训机构有种种疑义时，严禁员工争辩，应先耐心的听清客户提出的问题和意见，再根据实际情况和规定，予以详细解释和答复，严禁与客户争吵。

　　4、早晨上班要互相问好，共同整理办公室，下班时互相道别。

　　5、员工交往相处，态度要诚恳、热情、形成融洽和谐、团结互助的人际氛围，即使工作繁忙也要避免冷落和不耐烦的表现。

　　6、交谈时，要尽量避免相互干扰，使用或移动各种物品时要轻拿轻放。

　　7、员工可以书面或口头形式培训机构提出合理化建议。一经采纳并产生显著效益培训机构给予奖励。

　　8、对树培训机构良好形象，受到客户好评者培训机构给予奖励。

　　9、在特殊情况下宁肯个人受到委屈而一心维培训机构形象和利益者培训机构给予奖励。

　　10、与客户发生争吵培训机构形象和声誉造成不良影响者培训机构当即予以解聘。

　　11、工作期间未经校长允许，私下培训机构任何物品违归当人情送礼，一经发现，按该物品的10倍金额从工资中扣回。

　　12、培训机构工作之便，做有培训机构利益或擅自培训机构名义私下收取金钱礼物者，一概辞退，必要时依法起诉。

　　13、人为损坏办公设备和办公用品，除照价赔偿外，处以适当罚款。

　　六、卫生制度

　　为了保培训机构形象并使每一位员工能够在一个整洁的环境下心情愉悦的工作，特制定本制度培训机构值日实行轮换制，每周安排一名员工为"值日人员"，其他员工为"非值日人员"，值日人员与非值日人员每周轮换一次。具体分工如下：

　　一）、值日人员

　　1、大厅、及洗手间的地面必须每天清扫、擦拭，各个教室地面须保持清洁。

　　2、大厅内微波炉、消毒柜、相框、镜框、门框及摆书处需要每天擦拭。

　　3、各个教室的门、窗台、桌子、椅子、鞋架需要每天擦拭。

　　4、及时清理垃圾，更新垃圾袋。

　　5、负责每天向饮水机中注水。

　　二）、非值日人员

　　1、每次课前需对各个教室及家长休息室彻底清理，包括地毯、暖气罩、饮水机、垃圾桶、教室内的教具、桌椅、窗台和楼梯扶手等。

　　2、每次课后用清洗剂彻底清洁各个教室并消毒。

　　三）、注意事项

　　1、每天最早到培训机构的员工需将各个教室窗户打开，保持通风。

　　2、不常用的工具需放在水池下方的柜内，并摆放整齐。

　　3、拖布、抹布每次用后须清洗，并置于室外晾干后再收回，以免潮湿。

　　4、所有员工工作服装必须每天清洗。

　　5、值日人员所有清理工作须在每天8:00a.m.之前完成；非值日人员所有清理工作须在每次课前1小时完成。

　　6、与工作无关的书籍、物品及其它杂物须随时整理、收好；个人物品须个人收好；企业文件及相关事物须整理并规范其正确位置。

　　7、每天最后离培训机构的员工须关好门窗，关闭电源，做好最后的检查工作。

　　四）、检查与评定

　　由校长不定期抽查各部门分担区的日常清扫状况；定期检查每月的大扫除状况，对不符和要求之处，除返工外，要对相关责任人提出批评，连续出现问题者将处以适当罚款。

　　七、培训机构秘密安全制度

　　培训机构秘密是培训机构在激烈的市场竞争中赖以立足、生存及正常运营的基本条件，保密是每一位员工的重要行为准则，培训机构所有员工均有义务保护培训机构秘密，并制止他人窃取、泄露或者散发培训机构的企业秘密，培训机构不鼓励员工拥有与自己职责无关的好奇心或者任何不恰当的探听举动。培训机构秘密包括培训机构技术秘密，商业秘密和员工个人隐私三方面。

　　1、培训机构技术秘密包括：培训机构特有的各方面的诀窍、知识、经验；未公开的教学内容；培训机构独特的运作方式；

　　2、培训机构商业秘密包括：合作伙伴或客户要求培训机构不得向第三人透漏的秘密。培训机构的业务计划、规划、方案、意向等经营活动中需要保密部分；培训机构的资产负债、预算决算、资金调度等财务方面的秘密；合作伙伴或者宝宝的地址、电话，培训机构与合作伙伴的分歧等商业秘密；

　　3、员工个人隐私包括：

　　（1）员工的薪金收入、持股份额；培训机构实行员工个人经济收入保密制度，员工本人不得公开自己的经济收入，也不得询问他人的经济收入）。

　　2、员工日常生活中属于个人隐私的部分；培训机构秘密的载体及传播媒介包括：

　　（1）各种光、磁记录存储载体、包括各光盘、磁盘、磁带等；

　　（2）各类以书面形式存在的载体包括报告、文件、档案、注册登记表、保证书、备忘录、通讯录、会议纪要、草稿纸等。

　　3、员工不得秘密窃取、夹带上述载体或用通讯工具向外界传培训机构秘密。

　　如发生泄密情况，除将当事人辞退外，还要追究其培训机构造成的经济损失。

　　培训机构档案管理制度 6

　　为了有效地利用和保护培训文档资料，加强培训文档管理工作，使培训文档管理工作规范化，特制定本规定。

　　1.日常培训档案

　　（1）日常培训档案应包括《培训学员签到表》、培训讲义、《培训考核成绩单》、《培训评估表》、《培训评估报告》。

　　（2）其中的培训讲义应是授课教师的授课内容。

　　（3）根据《培训考核管理制度》，无论笔试、口试及实操都应用《培训考核成绩单》记录成绩。

　　（4）在培训要求中注明“了解”的培训课程，不需要进行考核，则应在培训记录表中进行记录，不要求进行考核成绩记录。

　　2．培训教材档案存档目录

　　培训教材档案的存档应包括《培训教材工作单》及培训教材（即授课教师讲义、文字资料、录象或光盘等）。

　　3.培训往来文件存档目录

　　（1）有关于培训方面通知、请示、报告、总结等文件文件进行存档。

　　（2）培训办公室负责人每月根据培训课程安排实施表按时进行存档。

　　4.培训档案存档要求

　　（1）归档的文件材料必须字迹清楚、工整，纸张要求为A4纸大小，文件格式需按照公司的标准文本。

　　（2）归档的`文件材料要完整、系统、准确。

　　（3）归档的文件除特殊情况外，必须用原件。

　　（4）归档的.文件必须保持归档文件之间的历史联系。

　　（5）对于可进行输入电脑的资料及时输入电脑。

　　（6）各种文件资料收集、分类后，需在一个月内归档完毕。

　　5.借阅使用

　　（1）所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

　　（2）文件柜、档案室要保持整洁卫生，认真做好文件档案“八防”工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。

　　培训机构档案管理制度 7

　　一、必须建立健全各类培训档案，如：教学档案、培训学员考勤、成绩、培训合格证、操作证等档案，并指定专人负责档案管理工作。

　　二、按照《山西省煤矿安全培训机构教学档案管理办法》建立教学档案，并以班（期）次为单位进行立卷。

　　（一）教学档案的内容材料：

　　1、卷宗目录

　　2、教学工作总结

　　3、开办培训班的'有关文件（计划、报告、批文等）

　　4、教学大纲

　　5、教学计划表

　　6、考试试卷

　　7、学员登记表

　　8、学员考勤

　　9、考试成绩登记表

　　10、参加培训学员相应的学历证明、身份证明材料

　　（二）所有立卷材料应该按照《山西省煤矿安全培训机构教学档案管理办法》附件提供的样表及填写说明规范填写。表内所列内容、责任人签名、单位印章等不得随意漏填和缺项，没有内容的在卷宗目录栏内予以注明。

　　三、职工技能培训档案，按班（期）次参照上款内容和要求立卷，分工种（岗位）按年度汇总，妥善保管。

　　四、培训中心安全培训档案、资料必须专人专柜管理，按规定需移交单位档案室保管的应及时移交。

　　五、档案记录填写要字迹工整，严禁涂改、剪裁，档案附件资料必须齐全。各类档案只可查阅，不得外借，不得丢失、损坏。

　　六、凡归入学籍档案的材料，应及时整理，经科长审查后才能归入本人档案。所有资料要做到填报及时，数字准确，真实、可靠、齐全。

　　培训机构档案管理制度 8

　　为进一步推进我公司培训档案管理工作规范化、制度化和科学化，根据长治公司要求，结合公司实际，特制定本制度。

　　1.培训档案分为:教学档案、培训档案及员工一人一档，各类档案要分类存放。

　　2.培训科指定专人负责管理档案，队组学习培训档案由队组负责培训的人员负责管理。

　　3. 培训档案内容

　　3.1.教学档案

　　(1)上级颁发的各类培训教学文件及培训教材;

　　(2)各项培训教学管理制度、教学计划、会议记录、教学调查表、工作总结、培训试卷等

　　3.2.培训档案

　　(1)举办的.各种培训资料(含外出培训):培训通知、学员名册、签到表、培训登记表、培训效果评估表;

　　(2)学员培训档案(学员个人受培训的记录);

　　(3)证书及花名册。

　　3.3.员工一人一档

　　(1)全体职工个人培训情况;

　　(2)学员个人培训信息表、身份证复印件、上岗证复印件、学历职称复印件等。

　　4.各培训人员都要将各种材料及时上交，归档以便保存，凡经审核的归档材料，任何人不得私自涂改。

　　5.各期培训学员培训资料，都要统一存入培训档案，按明码顺序分类存放，摆放整齐，存放处有防火、防盗、防潮、防尘、防光、防霉、防鼠咬等设施。

　　6.因工作需要借用培训人员档案，应履行借阅登记手续，用后及时归还。查阅时不得污损、卷折，不得在卷内画线、打圈，批注涂改。若需要复印，请示有关领导批准后复印。查阅，借阅归档材料，须经过培训科负责人批准，借阅时间不得超过一周。

　　7.严格实行一期一档制度，建立一期一档。按期装订成册，标题简明确切，书写整齐，编好明码。

　　8.做好安全保卫工作，管理好档案，培训科各类安全培训档案必须长期保存。

　　培训机构档案管理制度 9

　　为加强职工培训档案管理，根据上级有关规定，制定本细则。

　　一、凡参加培训的人员，均建立规范的《企业职工安全教育培训档案》，记录安全技术培训考试、考核的相关信息。新招入矿人员只建立电子档案，工作满一年后建立《企业职工安全教育培训档案》。

　　二、工作标准

　　1. 培训结束后三天内将培训资料分类汇总、整理、保存。

　　2. 及时填写《企业职工安全教育培训档案》，并将培训信息录入电子信息管理系统。

　　3. 做好培训档案的日常管理工作。

　　三、安全技术培训档案的存档资料

　　1. 培训考勤成绩签字表

　　2.理论考试试卷

　　3. 《企业职工安全教育培训档案》

　　四、从业人员的`安全技术培训档案分类(或分单位)整理，编号登记实行信息化管理。

　　五、安全技术培训档案未经有关负责人批准，不得外借，如需外借，必须办理借阅手续。

　　六、档案资料设专人负责，经常整理，以防丢失。档案室内严禁烟火，并保持清洁、通风。发现问题及时处理。

　　七、档案的调整

　　1. 从业人员转岗、变动工作单位，要及时调整分类、归口，并更新电子信息;

　　2. 从业人员退休、离职、辞退后，及时清理档案。

　　培训机构档案管理制度 10

　　一、制度内容

　　为做到客户服务部与客户的良好沟通，掌握客户的人员构成、公司性质、物业费交纳情况等，有必要建立一套综合的客户信息系统，而客户档案可以协助客户服务部以最便捷的方式提供以上信息。因此，为充分利用客户信息并管理好这些信息，特建立此制度。

　　二、管理目标

　　客户档案资料全面、准确、有效。

　　三、适用范围

　　客户档案资料的管理主要是收集、整理、归档及使用四个环节。

　　一般客户档案包括以下的资料：

　　1. 收集客户单位资料

　　2. 客户缴费记录包括各样应付之押金

　　3. 客户装修工程文件

　　4. 客户迁入时填具之资料

　　5. 客户资料补充

　　6. 客户联络资料

　　7. 紧急事故联络人的资料

　　8. 客户与管理处往来文件

　　9. 客户违规事项与欠费记录

　　10. 客户维修记录

　　11. 客户投诉记录

　　12. 客户单位有关的工程档案（与二次装修工程有关资料）与工作程序

　　四、注意事项

　　1. 及时上行下达客户与管理之间的知识、报告、通知、通报，传送文件应及时、准确，认真地登记并制作各种表格。

　　2. 协调与客户之间的关系，加强横向沟通；

　　3. 做好与客户有关各类文件的档案工作，并定期整理，以备随时查询及跟进；

　　4. 接听客户投诉，解决客户投诉；

　　5. 接听客户工程报修电话，及时联系修复。培训班档案的管理制度9

　　1、目的

　　对客户资料进行有效管理，及时对顾客需求与信息进行沟通，确保顾客满意，客户档案管理制度。

　　2、范围

　　适用于顾客的信息管理、产品质量跟踪、顾客投诉、顾客满意度管理等。

　　3、职责

　　3.1营销总公司负责客户档案管理、产品质量跟踪、顾客投诉处理、顾客满意度调查等组织工作；

　　3.2各部门、各矿负责协助销售部完成各项顾客相关的工作。

　　4、客户档案的管理

　　4.1.1客户信息资料的收集整理

　　销售部通过市场信息的收集、顾客拜访销售人员统计，过程中收集客户的资料，并汇总

　　4.1.2客户档案的建立与管理

　　a)销售部、人事部联营办负责建立各自客户档案，客户档案应包括以下内容：

　　1.客户联系方式，包括电话、联系人、网址等；

　　2.客户信用状况描述；

　　3.客户以往交易记录等。

　　b)客户档案设专人管理，并根据客户的交易情况对档案内容进行及时更新；

　　c)客户档案由销售总监进行审批确认。

　　5.1.3客户档案的使用与保密

　　a)客户档案是公司市场管理重要参考内容，尤其是在与顾客签定合作关系是，相关人员应查阅客户的档案资料；

　　b)客户档案资料公司的重要保密资料，未经公司总经理授权，任何人不得查阅及外传，否则公司按《保密管理制度》进行责任追究，管理制度《客户档案管理制度》。

　　5、客户关系维护管理

　　5.1.1公司办公室负责客户关系维护管理；

　　5.1.2客户关系维护管理的方式包括：

　　a)定期（节日或其他重要活动）与不定期（日常）的客户拜访与沟通；

　　b)客户产品使用情况的.意见与建议调查；

　　c)顾客满意度调查等。

　　5.1.3相关业务部门负责客户关系维护的具体管理实施；

　　5.1.4客户关系维护管理应形成记录，并作为客户档案内容进行保管。

　　6、售后服务管理

　　a)营销总公司每年至少进行一次全面的顾客满意度调查；

　　b)公司办公室向顾客发放〈顾客满意度调查表〉，满意度调查的内容应包括、服务质量、套餐价格价格、公司评价等；

　　c)公司对反馈回来的调查表进行汇总、分类，并进行统计分析，编制“顾客满意度调查分析报告”，经总经理审批后发放到相关部门； d)当顾客满意度未能达到公司规定要求时，由办公室组织，针对顾客满意度较低方面提出纠正预防措施进行改进。

　　7、客户投诉管理

　　7.1.1相关业务部门是客户投诉的接收部门；

　　7.1.2客户对服务质量的不达标投诉，由相关业务部门组织，报请公司生产处协同处理，处理结果公司总经理审批后，由办公室反馈到客户；

　　7.1.3客户对服务过程中的不满意投诉，由相关业务部门负责组织处理，处理结果经公司总经理审批后，由办公室反馈到客户。

　　培训机构档案管理制度 11

　　为进一步推进干部教育培训工作的科学化、制度化、规范化，根据《干部教育培训工作条例（试行）》的规定，结合实际，制定本制度。

　　一、根据干部管理权限，按照分工负责、分级管理的原则建立和完善干部教育培训档案登记制度，责任单位应如实记载干部参加教育培训情况和考核情况。

　　二、干部教育培训档案一般包括干部参加教育培训的基本情况和考核结果两方面的内容，登记的主要内容为培训类别、培训机构、培训时间、培训内容、培训成绩、培训考核情况等。

　　三、干部参加教育培训的情况应及时载入干部人事档案，干部本人应主动向单位和主管部门申报参加教育培训的情况。

　　四、干部教育培训档案登记的培训记录，作为干部任职和晋升职务的重要依据。

　　五、干部教育培训档案登记坚持实事求是的原则，做到真实、全面、客观、公正、准确。对弄虚作假的'将按有关规定严肃处理。

　　六、干部教育培训档案实行分级管理。县委组织部负责科级领导干部的教育培训档案的归档管理；县人事劳动和社会保障局负责科级以下干部的教育培训档案的归档管理；干部所在单位负责干部教育培训档案材料的收集、统计、填报、上报工作，并应建立干部教育培训登记台帐。

　　七、县委组织部负责对全县干部教育培训档案登记工作进行考核和检查。

　　八、本制度由中共乌兰县委组织部负责解释。

　　九、本制度自下发之日起实施。

　　培训机构档案管理制度 12

　　1.总则

　　1.1为了规范公司档案管理，确保信息安全，便于信息共享和有效的利用档案，特制订本管理办法。

　　1.2所有相关公司工作活动中形成的，记述和反映本公司职能活动的，具有查考利用价值的文件、音像资料均属归档范围。

　　2.范围

　　2.1公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；

　　2.2公司股东会、董事会形成的文件材料；

　　2.3公司章程、公司制度体系、内部发文；

　　2.4公司有效证照、证件、印章；

　　2.5公司获得的荣誉资料；

　　2.6公司年度工作计划及资金计划；

　　2.7会计凭证、报表、财务分析；

　　2.8各项计划、检查、总结；

　　2.9公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、会议记录、相关照片等；

　　2.10各种人事材料；

　　2.11工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料；

　　2.12各种合同、契约、协议、招投标系列文件；

　　2.13电子文档及声像资料；

　　3.要求

　　3.1.编制《档案卷内目录》，应包括以下几个内容：部门代码、档案编号、文件名称、金额（如果涉及）、经手人、入档时间、页码及备注等。

　　四川建华科技有限公司管理文件档案管理制度SCJH-I-2011-02

　　3.2.档案编号的设置方法可参考如下:行政部、财务部、技术部、市场部的名称代码可分别设置为XZ/CW/JS/SC.其中各部门下属的各项分类可按照阿拉伯数字分别命名，或者按照事项的中文名称的首写字母或汉字来代替，具体代码可列表说明。

　　3.3.所有文件归档装订时，应统一在文件首页正面的右上角标明档案编号。如漏页等有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备注栏内。在每页目录下注明立卷人姓名和日期。

　　3.4.立卷的质量标准：

　　a)归档文件完整齐全；

　　b)分类清楚；

　　c)标题确切易查找；

　　d)卷内排列系统、条理；

　　e)保管期限准确；

　　f)卷皮书写工整；

　　g)装订整理结实、美观。

　　3.5.以电子方式存档的文件，文件名必须含部门代码、撰写人名字、文件名、存档人名字及入档日期（如：张三于2011年1月1日，将市场部商务李四交管的2010年下半年下单统计表存档，其存档文件名应该为：SC李四2010年6-12月下单统计表张三20110101）。

　　3.6.公司的电子文档一般情况下存在公司专用电脑的指定区域，但由于电子文档的特殊性，在存档时应该用移动硬盘或者光盘进行备份。

　　3.7.文件类以电子文档形式存档时，应尽量以PDF格式存放。

　　4.期限

　　4.1永久保存：公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；公司股东会、董事会形成的文件材料；公司章程、公司制度体系、内部发文；公司有效证照、证件、印章；公司获得的荣誉资料；四川建华科技有限公司管理文件档案管理制度SCJH-I-2011-02

　　4.210年保存：公司年度工作计划及资金计划；各项计划、检查、总结；

　　4.35年保存：公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、会议记录、相关照片等；各种人事材料；工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料；各种合同、契约、协议、招投标系列文件；电子文档及声像资料；

　　4.41年保存：结案后无长期保存必要者；

　　4.5财务类档案按照会计相关法律规定存档。

　　5.归档

　　各部门档案管理人员应本着认真、负责、保密的'态度，认真整理、保存、管理公司各项档案资料。

　　5.1行政部为涉及档案管理的第一责任人，对确保档案的完整性、及时移交和保密负责。技术部、销售部、行政部、财务部及市场部，各自整理保管内部档案，除财务部外，其他部门在每年1月1日和7月1日以前向行政部负责管理档案的人员提交之前半年的档案，由行政部统一备案管理，财政部的档案由自己备案保管。

　　5.2公司档案资料按部门分类，档案管理制度由行政部制定。收集、整理、鉴定、统计、保管、编目、检索、利用等管理工作由各部门指定档案管理员负责。

　　5.3各部门档案管理人员的职责：应及时将应归档文件进行整理、保存，保证资料不遗失、不泄密，及时按要求向行政部移交档案。

　　5.4一项工作同时由几个部门参与办理时，由主办部门负责收集形成的文件资料。

　　5.5各部门需归档的文件

　　5.1.1

　　a)行政部门

　　公司文件：公司章程、董事会及股东会纪录、政府机关核准文件、不动产所有权及其他债权凭证、公司有效证照、证件、印章、公司发布的各类文件（电子文档）；

　　b)人事类文件：员工劳动合同、保密协议、培养和服务协议书、员工入职表、员工离职表、员工转正申请及考核评价表、员工入职体检表、员工简历、员工身份证复印件、员工学历证明复印件；

　　c)行政类文件：各种会议记录及会议纪要（电子文档）、以行政部门名义签订的合同、公司各类照片（电子文档）、快递单、社保相关的各类单据、公积金相关的各类单据、员工保险单。

　　5.1销售部门

　　标书、下单统计表（电子文档）、总代理合同、销售合同、销售清单（包括软件成交记录、品种、序列号等信息）（电子文档）、货物签收单、发票签收单

　　5.2财务部门

　　会计凭证、财务报表、汇帐凭证、会计报表、总分类账、库存商品明细账、明细分类账、审计报告、抵扣联、已作废的发票及红字发票、发票存根联、原始凭证、银行存款余额调节表、入库单、出库单、请款单、员工销售卡、员工销售业务季度卡、货物签收单、订货单（电子文档）、结算表（电子文档）、用户报表（电子文档）、物料领用登记表、PKPM升级记录表（电子文档）、PKPM新购记录表（电子文档）、借锁登记表（电子文档）、PKPM用户升级清单（电子文档）、代理退锁清单（电子文档）

　　5.3技术部门工程设计图

　　5.4市场部

　　客户资料（电子文档）、满意度调查表及结果、厂商活动签到表、厂商活动申请资料（电子文档）、厂商活动资料（电子文档）、厂商活动总结资料（电子文档）

　　6.借阅

　　6.1.各部门建立《档案借阅复制登记簿》，主要内容：借阅单位或部门、借阅人、借阅理由、借阅起止时间、批准人、归还时间、归还时检查情况、经手人。

　　6.2.借阅档案的单位、部门、人员要到各部门档案管理人员处填写借阅登记，由各部门经理签字同意后，方可到档案管理人员处办理借阅。

　　6.3.借阅人必须爱护档案，不得转借、抽取、折卸、调换、污损、摘抄所借档案，不得在文件上圈点、划线和涂改，阅后及时归还。

　　6.4.借阅档案归还时，档案管理人员应认真检查册数、页数，是否有遗失损坏等情况，如有问题及时通知借阅人说明原因及补救并报主管高管及审批人员。

　　6.5.各部门如有撤销、合并情况以及人事变动情况时，所有相关资料要做到移交清楚，保持资料的完整无缺。

　　6.6.人事档案除总经理、副总经理、人事部负责人以外任何人不准借阅。

　　7.复印

　　7.1档案原则不准复印，若各部门因工作需要可以制作复件。复制档案的单位、部门、人员要到各部门档案管理人员处填写借阅登记，由各部门经理签字同意后，方可到档案管理人员处办理复制。

　　7.2复件管理部门负责人及相关人员参照档案管理办法实施管理，并对复件的保密性负责。

　　8.销毁

　　8.1档案销毁时，由保管人员提出并整理造表，报部门经理核准呈报总经理批准销毁。

　　8.2档案销毁一般采用碎纸机，由各部门档案管理人员和综合管理部负责人同时执行。

　　9.相关记录

　　9.1I-01-05《公司档案借阅登记表》

　　9.2I-01-06《公司档案借阅申请表》

　　9.3I-01-07《公司档案销毁申请表》

　　培训机构档案管理制度 13

　　每个学校或单位对于档案的管理都有着自己的一套实行办法，以下是辽宁省档案人员的培训档案管理办法，仅供参考。

　　第一章总则

　　第一条为了使档案人员的教育培训工作规范化、制度化，保证教育培训的质量，提高档案人员的素质，推进我省档案事业的发展，根据《中华人民共和国档案法》第二章第九条和《辽宁省档案条例》第二章第十一条的规定，结合我省档案教育培训工作实际，制定本办法。

　　第二条本办法适用于我省行政区域内的国家机关、社会团体、企事业单位、其他组织及个人。法律、行政另有规定的除外。

　　第三条本办法所称档案人员教育培训，指的是由市(地级市)以上档案行政管理部门或由省直各业务主管部门经与省档案行政管理部门协商进行的、档案人员参加的各种形式的档案专业知识的教学组织与管理工作。

　　第四条本办法所称档案专业兼职教师，是指在省内各级档案局(馆)及机关、企业、事业档案部门中，在完成本职工作任务的同时，能够胜任档案专业培训教学任务的在职人员。

　　第五条本办法所称档案专业教育培训证书，是指由市级以上档案行政管理部门颁发的，证明持证人参加了档案专业培训、成绩合格的有效凭证。

　　第六条国家机关、社会团体、企业、事业单位和其他组织的领导，应支持和保证本单位的档案人员参加培训，以提高专业素质，适应档案工作的要求。

　　第二章档案人员教育培训的分类及内容

　　第七条档案人员教育培训可以分为岗位资格培训、继续教育培训和专题培训。岗位资格培训指新从事档案专业工作人员的档案专业基础理论、技能的学习和训练。根据工作岗位的不同，岗位资格培训可以分为档案工作领导岗位资格培训和档案管理岗位资格培训。

　　继续教育培训是指已取得档案专业技术职务人员的知识更新补充、拓宽深化和能力提高的培训。根据专业职务的层次不同，继续教育培训可以分高、中级和初级专业技术职务培训。

　　专题培训指根据档案业务工作的需要，就某一内容进行的学习、训练等。

　　第八条从事档案专业工作的人员在调人档案专业岗位前或当年内，应参加市以上档案行政管理部门举办的档案人员岗位培训班的学习;市、县(区)档案部门新到任的领导应参加省级档案教育培训机构举办的领导干部培训班的学习;具有专业技术职务的同志，在任职期间应参加市级以上档案行政管理部门举办的继续教育培训班的.学习。

　　第九条岗位资格培训内容由档案法规、档案人员职业道德和档案学基础学科等部分组成;继续教育培训内容由档案学理论深化及相关科目的学习、档案工作实践新问题探讨及现代知识技能的训练等部分组成;专题培训内容是就档案工作中的新要求、新规定进行的学习训练。

　　第三章档案人员教育培训工作的管理

　　第十条档案人员教育培训工作由省、市档案行政管理部门中负责专业教育培训的机构主管，其主要职责是对专业教育工作进行规划、协调、组织、审批、评估等。

　　第十一条举办培训班的单位，在开班前一个月，应向上一级档案行政管理部门中主管专业教育培训的机构报告备案(附表)。

　　第十二条档案教育培训班采用的教材应是省内统编教材，或由省档案局教育培训机构指定的教材。

　　第十三条在档案教育培训班中承担授课任务的教师，除在校任教的档案专业教师以外，都应当持有省或市档案行政管理部门颁发的档案专业兼职教师资格证书。

　　第十四条举办档案教育培训班的单位要为培训班创造良好的教学环境，建立健全班级组织和各项规章制度，进行严格、规范的教学、教务管理。

　　第十五条档案教育培训班在结业时，要对学员进行考试或考核，岗位资格培训班基础学科的试题，应由省档案局所建的题库中选出，其中一门学科由省档案局主考。

　　凡考试或考核合格者方可结业。

　　第四章档案教育培训证书的管理

　　第十六条档案教育培训证书分为档案人员岗位资格证书(含档案工作领导岗位资格证书和档案管理岗位资格证书)。继续教育证书、专题班学习证明。

　　第十七条普通大中专院校(合成人教育)档案专业的毕业生，到档案工作岗位后，可持毕业证书，办理档案人员岗位资格证书。