工作档案管理制度

时间：2022-07-23 08:31:54 制度

工作档案管理制度（通用6篇）

　　在日常生活和工作中，制度的使用频率逐渐增多，制度是指在特定社会范围内统一的、调节人与人之间社会关系的一系列习惯、道德、法律(包括宪法和各种具体法规)、戒律、规章(包括政府制定的条例)等的总和它由社会认可的非正式约束、国家规定的正式约束和实施机制三个部分构成。相信很多朋友都对拟定制度感到非常苦恼吧，下面是小编收集整理的工作档案管理制度（通用6篇），欢迎阅读与收藏。

工作档案管理制度（通用6篇）

　　工作档案管理制度1

　　为了建立健全公司的档案工作，加强对公司档案的科学管理，有效地保护和利用档案，结合本公司实际情况，特制定本办法。

　　一．公司的档案范围

　　1．企业行政文书档案。包括法规性文件；各种合同及协议书；会议文件；工作计划、规划和工作总结；有关干部的任免、奖励和处分、调配人事材料；职工花名册、人事档案等。

　　2．企业管理档案。包括企业生产经营计划、各种指标类定额类文件、企业管理方面的各种市场信息、劳动工资档案，固定资产及办公用品名册，产品质量、用户档案等。

　　3．企业技术档案。包括技术研究档案、产品档案等。

　　4．企业会计档案。包括会计凭证档案、会计帐簿档案、会计报表档案等。

　　5．企业业务档案。包括与客户的往来函件（含传真、电子邮件等）、商务报告、贸易单据等。

　　6．企业声像档案。包括照片、录音、录像档案等。

　　二、公司档案管理体制

　　1．公司档案管理机构：行政部统一管理公司各类档案（会计档案除外）。

　　2．公司指定专人分管公司档案工作，保管人必须维护档案的完整与安全，并接受必要的培训。

　　三、立卷归档制度

　　1．档案的收集：收集工作是建立在归档制度上的。各业务部门将办理完毕的.文件材料，经过挑选，立卷，定期移交各档案室集中保存。

　　2．归档范围：凡是本单位具有考查利用价值的文件材料。包括包括与客户的往来函件（含传真、电子邮件等）、商务报告、贸易单据，以及工作日记、照片等各种形式、载体的文件。

　　3．归档时间：办理完毕的文件，按工作阶段性进行归档：

　　3．1．按年形成的文件，第二年上半年归档。

　　3．2．凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档。

　　3．3．凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。

　　3．4．工程项目，科研课题，鉴定，竣工验收后，三个月内归档。

　　4．归档要求

　　4．1．材料完整齐全。

　　4．2．系统、条理、保持有机联系。凡是归档文件材料，均要按其不同特征组卷，尽量保持它的内在联系，区分它们不同的保存价值。文件分类准确、立卷合理。

　　4．3．立卷时，要求将文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复等统一立卷，不得分散。

　　4．4．在进行卷内文件排列时，要合理安排文件的先后秩序，按时间先后排列。对于同一事情的同一文件，应统一规定进行，比如：正件与附件，应正件在前，附件在后等。

　　4．5．由档案部门对业务部门加以指导，协助业务部门共同做好旧档的组织工作。办理移交手续，双方在移交清册签字。

　　5．部门归档要求

　　5．1．编制立卷项目，将办理完毕的文件按有关条款归入卷内，便于次年立卷。

　　5．2．文件按时间顺序排列，最近的在最上面。

　　5．3．一个客户一个立卷，一个档案盒。

　　5．4．贸易档案与往来函件分开放，贸易档案分笔次按各自的发票流水号放在文件袋里。

　　5．5．定时交档案室：文件量少的，一年交一次，次年上半年收集。文件量大的，一年交两次，次年上半年和下半年各一次。

　　6．档案室在收到业务部门的归档和各类文件后进行分流排列编日，作进一步的整理和局部调整等。

　　7．记录档案文件材料须用碳素笔写。在无特殊情况下，须用A4纸。

　　四、档案管理工作

　　1．档案的管理：区分全宗，正确立档单位；分类，依据档案、来源、时间、内容、形式分成若干层次和类别；案卷排列并编制案卷目录。

　　2．档案保管：公司设立专用文件库保存档案。

　　3．档案的鉴定：从档案的内容、来源、时间、可靠程序、名称鉴别、档案价值，确定各类档案的保管期限，编制成表。

　　4．档案的销毁编制销毁清册；办理销毁手续，经总经理批准，方能销毁；销毁要有二人以上监销，并在清册上签字。

　　五、档案利用工作

　　1．凡需调阅档案，均须填写档案借阅单，依据借阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能借阅。借阅档案应在“档案借阅登记簿”上登记，注明借阅档案的名称、密级、借阅方式、数量、期限。

　　2．档案利用方式有：提供档案原件；提供档案复印件；提供文献索引资料。

　　3．档案管理部门要主动向部门员工提供公司档案编研信息服务，主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、市场信息等。

　　4．依据国家统计和有关法律法规，做好企业档案统计工作。

　　工作档案管理制度2

　　一、档案收集制度

　　1、接收档案时要坚持严格按照有关规定的标准执行,保证安全档案的质量,使安全档案符合档案管理标准化、规范化和现代化的需要。

　　2、要定期接收现行机关的档案和有关资料。

　　3、要做好档案的收集工作。

　　4、案卷要符合质量标准,规定移交的检索工具、全宗介绍和材料要齐全。

　　二、档案保管制度

　　1、档案保管必须设置适应需要的档案库房、专用橱具,并有防盗、防火、防水、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光措施。对发生褪变和破损的档案要采取补救措施,确保档案的完整与安全。

　　2、橱具排列要自左至右,并便于管理和通风,是五节橱的要自上而下地编制橱具顺序号。

　　3、案卷排列要自左至右、从上而下地顺序进行,排列要整齐、美观。

　　4、库房内经常保持清洁,禁止乱放杂物,库房内外要设温湿度计,每天上、下午定时测试、记录。

　　5、每半年对档案保管状况进行一次全面检查,做好检查记录,发现问题及时解决。

　　6、严格档案的出入手续,做好日常登记,统计工作,按规定搞好年报。

　　7、为确保档案的安全,库房管理人员要提高警惕,并配合有关保卫人员做好夜间值班工作;平时非工作人员未经许可,一律禁止入内。

　　8、档案工作人员调动工作时,必须将所保存的档案数量、状况详细交待清楚,办好交接手续后,方可离职。

　　三、档案保密制度

　　1、档案人员要严格遵守《中华人民共和国保密法》,切实保证档案的完整与安全。

　　2、档案资料要严加管理,经常清点,不丢失,不泄密。

　　3、不准随便摘录档案资料,私人通信,谈话不得涉及机密档案内容;不准把机密档案资料外借或带出。

　　4、私人不准在办公室或存档案、资料的地方会客。

　　5、工作中形成的带有字迹的.废纸要集中存放,统一销毁,以免泄密。

　　四、档案统计制度

　　1、档案资料的收进和移出随时进行登记。

　　2、全宗和案卷数量要每年年底汇总、核对一次。

　　3、及时准确地掌握并记录档案资料的情况。

　　五、档案利用制度

　　1、凡查阅档案资料者,特别是查阅机密档案资料,要说明查阅目的,经领导批准后方可查阅,借阅的要填写《档案利用登记薄》,并且只限批准的内容,不得随意扩大阅读范围。摘抄、复制档案资料,要注意保密,做好登记,用完后退交销毁。

　　2、利用者在查阅要爱护档案资料,不得污损、圈划、涂改、折角、拆卷或撕页。

　　3、利用者必须在阅览内查阅档案资料,非经批准不得带出室外。

　　4、查阅完毕,档案工作人员要严格进行清点、核对、办理退还手续。

　　8、档案资料利用后,查阅者要填写《档案利用效果登记表》。

　　工作档案管理制度3

　　1、外单位借阅档案资料需持介绍信,经主管经理批准后,方能查阅.

　　2、凡公司系统的工作人员,因工作需要借阅档案的,由借阅人向档案员办理借阅手续,填写借阅登记卡,返回档案时,由档案管理人员认真检查并及时销帐.

　　3、借阅档案资料要妥善保管,不得勾划、涂改、圈点、裁剪、损坏,否则取消借阅权.对于将档案丢失者要追究责任.

　　4、借阅各项档案人员必须遵守保密制度,不得转让他人使用.

　　5、公司各单位工程技术人员在工作发生变动时,必须由本人向档案室交回借用的全部资料,否则,主管调动部门不予开调令.

　　6、工作调出,必须将档案、科技书、资料全部交加,外出参加科技性会议带回的资料,一律交档案室存放.

　　7、经批准查阅的绝密档案,只能在档案室阅文,不得带出室外查阅、翻印和转借.

　　8、在查阅档案中不得折卷,不得损坏、涂改, 因工作需要必须摘抄的,必须抄在保密工作手册上.

　　9、查阅档案的部门,要及时将利用效果登记册内.

　　10、上级部门审查档案资料时，需派车由有关人员和专职档案管理员妥善保管共同到指定部门进行审检，待审查结束后，把档案资料安全归位。

　　11、档案资料按统一分类大纲进行分类、编目、划定保管期限限、密级。

　　12、维护国家机密，卷面、封面要注意密级。密级定为三种：（1）绝密（2）机密（3）秘密

　　13、加强档案的安全管理，档案必须存放在专用的`保险柜内严密保管，档案室门窗要坚固，做到安全可靠。

　　14、保护档案库的清洁，经常检查，发现问题要及时请示处理。

　　15、保持好库的温湿度，经常检查调整，按规定填写温湿度记录。

　　16、案库房是档案保管要害部位，非本室人员一律不得进入。有查阅档案资料的同志请等候调卷，在阅览室查阅。

　　17、借阅制度，搞好借阅、查阅、入库、发放登记工作。

　　工作档案管理制度4

　　为加强干部档案业务建设，提高干部档案工作水平，根据中共中央组织部、国家档案局颁布的《干部档案工作条例》和《干部档案整理工作细则》的有关规定，结合我省干部档案工作情况，特制订本细则。

　　一、干部档案管理体制、机构和职责

　　（一）干部档案管理体制：

　　干部档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制。省直单位，对直属单位的干部档案，实行厅局集中管理。地市直单位，管理干部档案不足100卷的要集中到地市委组织部管理或组织部、人事局管理。县（市、区）以下机关单位的子部档案，实行由县委组织部集中管理或由县委组织部、县人事局、县教委相对集中管理。企事业单位的干部档案，具备保管条件的，由组织或人事部门一家集中管理；不具备保管条件或干部档案很少的`单位，其干部档案由上一级单位管理干部档案被纳入综合档案室管理的单位，其干部档案要固定专人、专库管理，业务工作要接受本单位组织部门的领导和上级有关业务部门的检查指导。

　　（二）干部档案工作机构：

　　地、市、县（市、区）委组织部和省直单位要建立干部档案工作机构，负责对本地区、本部门、本系统的干部档案工作进行指导、监督和检查。每管理一千人的档案配备一名专职干部，地、市委组织部要配备业务指导人员，县（市、区）委组织部和省直有业务指导任务的单位，也要配备相应的业务指导人员。县以下实行集中或相对集中管理干部档案的单位和企事业管理干部档案的单位，根据上述原则要配备专职人员。不需要建立机构的单位，必须配备专职或以干部档案工作为主的兼职档案工作人员。

　　（三）干部档案管理部门的职责

　　1、保管干部档案，为国家积累档案史料；

　　2、收集、鉴别和整理干部档案材料；

　　3、办理干部档案的查阅、借阅、转递和统计；

　　4、登记干部职务、工资的变动情况；

　　5、为有关部门提供干部的情况；

　　6、做好干部档案的安全、保密保护工作；

　　7、调查研究干部档案工作情况，制定规章制度，搞好干部档案的业务建设和业务指导；

　　8、推广、应用干部档案现代化管理技术；

　　9、定期向档案馆（室）移交死亡干部的档案；

　　10、办理其他的关事项。

　　二、干部档案管理范围

　　(一)在职干部档案的管理：

　　1、在职干部档案的管理，按照管理体制集中或相对集中管理；

　　2、县级以上协管干部的单位，可管理协管干部档案的副本；

　　3、军队干部兼任地方职务的，其档案正本由军队保管。地方干部兼任军队职务的，其档案正本由地方保管；

　　4、干部档案管理人员及其在本管理范围的直系亲属的档案，由所在单位组织指定有关部门专人保管；

　　5、不管理干部档案的干部所在单位组织人事部门，根据工作需要可复制干部职务变动登记表、工资变动情况登记表。此表不随干部调动而转递，干部调出后，原单位可自行销毁。

　　(二)退(离)休干部档案的管理：

　　干部退(离)休以后，其档案仍由原档案管理部门保管。

　　(三)死亡干部档案的管理：

　　1、省委管理的干部死亡后，其档案由原管理部门保管五年后，移交省档案馆保存；

　　2、其他干部死亡后，其档案由原管理部门保管五年后，省直单位的，移交省档案馆保存；地市以下单位的，移交同级档案馆保存。

　　工作档案管理制度5

　　第一条为了加强公司档案工作的管理，使其达到规范化、标准化、系统化的要求，充分发挥档案在维护企业合法权益及公司各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》和北京市《档案法实施办法》等法律规章，制定本制度。

　　第二条公司档案是公司自成立以来在各项活动中形成的有保存价值的以各种载体形式真实记录的总和。其构成是：以基建（工程技术）档案为主体，包括文书、工程、市场、会计、经营、法律、设备、声像、实物等门类的档案。

　　第三条对公司各个门类、各种载体的档案必须坚持集中统一管理的原则，以确保档案的真实、完整和安全，利于档案信息的开发利用。

　　第四条公司档案工作由集团办公室主管。档案室设专职档案员一人，负责公司档案工作的日常管理。公司各部门配备一名兼职档案员，负责本部门各类文件材料的收集立卷归档工作。

　　第五条公司档案室在集团办公室的指导下独立开展档案工作。宣传、贯彻档案工作的`法律、法规和方针政策，建立健全公司档案工作各项规章制度，维护和保持公司档案的完整与安全，主动快捷地提供档案利用服务，使档案在公司各项工作中发挥应有的作用。

　　第六条档案室负责对集团公司各部门和各分公司文件材料的立卷和归档工作进行监督、指导和检查。

　　第七条档案工作人员要努力学习档案业务知识，恪守职业道德、不断提高业务素质和管理水平，认真做好档案管理工作。

　　第八条借阅档案，一般以借阅本部门工作形成的档案为主。借阅非本部门的档案，须经该部门领导或公司主管档案领导批准。

　　第九条查阅档案原件一般限在档案室内。如需借出则借阅期限一般不超过三天。到期不能归还者要及时说明原因，经允许后方可延期归还。

　　第十条如需提供档案复印（制）件，必须由申请部门经理签字后，并由办公室负责人签字后方可办理。重要档案的复印（制）需经相关部门领导或公司主管档案领导批准。

　　第十一条借阅人员必须负责维护档案的完整、安全与清洁，不得将档案材料擅自转借、复制、拆散、污损、涂改和加注标记。借阅档案要确保不遗失，不擅自带出本公司。

　　第十二条借阅时，档案人员应填写《借阅档案登记簿》，并对归还的案卷严格检查和清点，然后注销借阅。

　　第十三条外单位查阅档案时，须持单位介绍信，并由集团公司办公室或相关部门领导批准。各类（载体）档案不办理对外借阅。

　　第十四条对借阅中违反本规定，造成档案遗失、损坏、泄密的，档案管理人员应及时向主管领导报告，并追查责任，按集团公司《管理人员违规处理办法》进行处罚，若构成犯罪依法追究刑事责任：

　　（一）毁损、丢失或擅自销毁企业档案；

　　（二）擅自向外界提供、抄摘企业档案；

　　（三）涂改、伪造档案；

　　（四）未及时上报归档或管理不善的档案管理者；

　　（五）未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）。

　　第十五条认真贯彻《档案法》，严格执行党和国家的保密政策、制度，维护国家和企业的机密，确保档案信息的绝对安全。

　　第十六条档案管理人员应忠于职守，严格遵守保密制度，保持高度的保密意识和良好职业道德。不允许擅自提供、抄录、公布档案内容。

　　工作档案管理制度6

　　1目的

　　为了加强档案的管理工作，确保现有档案齐全、完整、准确、安全，更好地为各项工作服务，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，根据《档案法》有关档案工作条例及公司经营管理工作需要，制订本制度。

　　2适用范围

　　适用于公司各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等工作管理。客户及供方档案管理不适用本制度。

　　3管理职责

　　3.1综合管理部负责公司档案管理工作。

　　3.1.1制定公司档案工作制度；

　　3.1.2对公司各部门文件材料的归档工作进行指导和监督；

　　3.1.3做好公司档案的收集、整理、保管和利用工作；

　　3.1.4做好永久性档案向有关档案机构的移交工作；

　　3.1.5提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。

　　3.2各部门、子公司负责职责范围内的档案管理工作。

　　3.2.1人力资源负责公司劳资人力资源资料档案的收集归档、保管。

　　3.2.2财务审计部负责公司财务会计账簿及各类凭证的收集归档、保管。

　　3.3项目公司负责本公司档案管理工作；项目公司因故解散，解散前负责将公司档案移交公司办公室。

　　4收集归档范围

　　4.1收集归档范围包括下列纸质和有电子版资料文件。

　　4.2法规性文件。包括上级颁发，需公司执行的，或由公司发行的各种标准、规章制度等。

　　4.3公司的重大决议。包括由公司股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。

　　4.4计划性文件。包括公司总体计划或规划、开发计划、科研报告、项目质量计划、营销计划、财务计划等。

　　4.5 总结性文件。包括公司年度和月度工作总结、下属部门、子公司的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。

　　4.6批示性文件。包括公司各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及公司各类命令、工作指示等。

　　4.7凭证性文书材料。包括公司各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。

　　4.8证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、公司和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。

　　4.9汇报性文书资料。包括公司上报各级主管部门、子公司的文件资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。

　　4.10劳资人力资源资料。包括公司各部门的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。

　　4.11财务资料。包括公司及子公司财务预决算、财务审计报告。

　　4.12声像制品资料。包括公司及各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门、子公司提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。

　　4.13题赠性资料。包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。

　　4.14技术性资料。包括开发项目各类工程图纸、竣工资料等。

　　5档案移交

　　5.1文书档案。工作办结后，移交综合管理部归档；

　　5.2开发项目档案，项目结束后移交综合管理部归档；

　　5.2.1开发项目前期资料，由经营发展部收集整理，交综合管理部验收、归档；

　　5.2.2开发项目技术资料，由承办单位（工程管理部或项目部）收集整理，交综合管理部验收、归档；

　　5.2.3工程竣工验收备案资料，由项目部整理成册，交综合管理部验收、归档；

　　5.2.4后期销售资料，由市场研发部收集整理，交综合管理部验收、归档；

　　5.2.5其他需要归档的，由承办单位收集整理，交综合管理部验收、归档。

　　6程序

　　6.1档案管理的基本程序。

　　6.2包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用，这九道工序是档案工作的整体。

　　6.3档案的收集。

　　6.3.1各部门负责把分散的各类档案资料，按有关规定，有计划地分别集中到综合管理部，其收集的主要方式是归档。即把公司活动中产生的有保存价值的各种材料，由各部门和个人定期协同综合管理部进行整理、立卷、归档。归档的文件原则上一律为原件，凡有原件的文件不能以复印件归档，必要时存复印件须加盖公章注明原件存放处。

　　6.3.2立卷归档的'范围：凡属本制度第4条所函盖的文件资料，均应立卷归档。

　　6.3.3立卷归档的时间。

　　6.3.3.1凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交综合管理部立卷归档；

　　6.3.3.2对于某些专门文件，或驻地分散在外的个别项目部门的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长；

　　6.3.4归档立卷的要求。

　　6.3.4.1归档立卷档案要同时建立纸质和电子档案。

　　6.3.4.2各部门兼职档案员在规定的归档时间内，把整理审定完毕的档案资料，递交综合管理部立卷归档。同时递交该部分电子文档，电子文档的内容和编排顺序应与纸质文件保持一致。

　　6.3.4.3移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。

　　6.3.4.4归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起。

　　6.3.4.5立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，无任何金属物，填写备考表，注明保管期限。

　　6.3.4.6填写案卷一律用黑色钢笔或中性笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。

　　6.3.4.7立卷应以本部门形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映公司生产活动状况和面貌。