物业企业档案管理制度

时间:2022-07-26 01:29:49 制度 我要投稿
  • 相关推荐

物业企业档案管理制度范本

  在社会发展不断提速的今天,我们每个人都可能会接触到制度,制度泛指以规则或运作模式,规范个体行动的一种社会结构。我们该怎么拟定制度呢?以下是小编整理的物业企业档案管理制度范本,仅供参考,希望能够帮助到大家。

物业企业档案管理制度范本

  物业企业档案管理制度1

  一、制度内容

  为做到客户服务部与客户的良好沟通,掌握客户的人员构成、公司性质、物业费交纳情况等,有必要建立一套综合的客户信息系统,而客户档案可以协助客户服务部以最便捷的方式提供以上信息。因此,为充分利用客户信息并管理好这些信息,特建立此制度

  二、管理目标

  客户档案资料全面、准确、有效。

  三、适用范围

  客户档案资料的管理主要是收集、整理、归档及使用四个环节。

  一般客户档案包括以下的资料:

  1、收集客户单位资料

  2、客户缴费记录包括各样应付之押金

  3、客户装修工程文件

  4、客户迁入时填具之资料

  5、客户资料补充

  6、客户联络资料

  7、紧急事故联络人的.资料

  8、客户与管理处往来文件

  9、客户违规事项与欠费记录

  10、客户维修记录

  11、客户投诉记录

  12、客户单位有关的工程档案(与二次装修工程有关资料)与工作程序

  四、注意事项

  1、及时上行下达客户与管理之间的知识、报告、通知、通报,传送文件应及时、准确,认真地登记并制作各种表格。

  2、协调与客户之间的关系,加强横向沟通;

  3、做好与客户有关各类文件的档案工作,并定期整理,以备随时查询及跟进;

  4、接听客户投诉,解决客户投诉;

  5、接听客户工程报修电话,及时联系修复。

  物业企业档案管理制度2

  1、公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管(包括代理主管)负责监督保管,由文员专职文件存档、注记工作。

  2、有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档,文件柜要求上锁,未经主管许可,他人不得动用。

  3、物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档,做到图有袋、文有夹,报告类文件编目录索引,档案类文件有存档文件清单及编号目录。

  4、物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。

  5、物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。

  6、物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份,原件存放在档案中不得随意使用。

  7、因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的,需经主管书面确认,如有违反的.作泄密处理。

  8、公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况,对不符要求的保管责任人将作适当处分。

  9、物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的,对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的,公司将视情节轻重追究当事人责任,并保留追究其法律责任的权利。

  物业企业档案管理制度3

  1、办公室负责指定接待员、档案员负责业主档案的信息收集、管理及整理工作;

  2、专管人员须将业主的档案资料分户建立、逐一保存,建立统一目录,同时建立电子档备份。各类信息详细排列,以便查阅;

  3、客户信息档案的内容包括:业主收楼及验收文件、装修文件、日常维修文件、缴费文件、回访处理文件及投诉建议等其他文件;

  4、专管人员须认真填写各项记录表,纸文档与电子文档同时进行。及时跟进业主档案的`变更,保证信息的准确性;

  5、业主档案信息应严格管理,注意保密。严禁非相关人员查阅,以保护业主的隐私,维护公司良好形象;

  6、为确保文档安全,文件柜要做好防火、防盗、防潮、防虫工作;

  7、业主档案永久保存,及时与业主沟通,及时变更业主信息,保证其准确性。

  物业企业档案管理制度4

  加强档案资料管理,有助于保存住宅小区(大厦)的历史资料,维护管理的连续性和规范化,便于房屋及设施设备的.检查、维护、更新和与业主的沟通、联系。

  (一)管理内容:

  1、工程档案:从接管开始的所有工程技术、维修、改造资料、各种竣工图及各类设施设备资料等;

  2、业主档案:所有业主购、租房合同(复印件),业主基本情况登记表、装修申请表等;

  3、财务档案:逐年形成的财务收支报表、物业维修基金使用报表等;

  4、文件档案:有关物业管理法规政策、公司文件等;

  5、管理资料:绿化资料、日常巡查(清洁、维修、保安)记录、值班记录,车辆管理记录、监控记录、荣誉资料等。

  (二)管理措施:

  1、制定档案制度,并严格执行;

  2、专人管理(由负责内勤的管理员担任),专室专柜,编目造册,存放有序并且尊重业主隐私,保守秘密;

  3、科学管理,确保档案资料完整、齐全,确保档案完好率达100%;

  4、逐步实现智能化管理,计时可靠的掌握相关信息,提高管理水平。

【物业企业档案管理制度】相关文章:

物业档案管理制度06-29

物业档案管管理制度11-22

企业档案管理制度08-21

物业档案室管理制度07-23

物业项目档案管理制度01-19

企业档案室管理制度12-07

物业档案管理制度(精选11篇)05-25

物业档案管理制度(20篇)10-27

物业档案管理制度15篇01-16