学生档案管理制度（通用8篇）
现如今，制度使用的情况越来越多，制度是各种行政法规、章程、制度、公约的总称。拟起制度来就毫无头绪？以下是小编精心整理的学生档案管理制度，仅供参考，大家一起来看看吧。
学生档案管理制度 篇1
为规范学校学生档案管理工作，根据《普通高等学校学生管理规定》（教育部令第41号）和《普通高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）等文件精神，结合学校实际，制定本管理办法。
第一章总则
第一条学生档案是记载学生入学前和在校期间有关学习、奖惩、品行、本人和家庭基本信息及其他必要信息的个人档案材料，是学校考察、录选、培养、教育学生过程中形成的第一手资料,是国家和社会选拔录用人才的重要依据。
第二条学生档案管理工作，是学校的一项常规性基础工作。为确保学生档案的完整、准确、系统、安全，学校学生档案由各系集中统一管理，学生工作处负责监管。
第三条学生档案管理工作内容：
（一）接收、整理学生档案材料；
（二）办理学生档案的查阅、借阅；
（三）做好学生档案的安全、保密、保管工作；
（四）制定和完善学生档案管理规章制度，做好学生档案分析统计工作；
（五）办理其它有关学生档案事项。
第四条各系做为学生档案材料保管的主要部门，要指定专人负责学生档案材料的收集、整理和归档工作。
第五条新生档案由各系辅导员老师负责接收、核查、整理，在新生入学3个月内，移交所在系统一管理。
第六条辅导员作为学生档案材料形成的主要人员，要做好学生在校期间形成的档案材料的收集、整理工作，在材料形成后1个月内，移交所在系，并协助做好归档工作。
第七条各系在学生离校前将毕业生的档案材料归档完毕并派发。其中休学、参军入伍的学生档案由各系保管；成绩不合格的学生档案各系整理好后移交学生工作处统一保管。
第二章档案归档范围
第八条归档的学生档案，必须真实、历史、全面地反映学生的学习、成长过程，对形成部门及个人当前和长远具有参考价值和凭证作用。
第九条学生档案的归档范围：
（一）高考报名表、高中学籍表等材料；
（二）新生入学登记表；
（三）学籍卡片；
（四）综合素质考核表；
（五）素质拓展表；
（六）学生成绩单；
（七）毕业生登记表；
（八）毕业论文结论；
（九）加入中国共产党、共产主义青年团或其他党派、团体等组织的材料；
（十）荣誉、奖励材料；
（十一）处分及处分解除材料；
（十二）学籍异动材料；
（十三）学生诚信档案；
（十四）其它必要材料。
第三章档案收集与管理
第十条学生档案管理人员对收集的材料要认真鉴别。属于归档范围的材料必须做到真实、完整、齐全、文字清楚方能归档。不属于归档范围的材料，可视情况予以处理，必要时退还形成材料的部门。
第十一条新生入学后，档案由各系负责核查、整理、归档，具体要求如下：
（一）核查学生档案记载信息是否准确、规范。学生及学校在填写学生履历等表格时，学生姓名书写要准确，不能写同音字，曾用名要书写，个人不能随意改名；要求身份证、学籍卡及档案记载上的姓名出生年月日一致；反映父母、亲属政治面貌、工作单位、住址、邮编、电话等情况的文字材料要真实清楚。
（二）核查后，将学生档案资料换装学校统一的档案袋。原档案袋上贴有高考报名登记表等相关表格的，应将原档案袋一并装入新的档案袋中。预备党员材料暂不归入本人档案。
（三）规范填写档案袋。要求用签字笔或钢笔书写，字迹要清晰、工整。每个档案袋上填写学生姓名、性别、档案编号（档案编号要编于档案袋右上角）。
（四）以班级为单位填写《新生档案情况登记表》，作为档案移交的重要依据，同本班档案一起移交所在系档案管理部门。
第十二条每学期将《学生综合素质考核表》归入学生本人档案。
第十三条学生奖励及处分材料产生一个月内归入学生本人档案。
第十四条因病休学学生的档案作为非在校学生档案妥善保存。学生复学后，应当及时将其档案按所在班级重新归入在校生档案。
第十五条接到学生留级通知后，各系应当及时将留级学生的档案转至新班级，注销原班级名字并说明原因。
第十六条退学的学生档案由学生本人带回。
第四章档案保管与保护
第十七条根据安全保密和便于查找的原则，对学生档案进行严密、科学地保管。
第十八条学生档案要在专门档案室，用铁皮档案柜存放。
第十九条建立学生档案登记和统计制度，每年核对一次，发现问题及时解决。
第二十条管理部门要不断研究和改进学生档案的管理方法，逐步实现科学化、标准化和现代化管理。
第五章档案使用
第二十一条确需查阅和借阅学生档案的，须遵守下列规定：
（一）各系只能查阅本系学生档案。查阅学生档案，须经系领导同意后，由学生档案管理人员或辅导员查阅。外单位查阅学生档案，应提供其单位介绍信。
（二）学生档案一般不外借，必须外借时，须说明理由，并经所在系领导同意后，方可外借。
（三）查阅学生档案，实行登记制度。查阅学生档案必须遵守保密制度和查阅规定，严禁涂改、抽取、撤换档案材料，若出现此类情况按学校有关规定处理。
（四）学生个人不得查阅自己的档案材料。
第六章附则
第二十二条本办法由学生工作处负责解释。
第二十三条本办法自发布之日起施行。
学生档案管理制度 篇2
第一章总则
第一条根据学校相关文件规定，贵州大学学生（全日制在校本、专科生）档案统一由各学院管理，为加强学生档案管理工作，特制定本管理办法。
第二条学生档案应明确专人管理，管理人员必须政治可靠，作风正派，能遵守党的纪律，严守秘密，热爱本职工作，刻苦钻研业务，积极为学生管理工作服务。
第三条学生档案是学生自升入中学至大学毕业阶段所形成的有保存价值的文字资料，是学生学习阶段情况的真实记载，它为学生毕业后的`就业单位或更高层次的学历培养部门提供可靠的依据。
第四条学校各院、各有关部门要将学生档案材料的形成、积累、整理、归档等各环节纳入本部门学生管理工作中去，维护材料的真实面貌。
第二章学生档案材料的归档制度
第五条归档范围
（一）学生中学阶段形成的材料，包括团建材料、党建材料、高中毕业生登记表、学习成绩登记表、体质测试表、健康测试表、中学生社会实践活动登记表、中学生体育合格标准测试证(卡)、中华人民共和国学生体育合格证、高等学校考生招考登记表、高等学校招生考生体格检查表等。(各地因地区差异，材料会有所不同，中学材料以学生所在中学或省招办寄来为准，做好保存，及时入档。)
（二）学生进入我校学习后形成的材料：团建材料、党建材料、奖励材料、处分材料、学籍变动材料、成绩表（在校历年学业成绩总表、毕业设计成绩考核表）、毕业生体检表、大学毕业生登记表、毕业生派遣证等。
第六条归档要求及时间、手续
（一）学院学生档案管理部门要按照归档范围及要求，将应归档的材料，收集齐全、完整；
（二）凡需归档的材料，一律用蓝黑色钢笔（或签字笔）填写，严禁使用纯蓝钢笔、圆珠笔填写或复写，以利于档案的保存与使用；
（三）新生档案材料在新生入学3个月之内由各院辅导员、班主任负责收齐后按一定程序转交给该院档案管理人员，严格交接手续；
（四）教务、学生处等相关部门应将学生相应的奖励、处分、学籍变动等有关材料及时转交学院档案管理人员，存入学生个人档案；
（五）学生毕业期间，学生资助管理中心、校医院、招生就业处应及时将贷款学生还款确认书、毕业生体检表、就业通知书转交各学院档案管理人员，各院有关部门也应将本院毕业学生成绩单、团建材料、党建材料、大学毕业生登记表等材料转交本院档案管理人员，及时入档。
第三章学生档案的保管
第七条各院（部）必须指定专人负责管理学生档案，建立本院学生档案管理制度，对接收的学生档案和相关材料要及时进行整理、归档，要严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防档案的毁损、失散和泄密，做好档案的防火、防盗、防鼠虫、防尘、防光、防潮工作。
第八条学生档案的查阅制度：
（一）学生本人不得查阅个人档案，档案管理人员也不得向学生本人泄漏档案内容；
（二）凡需查阅学生档案，或复印、摘抄档案内容，须填写《学生档案查阅审批表》，由查阅单位负责人和学生档案所在院分管负责人签批同意后方可；
（三）查阅人员不得涂改、拆散、抽取、撤换、图划、污损和泄露学生档案材料，也不得翻阅无关查阅目的的学生其他材料；
（四）学生档案原则上不外借，如遇特殊情况，需单位开具证明并由分管领导签字后方可借阅。用毕后应及时归还，借阅时间不得超过7天；
（五）对于违反借、查阅制度人员，视其情节轻重，上报主管单位或分管领导予以批评教育，给予纪律处分，直到追究法律责任。
第四章学生档案的转递。
第九条毕业生离校前和学生退学，各学院须在教务处、学生处的指导下，整理好毕业生和退学学生的档案，做好装档密封及转递工作。档案材料应在学生派遣前由学院学生档案管理人员做好档案的整理、归档工作。
第十条各学院学生档案管理人员在转递本院学生档案时，须仔细填写《学生档案材料转递通知单》，核对档案袋内的内容与学生本人是否一致、档案材料是否齐全，完全无误后密封。要坚决杜绝错装、漏装现象发生。
第十一条毕业生档案在派遣后两周内通过机要部门寄送具有人事档案管理权的用人单位人事部门或上级主管（人事代理）部门，不能自带，档案寄送地址依据毕业生就业协议书“档案转寄详细地址”栏所填信息，毕业前未就业的毕业生档案原则上寄送到生源所在地教育局。退学学生档案退回生源所在地人事局或教育局。
第十二条学生档案转出后应在档案底册上作相应处理，如注明该档案何时转往何处等。档案转出后一个月仍未收到回执，由院档案管理机构发函催要；收到回执后，要将其粘贴在《学生档案材料转递通知单》存根上备查。
第十三条毕业生在工作单位报到一个月内，务必到有关部门查收个人档案，未查收到档案的毕业生，及时到本院档案管理部门查询。
第五章附则
第十四条本办法如与上级规定不符时，按上级有关规定执行。
第十五条本办法由学生工作部（处）负责解释，自公布之日起执行。
学生档案管理制度 篇3
第一章总则
第一条为做好学生档案管理工作，规范学生档案管理，充分发挥学生档案在学生管理中的作用，根据教育部、国家档案局第27号《普通高等学校档案管理办法》,结合学生档案管理实际，特制定本办法。第二条本办法所指的学生档案是指在我校计划内统一招收的全日制本科生和硕士生的个人档案，是在学生管理活动中形成的，记述和反映学生个人经历、德才能绩、学习和工作表现的，以学生个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。
第二条按照集中统一管理档案的原则，校学生处档案室负责学生档案的保管，各学院及有关职能部门协助学生处档案室做好在校学生档案的管理，以保证档案的完整和安全。
第二章归档范围
第三条本科学生档案归档范围：
（一）新生原始档案主要包括：高中阶段材料、高考信息（包括：高等学校招生报名登记表、体检表等报考材料）、高中阶段有关党/团员材料。
（二）大学阶段档案主要包括：各学年综合测评、体检表、党/团员材料、奖惩材料、学籍表、高校毕业生登记表、毕业生就业通知书底联等。
第四条研究生档案归档范围：考研前已形成的人事档案、研究生录取登记表、党/团员材料、评优材料、学习成绩表、毕业研究生登记表、硕士学位论文答辩材料、毕业研究生就业通知书底联等。
第三章材料的收集归档与要求
第五条学校相关部门、各学院以及每位在校学生应重视学生档案管理工作，确保档案材料收集归档工作的顺利进行。
第六条本科新生入学后，由所在班级班主任负责收集整理新生的原始档案。校外考取本校研究生的新生档案由研究生院负责收集：本校保研、考研学生档案在校学生处档案室直转。新生入校一个月取得学籍后，按照有关要求，及时将档案移交到学生处档案室，学生档案按专业、班级学号编号入柜统一管理。
第七条新生档案移交前，各班班主任应按照学生处的要求，阅档后将新生原始档案袋一并装入学校统一印制的学生专用档案袋内，按学号顺序对学生档案整理清点，做好缺档材料记录，打印学生名单，履行移交手续；同时负责督促和收集学生缺乏的档案及材料并及时归档。
第八条各学院及相关职能部门对归档材料应认真审查、签署意见并盖章，按规定时间及时送交学生处。
第九条各类归档材料必须是办理完毕的正式材料，不规范、不完整或手续不齐备的材料不予接收。
第十条手工书写的归档材料必须统一使用碳素墨水或蓝黑墨水，不得使用圆珠笔、铅笔、红笔和纯蓝色墨水以及复写纸书写，字迹要工整清晰，复印件须注明原件单位并加盖公章。
第十一条凡属已归档材料，任何人不得擅自更改、剔除。
第四章档案的查阅与利用
第十二条学校和学院从事学生工作的人员可根据工作需要查阅管辖范围内的学生档案，学生不得查阅档案。
第十三条外单位人员（用人单位或特殊情况）需要查阅学生档案，利用者必须持单位介绍信和相关身份证明。
第十四条查阅档案必须严格履行登记手续并严格遵守保密制度，不得涂改、圈划、撤换档案材料，不得泄露档案内容。
第十五条学生档案原则上不外借，特殊情况需要借阅、调用的，应由对方单位出具书面公函，经学校批准后，方可办理相关手续。
第十六条借阅学生档案时，应严格办理清点手续，严禁对档案材料进行擅自处理，如有丢失由借阅人负责。查阅借用学生档案的单位，不得擅自复制、拍摄档案内容。因工作需要利用档案材料取证必须经学校批准方可。
第五章档案的转递与托管
第十七条学生学籍变动、转学、休学、退学、出国、入伍等，应及时办理相关手续，以便将档案及时转出或做相关处置。
第十八条应届毕业生的个人档案，由学生处档案室将学生毕业前形成的各类材料汇总，装入个人档案袋，按照派遣方案及时、准确的予以转递至毕业生被派遣单位。
第十九条考取硕士生和博士生的应届毕业生如需传递个人档案，应出具被录取院校的调档函，按所考取的院校要求分次或一次调档。
第二十条按国家规定，做好未落实就业单位毕业生档案的保管工作，因特殊原因申请办理档案暂时留校保管的毕业生，须个人提出申请，学院审核，报校毕业生就业指导中心批准后，其档案根据申请的期限存放在校学生处档案室。超过规定期限未到校办理转出手续的，将根据有关规定寄送至生源所在地的人事部门，由此造成的后果由毕业生自负。
第六章附则
第二十一条本办法解释权归学生处。
第二十二条本办法自发布之日起实施。
学生档案管理制度 篇4
一、分管领导职责
1、分管领导负责机关档案工作的全面领导，确保学校档案工作的宏观建设，努力提高档案工作科学管理水平，确立档案为学校和部门服务思想。
2、把档案工作列入学校议事日程，纳入目标管理，定期研究、检查、督促，确保完成档案工作任务。
3、根据档案事业发展规划和工作要求，支持、解决档案管理工作中所需的人力、财力、物力。
4、关心档案室和档案工作人员的工作、学习，表扬和奖励作出贡献的档案人员，以促进、提高档案人员的政治、业务素质和工作积极性。
二、档案管理人员职责
1、宣传贯彻《档案法》及党和国家有关档案工作的方针、政策和规定，热爱档案工作，努力学习档案专业知识，不断提高业务水平。
2、建立健全档案工作制度，规划草拟本学校档案工作计划和管理制度，并认真贯彻执行。
3、按规定做好文书档案的工作和平时的归档工作。
4、集中统一管理本学校全部档案，做好各类档案及有关资料收集、整理、鉴定、统计工作。
5、熟悉本学校室藏档案，积极开展档案的利用工作，热情接待查档人员，按规定办理借阅手续，注意掌握利用效果的收集，编制必要的检索工具和参考资料。
6、认真做好库房管理，维护档案的完整、安全。
7、开展档案行政执法检查，对违反《档案法》的行为予以制止，并及时向领导汇报，提出处理意见。
8、完成领导和上级档案部门交办的有关档案业务工作。
三、兼职档案人员职责
1、严格遵守相关档案法律法规，协助专职档案员在学校开展档案法律法规学习宣传活动，增强全体教师归档意识。
2、认真参加学校年度文件材料归档等档案业务活动，注意收集本部门工作所产生的档案材料，依照分类随时归入有关卷夹盒内。
3、每学期末按照要求对本部门所收集的档案进行整理、装订，并向档案室移交。
学生档案管理制度 篇5
一、档案保密制度
1、严守党和国家有关保密工作规定，杜绝以各种形式泄露档案材料中有关保密的内容。
2、各类档案材料必须指定政治上可靠，工作责任心强的专（兼）职人员进行集中管理。
3、严禁私自将档案资料带出档案室，需保密的档案资料的借阅，必须履行审批手续。
4、经批准销毁的档案材料和不需要归档的材料，应指定专人进行销毁，不得当废纸处理。
5、档案工作人员要严守工作岗位，坚持下班、外出时认真清理、存放好档案和关窗、落锁制度。
6、档案人员一旦发现档案材料有丢失情况时，要及时向有关领导和部门报告，采取措施进行查找，并追查责任。
二、立卷归档制度
1、凡学校工作中形成的具有保存价值的文件材料，均由各部门进行收集、整理、立卷、归档，并按有关规定向档案室移交，任何部门和个人不得占为己有或擅自处理。
2、学校档案室的归档时间：文书、会计档案材料每年五月份进行立卷归档；教学、学籍档案材料每学年结束后立卷归档。科技档案、基建、科研档案和设备、仪器档案材料均在工作结束后和设备、仪器安装试用后立卷归档。
3、学校档案分为永久、30年、10年三个保管期限。
4、卷内文件应齐全完整。收文应有正文、附件、办理结果；发文应有定稿、印本、附件；来往文书应有请示、批复；处分材料应有综合、旁证、个人交待和处分结果。
5、卷内文件排列要正文在前，附件在后；印本在前、底稿在后；批复在前，请求在后。各类案卷均要填写卷内目录。卷内文件要编写张次号。归档的文件材料要字迹清楚，纸质优良、签署完备。不准用铅笔、园珠笔和复写纸书写，并拆除卷内金属物。
6、案卷装订要整齐美观。标题一般应有作者、问题、名称，能反映卷内文件内容，政治上无误，文词上简明确切。封面填写要字迹工整清洁。
7、文件材料归档后，档案人员应本着便于保管、方便利用的原则对案卷进行必要的加工整理、编目、登记和统记，做到排列有序，并按年代和保管期限编号。
8、归档文件目录分保管期限装订并编制目录。
三、档案保管制度
1、档案库房需保持适宜温湿度，适时通风降温。
2、档案库房须安装防盗门，防盗窗和双保险锁，库房照明必须使用白炽灯。
3、严禁在库房吸烟，严禁存放易燃易爆物品用其他物品。对库内照明线路要定期检查，发现问题，及时抢修，防止短路引起火灾。
4、做好防火、防盗、防虫蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。
5、要坚持定期对档案资料进行检查、清理、核对工作，如发现问题，立即向领导报告，对破损或褪变档案应及时进行抢救处理。
6、档案库房要经常打扫，保持清洁，严禁将有害物质带入库房。7、档案室管理人员进出档案室应随手关门，非档案管理人员未经许可不得随意入内。
四、档案查阅制度
1、积极开展档案的利用工作，改善服务态度，提高服务质量，满足各方面的查档需求，充分发挥档案在社会主义两个文明建设中的作用。
2、档案人员要熟悉家底，了解需求，掌握规律，做到主动、及时、准确提供利用。
3、本单位工作人员查阅其所属业务档案，需经办理登记手续后，方可查阅并有责任及时将查阅档案利用效果反馈给档案室。
4、凡外单位查档者必须持有该单位的介绍信，注明查档内容和用途，履行登记手续，经有关领导同意的方可查阅。
5、档案一般不许外借，确因工作需要经有关领导同意，办理借阅手续，方可借出。但必须按期归还。如超过规定时间还需借用，应办理续借手续。
6、凡查、借阅者对所查借阅的档案材料，应确保安全、完整，不得撕毁、拆卷、划线、打圈、涂改、剪页、水湿、烟烧，以保证档案的完好无损。
7、利用者必须遵守保密规则，所查、借阅的档案材料，未经有关领导同意，不准复制、拍照和对外公布。凡摘抄的有关档案材料，用后一律交档案室保存。
8、借阅归还档案时，档案管理人员必须当面清点。
9、如遇借阅人员将档案丢失，应及时报告档案室，写出书面材料，利于采取补救措施。
五、学校档案的鉴定、销毁和移交制度
1、学校档案室应按上级教育行政部门和档案管理部门关于档案鉴定的规定，认真做好档案的鉴定工作。
2、失去保存价值的档案，可提出销毁意见，并填写销毁清册，报学校领导和上一级档案管理部门审批后方可销毁。
3、销毁时应指定二人监销，并在销毁清册上签字，方可执行销毁。
4、档案专（兼）职人员因工作变动，需办移交手续时，应将全部档案材料清点后，交予新的负责档案工作的专（兼）职人员。
5、交接档案材料必须严格履行手续，有关人员签字，并注明交接时间，案卷数目等，以备查考。
学生档案管理制度 篇6
为规范学校的档案管理和有效地使用档案，特制定本档案管理制度：
1、办公室在学年之后装订好文件、通知档案；年度考核之后的资料存档；其它资料的存档。
2、教导处每期工作计划和总结存档；“六认真”检查资料的归档；普九资料的归档；教研活动资料的归档；其它有关资料的归档；
3、德育处每期的纪律卫生检查资料归档；班级评比、评优选好的资料归档；德育活动归档；班主任工作笔记、计划的归档；其它相关资料的归档。
4、后勤处相关资料按时分类存档。
5、团总支每期的活动资料归档；组织学生社会实践活动的资料归档；组织建设归档；其它相关资料的归档。
6、每部门的档案应做到条理清晰、分类明确、装订规范。
7、各类通知、文件应先送到办公室，然后分发到各部门。
8、部门的各种资料聘及时归类装订存档。
学生档案管理制度 篇7
一、学校档案管理工作是学校管理工作的重要组成部分，、档案管理人员要有强烈的责任感，严格执行《中华人民共和国档案法》，迅速准确地收缴并把各类信息、资料、文件归档保存。
二、凡能反映教育教学管理、教学活动的真实面貌，凡是具有凭证和信息查找价值的各种文字图表、影像等不同形式的历史记录，必须要妥善保管。
三、归档范围。
1、上级机关颁发的与本单位直接有关系的学年或学期指导性文件。
2、每学期师生花名册。
3、各年级组、班主任、教研组、个人的学年或学期工作计划、总结、论文、获奖材料等。
4、德育材料、各种统计资料、班主任工作手册等。
5、学校各部门制度。
6、学校教育教学的剪报、简报、录象、录音、图片等。
7、其他与教学活动有关的重要资料。
四、学校各部门上交教务处的教学资料必须充分、准确、完整。须归档的必须用碳素墨水或档案墨水，以利档案永久保存，计划、总结、方案、统计表等材料必须打印。
五、对档案材料要分门别类，归档立卷，分类编号，以利保管查阅。立卷时要做到标题明确，格式正确、字迹工整清楚，页码准确，目录与卷内文相符。
六、重要文件、秘密文件除规定可以翻印或学校主管部门同意翻印外一律不准翻印和载抄、借阅。
七、借用档案时，重要文件必须校长同意，一般性资料如学生学籍，家长情况、成绩统计等可由借阅人直接与教务员联系，但要写好借条登记按时归还。
八、借阅人不得将其文件资料转借、拆散损坏、涂改、遗失。否则追究责任。
九、外单位人员不得查阅有关资料，经学校同意方可借阅。
十、有关人事档案的内容不得向无关人员谈论、泄露。
十一、采取保护措施，定时投放樟脑丸等以保证档案材料无虫蛀、霉变。
十二、所有档案资料必须摆放整齐，按类整理，注意保持档案室的清洁卫生，不得在室内吸烟。
十三、档案材料要进行编目登记，便于使用时查找。
十四、学校教学用书、教学材料一定要妥善保管。教师使用时一定也要及时发放、回收，不得遗失。
十五、若教务员变动，必须将全部文件材料及有关业务事宜交代清楚，严格办好交接手续。
学生档案管理制度 篇8
一、档案人员应按档案资料收集范围及时收集各种档案资料，并将筛选后的资料分类装订，编制目录，装盒入档。
二、外来文件、函件由学校指派专人分类编号登记，学校有关领导阅后，即立卷归档，先交一份给档案人员归档；教职工任免、考核、晋升专业技术职务，调整、入党、入团、奖惩等资料要及时立卷归档。
三、校外人员来校查阅档案，未经同意不得摘抄档案材料，经同意摘抄的材料必须经档案资料人员仔细核对并签署意见；查阅者不得将档案拿出资料室。
四、校内人员借阅业务档案，学生学籍档案必须经有关领导同意方可借阅，并要办理登记手续，在规定期限内完好无损地归还。
五、档案资料室门窗要坚固，要配有消防器材，保持整洁、干燥，自然通风；严禁吸烟和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。
六、档案管理人员不得将无关人员带进档案资料室，不得外泄档案中的机密，档案资料人员在工作中所用的各种草稿、废纸等，不能乱扔乱抛，应按保密纸处理或销毁。
七、将档案管理工作列入年度考核。
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