工程档案管理制度（通用12篇）
在现在社会，制度对人们来说越来越重要，制度是指一定的规格或法令礼俗。我敢肯定，大部分人都对拟定制度很是头疼的，下面是小编精心整理的工程档案管理制度，欢迎阅读，希望大家能够喜欢。
工程档案管理制度 篇1
第一章总则
1.1工程项目档案是企业档案的重要组成部分，对工程项目的开展及公司的生产经营有着重要作用;为加强工程项目档案的管理职责，规范档案管理，结合施工企业的实际情况，制定本规定。
1.2本制度适用公司及各分子公司工程建设项目的新建、扩建、改建、技术改造及安装等项目的从立项至竣工验收过程中的文件编制、档案、收集、管理。
1.3项目工程档案按照集中统一管理的原则，由项目部统一管理，重要及常用的文件移交档案室保管，以确保工程档案的完整、准确和安全，并便于使用。
1.4项目部根据工程项目建立、建全档案的形成、收集、积累、整理、归档的工作体系。
第二章工程档案管理机构的职责
2.1项目部是公司项目工程相关档案的统一管理者，负责组织相关部门和人员收集、整理项目从立项到最终验收交付的所有相关文件;并对工程项目进行统一整理造册。
2.2现场工作组是项目部的下属部门，受项目部的直接领导，在项目部的领导下负责收集现场施工、工程预算、工程更改、支付、结算、决算、验收等环节的相关资料的收集、整理;接收、审核施工、监理等相关方移交的资料，并对收到的资料进行统一整理。
2.3档案室接收项目部移交的项目档案，并加以分类、整理、管理，并负责工程资料的收发、借阅等工作。
第三章项目工程档案管理流程
3.1工程项目档案是指导工程项目及日后的生产、建设活动的重要依据，是继承工程项目知识的重要手段，因此工程项目档案管理先明确责任;项目部根据工程特点，明确项目从立项到最终验收交付的过程中档案管理的相关人员及职责。
3.2从项目开始立项，项目部制定工程项目档案负责人，工程项目施工前由项目部指定人员收集立项、选定工程合作单位、设计、预算等相关资料，从项目施工至竣工验收阶段由现场工作组负责档案的收集。
3.3资料收集人在工程资料收集后根据项目工程的逻辑性，对工程项目资料进行分类整理，对缺少的资料应及时收集，使工程资料完整、逻辑条理清晰。
3.4根据工程项目特性，现场工作人员在适当时候将工程资料移交项目部，由项目部，由项目统一整理、登记、编号、组卷。根据其逻辑顺序，分类保存，保存的资料应做好标识，方便管理查询。
3.5项目部对移交的资料统一整理后，重要的、日常使用的资料，项目部应及时归档，方便资料需要人的使用，项目部归档的工程资料应为原件，项目部自留复印件。
档案室应做好项目部移交资料的登记，并对移交工程资料单独归类存放。
3.6档案室管理人员应做好借阅管理，原件资料一般不允许借阅，借阅复印件供借阅人使用，因特殊原因需要向外递交的档案应做好说明，备注原因。
工程项目档案借阅后，档案管理人应及时通知借阅人，按期归还。
第四章项目工程档案管理
4.1工程项目文件是在项目工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件等。
4.2工程项目档案从立项到验收交付过程中，施工、监理等相关方应主动将相关资料移交现场工作人员;同时档案收集人应及时收集及催促资料移交人移交资料，工程资料一律先收集、整理、归类，再移交项目部，由项目部统一整理、分类，在项目工程每环节完成后，根据项目特点，由项目部将需要归档的档案移交公司档案室。
4.3档案收集工作的要求
(1)认真贯彻集中统一管理项目档案的原则;
(2)遵循档案的自然形成规律;
(3)保证项目档案的齐全、完整、准确;
(4)认真审核，未经相关机构审批签字的要求相关人及时补齐;
(5)资料移交方和接受方均须做好资料备份。
4.4工程项目资料的收集管理
4.4.1项目部负责收集、积累和整理项目前期文件(施工前)以及设备，工艺和涉外文件;勘察、设计单位负责收集、积累勘察、设计文件，并按规定向项目部移交有关设计基础资料和设计文件。
4.4.2项目施工阶段，由承包单位负责其项目全部文件的收集、积累、整理，并移交现场工作组;项目监理单位负责收集，积累项目监理文件，并提交现场工作组。
4.4.3项目竣工验收阶段，承包单位负责项目完工资料的收集、整理，提交现场工作组;现场工作组负责竣工验收阶段所有资料的收集、整理。
4.4.4反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，归入建设工程项目档案。
收集范围包括立项文件、设计基础文件、设计文件、项目管理文件、施工文件、监理文件、工艺设备文件、涉外文件、竣工验收文件等。
4.4.5各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集。
4.5工程项目资料以收集人收集和档案资料产生部门或单位主动移交相结合，在资料收集整理过程中，对形成的项目工程文件进行鉴别，包括完整性、准确性鉴别以及审批情况。
4.6项目工程档案的分类要求
(1)档案的分类，要符合形成档案的专业和形成单位的项目活动的性质和特点;
(2)在公司各类工程项目中，同一类工程档案的分类标准应该一致;
(3)分类层次，类目要简明，不宜过多过繁;
(4)分类应力求按照专业系统实现标准化。
4.7档案整理工作遵循项目档案的自然形成规律，保持项目档案材料之间的有机联系，充分利用档案原有的整理基础，对项目档案进行分门别类的整理，便于保管和利用。
4.7.1工程项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件，应根据文件的性质，内容分别按年度、工程整理。
4.7.2勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计文件，应按工程项目整理。
4.7.3施工技术文件应按项目工程的专业，阶段整理;检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理。
4.7.4设备、技术、工艺、竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件按工程项目整理。
4.8项目档案案卷管理
4.8.1组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，分类科学、组卷合理;法律性文件手续齐备。符合档案管理要求。
4.8.2基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计(含初步设计、技术设计、施工图设计)工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。
4.8.3设备类案卷按设备依据性材料，外购设备开箱验收(自制设备设计、制造、验收)、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。
4.8.4项目档案号，要反映项目档案系统整理后的客观秩序，同项目档案的分类方法和分类方案的结构层次相一致;项目档案号应力求简明，不要过于复杂繁琐。
项目档案号=分类号+案卷顺序号。
4.9工程项目档案的编目包括登记号、登记日期、档案号、案卷题名、编制单位、数量、保管期限、变更记载、备注等内容。
4.10工程项目资料的更改
4.10.1当工程项目文件需要更改时，文件更改人或更改部门通知收集管理人，并说明更改的理由依据和更改内容。
4.10.2文件更改原则上应由原审批人审批或依据项目管理制度要求进行审批，经更改审批的文件应及时交予档案收集管理人，收集人交上级管理部门或档案室，并做好更改备注。
4.11工程项目档案的借阅
需要临时借阅文件的人员应填写《工程项目档案借阅申请表》(见附件)，经档案室相关人员同意后方可借阅，档案室借阅文件一般为复印件，借阅后必须及时归还，《工程借阅记录》(见附件)，如果原件一般情况下不外借，如确需外借，说明原因。
4.12项目工程档案的保管期限由项目部根据国家相关规定而制定，在项目部将资料归档移交档案室时明确提出，由档案室人员在保管期满后，提出销毁申请，项目部决定其销毁与否。
4.13工程项目合同管理
工程项目合同是工程项目的重要资料，作为项目实施及工程价款支付的依据，现场工作组、项目部及档案管理人员应作为工程项目管理的重点。
工程项目合同一经审批签订后，项目部组织相关人员收集，并移交档案室，通知做好留底工作。
工程项目发生变更后，修要更改合同或补充的，项目部应在合同修改或补充审批后，通知档案室，并将新的合同或协议归档。
第五章附则
5.1本制度由项目部负责解释。
5.2本制度由项目部制定、修改，自总裁批准之日?生效实施。
工程档案管理制度 篇2
一、工程档案的归档范围及质量要求
(一)工程档案的归档范围
对于工程建设有关的重要活动,记载工程建设主要过程和现状,具有保存价值的各种载体的文件,均应收集齐全,整理立卷后归档。(详附件一)
(二)归档文件的要求
1、归档的工程文件应为原件。
2、工程文件的内容必须真实、准确、清晰、幅面整洁。
3、工程文件签字不得用铅笔、圆珠笔等不具耐久性的书写工具。
4、工程文件尺寸统一采用 A4 规格归档。
二、工程档案的管理机构
各工程部设资料员,主要负责本部门工程项目从工程准备阶段到竣工备案验收过程中程建设文件的收集、整理、立卷、编目、装订、档案预验收及移交。
三、工程档案的收集、整理、立卷、编目、装订、归档、移交、索引、保管、统计
(一)工程档案的收集
文件形成后,文件形成责任人(经手人)必须于当天交一份原件给资料员,资料员收到文件后,当天登记入盒。
(二)工程档案的整理
按照单位工程分部.com、分项工程及文件形成的时间先后顺序进行分类排列。
(三)工程档案的立卷
1、工程文件可划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分。
2、工程准备阶段文件按建设程序组卷。
3、监理文件按单位工程、分部工程组卷。
4、施工文件按单位工程、分部工程组卷。
5、竣工图按专业组卷。
6、竣工验收文件按单位工程组卷。
(四)工程档案的编目
1、每卷单独编号,
页号从"1"开始,案卷不宜超过 30MM;页号编写在单页右下角,双面书写的,正面在右下角,背面在左下角,折叠后的图纸一律在右下角。
2、卷内目录:"序号"以一份文件为单位,"责任者"填文件的直接形成单位和个人,
有多个责任者的,选择两个主要责任者,其余用"等"代替。"文件编号"填写工程文件原 有的文号或图号;"文件题名"填写文件标题的名称。"日期"填写文件形成的日期。
未按要求编目的,每项扣罚部门资料员 5 元。
(五)工程档案的装订
案卷可采用装订与不装订两种形式,文字材料必须装订。既有文字材料,又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法。
(六)工程档案的归档
单位工程竣工验收完成后 30 日内,部门资料员要完成该工程档案的归档工作,未按时归档的扣罚部门资料员 5 元。
(七)工程竣工档案移交
工程竣工验收完成后 60 日内,部门资料员将完整的工程竣工档案一份移交给城建档案馆,一份移交给工程档案室,未及时办理移交的,扣罚部门资料员 5元。
(八)工程档案的索引(待讨论工程代号、档号)
工程代号由集团公司统一规定,档号由工程档案中心根据工程代号填写。
案卷号 如:第 1 卷 1.1.1-1
专业号 如:基建类 1 为 1.1.1
工程代号 如XX花园首期为 1.1
楼盘代号 如XX花园代号为 1
(九)工程档案的保管
工程档案管理人员必须确保工程档案的安全和不被流失。保持档案室的干燥和通风,保证工程档案不被腐蚀。
(十)工程档案的统计
工程档案管理人员必须每月对收集、归档、移交、借阅情况进行统计,及时催促借阅到期文件的归还。
四、工程档案保管期限
保管期限分为永久、长期、短期(具体详附件一)
1、永久:是指工程档案需永久保存。
2、长期:是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。
3、短期:是指工程档案保存 20 年以下。
同一案卷内有不同保管期限的文件,该案卷保管期限应从长。
五、工程档案密级
密级分为机密、秘密两种。同一案卷有不同密级的文件,应以高密级为本卷密级。
工程准备阶段文件为机密级,
监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件为秘密级。
六、工程档案的借阅及销毁
按照集团公司档案管理制度执行。
本制度由部门经理负责考核部门资料员,工程技术部经理考核工程档案管理室档案员。
七、本制度自发布之日起执
工程档案管理制度 篇3
为了切实抓好工程档案资料的管理工作，确保工程档案资料的完整、准确、系统和有效的利用，特制定本制度。
一、工程档案工作要与工程建设同步。
二、工程资料的编目必须完整，字迹清楚，内容真实，不修正涂改，不弄虚作假，并确保及时性、连贯性。
三、工程项目建设过程中，建设、监理、施工单位应在各自职责范围内做好工程文件资料的形成积累、整理、归档、监理审查和保管工作。
四、各参建单位必须有一位负责人分管档案资料工作，配备档案资料管理人员，制定管理制度，统一管理工程档案资料。
五、工程资料签字要齐全，禁止他人代签或一人多签，禁止用不确定的语言或模棱两可的语句进行定性评定。
六、做好工程声像资料。参建单位应指定专人负责各自产生的照片、胶片、录像等声像材料的收集，工程建设重要阶段、重大事件事故，必须要有完整的声像材料归档。
七、建设单位随时检查有关档案材料的收集、整理情况，对于各阶段、各类档案达不到要求的，要限期整改，整改后仍不合格的，建设单位不返回工程质量保证金。
八、按照工程档案管理规定及相关规范、规定进行整理、立卷、归档。
工程档案管理制度 篇4
总则
一、为了加强TQ－04标段档案的收集、整理、立卷、归档管理，充分发挥档案在经营管理、施工生产中的作用，根据《江苏省高速公路建设项目档案管理规范》以及有关各类档案管理的规定、规范、条例、办法等要求，制定本档案管理制度，确保建设项目档案的完整性、准确性、系统性，达到“建一流交通工程，创一流工程档案”的目标。
二、档案工作是企业管理、施工生产管理、技术管理的重要组成部分，各分部应根据分管业务内容，按照本制度的要求做好各工程文件、材料的形成、积累、整理、归档工作，把此项工作做为考核本分部工作的一部分。
三、档案管理体系与职责
经理负责档案的全面工作，工程技术档案，由项目总工主管。项目经理部诚恳接收通启高速公路建设总指挥部的指导和检查。
（一）主管经理
1、组织经理部、分部技术部门，贯彻执行本制度的各项规定，并负责监督检查。
2、负责档案工作的总体安排，定期检查档案工作。
3、布置和检查各项工作的同时要布置和检查档案文件材料的形成和归档。
（二）档案管理室
1、档案管理室由工程部负责，贯彻执行本制度统一管理档案。
2、负责检查和协助各分部及有关资料管理员做好文件材料的形成、积累、整理和立卷归档工作。
3、对各分部档案管理的质量好坏，给予奖励和处罚。
4、参加建设项目竣工及重要设备开箱的文件材料验收工作，专职或兼职档案管理员必须参加。
5、工程技术档案由项目总工负责，由工程部主任根据《公路工程竣工验收办法》或合同中规定要求进行收集组卷，移交通启高速公路建设项目档案室，并办理移交手续。
（三）各分部
1、各分部接收档案管理室的业务指导和检查，在工作中接收主管领导和档案管理室负责人的领导。
2、档案管理员对接收的档案进行分类，编号，登记，统计和日常必要的整理。
四、经理部、分部应加强对档案工作的领导，由分部经理领导分管分部此项工作。并应将档案工作纳入工程计划管理之中，纳入施工管理及考核范围，纳入有关领导和工程技术人员的岗位职责，纳入经济责任制，建设项目专职档案或兼职档案员要参加工作例会和工程质量评定会，参加设备开箱、参加各单项验收和工程项目总验收。
文件材料的形成、积累、整理、归档和移交
一、高速公路建设项目文件材料要字迹清楚，图画整洁，签署完备，文件材质优良，不得用易褪色的书面材料书写、绘制。归档文件材料应为原始件。
二、做好施工记录、检验试验记录、交工验收记录和各种表格汇总签证施工组织设计、图纸会审记录，施工日志，变更设计报告，设计变更通知单，开工报告，施工技术总结等，按规定在工程竣工验收前编制好竣工图，并加盖竣工图章，由施工单位负责人审核签字。
三、在职责范围内做好与高速公路建设项目有关的文件材料的收集、积累工作，按《江苏省高速公路建设项目文件材料归档范围内及保管期限表》的要求将具有查考利用价值的各种形式与载体的文件均收集齐全。
四、高速公路建设项目形成的全部文件在归档前必须进行系统整理。其分类组卷做到科学合理，充分保持卷内文件有机联系，归档案卷要符合《江苏省高速公路建设项目档案、案卷质量标准》的要求，分类编号方法依据《江苏省高速公路建设项目档案分类编号表》执行。
五、编制档案总目录，分目录，移交单位和接收单位目录。归档的案卷质量必须符合下列十条标准。
1、归档文件、齐全完整；
2、分类清楚，保持联系；
3、题名确定，容易查找；
4、卷内排列，系统条理；
5、保管期限准确；
6、密级划分恰当；
7、蓝图折叠，符合要求；
8、卷皮书写，正楷整法；
9、案卷装订，整齐美观；
10、声像资料，清楚清晰。
六、在高速公路建设项目完成后三个月内将项目档案文件向建设单位移交、归档。
七、向管理单位移交时应办理档案移交手续，明确档案移交的内容，案卷数，图纸份数，并有完备的清点、签字等交接手续。
八、负责对全部工程归档文件的汇总整理，并根据江苏省高速公路档案分类编号体系完成案卷的编目工作。
附：
1、工程档案管理流程图
2、工程档案管理组织机构图
工程档案管理制度 篇5
一、目的
为规范公司的工程项目档案管理，防范与控制合同风险，有效地保护和利用档案，维护公司的合法权益，特制定本规定。
二、工程项目档案归档范围
本规定所指工程项目档案是指过去和现在，公司在工程项目的设计、实施、竣工等过程中形成的具有保存价值的文件、图纸、方案、图录像等。其主要包括：中标通知书，工程承包合同，合同附件，劳务分包合同，专业分包合同，采购合同，工程预（结）算书，工程设计图纸，工程施工图纸，往来公函，传真，会议记录，委托书，开工报告，请款报告，技术资料，主要设备材料估检报告，施工记录验收报告，竣工报告等。
三、资料员及其职责
部门经理指定专人负责档案管理工作（即资料员），资料员负责档案接收、收集、整理、立卷、保管、调阅、交接等工作。其主要职责包括：
1、收集、整理、立卷和归档工程项目的档案材料；
2、档案材料的保管；
3、档案材料的查借阅、催还；
4、项目结束后与综合部相关负责人完成档案资料的交接。
四、档案的立卷、收集、整理
1、以工程项目为单位，分别立卷，一项目一卷。
2、在工程项目的招投标阶段开始立卷，收集该项目有关资料归档管理。
3、各项目的职能人员应将在工作过程中形成的文件资料进行积累，整理和及时移交归档，移交档案文件时，资料员必须在档案移交清单上进行登记。
4、在档案的首页设卷内文件目录，并填写文件序号、编制单位、名称、归档日期等信息。
5、在档案的次页设“合同概要”、“主要事件备要”，主要内容包括：合同标的价金，对方单位，联系人，重要日期备忘，应收工程款记录等，该项工作由资料员负责，项目职能人员配合。
五、档案的管理
1、对工程项目档案系统排列编号，确定保管期限，编制档案目录（卡片），按一定次序排列和存放。
2、每月对档案进行一次清理。
3、清除不必要保存的材料。
4、对破损和褪色的材料进行修补和复制。
六、档案要求
1、文件必须为原件、正文，符合文件格式。
2、必须齐全完整，装订整齐，并适当管理。
3、传真件应复印一份归档。
七、档案的保管
1、档案管理人员应妥善保管，防虫蛀，防丢失，保证档案的安全。
2、所有档案应专柜存放，加锁。
3、所有档案不得随意查阅、变订，不得置于公共场所。
八、档案的查借阅
1、因工作需要查阅档案的应填写好查阅登记表方可查阅。
2、确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经项目经理签字同意，方可带出，用毕即归还。
3、借阅人对所借之档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等等，不能随意乱放，以免遗失。
4、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告项目经理及时处理。
九、有下列行为者，视情节轻重，给予违纪处分，若构成犯罪依法追究刑事责任：
1、毁损、丢失或擅自销毁档案。
2、擅自向外界提供、抄摘档案。
3、涂改、伪造档案。
4、对档案没有及时上报、归档或管理不善，而造成公司损失。
5、未按手续借阅、外带及越级借阅。
工程档案管理制度 篇6
工程档案是工程部运行管理楼宇建筑设施和设备的基本依据，加强工程档案管理是工程部的一项重要工作。为加强工程档案管理特制定本管理制度。
一、工程档案目录管理
1、工程档案管理采取纸页档案和计算机档案并行管理方式，基础档案材料要保留纸页档案，过程性档案要逐步向无纸化档案过渡。
2、工程档案设置三级目录，第一级目录为类别目录，第二级目录为程序文件目录，第三级目录为工作单目录。
3、工程档案设置应与上一级档案目录设置一致。
二、工程档案管理程序
1、工程档案管理责任
(1)工程部经理责任:设置文秘档案员;确定档案目录;设置档案保密等级;检查档案情况。
(2)工程部责任:配合工程部经理进行工作。
(3)文秘档案员责任:档案建立;档案修改;档案整理;销毁更新;档案资料分析报告;接受经理和上一级档案管理人员检查;检查工程部各级人员档案工作情况。
(4)员工责任:认真进行原始资料的记录;接受各级领导和档案员的工作检查。
2、工程档案管理程序
(1) 工程档案的建立
文秘档案员根据经理意见建立各级档案目录并将各类文件、资料、图纸、记录按目录要求存档。档案要予以统一编号，并在每卷首页建立目录清单，同时在计算机中进行目录登记。
(2) 工程档案的存档
工程档案由文秘档案员整理，按规定目录存档。
(3) 工程档案的查阅和借阅
一般工程档案查阅可向文秘档案员借出，在工程部办公室阅览;若需借阅须在文秘档案员处办理借阅手续。保密档案经工程部经理批准可查阅，不可以借阅。
(4) 工程档案的更改清理和销毁
原始档案一般不可修改;工程部工作档案经工程部经理同意可以修改。工程部档案应定期进行清理，过程性工作档案到期后应及时销毁，但应做好销毁记录。
(5) 上级档案存档
工程部档案应由文秘档案员定期上交物业管理中心存档。
(6) 保密等级设置和更改
涉及到物业管理中心、项目部、工程部机密的技术和经济档案，如委托管理合同、原始图纸、技术改造方案和图纸、工程招标标底、施工合同书等应设置密码，其保密等级和密码及其修改由工程部经理决定。
(7) 计算机档案管理
工程部档案应积极推行计算机管理，由文秘档案员设置目录菜单，将档案或目录及时录入计算机中，进行资料分析、整理和信息传递。
(8) 图书档案管理办法
工程部购置的技术图书由文秘档案员登记建档，制定图书借阅管理办法，严格按管理办法借阅。
工程档案管理制度 篇7
1．总则
1.1为确保工程档案的齐全、完整、准确、系统，确保档案案卷合格率，使工程档案管理顺利达到《建设工程文件归档整理规范》的要求，特制定本制度。
1.2基本建设工程档案资料是指在整个建设项目,从酝酿、决策到建成投产的过程中形成的有归档保存价值的文件资料,包括项目的提出、调研、可行性研究、评估、勘测、设计、施工、调试、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表和其它载体的材料。
1.3基本建设工程档案资料是国家、企业的宝贵财富，是勘测、设计、施工和管理人员的劳动结晶。依据《中华人民共和国档案法》，各级人员做好文件材料的立卷归档工作是各自的义务和岗位职责，各级人员应对自己负责的项目所形成的、具有保存价值的文件材料，认真做好立卷归档工作，并确保档案的完整性、准确性。
2工程档案管理制度
2.1档案资料管理
2.1.1工程档案资料工作是工程建设过程的一部分，应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。行政部集中统一管理本工程全过程的技术档案资料，对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查，并负责工程技术档案资料的接收和移交。
2.1.2工程建设中，各种技术资料交由行政部统一管理发放，各有关部门和单位指定专人办进领用手续。
2.1.3设备到货后，由技术部汇同有关部门开箱验收后，设备资料（归档的发给施工单位的）统交行政部统一管理，造册登记并建立收发明细帐。各单项工程总体验收由技术部对其各种技术文件和竣工资料进行查验，各项工程竣工决算的最后付款必须由技术部对竣工资料签收合格后支付。
2.1.4购置技术资料、图书、标准由行政部门统一申请，经批准后按计划办理，或委托有关部门自行办理。凡购置技术资料、图书、标准的报销凭证，一律由档案室签收后方可办理报销手续。
2．2归档文件的质量规定
2.2.1凡合同、协议等文件材料均应为正本（即必须有各方代表符合规定的亲笔签名，有单位盖章栏目的还必须加盖单位公章归档，签字方不能用副本或复印件归档）。
2.2.2施工技术记录、工程签证单、试运记录、设计修改通知单（含工程联系单）等表格和数据均应用70g以上的白色书写材料书写并原件（如表式为复印件，数据虽用合格材料书写也不能作为原件；验收签证单中的各方人员必须签名齐全，不能以盖章或打印件代替签名）归档。
2.2.3调试措施，方案和报告等均应为油印件或激光打印机打印件，不能用复印件或普通色带打印件，以保证字迹的耐久性。
2.2.4主送和抄送本单位的.文件材料均应以红头文件（不能用复印件）归档。
2.2.5书写规定
A）书写字迹工整，图样清晰。
B）书写墨水应为碳素墨水，严禁用圆珠笔或铅笔书写。
C）文件书写格式应用横行排列，文件段落，章节编排，按有关文件编写要求；汉字简化应符合国家颁发的有关规定。
3工程文件收发及管理规定
为加强工程文件收发管理，理顺传递关系，并按工程进度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。
3.1工程文件接收
3.1.1各单位提供给技术部的工程文件（工程技术文件、图纸资料）由行政部统一接收；上级党政主管机关所发的行政及党务方面的文件也由行政部统一接收。
3.1.2技术部其它部门或个人从外单位带回或通过其它途径收到的工程文件，一律交行政部。
3.1.3设备文件，技术部汇同有关部门对设备开箱验收后，及时将设备资料立卷归档；设备文件资料由行政部统一归口发放给有关单位。
3.1.4技术部对接收的工程文件资料，必须进行数量和外观质量检查，发现问题应及时通知寄发单位补发。
3.1.5登记完毕的工程文件，应及时予以处理，在保证归档份数后，应按技术部领导审定的工程文件及时分发给有关单位和部门。
3.1.6对接收的密级文件资料，要严格按保密规定妥善收存，并认真执行密级文件资料的借阅规定。
3.2工程文件资料发放
3.2.1分发外单位和部门的工程文件资料由行政部统一办理。
3.2.2呈送上级单位的工程文件由技术部领导确定发放单位和数量。
3.2.3为避免工程文件资料分发过程中可能出现的错发现象，图纸、资料领取单位应指定领取人名单，并书面通知行政部；行政部按指定名单发放工程文件资料。
4行政部门档案管理职责
参建单位（总承包、发包、建设、设计、施工、监理、承办单位）应按各自的职责，将负责承建、承办的项目文件材料进行收集、积累、整理，按照归档要求移交建设单位。项目实行总承包的，由总承包单位负责对其总包项目的文件从形成到编制的全过程进行监督、检查与指导。并负责组织、协调分包单位的归档工作。按规定向建设单位提交全套完整、准确系统的符合档案规范标准的项目档案。
由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、积累、整理其承包项目的全部文件。
设计单位：负责对形成的基础材料和项目设计等文件进行收集、积累、整理。
监理单位：负责对各参建单位在工程建设中文件的形成及竣工档案的编制进行监督与审核，特别是对竣工图完整、准确、系统进行监督和审查。负责收集、积累、整理、归档项目监理文件。建设单位委托监理单位负责监督、检查项目文件的收集、积累和完整、准确、系统情况，并审核、签署。同时向建设单位提交有关专项报告。验证材料及其他监理文件。试运行单位：负责收集、积累、整理在生产技术准备和试运行中形成的文件。
5施工单位归档范围
负责提交施工，安装全部技术记录（含隐蔽工程的各种资料）。负责提交分部试运记录及验收签证书。负责提交分部试运阶段的方案、措施。
负责提交全部机组建设期间的工程联系单及总结。负责提交档案归档的目录清单(含电子版目录)。调试单位归档范围。
负责提交所承担的调试项目的调试方案、措施与调试报告等。负责提交调试过程中设备缺陷处理记录。负责提交调试过程中变更设计资料及调试工作总结。负责提交档案归档的目录清单(含电子版目录)。设计单位归档范围
负责提交项目（工程）各设计阶段的设计文件。负责提交全部设计修改通知单。
负责按时提交全套完整的竣工图（一式八份）。并切实执行竣工图编制的有关规定。负责提交设计总结。
负责提交档案归档的目录清单(含电子版目录)质量监督部门（质量监督中心站与质量监督站）监理部门归档范围
负责提交监理过程中形成的有关工程质量，工期、投资监理等方面的全部文件材料。监理各专业负责人对施工单位、调试单位、质量监督部门的归档案卷实施审查，对被监理单位归档文件的完整性、准确性、系统性负责，并在案卷内备考表审核人栏签署。负责提交设计、施工、安装、调试等单位归档完整齐全的证明材料。对不符合归档要求档案的处理：
对各单位提供的不符合规定的案卷和案卷内的文件，行政部有权退回立卷归档单位,立卷归档单位应按档案管理的有关规定进行整改,直至提交符合规定要求的案卷及案卷文件材料。
本公司全部文书、技术档案及资料均可借阅、利用。本着既能保守档案机密，又能充分发挥档案凡因工作需要借阅者，须办理下列手续：
6档案、资料借阅制度
6.1借阅档案、资料一般只需由本人填写借阅登记即可（注明：用途、领用时间、归还时间）。归还时管理人员要对其检查之后方可归档。
6.2借阅档案、秘密技术档案和资料，须填写借阅单，经部门经理签字同意即可。
6.3绝密文书、技术档案和资料一般不借出、不复制、不摄影，如确因工作需要，应在借阅单上注明范围、内容、用途，先经部门经理同意，主管副总批准、档案人员只能按其范围、要求、内容提供利用。
6.4外单位人员借阅档案、资料者，凭单位介绍信，信上要注明查阅范围、内容、用途，属机密、绝密档案或资料，应主管副总同意，总经理批准方能借阅。
6.5借阅的档案材料要妥善保存，不得损坏、勾划、删改、加注、拆页等。借阅人必须妥善保管，防止丢失和泄密。未经同意，不得复印、抄录和转借，不能见档案内容公开出去。如遇丢失，要及时写出丢失报告，在没有做出处理前停止借阅。
6.6借阅时间在两周以内，如需继续使用可办续借手续。对特殊情况需较长时间利用的要经主管副总批准，但年末要将所借档案交到档案室进行清点、核对后重新借出。对长期借阅档案不归还，又不说明原因，不办理续借手续的，行政人员要通知借阅部门负责人负责催还，否则对其整个部门暂停借阅。并严格按经济责任制考核办法执行。
6.7凡借有档案、资料者，在工作调动、单位撤销、退职、退休、生病住院或借后暂不使用者，必须将档案或资料退回行政部，否则不能办理调离手续。同时行政部如因工作需要有权将档案、资料调回行政部。
工程档案管理制度 篇8
第一节目的
为了规范工程文件资料管理，明确工程中有关文件资料的范围、接收、分发、回收、存档的具体工作程序，划分各部门的职责，确保各有关方均能及时获得，顺利进行工作，以利工程建设和竣工移交，特制定本资料管理制度。
第二节适用范围
本管理制度适用于房地产开发项目的全过程（前期、中期、后期）。
第三节职责
1、负责本部门文件资料和工程图纸资料的归档管理。
2、负责工程施工组织设计、施工方案、环境控制措施等文件的初审、督促实施，以及相关文件的归档管理。
3、负责项目建设中工程文件资料的收集、积累和完整、准确地掌握工程施工的情况，以及竣工资料的收集、整理。
4、管理好领用的工程文件，回收、整理、移交文件。
5、负责施工单位、监理公司、质检单位等的相关工程文件，进行回复、收集、归档。
6、负责本公司总工办、施工单位等相关部门文件资料的收集、传递、回复、归档。
第四节管理内容及要求
一、文件资料的接收、分发
1、对施工方、监理方、总工办等相关单位或部门发送至我部门的文件资料进行整理、分类、归档。
2、将整理完毕的图纸资料，经有关主管领导批准后按规定的份数分发至相关单位，并做好发放记录。
二、标识、版本更新、设计变更
1、设计及材料、设备文件均应在每张图上做明显状态标识，以确认是否为有效版本。
2、名称相同的改版文件，如是整卷册（整袋）改版的则在图纸袋上加注版次，如是对前版文件某一张（某几张、某一部分）进行改版的，要在文件袋上清楚的注明将前卷册文件哪一张（哪几张，哪一部分）作废更换。
3、对于发送至工程部的设计变更通知单，工程部将对设计变更通知单分类、编号、登记。原件归档，同时按照有关要求发放给有关单位，并做好收发记录。
三、图纸资料的补遗和索赔
1、图纸资料如遇交付清单不符或短缺，难以辩认等问题时，工程部应立即通知总工办，由总工办函告设计方限期补齐和更换。
2、如图纸资料末按合同日期提供，工程部应及时上报公司相关部门，督促落实。
四、图纸不符的处理
1、收到图纸资料，如果认为该图纸资料与工程项目不符不能执行应注明原因，及时将图纸资料送还总工办。
2、如问题涉及甲供材料、设备制造厂商。工程部及时督促总工办物资采购人员协调解决并负责与材料、设备厂商联系处理。
五、对单位、分部（分项）工程的有关要求
1、工程部所有文件按单位工程或分部（分项）工程分类，并在工程的施工组织过程中不断补充、完善。单位分部（分项）工程竣工验收、分部试运前应组编完毕，并作为竣工、试运必要条件，不符合要求者不予验收。
2、文件应齐全、规范、完整、符合要求，归档文件资料要字迹清晰，图面整洁。编制文件资料应使用微机打印或黑墨水或蓝黑墨水书写。
3、在竣工后移交给有关单位和部门。有关人员对竣工资料的编制、整理、审核、交接、验收等鉴定合格，档案管理人员逐项检查，全部合格后接收资料，由工程部保管，归档文件应为原件。
六、施工、调试文件的审查。
1、当施工方、调试方的施工专业文件资料、资质文件资料及工程合约等准备就绪时，应由施工方、调试方单位负责人或法人代表审核、盖章（签字）确定，资料文件上报交监理方审核、确定后交工程部审核备案。
七、工程文件资料的借阅、复印
1、工程文件资料需要借阅时，应由借阅人填写《工程文件资料借阅申请单》，经借阅人所属部门或单位负责人核准，签字确认，工程文件资料借阅'即借即还'不得将文件资料带至文件资料借阅指定区域之外。
2、工程文件资料原则上不允许复印，因工程需要必须复印时，由当事人填写《工程文件资料复印申请单》经借阅人所属部门或单位负责人核准，签字确认，方可复印。复印件按照受控文件控制要求执行。
八、工程技术档案资料编制要求
1、工程技术资料主要划分为五类：
①工程质量保证资料；
②工程分部分项（观感质量评定）评定资料；
③工程技术资料；
④施工管理资料；
⑤竣工资料（竣工图）。
2、工程技术资料的编制，应随施工进度反映工程质量。新工艺的实施，新结构的试验，地基检测，现场安全，文明施工，工程相关的照片，音像资料，能够反映工程的实施情况。资料应按有关规定装订，每册资料应有名称、目录、页码、说明，以便查找核实。凡引用复印资料必须有复印时间，日期，复印人签字，复印单位的公章，并注明原件存放的位置和索引。
3、工程技术资料的编制流程：工程技术资料应采用国家统一的格式、表格。
对于工程质量保证资料、工程分部分项评定资料、工程技术资料，应先由施工单位按照相关规定编制、填写，然后报监理公司审核。监理公司根据现场实际情况，对相关资料进行复核、确认，再由监理公司向建设单位工程部申报。建设单位对监理公司上报的工程技术资料进一步审核，根据资料的类型交相关负责人，包括总工办（材料部、造价部）各专业工程师的核实、给予签认，并留档备查，同时复回监理公司。对建设单位不须确认的工程资料，工程部存档即可返回。
对于施工管理资料，工程竣工资料，施工单位应向监理公司申报，经监理公司审查后会同监理公司的资料统一上报建设单位，建设单位统一审查、归档、移交社会档案管理中心。
4、工程技术资料应随施工进度同步收集、整理、整编，应做到齐全、准确、真实、可信，不得弄虚作假，对确认归档的资料，不得涂改、删除、更换，工程资料由工程部专人负责。
九、工程部档案资料入档序目
1、工程招投标资料
a、招标文件；
b、招标答疑；
c、标外文件；
d、商务标；
e、技术标；
f、中标通知书
2、工程竣工资料由施工单位按当地档案部门规定顺序整理。如：前期资料及设计变更图纸会审记录（原件）、各种检验实验资料、分部分项自检资料、竣工验收资料、竣工验收备案表（原件）等。
3、竣工图（有竣工图章内容齐全）
4、竣工工程结算书（造价咨询单位审查三家盖章）
入档的文件资料要按照有序、成卷、分类存放，便于查询、有条件利用的原则进行保管。
十、工程部档案资料的销毁
工程部接收施工单位报来的竣工工程档案资料，在本部存放时间为3年（从工程竣工备案之日起），期满后由工程部综合业务主办人员办理相关手续，负责移交给综合办档案室。
工程部移交给综合办公室的档案，按照档案管理规定管理期限为50年，需要销毁时要办理销毁手续，逐级审批，监督销毁。
工程档案管理制度 篇9
1、所有的工程档案由工程部文员负责管理。工程档案管理人员应严格遵守公司档案管理制度和保密守则。
2、各类档案应按系统：土建、强电、弱电、空调、锅炉房、热力站、机管，按图纸资料、维修记录、运行记录、设备台帐、各商户单元装修和维修档案等，进行分类管理。
3、按照档案管理要求存放各类档案并贴上标签。编制档案目录，内容应与档案盒外标签一致。
4、外单位交来图纸由各系统工程师核对实物，如图纸无误则由文员按系统归档；图纸有误，则联系交图单位更正。
5、各类档案及图纸资料是工程维修保养的重要依据，应妥善保存，用途不明的资料应交工程部经理确定用途。图纸资料、重要维修记录和用户装修、维修档案应长期保存，其他各种记录保存期限一般为二年以上，过期需销毁的资料应由工程部经理、主管及技术人员组成鉴定小组研究后决定。
6、借阅档案需经相应系统的主管(工程师)以上人员批准，确定归还日期，需续借的要重新登记。
7、文员每月对维修登记台帐、维修单、运行记录、维修记录等进行整理并分类归档、保存。
工程档案管理制度 篇10
1、学校营养餐工作建立档案，由分管此项工作老师专人管理。
2、上级主管部门关于营养餐工作下发的文件、通知、通报、讲话、检查情况记录、整改意见、措施等必须归档备查。
3、学校制定的营养餐工作各种管理制度，突发安全事故应急预案和组织领导机构等材料都要装订归档。
4、学校接收、发放营养餐情况等材料必须及时归档，按自然月份存放。
5、对于突发事故，应同步介入收集相关材料归档备查。
6、学校营养餐工作档案实行借还登记制度，按档案管理条例进行管理。
7、管理人员随时搞好营养餐工作档案的保管，注意防盗、防火、防遗失。
8、管理人员随时注意收集整理营养餐工程材料并及时归档。若发生遗漏和失误要追究管理者的责任。
9、档案的资料必须真实、准确，为各级主管部门检查营养餐工程落实情况提供详实的资料依据。
10、借阅档案须经学校领导同意，并办理借阅登记手续，借阅人要爱护档案原件，用后及时归还。
工程档案管理制度 篇11
1、工程部应由专人负责，从工程设计招标开始到施工，竣工的各种资料收集，整理报批，登记。
2、未经部门经理许可，不得将文件和资料借与外单位人员。
3、本部门人员借阅应注意爱护使用，并不得向外单位人员借阅。
4、凡借阅档案和使用人员注意保密。
5、有关工程文件不经允许不得复印。
6、档案管理人员根据文件保存期限，经部门经理认可可定期销毁。
工程档案管理制度 篇12
1、项目设兼职资料员，负责文件的接收、发放、登记、回收等工作。由资料员负责建立项目的收文、发文登记。
2、部门使用的资料由各部门专人发放并负责保管；长期保存的文件应需交由资料员统一保管。
3、所有文件必须按照档案管理及项目有关规定进行收集、发放、整理、编目和保存。
4、档案、资料要保持整洁，不允许在档案和文件上乱涂乱写。
5、存档资料必须为原件。
6、涉及到经济方面的设计变更其它形式的文件，必须向经营部门提供一份原件进行保存。
7、合同文件由经营部门控制、保存和发放。
8、不得私自借阅或让他人随意查看，不得随意携带外出。对档案文件内容不得随意向外泄露。
9、对已归档的文件借阅时，必须办借阅手续，限期归还。如超过借阅时间，须重新办理手续。
10、作废文件不统一收回，但应在替换文件里指明，或以通知形式告知文件持有者。
11、管理人员因工作调动或其他原因不在项目工作时，应有职能部门资料员收回其持有的所有文件。
12、工程竣工验收后，项目应及时将工程交工资料整理、汇总，交由武汉项目工程部归档。
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