外贸公司跟单业务员实习周记

时间：2025-10-30 11:25:27 晓映实习周记

外贸公司跟单业务员实习周记

　　时间过得真快啊，眨眼间，一个星期已经过去了，我们既增长了见识，也锻炼自身，是时候仔细地写一篇周记了。为了让您不再为写周记头疼，以下是小编精心整理的外贸公司跟单业务员实习周记，供大家参考借鉴，希望可以帮助到有需要的朋友。

外贸公司跟单业务员实习周记

　　外贸公司跟单业务员实习周记 1

　　第一

　　经过2个多星期艰苦的找工作应聘经历，在最后决定来现在的公司之前，我一直处在比较痛苦的挣扎与选择之中，因为有另一家招业务跟单员的公司也叫我过去上班，最后不明就里糊里糊涂选择现在这家做外贸业务的工作。

　　第一天的上班，老板还没给我安装办公电脑，要求我先熟悉公司的产品。于是我向同事要了一些有关公司产品的资料。前几天我都一直在看公司的产品目录，一堆堆的技术参数让我头晕目眩，遇到不懂的我就问问身边的同事。但是她们都在忙，也不想经常地打扰她们工作，于是我就把一些重要的资料都抄在笔记本，以方便记忆。之后配了电脑，我在网上了解到一些关于开展外贸业务的B2B网站，也注册了一个免费的阿里巴巴账号。

　　于是我尝试找找与公司相关产品的求购信息，后来加了一个国内的求购商，由于自己对产品不熟悉，所以沟通过程中很不顺畅。在这之后我决心一定要全面地熟悉产品。

　　第二

　　经过好几天的摸索，我对操作阿里巴巴平台逐渐熟悉起来。这个星期的主要任务是把公司的相关产品上传到阿里巴巴。由于公司很多的产品资料都不太齐全（没有work文档），所以我得把产品目录册关于产品的介绍整理为word文档形式，这可花了我不少的时间和精神。这之后我就正式开始在阿里巴巴上发布产品信息。经过几天的努力，我上传了好几个系列的产品。同事告诉我要经常更新已经上传的产品，这样才能提高产品的曝光率，从而提升产品的被点击率。

　　为了提高公司以及公司产品的知名度，我也注册好几个其他免费的B2B网站，同时也发布了相关的`产品信息。只希望我的努力能得到回报。

　　第三

　　20XX年XX月XX日，我收到一个来自美国的关于节能灯的询盘，因为是第一次，所以我也十分重视。花了差不多一个上午的时间整理报价函，然后发了出去。于是天天期盼这美国客户的回复，可是一个星期过去，仍然没有消息。我把这件事告诉了一个同事，她说，这是很正常的情况，很多客户只是为了试探一下产品价格，所以也不要对此抱太大的希望。

　　这个星期我适时地更新阿里巴巴的产品，同时也经常留意阿里巴巴上最新的求购信息。看到有在线的就直接跟他们聊（奇怪的是很多都不搭理），不在线的只能通过系统发邮件。然而前前后后我发了不少的开发信，都是一去不复返的。这让我信心大受打击。后来慢慢的我明白了一个道理，发一百封开发邮件有一个客户回复已经很不错了，做业务真的很需要耐心，同时运气也非常重要。于是我重新调整自己的心态，不要急于求进，学会耐心，相信机会总是留给有充分准备的人。

　　外贸公司跟单业务员实习周记 2

　　外贸公司跟单业务员实习周记一篇：

　　一、本周工作内容

　　岗前培训：了解跟单核心框架

　　师傅带教时先梳理了外贸跟单的全流程：从客户下单（PO 单确认）→ 工厂生产跟进→ 单证制作（箱单、发票、报关单）→ 物流对接→ 客户收货确认，每个环节都标注了关键节点（如生产交期、报关截止时间）。同时学习了公司常用系统（ERP 订单管理系统、邮件管理系统），练习录入模拟订单信息，熟悉 “订单状态跟踪表” 的填写规范（需记录客户名称、产品型号、数量、交期、付款方式等）。

　　辅助整理单据：认识基础单证

　　协助整理过往订单的单证档案，分类整理商业发票（Commercial Invoice）、装箱单（Packing List）、提单（Bill of Lading）等，师傅特别强调：“发票上的产品描述要与 PO 单完全一致，数量、金额不能有分毫误差，否则会影响客户清关。” 我还发现不同客户对单据格式有特殊要求，比如德国客户需要在箱单上标注 “CE 认证编号”，美国客户则要求注明 “HS 编码”。

　　初步对接工厂：学习沟通话术

　　跟随师傅给合作工厂打电话，确认某批餐桌布的生产进度。师傅示范时会先报订单编号（如 “PO-2025001”），再明确询问 “目前面料裁剪是否完成？能否按 9 月 10 日的交期发货？”，并同步记录工厂反馈的问题（如 “蓝色面料库存不足，需推迟 2 天”）。我尝试跟进另一笔订单，因紧张漏问了 “是否需要客户确认颜色样品”，师傅提醒：“跟单就是要‘多问一句’，避免后续返工。”

　　二、遇到的问题与解决方法

　　问题 1：记混不同单证的用途，比如分不清 “形式发票（PI）” 和 “商业发票（CI）” 的区别。

　　解决：师傅用 “时间节点” 帮我区分 ——PI 用于客户下单前确认价格和条款（非正式），CI 用于报关和客户清关（正式，需盖章），并找了两份真实单据对比，标注关键差异点（如 PI 无 “报关专用章”，CI 需注明 “Payment Term”）。

　　问题 2：在 ERP 系统录入订单时，因不熟悉产品型号（如 “TC-08” 和 “TC-08A” 仅差一个字母，对应不同尺寸），导致录错 2 条信息。

　　解决：师傅让我整理 “产品型号对照表”，标注每个型号的尺寸、颜色、材质，录入前先与销售确认，录完后再核对 3 遍，确保信息无误。

　　三、本周收获与感悟

　　技能上：从 “完全不懂跟单” 到能独立完成单据整理、简单工厂沟通，明确了 “跟单的核心是‘细致’和‘主动’”—— 每个数字、每个条款都关系到订单能否顺利交付，不能有丝毫马虎。

　　认知上：原来跟单不是 “被动等信息”，而是要 “主动追进度”，比如提前 3 天提醒工厂交期，及时同步客户生产情况，才能避免延误。

　　下周计划：学习制作箱单和发票，尝试独立跟进 1 笔小订单的生产进度。

　　外贸公司跟单业务员实习周记二篇

　　一、本周工作内容

　　独立跟进首笔小订单：从 PO 确认到生产跟踪

　　师傅分配了 1 笔给美国客户的蜡烛台订单（PO-2025008，数量 500 个，交期 9 月 15 日），让我全程跟进。第一步是确认 PO 单：客户发来的. PO 中 “包装要求” 写的是 “Standard Packing”，我记得公司默认是 “10 个 / 箱”，但为避免误解，还是发邮件向客户确认，客户回复 “需 5 个 / 箱，贴英文警示标签”，及时调整后避免了包装错误。

　　随后对接工厂，每周 2 次确认进度：周一电话询问 “模具调试是否完成”，周三跟进 “是否开始喷漆”，并将进度同步到 “订单跟踪表”，标注 “9 月 8 日完成生产，9 月 10 日可发货”，比原定交期提前 5 天，师傅夸我 “进度跟踪很及时”。

　　学习制作箱单与商业发票：掌握规范格式

　　基于上述订单，师傅教我用公司模板制作单证：

　　箱单：需按 “箱号→产品型号→数量→毛重 / 净重→体积” 的顺序填写，比如 “Carton 1: Model CT-01, Qty 5pcs, G.W. 3.2kg, N.W. 2.8kg, Volume 0.02m”，且总数量、总毛重需与订单一致；

　　商业发票：注明 “Invoice No.（按公司编码规则：INV-2025008）”“Shipment Term（FOB Shanghai）”“Payment Term（T/T 30% in advance, 70% against B/L copy）”，并附上客户 PO 编号，方便客户核对。

　　我第一次制作时漏填了 “箱单的总体积”，师傅提醒：“体积关系到物流报价和集装箱装载，必须准确，可按‘长 × 宽 × 高 × 箱数’计算。”

　　协助物流对接：了解报关前置准备

　　订单生产完成后，需联系货代安排报关。师傅让我整理报关所需资料：箱单、发票、报关委托书、产品商检单（公司有长期合作的商检机构），并核对 “报关单” 上的 HS 编码（蜡烛台对应 “94055000”）是否正确。货代反馈 “需提供产品的‘非木质包装证明’”，我立即联系工厂开具，确保报关资料齐全，避免延误报关时间。

　　二、遇到的问题与解决方法

　　问题 1：制作发票时，将 “FOB Shanghai” 误写成 “FOB Shenzhen”，客户邮件指出错误，要求重发。

　　解决：师傅帮我梳理 “常用贸易术语对照表”，标注每个术语对应的港口责任（如 FOB 后接出口港），并要求我制作单证后，先核对 “订单 PO、产品信息、贸易术语” 三个核心要素，再发给客户。

　　问题 2：工厂反馈 “部分蜡烛台喷漆有瑕疵，需返工 3 天”，可能影响交期。

　　解决：我先向师傅汇报，师傅指导我：① 让工厂提供瑕疵样品照片，确认返工范围；② 发邮件向客户说明情况，申请延迟 3 天交期，并承诺 “返工后增加质检环节，确保产品质量”；③ 跟进工厂返工进度，每天确认修复情况。最终客户同意延期，订单顺利在 9 月 18 日发货。

　　三、本周收获与感悟

　　技能上：能独立完成小订单的跟进和基础单证制作，学会了 “遇到问题先沟通，再找解决方案”，而不是慌手慌脚。

　　沟通上：与客户和工厂沟通时，要 “清晰、准确、有证据”—— 比如向客户说明延期时，附上工厂的返工照片，更有说服力；向工厂提要求时，明确 “质量标准和时间节点”。

　　下周计划：学习提单确认流程，了解客户清关后的跟进工作（如催促尾款）。

　　外贸公司跟单业务员实习周记三篇

　　一、本周工作内容

　　处理订单异常：解决产品规格不符问题

　　跟进给英国客户的抱枕订单（PO-2025012）时，工厂送货到仓库后，质检发现 “抱枕尺寸是 45×45cm，而 PO 单要求是 50×50cm”，属于规格错误。我立即采取三步措施：① 拍照记录不符之处，发给工厂确认；② 向师傅汇报，师傅建议 “先与客户沟通，询问是否接受小尺寸，或是否同意重新生产”；③ 联系工厂核算重新生产的时间（需 7 天）和成本。

　　客户回复 “不接受小尺寸，要求 10 天内重新交货”，我与工厂协商后，工厂同意加急生产，最终在 10 天内完成交货，客户虽有不满，但认可我们的处理效率。

　　学习提单确认与尾款催收：把控收款风险

　　上月发运的美国蜡烛台订单（PO-2025008），货代发来提单草稿（B/L Draft），师傅教我核对关键信息：① 发货人、收货人名称是否与订单一致；② 产品描述、数量、毛重是否准确；③ 目的港（Los Angeles）是否正确；④ 提单类型（正本提单 / 电放提单，客户要求电放）。确认无误后，通知货代出具正式电放提单，并将提单副本发给客户，同时附尾款催收邮件：“Dear Client, attached is the B/L copy of your order PO-2025008. Please arrange the 70% balance payment (USD 8,500) as per the payment term. Once we receive the payment, we will send the original B/L to you.”

　　客户 3 天后支付了尾款，师傅提醒：“尾款催收要‘及时且礼貌’，附上提单副本能让客户放心，同时明确付款金额和账号，避免客户遗漏。”

　　整理订单档案：建立规范的文档管理习惯

　　每周五需将本周完成的订单档案整理归档，包括：PO 单、PI、CI、箱单、提单副本、工厂沟通记录、客户邮件往来等，按 “订单编号 + 年份” 分类存储（如 “2025-PO-2025008”），并在档案封面标注 “订单状态（已完成 / 待收款 / 生产中）” 和 “关键时间节点（下单日、发货日、收款日）”。师傅说：“规范的档案管理能方便后续查单，比如客户后续补货时，能快速调出历史订单信息。”

　　二、遇到的问题与解决方法

　　问题 1：催收尾款时，客户回复 “未收到提单副本”，但我明明已发送邮件，怀疑是邮箱拦截。

　　解决：① 检查邮件发送记录，确认已发送成功；② 尝试用公司备用邮箱重发，并附上 “邮件截图” 证明；③ 同时发送提单副本到客户的微信（客户之前提供过联系方式），并留言提醒查收。最终客户收到文件，顺利付款。

　　问题 2：整理档案时，发现某订单的 “商检单” 丢失，无法归档。

　　解决：联系公司商检专员，提供订单编号和产品信息，申请重新开具商检单副本，并在档案中注明 “原件丢失，此为副本，与原件具有同等效力”，同时在 ERP 系统中备注，避免后续遗漏。

　　三、本周收获与感悟

　　应变能力上：面对订单异常（规格错误），学会了 “先止损，再沟通”—— 不盲目指责工厂或客户，而是先确认问题、评估解决方案，再同步各方，最大程度减少损失。

　　风险意识上：明白了 “尾款催收是跟单的重要环节”，只有收到全款，订单才算真正完成，后续要养成 “发货后 3 天内发送提单副本并催收尾款” 的习惯。

　　下周计划：学习信用证（L/C）项下的跟单流程，了解复杂订单的处理要点。

　　外贸公司跟单业务员实习周记四篇

　　一、本周工作内容

　　学习信用证基础：理解核心条款与风险点

　　公司接了一笔给法国客户的家具订单（金额 USD 50,000），付款方式为 “不可撤销即期信用证（L/C at sight）”，师傅带我学习信用证条款。首先梳理了信用证的核心要素：开证行（法国巴黎银行）、受益人（我司）、付款条件（提交符合条款的单据后即付款）、有效期（10 月 20 日）、交单期（发货后 15 天内）。

　　师傅重点标注了 “软条款” 风险，比如 “信用证要求‘客户签署的质量确认书’作为交单单据”—— 若客户故意不签，会导致无法交单付款，需提前与客户协商删除该条款，最终客户同意改为 “由我司出具质量声明，并附第三方质检报告”。我还学习了 “信用证单据要求清单”，包括商业发票、箱单、提单、质检报告、产地证（CO）等，每个单据都有严格的格式要求（如发票需注明 “L/C No.”，产地证需由海关或贸促会出具）。

　　协助制作信用证项下单证：严格匹配条款

　　基于上述订单，我协助师傅制作单证，最大的难点是 “单据与信用证条款完全一致”：

　　商业发票：信用证要求 “注明‘Freight Prepaid’”（因是 CIF 条款），需在发票底部明确标注，且金额需与信用证金额完全一致（USD 50,000，无小数点误差）；

　　产地证（CO）：需填写 “信用证编号”“目的港（Le Havre）”“产品 HS 编码”，并由贸促会盖章，师傅带我去贸促会提交申请，学习了产地证的办理流程（提交申请表、发票、提单副本，3 个工作日出证）；

　　提单：信用证要求 “提单注明‘Clean On Board’（清洁已装船提单）”，需与货代确认提单草稿中是否有该字样，避免出现 “Shippers Load and Count” 等不清洁批注。

　　跟进交单与付款：把控时间节点

　　订单 9 月 25 日发货后，需在 10 月 10 日前（交单期内）将所有单据提交给议付行（中国银行）。我提前 2 天整理好单据，师傅逐一核对：① 单据种类是否齐全（共 6 份，无遗漏）；② 每份单据的条款是否与信用证一致（如产地证的目的港与提单一致）；③ 单据日期是否符合逻辑（如提单日期需早于交单期，质检报告日期需早于提单日期）。

　　10 月 8 日提交单据后，议付行反馈 “产地证的 HS 编码与信用证不一致（信用证是‘94016100’，产地证误填为‘94016900’）”，需重新办理产地证。我立即联系贸促会加急修改，10 月 10 日当天提交修改后的产地证，最终顺利交单，10 月 15 日收到开证行付款。

　　二、遇到的问题与解决方法

　　问题 1：制作产地证时，因不熟悉 HS 编码规则，填错了最后两位数字，导致议付行拒单。

　　解决：① 师傅帮我查询 “海关 HS 编码手册”，确认家具类产品的编码规则（如 “94016100” 对应 “木质框架的沙发”，“94016900” 对应 “其他框架的沙发”）；② 申请产地证时，先与公司报关专员确认编码，再填写；③ 交单前，将所有单据的 HS 编码、金额、日期等关键信息整理成 “核对表”，逐一核对。

　　问题 2：信用证有效期临近（10 月 20 日），但产地证修改需要时间，担心错过交单期。

　　解决：① 联系贸促会说明情况，申请 “加急服务”（支付加急费，1 个工作日出证）；② 与议付行沟通，说明 “正在修改产地证，将在交单期内提交”，争取宽限时间；③ 全程跟踪产地证办理进度，每天与贸促会确认，确保按时交单。

　　三、本周收获与感悟

　　专业知识上：了解了信用证的复杂流程，明白了 “信用证跟单的核心是‘单据一致、单单一致’”—— 哪怕一个字母、一个数字不符，都可能导致拒付，必须极致细致。

　　时间管理上：面对 “有效期、交单期” 等多个时间节点，要提前规划，预留修改时间，避免临时抱佛脚。

　　下周计划：学习客户投诉处理（如产品破损、数量短缺），了解售后跟单流程。

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跟单实习周记10-22