职业发展

秘书讲述:如何做老板身边的红人

时间:2017-05-03 职场动态 我要投稿

昨天是一年一度的秘书节。毫无疑问,女性是秘书职业的主力军,作为老板身边的红人,女秘书们如何打理自己和老板、同事的关系?有什么独特的方法?下面两位女秘书的故事,也许会给你一些启发。

  向上主动倾听换来器重

  李兰,26岁,房地产企业秘书。

  整天和老板打交道,我奉行的原则是“多听,少说,多做”。绝大多数情况下,我的主要工作就是上情下达,按照老板的指示行事。我一直觉得,作为秘书学会主动倾听是必备的一种能力,因为绝大多数情况下,很多决策规定都是老板已经拍板了才会告诉我,直接让我去执行。这个时候,我只要听明白老板的话,准确领会了他的意图,然后去执行就是了。正是由于善于主动倾听,偶尔老板还主动征求我的看法,此时我有种被重视的敢觉。

  比如,老板交代重要事情时,我绝对是“洗耳恭听”,从来不会轻易地打断他,而是集中精力听,中间适当用“嗯”、“好的”极少的词语,伴随着适当的表情神态,来回应老板的话。一般老板在吩咐完后会问我是否清楚了,此时如果确实有些话没有听明白,我会适时提出来。

  在自己因犯错挨老板骂时,我的经验是千万不要多说话,只要站在那里,表现出悔改的神态,尽管让老板骂就是了。很多情况下,老板在批评你几句后,见你没有辩解,会主动收住话的。

  有一次,我在给老板起草的讲话稿中把一个重要数据搞错了,在与客户的谈判中让老板非常尴尬。回来后,老板把我叫到办公室,老板先批了我几句,见我没有任何辩解,老板就不批评了:“你先回去吧,以后注意。”很多时候是因为你管不住自己的嘴,老想说话为自己辩解,而老板正在气头上,不希望你打断他,于是出现了你越解释,老板越上火,自然你就被骂的越多。

  向下平等沟通赢得尊重

  林女士,34岁,大型企业资深秘书。

  一些秘书觉得自己是老板身边的红人,把周围的同事不放在眼里,动辄颐指气使,把自己当成所谓的领导,这样往往导致自己人缘极差。不尊重别人,自然也就得不到别人的尊重。

  我们是大型国企,我也给公司领导做秘书近10年了,无论是资历,还是人际关系,自以为很有心得。现在做什么事都讲建设性,比如建设性谈判、建设性意见等。我觉得秘书在与同事沟通上也要讲究建设性,就是不损害、甚至在改善和巩固人际关系的前提下,同别人进行确切、诚实的人际沟通。而且这种沟通的前提是平等,尊重他人。

  秘书整天围着领导转,难免会给其他同事造成一些压力和误解。当你同他们沟通时,他们往往会把你看成“领导的人”,对你有畏惧感,不给你说实情,导致有些实际情况你无法了解,你也就不可能如实反映给领导了。这个时候,你要把握好自己的身份和说话的方式,让同事感觉到你是在平等地跟他沟通交流,而不是替领导发号施令,更不是越俎代庖批评员工。

  有时候,还要站在对方立场考虑问题,因为沟通的目的是在于解决问题,比如有些事情的确存在着客观困难,一时半会不好解决,而领导又要求尽快解决,怎么办?换位思考,理解同事的难处,然后通过沟通一起找办法,实在没辙了,把实情告诉领导,再争取时间。这样不但会赢得好人缘,更会应到同事的尊重和感激。  


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