商务打电话礼仪

时间:2020-12-13 12:21:21 职场礼仪 我要投稿

商务打电话礼仪

  日常打电话礼仪,你注意过吗?你有注意日常打电话要注意的礼仪有哪些吗?下面有YJBYS小编整理的商务打电话礼仪,欢迎阅读!

商务打电话礼仪

  在现代商务交往中,电话已经是商务中互相交往最基本的媒介,所以商务人士在与对方接打电话时,要注意商务电话礼仪的相关规范。我们应该清楚在通电话时能粗略判断对方的人品、性格,所以要正确地使用电话,它直接影响着个人及企业的声誉。

  一、接打电话的基本礼仪:

  1、重要的第一声。当打电话给某单位时,若一接通,就能听到对方亲切、优美的招呼声,心里一定会很愉快,使双方对话能顺利展开,就会对该单位有较好的印象。

  2、要有喜悦的心情。打电话时要保持良好的心情,这样即使对方看不见你,但是从欢快的语调中也会被你感染,给对方留下极佳的印象。

  3、清晰明朗的声音。打电话过程中绝对不能吸烟、喝茶、吃零食,即使是懒散的姿势对方也能够“听”得出来。

  4、迅速准确的接听。听到电话铃声,应准确迅速地拿起听筒,最好在三声之内接听。

  5、认真清楚的记录。随时牢记5WIH技巧

  6、了解来电话的目的。

  7、挂电话前的礼貌。

  二、接听电话礼仪

  1、接听电话步骤

  接听电话前

  ①要准备好笔和纸。②要停止一切不必要的动作。③要使用正确的姿势。 ④要带着微笑迅速接起电话。

  接听电话时。

  第一,要在三声之内接起电话。专心听对方讲话。

  第二,主动问候,要先自报家门。

  第三,如果想知道对方是谁,不要唐突问对方“你是谁”,可以说“请问您哪位”或者可以礼貌的问,“对不起,怎么称呼您呢?”

  第四,须搁置电话时或让对方等待时,应给予说明,并致歉。

  第五,转接电话时要迅速。

  第六,需要留言时,应作好详细的记录。

  第七,感谢对方来电,并礼貌地结束电话。在电话结束时,应用积极的态度,同时要使用对方的名字来感谢对方。

  第八,要经常称呼对方的名字,表示对对方的尊重。

  2、转接电话流程

  问对方是否愿意等待转接,并向对方明确解释转接的原因。若对方愿意等待转接,则先要感谢对方的等待,然后转接到负责人的电话机上。若对方所找的人与自己在一个办公室,则应用手捂住话筒,轻声喊所找人与对方通话。若对方不愿意等待,则可请对方留言,然后进行转达。

  3、电话留言的五要素

  ①致:即电话留言要给谁;②发自:即谁想要留言;③日期:接到电话留言的具体日期,最好也包括具体时间;④记录着签名:接听电话记录者要签名,这样有助于寻找线索,或者弄清不明白的地方;⑤内容:要清楚的记录对方所要转达的内容。

  三、拨打电话礼仪

  1、时间要适宜。主要包括两个方面,一方面是拨打电话的.时间,另一方面是通话的时间长度。

  (1)选择时间。打电话应当选择适当的时间。按照惯例,通话的时间原则有二:一是双方预先约定电话通话时间,二是对方便利的时间。

  一般说来,若是利用电话谈公事,尽量在受话人上班10分钟以后或下班10分钟以前拨打,这时对方可以比较从容地应答,不会有匆忙之感。

  (2)通话长度。在一般通话情况下,每一次通话的具体长度应有意识地加以控制,其基本原则是:以短为佳,宁短勿长。 在电话礼仪里,有一条“三分钟原则”。

  (3)体谅对方。发话人在打电话时,应当善解人意,将心比心,对受话人多多体谅。不论彼此双方关系如何、熟识到哪种程度,对于这一点都不要疏忽大意。在把握通话时间时,尤须对此加以关注。

  2、通话内容要合理。在通话时,要求发话人内容合理简练,不只是礼仪上的规范,而且也是通话长度的必要前提。

  (1)事先准备。每次通话之前,发话人应该做好充分准备。

  (2)简明扼要。在通话之时,发话人讲话务必求务实,不求虚假客套。问候完毕,即开宗明义,直入主题,少讲空话,不说废话。

  3、表现要文明。具体来说,要注意以下几个重要环节:

  (1)语言文明。在通话时,发话人不仅不能使用“脏、乱、差”的语言,而且还须铭记,有三句话非讲不可,它们被称为“电话基本文明用语”。指的是:

  其一,在通话之初,要向受话人首先恭恭敬敬地道一声:“您好!”然后方可再言其他。切勿一上来就“喂”对方,或是开口便讲自己的事情。

  其二,在问候对方后,接下来须自报家门,以便对方明确来者何人。

  其三,是在终止通话前,双方预感即将结束的片刻,发话人应主动先说一声“再见”。要是少了这句礼貌用语,就会使终止通话显得有些突兀,并使自己有礼始而无礼终。

  (2)态度文明。发话人在通话时,除语言要“达标”外,在态度方面也不可草率。

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