物业项目业户档案管理流程

时间:2021-05-29 12:00:30 项目管理 我要投稿

物业项目业户档案管理流程

  导语:物业公司为了更好的做好工作,在每个项目都会安排人员做好业户的档案。下面是小编搜集的物业项目业户档案管理流程。希望能帮到你!

  物业项目业户档案管理流程

  1、职责

  (1)客服部负责业户身份资料相关信息管理。

  (2)工程部做好业户装修资料、各种图纸管理。

  (3)保安部做好业户物品出入申请、车辆等相关资料管理。

  2、工作程序

  (1)管理要求

  ①、业户情况发生变更时,应及时修订档案。

  ②、业户文件资料属秘密级文件,原则上不得外借,如部门之间借阅,需得到部门主管的同意,填写相关借阅记录。

  ③、文件、资料要进行合理归档,分类整理。

  ④、档案要经常进行清理,以免资料堆积混乱,对过期的文件资料要及时清理。

  ⑤、部门须指定专人负责,做到业户档案资料既服务于工作,又不向无关人员泄露。

  ⑥、业户的`档案资料必须保持完整性及完好性,杜绝丢失情况。

  3、档案管理

  (1)当业户的第一份资料(含内部流转有关业户的信息及业户本身填报信息)转到项目管理中心相关部门后,按一户一档的原则,立即建立相应业户档案。

  (2)为便于管理,每一份业户档案资料需同时建立目录篇(视工作需要,若资料很少,可以不做目录),档案的相关信息增减时,需同时修改目录。

  (3)主管部门可依据本部门所存档案资料的特点及性质,选择适用于本部门的业户档案管理存放方式:

  ①、客服部可采用挂牢分类存放等方式,便于日常频繁的查阅。

  ②、工程部装修图纸采用档案袋封存的方式。

  ③、保安部可视每户信息量的多少及使用频率,选择适合本部门工作的管理方式。

  ④、各部门需依据要求,于当日完成归档工作,将档案的增减登记《业户档案一览表》中,交部门主管查阅。

  (4)业户发生变更后,原业户的相关资料单独存放,确认保管年限。超过保管年限后,经部门主管查阅后审批后销毁,并做好相关销毁记录。

  (5)客服部主管每周一对照《业户档案一览表》,对本部门上周建立的档案进行全面检查或抽查,发理问题及时予以指导,签署相应评语。

  (6)客服部每月5日前,将本部门上月各种档案建立及管理情况,汇总成书面报告,由部门主管批阅后,上报项目经理。

  (7)项目经理组织每半年对下属部门进行一次全面的档案检查,分别安排在每年的三月份及九月份。

  (8)相关部门借阅档案时,需经部门主管同意,办理相关手续。

【物业项目业户档案管理流程】相关文章:

1.项目管理流程

2.公司项目管理流程

3.研发项目管理流程

4.会展项目管理流程

5.项目管理验收流程

6.光环项目管理流程

7.项目管理标准流程

8.企业项目管理流程