- 相关推荐
文秘公文写作中必须做到“五个结合”
一篇高质量的公文除了启迪人的思想、指导人们社会实践，应该还具备流畅的语言、清晰的逻辑结构、严谨的写作技巧等，下面给大家介绍文秘公文写作中必须做到“五个结合”，欢迎阅读!
文秘公文写作中必须做到“五个结合”
一是坚持宏观和微观结合，增强公文的指导性。宏观与微观相互结合，是公文写作的基本要求。一篇有价值、能指导工作实践的公文，应该做到既能体现上级指导思想、方针政策、领导意图，也能契合本地区、本部门、本单位实际情况。
一个单位经常要撰写单位汇报材料，或是给上级领导听，或是给兄弟单位听。那么，如何使这个材料吸引领导注意力，引起与会者的共鸣?如何达到向兄弟单位推广的目的?在写作汇报材料时，若能把单位的特色工作、创新举措和成效聚焦到本单位发展的重点、领导关注的焦点、开拓创新的难点上来，则一定能吸引参会者的注意力，达到推广经验、指导实践的目的。
譬如，市政府外侨办作为全市对外开放的前沿政府部门，在参加全省外事会议工作时，要汇报单位特色工作和创新工作，笔者紧密结合市外侨办服务全市“一带一路”交汇点建设，聚焦主题，撰写了《用好机遇凝聚抢抓“一带一路”建设力量》。全文围绕“在工作重点上，突出‘一带一路’”“在力量整合上，倾斜‘一带一路’”“在决策参谋上，服务‘一带一路’”这三个层面展开。文章引起与会者热议，受到了上级领导好评。“一带一路”既是国家发展战略，也是江苏省、连云港市聚力贯彻落实的战略，深受国内外关注。
笔者在写作过程中，巧妙地结合这个议题，把文章内容集中到外事侨务部门贯彻落实国家“一带一路”战略和结合外侨职能服务全市“一带一路”建设上来，把外事侨务部门服务“一带一路”置于国内宏观背景下进行论述，较好地做到了宏观和微观结合，自然而然引起了大家的兴趣和共鸣，增强了文章的指导性和针对性。
二是坚持统述和分述结合，增强公文的层次性。统述和分述结合简称统分结合，有时候也可以叫总分结合。若把统述和分述相结合的方式灵活巧妙地运用到公文写作中去，就能充分彰显文秘人员的写作功力和写作水平。
一般情况统述会出现数字化的短语，譬如“五个结合”“四个强化”“三个提高”。概括来说，就是能够驾驭纷繁复杂的材料，很好地归纳和概括标题与层次标题之间、句式与句式之间的逻辑层次关系。两者的关系是，标题与层次标题的统分结合，标题统述，层次标题分述，层次标题下面需要进一步对自身内容进行拓展论述。句式与句式之间的统分结合，前面一个句式统述，后面句式分述，后面句式一般不需要进行内容拓展。
第一，统分结合在标题和层次标题之间的具体运用。例如，“围绕三大活动，着力三个提升”作为一篇文章的标题，接下来层次标题是这么展开的：围绕党的群众路线教育实践活动，着力提升为侨服务的主动性(要展开论述怎么做以及取得的成效);围绕侨情大普查活动，着力提升为侨服务的针对性(要展开论述怎么做以及取得的成效);围绕“学习型机关”创建活动，着力提升为侨服务的实效性(要展开论述怎么做以及取得的成效)。层次标题很好地呼应了文章标题，表述形象、论述有力、层次清晰，而且三个层次标题下面还有依次展开的论述。
第二，统分结合在句式与句式之间的具体运用。我们经常在一段文字材料论述展开过程中(无论是文章的开头、过渡、结尾，还是文章的主体部分)，看到类似这样的语言表述：后面几个语句对前面一个语句起着解释说明的作用，读起来节奏和谐、很有气势。
例如：坚持“三个落实”，就是落实领导、落实责任、落实机制;落实“三个强化”，就是强化创新、强化目标、强化考核;紧紧围绕“一个重点”“两条主线”，一个重点是“一带一路”，两条主线是经贸合作和人文交流;做到“五个一”，党组成员每人联系一家涉外或侨港资企业，每半年走访一次涉外、侨港资企业，撰写一篇调研文章，解决一些实际问题，提供一些有价值的信息。这些句式有个共同的特征，前面的一个语句统述，后面语句围绕前面统述语句依次说明，语言干脆凝练，给阅读者一种形象直观的感受。
也有一些句式较长的统分结合的示例：例如，我们在扎实开展《江苏外事》通联工作，首先，始终坚持“三个充分认识”，即充分认识《江苏外事》是全省外事系统学习外事政策、探讨外事理论、交流外事工作、宣传外事成果的载体，充分认识《江苏外事》是全省外事系统唯一的省级宣传、学习、交流的刊物，充分认识配合做好《江苏外事》通联工作是宣传连云港外事工作成果、借鉴先进地区外事经验的重要平台。上述例子统分结合，既能梳理大小标题与层次标题、句式与句式之间的逻辑关系，也能很好地彰显写作者的语言概括力和表现力。
三是坚持虚写和实写结合，增强公文的饱满性。虚实结合是日常公文写作实践中常用的方法，利用观点和材料相结合，组成整篇公文结构框架和基本内容，这样文章才会有血有肉。
公文写作中的“实”材料，指的是具体事实、典型案例、调研材料、工作措施、真实数据等，实写是让文章观点在具体的事实材料中得以凸显，进一步增强文章观点的说服力和可信度;公文写作中的“虚”材料，指的是名言警句、政策理论、方针政策、指导思想等，虚写就是借助于对某一问题的认识角度、立场看法，分析政策理论、指导思想等得出的观点，例如，“根据《中共连云港市委、连云港市人民政府关于印发< 连云港市人民政府职能转变和机构改革实施意见> 的通知》要求，现已组建连云港市人民政府外事与侨务办公室，原市人民政府外事办公室、原市人民政府侨务办公室一并撤销。”可以看出上述决定的依据是市委、市政府的文件要求，这是虚写的具体表现。
一般来说，公文尤其政府工作报告、调研报告、发言稿等材料既要实写，也要虚写。譬如，“调查研究是做好领导工作的一项基本功，调查研究能力是领导干部整体素质和能力的一个组成部分。只有从严上要求，向实处着力，才能拿出既符合中央精神、又贴近当地实际、深受群众欢迎的政策措施来。
因此，党员干部下基层必须一竿子插到企业车间、宾馆社区、农田老舍，摸清真实的家底和存在的问题。”“调查研究是做好领导工作的基本功……政策措施来”，这两句话分析了调研的重要性和调研从严的必要性，属于虚写部分。“党员干部下基层……存在的问题”这句话提出调研工作要求和措施，属于实写部分。先虚后实、虚实结合、相得益彰、相互印证，很好地说明了调研工作必须“实打实”以及如何“实”。
四是坚持严谨和生动结合，增强公文的可读性。公文留给人的一般印象是严肃、严谨、呆板，在写作中，要如实客观地反映问题、分析问题、解决问题，这些特点在法定公文中体现得最为明显。但在事务文书中却是另一番景象，严谨性和生动性互相结合在讲话稿、演讲稿、发言稿、致辞、贺词等事务公文中运用得较为频繁。
譬如笔者为市领导写的一篇欢迎国外驻华使节来连云港市参加会议的致辞开头：3 月的港城生机勃勃、暖意融融，在这孕育生命、蕴含希望的季节，我谨代表连云港市委市政府对各国驻华使节的到来表示热烈的欢迎，对长期支持和关注连云港经济社会发展事业的各界朋友表示衷心的感谢。此致辞开头既有描述季节的文学语言表达，也有致辞常规的公文写作句式，较好地体现了公文语言的严谨性和生动性。
至于在公文写作中，是公文化语言多一点，还是文学化语言多一点，这还是要因文而异，要坚持原则性和灵活性的统一。譬如重要会议上的讲话稿、发言稿、汇报材料，应该是文学化语言少一点，演讲稿、先进个人事迹材料等文学化语言可以多一点。
五是坚持定量与定性结合，增强公文的灵活性。定量和定性，从公文语言表述层面来看，他们分别是运用精确语言和模糊语言来呈现某项事情发展的情态、变化以及成效。在公文写作过程中，精确语言不可或缺，模糊语言也必不可少。精确语言是由于公文的政策性、严肃性决定的，模糊语言是由于公文的保密性、灵活性决定的。
定量分析，就是具体数据要真实可靠，譬如统计分析数据、经济指标，是多少就是多少，具有较强的客观性。一些地方政府在出现安全责任事故后瞒报死亡人数的教训至今还值得我们警醒，这就是忽视公文严肃性的具体表现。定性分析，带有较强的主观色彩，譬如在一篇公文当中，我们可以看到“大幅提高”“明显进展”“显著进步”“长足成效”等词语或者语句，这里的“大幅”“明显”“显著”“长足”都是定性分析。
在我们日常写作的公文中，尤其每年一度的政府工作报告里，运用定量和定性相互结合方式进行表述随处可见。因此，在公文写作过程中，必须合理使用定性和定量分析，并把两者结合起来，使公文表达更加准确、真实、灵活。
曹丕说：“盖文章，经国之大业，不朽之盛事。”说明文章对治国理政的重大作用，从另一个层面也蕴含了好文章、好作品对促进时代进步发展具有不可替代的功能。
因此，在公文写作实践中，广大文秘工作者要铭记使命、结合实际、刻苦钻研、积极探索，巧用这“五个结合”，树立精品意识，撰写高质量的公文，为个人、为单位，也为这个社会、民族作出自己应有的贡献。
公文写作的基本原则
在撰写公文时，必须遵循一系列的原则，以确保文稿的规范性、准确性和有效性。这些原则包括：
规范性：公文写作应严格遵守国家法律法规、行业标准以及企业内部的公文写作规范，确保文稿格式正确、语言严谨。
准确性：内容必须真实可靠，数据准确无误，避免任何形式的误导和歧义。
有效性：公文的目的在于传达信息、沟通意见，因此必须确保接收者能够准确理解并采取相应行动。
公文写作的基本原则
在撰写公文时，必须恪守一系列的原则，以确保文稿的规范性、准确性和有效性。这些原则具体包括：
合规性：公文内容不得与国家法律法规、行业标准及企业内部的公文规范相抵触，确保文稿格式规范、语言严谨。
真实性：内容必须真实可靠，数据精准无误，以杜绝任何形式的误导和误解。
明确性：公文的目的在于信息传递和意见沟通，因此必须确保接收者能够清晰理解并采取相应行动。
公文写作的格式要求
（一）公文用纸：统一采用A4型纸，其尺寸为210mm×297mm。左侧装订时，钉距要适中（通常在上四分之一处和下四分之一处），确保装订整齐牢固，无坏钉、无漏钉、无重钉。
（二）行文格式要求：
标题格式：标题的字体通常选择宋体或黑体，字号应大于正文，一般采用2号宋体字（加粗）。标题可居中排布，占据正文宽度的三分之二左右。若标题字数较少，可适当加大字距；若字数较多，超过正文宽度的四分之三，则应根据语句长短进行分行排列。
分行规则：在编排标题时，应遵循“分行不破词”的原则，即避免将一个词或数字分割成两行。
（1）直线式：适用于15字以内的标题，如“XX学院第二届大学生艺术展演方案”。
（2）短长式：适用于15至28字的标题，如“XX学院经济与工商管理系20XX届毕业生安全文明离校工作方案”。
（3）长短式：适用于29至33字的标题，如“共青团XX学院经济与工商管理系委员会关于免去XXX职务的报告”。
（4）纺锤式：也被称为“橄榄型”或“梭子式”，适用于34至45字的标题，如“XX学院经济与工商管理系学生会关于召开XX学院经济与工商管理系第一次学生代表大会的请示”。
3. 正文格式：标题下方需空出一行，之后开始撰写正文。正文通常使用仿宋体字体，字号为3号。若正文中出现小标题，则可以使用3号宋体字（加粗）或黑体字进行标注。
结构层次：在撰写正文中，如需多个层次，应依次使用“一、”、“（一）”、“1.”和“（1）”进行标明。各层次标题的字体建议为：一级标题用黑体，二级用楷体，三级用宋体加黑，四级与正文相同。
表格处理：若正文中需要插入表格，应将其作为附件单独列出，避免打断公文的整体逻辑。尽管某些情况下也可能在正文中穿插小表格，但需谨慎处理以保持阅读的连贯性。
附件标识：若公文包含附件，则在正文结束后空出一行，左对齐位置使用4号仿宋字标识“附件”，后跟全角冒号和附件名称。
落款与日期：落款即发文机关或单位名称，字体和字号与正文保持一致，并应居左对齐。日期则表示成文时间，可按照要求插入日期和时间。
印章位置：印章应加盖在正文的最后一行之内，且端正居中，压在成文时间上。若印章下弧无文字，则采用下套方式；若印章下弧有文字，则采用中套方式。确保印章为红色，且位置恰当。
行距调整：行距应统一设置为1.25倍行距，以确保公文的整体美观和阅读舒适度。
需注意的细节与问题
在撰写公文时，除了遵循上述格式要求外，还需注意一些细节问题。例如，层次标号与文字之间的距离可通过回车后使用Ctrl＋Z进行微调；同时，确保行距一致，以保持公文的整体协调性。通过注意这些细节，可以进一步提高公文的质量和可读性。
全称与简称：在公文中，首次出现的人名、地名或组织机构名应使用全称。若为方便行文且名称较长，可在初次使用时说明其简称，并在后续使用中直接采用。
标点符号的规范使用：应注意避免将间隔号“”误写为点号“.”，同时确保连接号的用法正确，如“2008年3月26—28日”中的连接号应占一字位置并上下居中。
日期与正文的距离：日期与正文之间的距离应依据印章大小来调整，确保印章能完整地盖在成文日期上，且上距正文不超过一行的空白。
标题中的标点：公文标题中通常不使用标点符号，但书名号和引号除外。
逗号的正确使用：在公文中，逗号用于句子内部成分之间的停顿，应避免“一逗到底”的情况，即一句话说完后要及时用句号断开。
顿号的误用：顿号主要用于句子内部并列词语之间的停顿，需与逗号、分号、句号区分使用。在公文写作中，要避免顿号、逗号、分号、句号的混用。
书名号的滥用：书名号仅限于用于书名、报刊名、文件名、文章名等，不得用于证件名、会议名等。使用时需严格遵守规范。
错别字检查：公文写作中应仔细检查错别字，确保文字的准确性。
公文种类
上行文，即下级向上级领导的行文，是自下而上的沟通方式。典型的上行文包括报告和请示。
下行文，则是上级领导向下级机关的行文，方向相反。这类公文包括命令、决定、指示和批复等，用于传达上级的意志和决策。
平行文则适用于同级机关或互不隶属机关之间的沟通。这种行文方式旨在协调不同机关之间的工作和关系。
【文秘公文写作中必须做到“五个结合”】相关文章：
文秘必须掌握的公文写作提速方法06-14
文秘公文写作中的文学修辞07-17
文秘公文写作中的几个细节问题11-06
文秘公文写作与文学写作的区别07-02
文秘公文写作提速的方法10-07
文秘公文的写作技巧07-26
文秘公文写作的思维方式10-16
文秘公文写作技巧08-25
文秘公文写作开头的方法06-26