行政公文的写作技巧

时间：2025-10-14 11:30:34 银凤办公文秘我要投稿

常用行政公文的写作技巧

　　行政公文，是公务文书的简称，是人类在治理社会、管理国家的公务实践中使用的具有法定权威和规范格式的应用文。以下是具体介绍。供参考！

常用行政公文的写作技巧

　　行政公文的写作技巧 1

　　行政公文，是公务文书的简称，是人类在治理社会、管理国家的公务实践中使用的具有法定权威和规范格式的应用文。作为表述国家意志、执行法律法规、规范行政执法、传递重要信息的最主要的载体，从某种程度上来说，公文是国家法律法规的延续和补充。下面简单介绍一下常用行政公文的3种模式写作技巧。

　　请示

　　请示是向直接上级请求指示、批准的公文。必须事前行文，一事一文。上级应在一定的时限内批复。

　　【标题】一般由发文机关、事由、公文种类三部分组成。如：《×××学校关于创办<校园文学>报的请示》。可以省去发文机关。

　　【主送机关】接受请求的直接上级机关，在标题下面一行顶格写起。

　　只写一个，如需同时送其它机关，应用抄报（在文末左下角写明）形式。

　　【正文】1.请求缘由。一写情况依据（往往用“目前”开头），二写目的说明（用“为...”开头）。

　　2.请求事项。分层分项写清具体要求，并说透理由，提出充足的事实和理论根据。同时，依据实际情况，提出切实可行的处理意见，作为上级机关进行判断和指示的参考。

　　3.结尾。只是一句祈使性的话：“当否，请批复”或“以上如无不当，请批准”。

　　【附件】可有可无。是随同请求的有关材料、图表或其它文件。在正文之后（隔一行）注明附件名称和顺序。

　　【印章、发文时间】

　　报告

　　报告是向上级机关报告工作、反映情况、提出建议和答复询问的公文。一般事后、事中行文。不要求上级批复，行文较长。报告和总结、调查报告的写法大同小异。常见单位部门的总结同时用于会议，成为报告。

　　【标题】一般是：“事由+报告”。

　　【主送机关】与请示相同。

　　【正文】种类繁多，正文内容有差异。为学习方便，把报告大致分为二种：

　　一是综合性报告正文，或称总结性报告。政府及机关单位都要在大会上作此种工作报告。

　　1.情况简述：工作时间、地点、背景、条件或各项工作的开展情况。这种开头称为概述式。此外还有结论式（议论判断）、说明式（用“为了…”）等。百字上下。

　　2.成绩做法：这是主体。可以简要叙述一下工作过程。成绩常常通过数字、比较、事实来表现。安排形式有条陈式、小标题式、阶段式和贯通式。

　　3.经验教训：要有观点、看法和规律，又要有具体的'典型事例以及理论分析。常常占五分之一篇幅。

　　4.今后计划。往往写成今后的工作计划。常常占三分之一篇幅。

　　各级各类行政机关每年都要作这种总结式的报告。

　　二是专题性报告正文。着重汇报某项工作或某个问题，特点是专项、特殊，一事一报。

　　1.概述情况。讲清工作开展情况，或问题发生的原委，事项的起因和经过。

　　2.说明理由、做法和反映。或取得的成绩和经验，或分析存在的问题及原因，或说明工作做法，或写出群众反映。

　　3.提出意见。写基本看法，解决问题的建议和办法。

　　报告要用事实说话，以叙述为主，叙议结合。

　　【结尾】一般用“特此报告”，“以上报告如无不妥，请批转各地执行”等习惯用语，有的不写。如有附件，与请求相同写法。

　　最后写发文机关或个人，盖章，写发文时间。

　　通知

　　通知是批转下级公文、转发上级或不相隶属机关公文、发布规章、传达事项和任免干部所用的公文。它是最常用的行政公文。根据其作用分为五种：发布性通知、批转性通知、事项性通知、会议通知和任免通知。

　　【标题】灵活，甚至只有“通知”这一部分（内容不大重要又是周知的）。但批转性通知的标题按照《办法》“准确简要”的规定，省略文种，即：“批转（或转发）+（始发机关）原文标题”。

　　【主送机关】直接上级。

　　【正文】

　　发布性通知和批转性通知的正文：“主体（发布或转发的文件）+批语”。如：“现将《xx办法》发给你们，请认真贯彻执行。”

　　事项性通知：原由+事项+结语（特此通知）

　　会议通知：名称、时间、地点、内容、人员、报到时间、地点和要求、需带材料等

　　任免通知：格式固定

　　【附件】可有可无

　　【发文机关】标题中有发文机关并且标题下有发文时间的不署。

　　【发文时间】用汉字小写数字

　　行政公文的写作技巧 2

　　1、选择好文种

　　与其他文章相比，公文有特定的制发主体、阅读对象、内容、格式和语言，因此，选择合适的公文文种是写好公文的第一步。一般而言，选择什么样的公文文种，应当根据行文目的、发文的职权、发文与收文机关的关系来确定，注意把握三点要求。一是选择法定文种。20xx年4月，中央办公厅、国务院办公厅印发《党政机关公文处理工作条例》，合并统一了党政机关常用公文文种，包括决议、决定、命令、公报等共15种，公文写作必须选择法定的'文种，如陈述情况、汇报工作应用"报告"，要求上级给予批复要用"请示"，弄清楚每个文种的特点和作用，做到文种选择不生造、不滥用、不错用。二是注重唯一性。每一份公文只能选用一个文种，决不允许出现两个及以上文种并用的情况。三是遵守行文规则。每个文种都有明确的格式和起草、管理要求，严格遵守行文规则，公文才能发挥应有效力。

　　2、把握好"意图"

　　公文写作，在上传下达、部署工作、协助决策、解决问题上有不可替代的作用，说到底就是要实现以文辅政的目的，因此公文行文上必须把握意图。一要准确定位。写作公文之前要把握行文目的或发文行政意图，弄清阅文对象的具体情况，把自己摆到制发公文的主体位置上，围绕主题内容提炼观点，遵循文种既定格式行文，旗帜鲜明地表明支持什么、反对什么，明确具体指出该做什么、不能做什么，切忌模棱两可、含糊其辞。二要出以公心。需要明确的是，即便有的公文是以领导署名发出，但也代表的是发文机关领导集体的意图，就要详细了解领导的意图、听取行文的要求，不掺杂个人喜恶，要站在领导的角度，从工作大局出发，来认识形势、分析问题、提出对策，高屋建瓴、掌控全局。

　　3、谋好篇布好局

　　一篇优秀的公文，必须把想说的话说深说透、把想表述的问题点到点准、把带有规律性和根本性的东西揭示出来，既不能浮光掠影，也不能浅尝辄止。做到这点，关键要在谋篇布局上下功夫。一是"有物"，就公文写作而言，是指要素齐全、内容丰富，没有缺项漏项，这就要求在日常工作中一重学习积累，二重调查研究，既读书破万卷，又躬行求真知。二是"有序"，即总体构架的序列安排，要求层次清晰、条理清楚，在公文写作中，不论是以并列、递进、分合、因果、逻辑等关系中的任何一种展开行文，都必须聚焦到认识问题、研究问题、解决问题上来，客观辩证地看问题，透过现象分析本质，抓住重点、把握难点、明确关键点，合理安排行文顺序，表述详略疏密恰当。

　　4、语言表述"精炼得体"

　　制发公文是为了解决公务中的各种实际问题，公文发挥实效，其语言表述就必须符合文体特性。一是准确，要客观真实地反映问题，做到表述合意、辞意相符，语言表述上既要符合语法规范，也要注重表意分寸，突出针对性。二是简明，公文写作要开门见山、言简意赅，一针见血指出问题，抓住关键和要害，摒弃大话、空话、套话，集中笔墨讲清楚该说的、必须说的问题。三是朴实，公文写作讲求平易朴实、通俗易懂，忌用过多的华丽辞藻展现文采，不宜使用抒情方式表达情感，平铺直叙讲问题、说明议论作补充，写准确、写到位。四是得体，每一种公文类别均有各自的行文对象和作用，故语言表述也不同，要把握好性质、作用等特点，按需行文，恰到好处。例如，上行文多用于工作汇报，突出请示性；下行文多用于发号施令或部署工作，强调指令性；平行文常用于工作沟通交流，注重协商性。

　　5、修正定稿"精雕细琢"

　　俗话说，文章不厌千回改。好文章都是改出来的，善作不如善改。公文从写作到定稿，绝不可能一蹴而就。公文拟好报送领导审阅之前，拟稿者至少得进行"三改"。一改内容，反复阅读推敲，审阅内容主题是否突出、观点是否正确、材料是否详实、论证是否准确等，注重把握内容上政治性、政策性的要求。二改篇幅，能文者惜墨，公文尤其注重简洁明了、直截了当，当删繁就简，力戒冗杂。三改叙述，既检阅结构是否符合逻辑、过渡衔接是否顺畅，又检查文字表述不规范、不准确、不通顺的地方。尤其要注意的是，抄袭是写作大忌，公文写作必须摒弃照抄照搬、顺手牵羊、改头换面等"小伎俩"，老老实实地写、认认真真地写。

　　行政公文的写作技巧 3

　　行政公文，是公务文书的简称，是人类在治理社会、管理国家的公务实践中使用的具有法定权威和规范格式的应用文。它是特殊规范化的文体，具有其它文体所没有的权威性，有法定的制作权限和确定的读者，有特定的行文格式（注意：比模式更进一步）并有行文规则和办理办法。我国公文一律按照国务院办公厅1987年2月18日发布、1993年11月修订的《国家行政机关公文处理办法》写作和办理。

　　公文写作的要求很高，尤其是要求起草者具有工作实践的基础，懂得工作中许多微妙的关节，而在具体起草中要求较好的'文字语言工夫。公文语言总的要求是庄重、平实、概括。公文语言功夫的核心是选词。选词一：要根据所反映的客观实际需要，二：要符合明晰、确切、简练的标准，三：要根据具体的语言环境，为避免上下文重复而选择不同的词语，注意文中所涉及对象和阅读对象。多用书面语和文书用语，少用形象和描绘性词语和口语，不用方言土语，十分规范。

　　需要特别提出公文结构用语。一是开头用语，用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。如：为（了）、关于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、据、查、奉、兹等。二是结尾用语。如：为要（荷、盼）、是

　　荷、特此通知（报告、函告）等。三是过渡用语。如为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述等。四是经办用语。如：经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。五是称谓用语。有第一人称：我、本；第二人称：你、贵；第三人称：该。等等。

　　国家行政公文有12类13种,即命令（令）；议案；决定；指示；公告、通告；通知；通报；报告；请示；批复；函；会议纪要。

　　公文主文结构，是指除了公文格式（外部组织形式即文头、主文和文尾及其各项设置）之外的公文核心部分。

　　这一部分的写作，是公文写作的难点。

　　一、标题

　　1．规范式：三部分，即：发文机关＋事由＋文种

　　――用于重要、庄重的公务

　　2．灵活式

　　a 二部分：一是发文机关＋文种

　　（以上标题下可加时间）

　　二是事由＋文种

　　三是“转发+始发机关及原通知标题”

　　ｂ一部分：只有文种

　　――常是不大重要的公务，带周知性

　　带发文机关的标题下面如写发文时间，则须用括号，公务须是重大的、庄重的。文

　　后不写落款及时间。

　　二、正文

　　1．主送机关（面向机关全体人员或者社会群体的，公务是周知的、重大的，常常不写；注意工作实际中组织关系）

　　2．正文

　　a．原由：一是依据：

　　情况：叙述时间、单位、地点、人物和事件等；常用“目前…”类时间状语；简介人物及事迹

　　文件：常用“根据…”；往往是一句话

　　意义：议论：常用“是…”

　　作用：常用“将使…”

　　二是目的：常用“为…”

　　原由部分可省略，或只省略依据、目的之一。

　　b 事项：（内容多而重要的分条列项即列出层义，或用小标题或用句子表达）

　　1.并列式。常见。一般写的是公务的横向的、静态的情况。各部分相互之间无紧密联系，独立性强，但共同为

　　说明主旨服务。能够省略某一部分。这种方法的好处是概括面广，条理性强。

　　并列式内容之间的序码可用数字式，也可用分段式；段中并列的内容可用数字、分号（；），也可用句子并列式。

　　要求重轻有

　　序：重要的放在前边，依次类推。

　　2.递进式。一般写的是公务的纵向的动态的过程或者事理。各部分层层递进，每一部分也不可缺少，前后顺序

　　也不能颠倒。这种方法的好处是逻辑严密，能说明问题。

　　在一篇公文中，两种方法可以互相交叉，即以一种方法为主，在某一部分即某一层次中用另一种方法。

　　注意：自此以下常运用序码。顺序是一、（一）、1、（1）共四层。

　　不重要内容分项可用分段甚至加分号（；）的形式。

　　c 结尾：（可以不要）常见有：

　　一是各文种专用语如：“请予批准”、“特此通知”等。

　　二是希望、号召类。

　　行政公文的写作技巧 4

　　一、决定

　　领导指导性文件的一种，用于对重要事项和重大行动作出安排。决定在实践中具有比较广泛的具体用途，正文的组成也存在很大的差异，常见的组成形式有这样儿种：

　　第一种最简洁，通常只有一个自然段，几句话。主要包括的内容是：谁，于何处，根据或为了什么，确定采取什么行动或措施。确定召开会议、人事任免、设立机构、参加或脱离组织的决定，以及一部分履行法定审定批准程序的决定常采用这种形式。

　　第二种比第一种稍复杂一些，主要有这样一些内容：目的或根据；对所针对事物或问题性质的分析、评价；有关措施（实施的对象、范围、方法、注意事项等）。用于表彰或处分，命名，撤销有关议案或其他公文，以及赋予、剥夺、免除有关对象的权利义务、能力的决定常采用这种形式。

　　第三种形式则更复杂一些，主要组成部分有：根据、目的、意义或原因；分条列项陈述有关措施的具体内容，必要时在各条项上附加小标题，以概括揭示各自的主要内容。这部分内容通常要写出：措施的性质、种类以及实施的时间空间和人员范围、步骤、方法、条件、组织领导保障、政治思想保障、与其他措施的关系、有关的政策界限、执行要求等。用于确定实施重要政策的决定常采用这种形式。

　　第四种形式适用于确定并表明原则立场的决定。其特点是除了以简要文字表明自己的立场、观点之外，还有较多的议论、推理方面的文字，以讲清道理，驳斥错误观点。

　　二、指示

　　指示用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。用于对下级机关布置工作的指示的正文包括三部分内容：一是行文的客观依据或目的、意义；二是具体的工作任务与安排，以及指示事项的意义；三是对落实指示事项提出具体注意事项和要求（如步骤、方法、时间安排、期限、政策界限、报告执行情况的方式、时间等）。这三部分内容可依以上次序陈述，也可先讲事项意义及行文目的，然后分条列项对每一项具体任务和要求分别陈述。用于阐明工作活动的指导原则的指示，其正文通常也有三个组成部分：一是行文依据或该项工作活动的意义；二是对开展各项活动指导原则的规定（禁止、纠正或倡导、要求以及有关政策界限）；三是在落实指示事项过程中的具体注意事项和要求等。

　　三、领导指导性文件

　　领导指导性公文的一般特点是：公文内容对规定受文者的行为具有强制约束力，有关下级机关及有关个人必须认真遵行；公文所针对的问题带有一定的随机性，涉及特定的问题、特定的人，一般不具有普遍性；有效期一般不长，时过境迁公文即失去执行效用；与规范性公文相比生效程序相对简约，除决定、决议等之外，只要发文机关的法定代表对公文的效用予以确认（如签发），即为有效；在效用方面，一般“溯及既往”，即公文的效力所及不仅针对成文之后发生的有关事物和问题，而且包括成文之前发生的问题，受文者应根据作者要求纠正有关偏向，采取措施弥补不足。

　　四、通知

　　（一）颁发、转发、批转公文的通知

　　颁发（印发）、转发、批转公文的通知的主要作用分别是完成有关规范性公文的发布生效程序（颁颁发）；扩大一部分公文的有效范围并使之更加具体化（转发）；使一部分公文升格赋予其在更大范围产生效用的条件（批转）。

　　这三种通知的正文都比较简短，最简单的形式就是指出谁，经谁批准，为何原因，根据什么，制定了一个什么公文，现将公文发（转发）给谁，怎样执行（或从何时开始施行）。稍复杂一点的就是在上述简单形式的基础上，对被印发、转发的公文或其所针对的事物进行评价分析，说明意义，指出执行中需注意的事项，或者对这些公文中的规定、要求等提出补充性意见。

　　这三种通知的标题式样与其他公文稍有不同，一般为：（作者）+颁发或印发或转发或批转十（原文标题）+的通知。

　　（二）指示性通知

　　指示性通知用于传达要求下级机关办理和有关单位需要共同执行的事项。这种通知的发送对象虽不只是下级机关，但因其内容为更高层次机关的指示精神，因而仍具指示性。

　　指示性通知的正文一般包括：行文的依据（客观情况、上级要求等）或目的意义；上级指示的精神及其具体化，如政策规定，工作任务及安排；执行要求及有关注意事项，如步骤、方法、时间要求、政策界限、报告执行情况的.方式与期限等。后两部分内容常需以分条列项的方式表达，每条的开端大都以简短文字对主要内容加以概括（主题句），其后再予阐述发挥使之具体化、明确化。

　　（三）知照性通知

　　知照性通知用于转达要求各有关方面周知（只需要知晓而不要求直接执行）的事项。这种通知的发送对象更为广泛，级别方面的限制也不严格，对下级对平级，甚至对一部分上级均可发送。

　　知照性通知的正文主要包括：形成该事项的过程、原因、根据；事项的具体内容（性质、状态）。为简化正文，有时以附件（如任免名单、公章印模、组织章程等）对事项的内容作细致交代。

　　知照性通知所涉及的事项主要是：成立或撤销机构或组织；启用或废止公章；变更一些组织或刊物的名称；任免干部；出版发行刊物等。

　　五、通报

　　表彰性通报用于表彰好人好事和介绍先进典型经验，其正文主要有三方面内容：先进事迹（人物、时间、地点、过程、结果）或经验（单位及所处的客观条件、主要作法、规律性的认识等）；评价分析（性质、意义、经验所在及适用的条件情况，经验中的不足及其原因等）；决定事项（给有关单位或个人何种称号或其他精神的、经济的奖励），以及提出一些学习先进事迹、借鉴吸收典型经验方面的要求或号召等。

　　事故通报是批评性通报的一种，其正文主要包括：事故的概况（时间、地点、过程、结果等）；对事故性质、原因以及后果的分析说明；提出防止类似事故的原则性要求、措施及各方面应记取的主要教训。有时还包括对事故责任者的处理决定。上述内容可以直接叙述说明，也可以转发有关事故报告等公文的形式间接转述有关情况（以这些报告等为附件）。

　　批评错误典型的通报用以批评坏人坏事以及有关单位或个人的错误，其正文主要有这样一些内容：主要的错误事实（单位、人物、时间、地点、主要过程、结果等）；分析评价（错误性质及原因、严重后果）；对有关当事人的处理意见，以及要求各方面从中记取的教训。有时还提出请检查上报有无类似问题、汇总有关反映等方面的要求。

　　情况通报用以报道、传达重要情况和有关精神，其正文有两种组成方式，其中一种只对有关事实作客观叙述；另一种除此外还对情况加以分析说明，有时还针对具体问题提出应采取何种对策的指导性意见。

　　六、批复

　　批复用于答复下级机关的请示事项。批复是一种被动的指示，是针对下级的请示而形成的，其正文主要有三方面内容：指明针对的来文（时间、发文字号、标题等），简要交代形成答复意见的过程；应对方请求回答是否同意或批准对方要求，或应对方请求提出解决工作问题的指导性意见，如不能批准时，需说明理由，只部分同意或批准时，除说明理由外还要提出具体修正、补充的意见，应对方请求发表指导性意见时，具体写法可参照指示或指示性通知；常以“此复”“特此批复”等结束，有时也以提出请对方复文的要求作结，如请对方汇报有关情况，答复有关疑问等。

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