详谈文秘的自身修养与文书档案管理

时间：2025-09-25 11:20:33 晓映办公文秘我要投稿

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详谈文秘的自身修养与文书档案管理

　　文字秘书是党政部门和企业、事业单位必设的工作人员。其作为一种工作职务，不仅仅是抄、写、收、发，而且还通过事务性工作的处理，起到领导的助手和参谋作用;同时，就一般情况而言，中小机关、企事业单位的文字秘书又是文书档案的管理者。文书档案的价值，关键在于档案的质量，而档案资料的质量，又取决于文字秘书和文档管理工作人员的自身素质。为此，今天小编就从文字秘书的自身修养谈起，进而就文字秘书的修养与文书档案管理的关系问题谈谈自己的认识。

　　详谈文秘的自身修养与文书档案管理 1

　　一、较好的文字秘书的素质修养，是文书档案管理的重要基础条件

　　文字秘书作为领导的助手和参谋，一是记录和抄写;二是文稿起草。记录，有领导的口授记录，有接待来访者的记录，还有会议记录和电话记录等等;抄写，即对字迹潦草或因在起草过程中经反复推敲、多次修改和勾划的文稿进行誉写以便于继续修改或交付打印。帮助领导誉写稿件使之能腾出时间去做其它工作，这是文字秘书应尽的责任。起草文稿，是文字秘书工作的主要部分。文稿的起草过程，常常是由领导和文字秘书合作进行的。有时，是领导亲自动手，秘书帮助誉写。以及做一些收集、补充和核实;有时，是领导口授主要内容，秘书记下后负责文字的加工整理;有时则是领导只口授一个要点，或者同秘书一起在讨论中形成一个要点，然后由秘书据此去收集材料、推敲观点，形成文字。这最后一种，领导只是出题目，而从拟定提纲、收集材料、起草文稿到讨论修改，则都由文字秘书单独负责。特别需要指出的是，在起草文稿的时候，文字秘书不但可以在酝酿和讨论文稿的时候提出自己的意见供领导参考，而且可以在起草时直接把自己的想法写上去，形成初稿，让领导人去决断，而不是照葫芦画瓢，这样形成的文稿才能真实、全面、生动地反映传达领导的决策、方针、意图等，并使之成为群众性的行动。

　　要达到上述目的，文字秘书就必须具备较高的素质。他除了具备一般工作人员的基本条件外，还应有自己特殊的知识修养、技能修养、品德修养、作风修养方面的要求。知识修养、技能修养好不好，是一个文字秘书称职不称职的问题;品德修养、作风修养好不好，是一个文字秘书合格不合格的问题。因此，文字秘书要自觉地、全面地加强这四个方面的修养，努力把自己造就成为德才兼备、既合格又称职的国家特殊岗位上的工作人员，在自己的工作岗位上，不仅仅通过文字的抄写、记录和文稿起草做好领导的助手和参谋，同时，由其经手、处理的具有较高水平的文字材料，也为文书档案提供了准确的、丰富的、详实的具有较高价值的原始资料。因此，较好的文字秘书的素质修养，是文书档案管理的重要基础条件之一。

　　二、文字秘书同时应该是一名优秀的文书档案管理工作者

　　由于人员编制和机构设置的局限，许多机关、企事业单位的文书档案管理都是由文字秘书兼职的。按照档案管理的有关规定，文书档案管理方面的业务又隶属当地档案局领导，因此，文字秘书应在遵循档案管理必须坚持党性、实践性和科学性的基础上，按照文书档案管理工作关于统一管理、完整与安全、便于利用的原则要求，努力提高文书档案管理方面的业务修养。

　　文字秘书兼做文书档案管理，主要是做文书材料的立卷、文书档案的收集、整理、缩微、鉴定、检索、保护、利用、信息和统计等环节的工作。这些环节之间既相互连接，又相互制约，而利用则是诸环节中的'中心环节，其它环节都为利用服务，为利用打基础和创造条件。做好文书档案工作，为本部门、本单位的中心工作服务，是文书档案工作人员的根本任务。

　　作好文书档案管理工作，是为了保证文书档案在中心工作中的作用，即作为机关工作的参谋作用，作为宣传教育的素材，作为历史的凭证，作为科学研究的必要基础条件，其重要性是不言而喻的。由于机关文书档案管理工作是通过机关办公部门的内设机构即文档室进行的，而这类文档室对于较小机关而言，则具有综合性，它不仅是管理文书档案，同时统管了诸如人事、科技、会计等档案，门类更多，内容更丰富，工作更复杂，这样，要求提供大量的参考资料，要求为机关中心工作的利用创造方便的条件，而且要求提供的资料迅速、准确，这就增加了一定的难度。因此，文字秘书在加强秘书工作修养的同时，又必须具有文书档案工作人员的有关理论、业务、纪律、技能等方面的修养，做一名合格的文书档案管理工作者。

　　三、在新形势下，加强文字秘书、文档管理人员培训教育的必要性

　　综上所述，由于中小机关的文书档案管理，一般情况下都是由文字秘书兼任的，因而文字秘书的自身修养直接影响着文稿的质量和文档管理的水平。文字秘书工作与文书档案管理工作，从专业上说，虽然有区别，但业务关系上又相互联系，更重要的是二者的工作成果往往又同存于一个载体，可以这样说，文字秘书的修养是决定文档资料价值，进而搞好文书档案管理，使文书档案发挥应有作用的基础，这就是该事物间的本质联系。

　　党的十一届三中全会以来，随着党和国家把中心工作转移到经济建设、改革开放和市场经济的发展完善，各类部门在机关建设中，对文字秘书的要求越来越高，对文书档案的管理及其作用的发挥也越来越重视，机关文书档案管理作为党和国家专门档案局的基层和基础工作就显得尤为重要。经过二十年来的努力，做为档案管理的重要方面——文书档案的管理有了较大的发展，但文书档案管理队伍的建设，特别是广大基层部门机关的文书档案管理队伍的建设及其文书档案管理的水平还存在着明显的与时代要求不相适应的方面。突出地表现在能胜任文字秘书又兼文书档案管理的人员数量少、岗位不稳定。存在这种局面的主要原因首先是有关领导对文字秘书的要求不高，对文书档案工作不重视，认为文秘人员只是抄抄写写、跑跑颠颠，无足轻重，文书档案管理工作只是收收发发、装装订订，无须专业，更有少数领导受社会风气不良影响，把文秘、文档人员做为自己的亲信、随从，来去以符合自己的口味为标准。其次，是不关心对他们的培训教育，专业水平得不到提高。

　　为此，针对文字秘书和文书档案管理的重要性以及在实际工作中存在的问题，应该从以下几个方面加强队伍建设。第一，以公务员基本素质要求为基本条件，在配备文秘、文档管理人员时，应选调那些所学专业的有关人员;第二，对在岗的专业人员应定期地进行教育培训，使他们在品德、业务、技能等方面有不断提高，以适应新形势的要求;第三，在所属业务管理部门的指导下，对机关文字秘书、文档管理人员，特别是文字秘书兼文档管理的工作人员进行定期考核，合格者，应发给相应的专业资格证书并享受规定的工资津贴，鼓励他们作好本职工作。

　　详谈文秘的自身修养与文书档案管理 2

　　一、文秘自身修养的多维构成与培育路径

　　文秘工作的综合性、服务性与机密性，决定了其自身修养需涵盖道德、能力、思维等多重维度，且各维度相互渗透、动态发展。

　　（一）道德修养：立身之本与职业底线

　　道德修养是文秘的首要素养，是赢得信任、坚守原则的根基，核心包含三个层面：

　　绝对忠诚的政治素养：文秘需坚定政治立场，准确把握组织决策方向，尤其在党政机关、国企等单位，需深刻理解政策精神，确保文书传递、信息反馈无偏差。例如在起草政策性文件时，需精准解读上级指示，避免因政治认知不足导致工作失误。

　　严守机密的职业操守：文秘日常接触大量涉密文件、会议纪要及决策信息，“保密就是责任” 是基本准则。需养成 “不该看的不看、不该说的不说、不该记的不记” 的职业习惯，规范涉密文件保管流程，杜绝通过非涉密渠道传递敏感信息，防范 “无意识泄密” 风险。

　　务实清廉的作风品行：文秘作为领导 “身边人”，需始终保持务实作风，不越权、不揽权、不谋私。在物资协调、会议安排等事务中坚守清廉底线，在文书处理中坚持客观真实，不夸大、不隐瞒，维护信息的可信度。

　　培育路径上，需通过定期参与政治理论学习、保密法规培训（如《中华人民共和国保守国家秘密法》及其实施条例），结合典型案例警示教育，将道德准则内化为行为自觉。

　　（二）能力修养：履职之要与专业支撑

　　能力修养是文秘应对复杂工作的核心武器，需构建 “复合型能力体系”，重点涵盖四类能力：

　　精准高效的文字能力：这是文秘的 “看家本领”，包括文书起草、修改润色、格式规范三大核心。起草时需 “吃透上情、摸清下情、结合实情”，例如撰写工作总结需数据详实、逻辑清晰，起草请示需一事一议、理由充分；修改时需兼顾语言严谨性与表达通俗性，避免歧义；同时需熟练掌握《党政机关公文处理工作条例》规定的 15 种公文格式，确保文号、签发人、附件等要素规范无误。

　　灵活高效的协调能力：文秘需对接领导、同事、基层及外部单位，协调能力直接影响工作推进效率。对内需善于统筹会议安排、任务分配，避免时间冲突、职责不清；对外需掌握沟通技巧，例如在对接档案管理部门时，需清晰传达本单位归档需求，争取专业支持。

　　细致严谨的事务处理能力：文秘工作琐碎繁杂，“细节决定成败” 体现得尤为明显。从文件收发登记、领导日程提醒，到会议会场布置、物资准备，需养成 “清单化管理” 习惯，例如会议前制定 “物料清单 + 流程清单 + 应急清单”，确保每个环节无疏漏。

　　与时俱进的学习能力：随着数字化办公普及，文秘需持续学习新技术、新规范。例如熟练运用 OA 系统、公文写作软件提升效率，掌握电子档案管理系统的操作方法，了解《档案法》修订后的新要求，避免因知识滞后导致工作被动。

　　（三）思维修养：成事之基与格局体现

　　思维修养决定文秘工作的深度与广度，需具备三种思维：

　　系统思维：文秘需将各项工作置于组织整体目标中考量，例如在文书档案管理中，需意识到档案不仅是历史记录，更是决策参考的重要依据，因此需从 “收集” 到 “利用” 全流程规划，确保档案价值最大化。

　　前瞻思维：需提前预判工作中的潜在问题，例如在大型会议前，提前核查参会人员名单准确性、设备运行状态，避免现场突发状况；在档案收集前，预判哪些材料具有长期保存价值，提前与业务部门沟通对接。

　　底线思维：始终保持风险防范意识，例如在文件传递中，需确认接收人身份与权限，避免错传、漏传；在档案保管中，需防范火灾、潮湿、虫蛀等风险，制定应急预案。

　　二、文书档案管理的全流程实践与核心要求

　　文书档案管理是文秘 “承前启后、留存记忆” 的关键工作，需遵循 “收集 — 整理 — 鉴定 — 保管 — 利用 — 销毁” 的全流程规范，每个环节均需体现专业性与严谨性。

　　（一）文书档案的收集：确保 “应归尽归、来源清晰”

　　收集是档案管理的基础，需做到 “全面、及时、规范”：

　　明确收集范围：涵盖单位内部生成的各类公文（决议、决定、命令、公报等）、会议材料（纪要、议程、发言稿）、业务资料（报告、合同、统计数据）、外部来文（上级指示、同级函件、基层请示）及电子文件（邮件、PPT、音视频）等。需制定《文书档案收集范围清单》，避免遗漏核心材料。

　　规范收集流程：实行 “谁产生、谁负责” 的源头责任制，业务部门需指定专人对接档案收集工作；文秘需建立 “文件收发登记台账”，详细记录文件名称、来源、份数、接收日期、经办人等信息，确保每份材料可追溯。

　　关注电子文件收集：针对电子文件易篡改、易丢失的特点，需采用 “双备份” 模式（本地硬盘 + 云端存储），同时收集文件的元数据（创建时间、修改记录、格式信息），确保电子档案的真实性与完整性。

　　（二）文书档案的整理：实现 “分类科学、组卷合理”

　　整理是档案管理的核心环节，目的是让档案 “有序可循、便于查找”，核心步骤包括：

　　分类编号：采用 “年度 — 机构 — 保管期限” 三级分类法，例如 “2024— 办公室 — 永久”“2024— 人力资源部 —30 年”。编号需遵循唯一性原则，每卷档案对应唯一档号，便于计算机检索。

　　组卷装订：将内容关联的文件组成案卷，例如同一会议的`通知、纪要、发言稿可组为一卷；装订前需剔除金属物，采用线装或胶装方式，确保案卷平整牢固；案卷封面需填写案卷标题、档号、保管期限、起止日期等信息，字迹清晰规范。

　　编制检索工具：制作《案卷目录》《卷内文件目录》，详细记录案卷名称、档号、卷内文件份数、起止页码等；对于电子档案，需建立数据库检索系统，设置关键词检索功能（如文件名称、发文单位、日期），提升查找效率。

　　（三）文书档案的鉴定与保管：保障 “价值明晰、安全留存”

　　鉴定决定档案 “存多久”，保管决定档案 “存得好”，二者缺一不可：

　　科学鉴定保管期限：根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，将档案分为永久、30 年、10 年三类。永久保管的包括本单位重大决策、年度工作总结、干部任免文件等；30 年保管的包括重要业务合同、中长期发展规划等；10 年保管的包括一般性通知、临时会议纪要等。鉴定需由文秘牵头，联合业务部门、档案管理专家共同进行，确保标准统一。

　　强化实体保管措施：档案库房需达到 “八防” 要求（防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘），配备温湿度计、灭火器、除湿机、防虫药剂等设备；档案柜需采用铁皮柜，按档号顺序排列，柜内放置樟脑丸等防潮防虫物品；建立库房巡查制度，每周检查温湿度、设备运行及档案完好情况，记录《库房巡查日志》。

　　规范电子档案保管：定期对电子档案进行完整性检测与可读性验证，每 2—3 年进行一次数据迁移，避免因格式过时导致无法读取；对涉密电子档案，需采用加密存储、权限管控等措施，仅限授权人员访问。

　　（四）文书档案的利用与销毁：实现 “价值转化、合规处置”

　　档案的最终价值在于利用，销毁则需严守程序，防范风险：

　　合规提供利用：建立《档案利用管理制度》，明确利用权限与流程。内部人员查阅需凭工作证登记，外部单位查阅需持单位介绍信；查阅涉密档案需经单位领导审批，且不得带出库房，摘抄、复制需履行登记手续。利用后需及时归还，文秘需核对档案完整性。

　　高效转化档案价值：将档案信息转化为决策参考，例如整理历年工作总结与业务数据，形成《年度发展数据汇编》，为领导制定规划提供依据；针对重大项目档案，梳理形成《项目档案专题报告》，总结经验教训。

　　规范销毁流程：对已超过保管期限且无保存价值的档案，需由文秘部门提出销毁意见，编制《档案销毁清册》，经单位领导审批后，由 2 名以上监销人现场监督销毁，并在清册上签字确认，严禁个人私自销毁档案。

　　三、自身修养与文书档案管理的融合共生关系

　　文秘的自身修养与文书档案管理并非孤立存在，而是呈现 “修养支撑管理、管理检验修养” 的融合共生格局。

　　（一）修养是档案管理的 “内在驱动力”

　　道德修养保障档案管理的规范性：严守机密的操守确保档案不泄露，务实清廉的作风确保档案真实客观，避免因个人私利篡改、隐匿档案材料。例如某单位文秘在整理干部任免档案时，发现部分材料缺失，未选择 “补填造假”，而是主动追溯源头、联系相关部门补齐，体现了对职业操守的坚守。

　　能力修养提升档案管理的专业性：精准的文字能力确保档案目录、说明等表述准确，高效的协调能力保障档案收集环节顺畅，学习能力则助力适应电子档案管理等新要求。例如掌握 OA 系统操作的文秘，可通过系统自动抓取文件信息，大幅提升档案分类编号效率。

　　思维修养拓展档案管理的深度：系统思维推动档案管理全流程闭环设计，前瞻思维提前防范档案收集遗漏、保管失效等风险，底线思维则确保档案利用与销毁合规合法。

　　（二）档案管理是修养的 “外在检验场”

　　档案管理的细节考验道德品质：档案整理中是否如实记录材料缺失情况、是否严格执行保密制度、是否规范办理销毁手续，直接反映文秘的职业操守。例如在档案借阅中，面对熟人 “无手续查阅涉密档案” 的请求，能否坚决拒绝，是对忠诚与原则的直接检验。

　　档案管理的效率检验能力水平：面对大量文件材料，能否快速分类组卷；面对紧急查阅需求，能否迅速定位档案；面对电子档案故障，能否及时恢复数据，均体现文秘的综合能力。例如某单位迎接上级检查时，文秘凭借完善的检索系统，10 分钟内调出近 5 年的相关档案，获得检查人员认可，彰显了扎实的能力功底。

　　档案管理的价值体现思维格局：能否从 “保管档案” 向 “利用档案” 转变，能否通过档案分析为组织决策提供支持，体现文秘的系统思维与前瞻思维。例如某企业文秘通过梳理历年销售合同档案，发现客户合作规律，形成《客户关系维护建议报告》，为市场部门提供了有效参考。

　　四、新时代背景下的提升策略

　　随着数字化、信息化的快速发展，文秘需以更高标准培育修养、优化档案管理，适应新时代要求。

　　（一）以 “数字化素养” 升级自身能力

　　主动学习电子档案管理系统、云计算、大数据等技术，掌握 PDF 加密、电子签章、区块链存证等工具的使用方法，提升电子档案的管理能力；关注档案管理领域的新技术动态，例如利用 AI 技术实现档案自动分类、智能检索，降低人工成本。

　　（二）以 “标准化思维” 规范档案管理

　　参照《党政机关档案管理工作条例》《电子档案管理基本术语》等国家标准，制定本单位《文书档案管理操作手册》，明确各环节的操作规范、责任主体与时间节点；引入 “ISO9001 质量管理体系” 理念，对档案管理全流程进行标准化管控，提升工作质量。

　　（三）以 “服务型理念” 激活档案价值

　　打破 “档案库房 = 封闭空间” 的传统认知，建立 “档案服务清单”，主动为业务部门提供档案查询、数据分析等服务；利用新媒体手段，将非涉密档案转化为科普文章、历史图集等内容，例如制作 “单位发展历程档案展”，发挥档案的文化传播与教育功能。

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