时间管理是领导者的必修课

时间:2020-09-01 12:24:24 时间管理 我要投稿

时间管理是领导者的必修课

  作为组织系统管理的有效工具,EAP的服务内容之一就是提升管理者的时间管理能力,提倡科学的时间管理,帮助管理者和企业共同发展。

时间管理是领导者的必修课

  什么是时间管理?

  所谓时间管理,是对金钱的管理、对效益的管理。而对于管理者来说,时间管理的关键就是对事件的控制,即用最短的时间或在预定的时间内把每一件事情都能够控制得很好。

  正如俗话所说,“用脚走不通的路,用头可以走得通”。“时间守恒定律”也认为:一件工作,用“脚”的时间越少(体力劳动),则需要用“头”的时间必定越多(脑力劳动)。也就是说,为了使一线工人、机械操作员以及一般员工的工作变得更容易,管理者就必须更加重视自身对工作的安排与筹划。

  英国博物学家赫胥黎曾这样形容时间:“时间是最不偏私的,给任何人都是24小时,同时时间是最偏私的,给任何人都不是24小时。”显然,管理者应该比员工拥有更多的时间,这是管理者角色所承担的义务,也是一个管理者必备的时间意识。

  研究表明,普通人的24小时通常是这样的:人们一般每8分钟就会受到1次打扰,每小时大约7次,每天50~60次。平均每次打扰用时大约是5分钟,总共大约4小时,且50%~80%的打扰是没有意义或者极少有价值的。而假如一个人每天自学1小时,每周7小时,每年365小时,3~5年就可以成为专家。

  那么,需要比常人争取更多时间的管理者,一天的时间通常是怎样度过的呢?

  事实上,身为管理者总有许多时间被耗用在无贡献的工作上,当管理者在组织中的地位越高,所承受的时间压力也就越大。在EAP的服务工作中,不少管理者都深受无效时间的打扰:工作会议不断,而工作任务只能靠加班;工作时总会出现各种意外情况,随时处于“救火”状态而无法专注工作;忙了一天,却一无所获;等等。显然,管理者常常因琐事和突发事件而浪费太多时间,同时又因缺乏时间的连贯性和自主性,导致了工作效率下降、时间压力更大。

  管理者的时间使用误区

  一项国际调查表明:一个效率糟糕的人与一个高效的人工作效率相差可达10倍以上。而之所以会有这么大的差别,最主要的原因就是前者存在很多时间使用误区。

  一般来说,管理者最典型的时间使用误区包括:

  (1)因没有制订计划而导致时间浪费;

  (2)因不好意思拒绝他人的托付而导致时间浪费;

  (3)因拖延而导致时间浪费;

  (4)因不速之客的干扰而导致时间浪费;

  (5)因电话的干扰而导致时间浪费;

  (6)因会议过多与过长而导致时间浪费;

  (7)因文件满桌、杂乱无章而导致时间浪费;

  (8)由上下班交通及商务旅行而导致的时间浪费;

  (9)由中餐所导致的时间浪费;

  (10)因“事必躬亲”而导致时间浪费;

  (11)因与秘书或下属间缺乏沟通、协调而导致时间浪费;

  (12)由上司所导致的时间浪费。

  上述的这些误区不仅浪费了有效时间,更严重的是,将时间被动分割和零碎化。事实上,管理者的绝大部分工作都需要相当多的整块时间。如果每一次所花费的时间少于这个界限,事情就做不好,所花的时间就是浪费,再做就得从头开始。每一位管理者,尤其是高层管理者,要想让工作有效就必须能将时间整块地运用。如果将时间分割开来零星使用,纵然总时间相同,所产生的效果和带来的收益也截然不同。

  时间的“80/20法则”

  20世纪初期,意大利经济学家兼社会学家维弗利度・帕累托提出了“80/20法则”,即在任何特定群体中,重要的因子通常只占少数(20%),而不重要的因子则占多数(80%),因此只要能控制具有重要性的少数因子即能控制全局。将“80/20法则”用在时间管理上,就是:20%的工作时间会带来所有效益的80%。也就是说,处理最重要事务的20%的时间,将会带来80%的成效;而如果将工作花费在琐碎的多数问题上,就算花了80%的时间,也只能取得20%的成效。“出色”地完成无关紧要的工作是最浪费时间的。

  所以,科学的时间管理,不仅需要停止浪费时间的行为,更要有清楚的任务规划和管理意识。在控制时间总量的前提下,把高效的时间用到高效的工作中,进而把20%的时间持续扩大化。

  科学的时间管理方法

  EAP建议:作为管理者,在正式投入繁忙的工作前,首先列一个清单,看看这一天都要做些什么,计划好这一天要完成的工作。在列清单的过程中,注意要把工作按照重要性和紧急程度两个标准进行划分,并对四种不同性质的工作采用不同的策略:

  ①紧急而且重要的工作:指处理危机性事件、完成有期限压力的工作等。一般包括员工未按时到岗、设备出故障、产品质量出现问题、与客户洽谈业务等。管理者对这类燃眉之急的事一般都不会马虎,必须花上整天的时间来处理,直到解决为止。   ②重要但不紧急的.工作:包括远景规划、产品创新、人才培养、组织协调等。这类事务看起来一点都不急迫,可以从容地去做,但却是管理者要下苦功夫、花大精力去做的事,是管理者的第一要务。如果不在这类事务上花最多的时间,管理者就是“不务正业”。

  ③紧急但不重要的工作:包括批阅日常文件、工作例会、接打电话、不速之客来访等。只有在优先完成重要工作后,再来考虑这类事件。这类事务也需要管理者赶快处理,但不宜花去过多的时间。

  ④不紧急也不重要的工作:包括可不去的应酬、冗长而无主题的会议等。对于这类事务,管理者可先想一想:“这件事如果根本不去理会它,会出现什么情况呢?”如果答案是“什么事都没发生。”那就应该立即停止做这些事。

  经过对大量优秀管理者的研究和EAP的实战经验发现,遵照“80/20法则”可以实现工作时间的最优分配:在工作过程中,重要且紧急的工作大概占20%~25%的时间,重要但不紧急的工作约占65%~80%的时间,不重要但紧急的工作要花费15%的时间,不重要也不紧急的工作仅占1%的时间。具体操作方法为:

  首先着手做最重要的工作

  一般而言,管理者每天都必须处理许多事务。因此,不少管理者错误地认为,他们可以先处理好最次要的事,这样不仅容易,也可以激励自己,最后才着手解决最重要的工作。其实,这是一种很不经济的时间利用方法。

  因为,经过一天的忙碌,管理者大都已经疲惫不堪,不仅很难有足够的精力来考虑工作,时间也不会很多,因此把重要的工作拖到最后来干,想把它做好都很难。而从心理学的角度来说,管理者这样做的根本原因,是因为内心深处有畏难情绪,因此才回避最重要的工作。作为一名出色的管理者,一定要克服这样的心理倾向,首先着手最重要的工作,用足够的时间精力来处理它,并把它办好。

  每天留些“机动时间”

  在管理过程中,有的管理者容易犯这样的错误:用各种活动把一天的时间表排得满满的,以致没有一点“机动时间”处理可能出现的各种突发事件。比如,公司网络系统突然断网、员工操作出现事故,或突然被安排其他工作等。这些都是不可预料的。而一旦发生,就必须马上处理。如果出现这种情况,管理者就不得不放弃计划中的工作,来处理这些突发事件,而计划中尚未完成的工作,就只能加进明日的工作表中。

  因此,管理者在安排时间时一定要给自己留出15%~20%的“机动时间”。即使没有发生突发事件,管理者也可利用“机动时间”处理一些较次要的问题;或与员工联络一下感情;也可休息一会,考虑一天工作中的得失等。这样,管理者就可紧张而又不失轻松地完成一天的工作,从容地面对明天的挑战。

  将工作分派下去

  在工作过程中,有时会出现这种现象:有的管理者工作能力很强,可他们却过得很累。说到原因,其实很简单,因为他可能扛着部门一半的工作,凡事都日理万机,亲历亲为。俗语“巧妈妈养出笨女儿”,说的就是这个道理。

  其实仔细分析,如果部门中所有的事情都必须要领导过目审批,他自然就没有时间做其他事情,而只能整天就泡在一堆琐事中了。当然,授权并不等于不管,管理者还是要在执行过程中加以及时监督与指导。

  同时心理学研究也发现,人在成长过程中,接触的信息量越大,能力越强。也就是说,员工工作的过程,其实也是他们不断成长的过程。虽然我们也许没有察觉,但其实我们每天都会学到一些东西。因此,适当地授权员工,不仅可以增强他们对工作的控制感,提高自信心,也能将管理者从诸多的烦琐事务中解放出来,从而有精力处理和应对更重要的工作和问题。

  把属于自己的时间“最大化”

  “为什么时间总是不够用?”很多管理者都曾有过这样的困惑?为什么?因为,他们没有把属于自己的时间“最大化”。

  所谓时间“最大化”,是指工作中专门抽出一段时间,并消除所有可能干扰工作的因素以让自己专心地处理工作。举一个例子,如果你总是被各种不必要或不重要的电话、会议所骚扰而不得不打断自己的工作。要做到时间“最大化”,你可以尝试这两个方法:

  第一,建议每天至少留给自己2小时的闭门时间,拒绝接待任何一个人,并充分利用这2小时做最重要的事。

  第二,学会过滤。领导者必须学会时间过滤,比如哪些事是必须做的,哪些是可做可不做的,哪些可以丢弃不做,当有了一个比较清晰的划分后,就可以腾出时间做该做的事,也不会感到时间不够用。

  从小处着手

  从小处着手,可以体现在工作中的方方面面。比如,有不重要的客户拜访,可以站着谈话,这样可以直入主题,而不给坐下的机会,自然没有喝茶聊天、嘘寒问暖造成的时间浪费;再比如,压缩开会时间,规定每次会议不超过半小时,且一般在下午4点左右人易疲劳且工作状态低谷的时候开会。同时,只要主要人员开会,以结果导向为主,不要在会议中阐述过多细节。因为一旦过分追逐细节,就将会导致时间的大量浪费!

  人们常说:一年之计在于春,一天之计在于晨。作为企业的中流砥柱,如果能合理规划、高效利用大到一年、小到一天的时间。相信,无论是员工、管理者还是企业都将蒸蒸日上,越走越好。