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职场秘书说话的技巧
说话是一门艺术。俗话说：“会说话的令人笑，不会说话的令人跳。”下面小编准备了关于职场秘书说话的技巧，欢迎大家参考!
职场秘书说话的技巧 1
秘书人员工作在领导中枢，负有沟通上下左右关系的责任，如果说话不讲究艺术，有时会带来不良或严重后果。
一字不当，令客商拂袖而去。
一海外客商到某地某公司商谈合资办厂事宜。公司经理在会客室专候，并准备了烟茶水果。客商进公司大门后，迎候在门厅的公司经理秘书和客商握过手，说：“我们经理在上面(指二楼会客室)，他叫你去。”客商一听，当即一愣：他叫我去?我又不是他的下属，凭什么叫我?于是这客商转身，说：“贵公司如有合作诚意，叫你们经理到我住的宾馆去谈吧。”说完拂袖而去。如果那位秘书不说“叫”，而说“请”，情况又会如何呢?
一言不妥，令兄弟单位不悦。
“喂，县统计局吗?我是县委办公室。今年上半年的.各项经济指标完成情况你们统计出来了吗?”这是某县委办公室一位秘书人员在给县统计局打电话。对方回答统计出来了。这位秘书又说：“我们正在给领导写讲话稿，急等着要这些数字。你给送来吧。”统计局的人听了这话，很不乐意，说：“我们也正忙着，你自己来抄好了。”叭，电话断了。如果那位秘书换一种口气，请求对方给予支持协助，情况又会如何呢?
一语不慎，险致领导失和。
某地党政两位一把手关系原本很好，一度因工作意见分歧产生小不愉快。正巧这时上级来了一个工作检查组，在陪同问题上，书记认为党政一把手有一人陪同就行了，不必两人都去。不料办公室秘书在向政府一把手转达书记意思时，却把话说成：“书记说啦，你去他就不去。”政府一把手听了，心里思忖：我去他就不去，这是什么意思?虽然勉强去了，总认为书记对自己有了成见。幸好这两位一把手以后谈心消除了误会。否则，还不知会酿成什么局面。以上种种、只是笔者信手拈来的几则实例。在生活和工作实际中，比这严重的例子还有。比如因谈话不慎造成重大失密，因随意表态造成领导和全局工作被动等等。当然，由于秘书人员“会说话”，使领导意图得以准确顺当贯彻，使左邻右舍关系处得亲密和谐，这样的例子也是不胜枚举的。
因此，秘书说话也很有讲究，秘书朋友们可要多多注意呀!
电话留言忌太长
电话留言：打电话时假如对方不在，需要请人帮忙留言或者录音留言，一定要简短，忌讳长篇大论的留言。
电话回拨：虽然电话有来电显示功能，但是假如对方没有主动留下自己的号码，不要贸然给对方回拨，而应该使用对方给自己的通讯方式联络。
电话促销：通过电话向一个素不相识的人推销商品，在现在非常普遍。电话促销或在电话中长时间地谈生意让人难以接受。发展良好商务关系的最佳途径是与客户面对面地商谈，而电话者主要用来安排会见。当然，接电话者如不愿意继续接听，也可委婉拒绝，避免粗暴地挂断电话。
职场秘书说话的技巧 2
一、秘书说话的4大核心原则：奠定沟通基础
1.精准性：信息传递“零偏差”
秘书需确保每句话都清晰、准确，避免模糊表述或歧义。例如向领导汇报会议安排时，需明确“会议时间（3月15日14:00-16:00）、地点（三楼第一会议室）、参会人员（部门总监及以上）、待准备材料（季度业绩报表复印件15份）”，而非笼统说“明天下午开会，记得准备资料”。对不确定的信息，需及时说明“这个数据我再核对后，5分钟内反馈给您”，不随意猜测或模糊回应。
2.分寸感：把握“亲疏与层级”边界
面对不同对象，说话语气、措辞需调整：
对领导：保持尊重但不卑微，多用“您看是否需要……”“建议下一步可……”等建议性表述，避免直接否定（如领导提出的方案有疏漏，不说“您这方案有问题”，而说“您的方案框架很清晰，若补充XX细节，可能会更完善，您觉得呢？”）；
对同事：平等协作，多用“麻烦您协助……”“辛苦您跟进一下……”等礼貌用语，避免用“命令式”语气（如协调部门提交材料，不说“赶紧把材料交上来”，而说“麻烦您今天17:00前将材料发我邮箱，方便后续汇总，辛苦啦”）；
对外部人员（如客户、合作方）：专业得体，先表明身份“您好，我是XX公司办公室秘书XXX”，再说明来意，避免过度热情或冷淡。
3.主动性：提前“预判需求”，减少沟通成本
秘书需通过日常观察，预判沟通对象的潜在需求，主动补充关键信息。例如领导让“联系王总确认下周见面时间”，沟通时不仅要问“王总下周哪几天有空”，还需主动说明“领导下周一下午、周三全天有空，您看哪段时间方便？另外，见面需携带的项目计划书，我们会提前准备好电子版发给您”，避免因信息不全导致多次往返沟通。
4.保密性：守住“信息安全”底线
对领导的私人安排、公司未公开的决策（如人事调整、项目机密），需“守口如瓶”。若同事或外部人员询问敏感信息（如“听说公司要裁人，是真的吗？”），需礼貌拒绝且不泄露倾向，可说“关于公司的人事安排，若有正式通知，会第一时间同步给大家，目前我没有收到相关信息，不便猜测”，既不生硬，又守住保密原则。
二、高频场景说话技巧：针对性解决沟通问题
1.向领导汇报工作：“结论先行+逻辑清晰”
领导日常事务繁忙，汇报需高效，遵循“结论→依据→建议”结构：
例：汇报“会议筹备情况”，先说“明天的客户座谈会，目前已完成80%筹备，仅剩3份客户资料待补充”（结论）；再说明“已确认会议室、设备调试、茶歇准备，客户名单中，有3位客户的公司简介尚未收到，已联系对方助理，预计1小时内反馈”（依据）；最后提建议“若1小时后仍未收到，我准备先整理已有的资料，缺失部分用‘待补充’标注，会议当天提前10分钟交给您，您看是否可行？”（建议）。
避免“流水账式”汇报（如从“早上9点去订会议室，10点联系设备师傅，11点买茶歇……”说起，让领导找不到重点）。
2.协调跨部门工作：“明确需求+给出价值”
跨部门协作时，需让对方清楚“协助事项的目的与自身利益关联”，提高配合度。例如协调技术部协助修复办公系统，不说“技术部赶紧修一下系统，大家都用不了”，而说“目前办公系统无法上传文件，影响各部门的日报提交，麻烦技术部优先排查修复，修复后我会同步告知各部门，避免大家反复尝试，也能减少您这边的咨询压力，辛苦啦”。通过说明“修复系统能减少对方的咨询量”，让对方感受到“协作对自己也有帮助”，而非单纯“被麻烦”。
3.应对突发问题：“冷静回应+解决方案导向”
遇到突发情况（如领导临时取消会议、客户突然到访），需先稳定情绪，再给出解决方案，避免慌乱说“怎么办？领导突然不来了！”。例如客户未预约突然到访，领导正在开会，可说“您好，欢迎您！领导目前正在开重要会议，预计20分钟后结束。您看是先在接待区稍坐，我给您倒杯茶，等领导散会后再过来？还是您方便的话，留个联系方式，我让领导会后第一时间联系您？”，既安抚客户情绪，又提供明确选择，体现专业性。
4.拒绝不合理请求：“委婉表达+给出替代方案”
面对超出职责范围或无法完成的请求（如同事让“帮忙写一份不属于秘书职责的项目报告”），需拒绝但不破坏关系。不说“这不是我的活，我不帮”，而说“很理解你需要赶报告的着急心情，但这份项目报告涉及很多专业数据，我这边不熟悉，帮你写可能会影响质量。不过我可以帮你整理一下之前的报告模板，或者告诉你数据查询的.路径，你看这样可以吗？”，先共情，再说明无法帮忙的原因，最后提供替代支持，既守住边界，又体现协作态度。
三、避坑指南：秘书说话需避开的3大误区
避免“过度解释”：领导询问“文件准备好了吗”，若未准备好，直接说“抱歉，目前还在核对数据，预计20分钟后完成，我会第一时间送您办公室”，无需反复解释“因为XX同事没及时给数据，所以耽误了……”，过度解释易显得推卸责任；
避免“随意承诺”：若无法确定能否完成（如“能否让领导明天就签批文件”），不说“没问题，肯定能签”，而说“我会优先将文件递交给领导，并同步说明您的紧急需求，尽量协调明天签批，有结果后马上告诉您”，不给“无法兑现的承诺”；
避免“传播负面情绪”：不向同事抱怨“领导今天又批评我了”“这个活太难干了”，负面言论易扩散，影响团队氛围，也可能传到领导耳中，损害职业形象。
四、技巧提升：日常训练3个小方法
“复盘沟通”：每天下班后，花5分钟回顾当天的重要沟通（如向领导汇报、协调工作），思考“哪些话说得好，哪些可以改进”（如今天汇报时漏了关键数据，下次需提前列好“汇报清单”）；
“模仿学习”：观察身边优秀的同事或领导如何沟通，记录他们的常用措辞（如“这个问题我们可以从XX角度再梳理”），并尝试在实际沟通中运用；
“积累话术模板”：针对高频场景（如汇报、协调、拒绝），提前整理1-2个话术模板（如汇报模板：“结论+依据+建议”），熟练后可灵活调整，避免临场慌乱。
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