office办公软件使用的技巧

时间：2023-09-06 22:15:52 赛赛 office办公我要投稿

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office办公软件使用的技巧

　　办公软件看似简单，其实花样很多，尤其Word和Excel表格。下面YJBYS小编为大家搜索整理了关于office办公软件使用的技巧，供大家参考阅读，希望对你有所帮助!想了解更多相关信息请持续关注我们应届毕业生培训网!

　　1、妙用Alt键—键盘之王

　　Alt是单词“Alter”的缩写，意思为“改变”。

　　在Windows操作平台下，Alt键可谓是键盘之王。熟练运用该键，能极大提高工作效率。

　　按住Alt，可以选择文章的矩形块文档，然后Ctrl+C就可以复制，或你可直接修改这部分文字。

　　Alt键在Office里的秘密还远不止如此：

　　按住Alt键(或同时按住鼠标上的两个按钮)再拖动左右(上下)边距，可精确调整其值(在标尺上会显示具体值)。

　　用Shift+Alt+上(或下)方向键能够调整文档中段落的顺序，也可以调整Word表格中的行序。

　　此外，Alt+F8 可显示用于运行、编辑或删除宏的“宏”对话框。

　　2、F4键—Word里的大神器

　　很多人都不知道，其实F4键是Office中的大杀器! Office中的“F4” - 重复上一步操作。什么意思呢?

　　比如我输入abc，按一下F4, 就会自动再输入一遍abc;

　　比如我刚刚为某一段文本设置好字体、颜色、缩进、格式。选择另一段文本，再按F4，就自动把刚刚设置的动作再重复一遍，应用到现在新选择;

　　还可以干什么?做表格时候，“在下方添加新行”这样的命令，全部都可以用F4重复!

　　最后，F4在PowerPoint也是同样的，可以干好多事!

　　3、Ctrl加字母—快捷键闪瞎双眼

　　Word是当之无愧的文字编辑神器，一些快捷键可以让你分分钟变身文字达人。

　　其实，绝大多数的快捷键都是和Ctrl键有关的，Ctrl+C就是Copy，P就是Paste，B就是Bold，S就是Save…

　　最基本的快捷键，shift+上下左右。可以用键盘从当前光标位置选择文本。当然可以配合各种其他导航键，比如ctrl+上下左右，Home, End, PageUp/Down。此条对其他应用程序也有效!

　　知道了如何用键盘选择，那接下来一定要知道F2的妙用!选择好一片文本之后，按F2，光标会自动变成虚线，让你可以不用按住鼠标左键拖动，而是用键盘的方式，将文本移动到任意位置!

　　如何快速放大缩小字体呢? Ctrl + Alt + < 就是缩小， Ctrl + Alt + > 就是放大，很直观吧!如果还想更详细的调整字体，Ctrl + D调出字体栏，配合Tab+Enter全键盘操作吧：)

　　Ctrl + L 左对齐， Ctrl + R 右对齐， Ctrl + E 居中

　　Ctrl + F查找， Ctrl + H 替换。然后关于替换，里面又大有学问!巧用替换，可以帮你节省大把大把时间!

　　Ctrl + Z是撤销，那还原呢?就是Ctrl + Y，撤销上一步撤销!

　　Shift+F3，英文全部大写，英文全部小写，首字母大写切换。

　　Ctrl + Shift + C 粘贴格式，再用Ctrl + Shift + V将对应的格式粘贴到另一端文字里。

　　Ctrl+Shift+Home/End，选中光标前后的所有文本

　　当插入点位于公式中某个函数名称的右边时，则会显示“函数参数”对话框。

　　Ctrl+B 应用或取消加粗格式设置，Ctrl+I 应用或取消倾斜格式设置

　　Ctrl+V 在插入点处插入剪贴板的内容，并替换任何选定内容。只有在剪切或复制了对象、文本或单元格内容后，才能使用此快捷键。

　　Ctrl+W 关闭选定的工作簿窗口。

　　Ctrl+Y 重复上一个命令或操作(如有可能)。

　　Ctrl+Z 使用“撤消”命令来撤消上一个命令或删除最后键入的条目。

　　显示了自动更正智能标记时，按 Ctrl+Shift+Z 可使用“撤消”或“重复”命令撤消或恢复上一次自动更正操作。

　　WORD中输入三个等号然后回车，出来就是双横线

　　“显示/隐藏编辑标记”按钮，会显示段落标记和其他隐藏的格式符号

　　Ctrl+1 设置当前段落行距为1倍，Ctrl+2 设置当前段落行距为2倍，Ctrl+5 设置当前段落行距为1.5倍

　　如何将PPT 的文字拷入WORD 里面：只要以.rtf 格式另存即可。

　　4、巧用“文档比较”—解放你的双手

　　Word中的“审阅”功能大家可能都知道了。通过点击“修订”按钮，别人做的任何修改，都会留下痕迹。

　　如果对修改的内容无异议，即可选择“接受所有修订”，一键搞定。

　　然而很多时候对一份word文档进行多次修改，且很多人不善于使用“审阅”中的“修订”功能，导致文档被修改过很多次后想查找对哪些细节进行过修改比较麻烦。

　　当然word视图功能中有“并排查看”功能，但是比起“比较”功能还是逊色很多。

　　有一次审阅合同，对合同的很多处细节做了修改，修改的过程没有做任何标记，很多天后合同发给对方签署，对方要求将之前合同(word版)所有有过变动的地方都标记出来，以方便对方审核。

　　可是时间过去很久了，对方又要的急，所以就用到了“审阅”下的“比较”功能，很快的查找出了做过修改的各个细节，大大提升了工作效率。

　　这是“比较”功能的位置。

　　图二：分别选择原文档和经过修改过的文档：

　　图三：举一个简单的小例子，很快就检索出两份文档的任何区别。

　　5、巧用“通配符”—Wildcard

　　有时候Word文档中有许多多余的空行需要删除，这个时候我们可以完全可以用“查找替换”来轻松解决。

　　打开“编辑”菜单中的“替换”对话框，把光标定位在“查找内容”输入框中，单击“高级”按钮，选择“特殊字符”中的“段落标记”两次，在输入框中会显示“^p^p”，然后在“替换为”输入框中用上面的方法插入一个“段落标记”(一个“^p”)，再按下“全部替换”按钮。这样多余的空行就会被删除。

　　这个替换的意思就是，将所有空两行的地方，替换为空一行。

　　类似地，你还可以多种通配符交叉使用，比如将所有的分行(^p)替换为制表符(^t)，如此一来，所有段落将变成一行，并且能直接粘贴进Excel的一行内，自动分为不同的列。

　　其他的通配符还有很多，可以使用通配符来搜索多个单词。

　　例如，使用星号 (*) 通配符来搜索字符串(例如，输入 s*d 会得出“sad”、“started”和“some other day”)。

　　如何使用通配符查找文本?

　　在“编辑”菜单上，指向“查找”，再单击“高级查找和替换”

　　选中“使用通配符”复选框

　　在“特殊”弹出菜单上，单击通配符，然后在“查找内容”框中键入任何附加文字

　　单击“查找下一个”

　　注意选中上方的“Use wildcard”(使用通配符)。

　　掌握了这些通配符，几乎可以搜索查找替换word里任意条件的内容。

　　比如，找所有句子与句子之间只有一个空格的地方(两个空格为正常)。

　　输入：[^0148.][ ^s]{1}[A-Z^0147]

　　6、双击分屏—炫酷小技巧

　　双击Word中右上角的小横杠，轻松将页面分为两屏!

　　写文章时同时看前面的内容，完全无压力。

　　其实，小编觉得：Word里你会准确地设置字体段落页面，会用页眉页脚，会分节，打印之前知道预览，知道怎么用宏，会生成目录，你已经打败了超过90%的人。

　　办公软件小技巧

　　Word

　　1、快速插入当前日期或时间

　　有时写完一篇文章，觉得有必要在文章末尾插入系统的当前日期或时间，一般人是通过选择菜单来实现的。其实我们可以按ALT+Shift+D键来插入系统日期，而按下ALT+Shift+T组合键则插入系统当前时间，很快！

　　2、快速分页

　　按CTRL+Enter，可以快速插入分页符，新增一个空白页。

　　3、快速调整文字的大小

　　选中文字，按Ctrl+Shift+>组合键，加大文字字号

　　按Ctrl+Shift+<组合键，缩小文字字号

　　再也不用鼠标操作那么麻烦了~

　　4、快速输入上下标

　　输入23，选中“3”，按Ctrl+Shift++。则3会变成上标。如果是Ctrl++，则变成下标。

　　Excel

　　1、用斜线分割单个单元格

　　选中对象插入形状（直线）ALT+鼠标快速定位单元格边角F4重复动作，添加分割线插入文本框调整字体

　　2、隐藏不需要显示区域

　　选中对象Ctrl+1点击自定义输入；

　　3、数据以万为单位显示

　　选中对象Ctrl+1点击自定义输入0!.0,"万"

　　4、对个案百分比排序

　　选中对象排序取消勾选数据包含标题选择序列

　　5、插入带音调的拼音

　　标注带音调的拼音插入-符号拉丁语扩充-B输入带音调的拼音（备注：动态图中“们”应为第二声。）

　　Word办公软件应用技巧

　　1.定位到最后三次编辑的位置

　　其实Shift+F5的作用是定位到Word最后三次编辑的位置，即Word会记录下一篇文档最近三次编辑文字的位置，可以重复按下Shift+F5键，并在三次编辑位置之间循环，当然按一下Shift+F5就会定位到上一次编辑时的位置了。

　　2.快速插入当前日期或时间

　　有时写完一篇文章，觉得有必要在文章的末尾插入系统的当前日期或时间，一般人是通过选择菜单来实现的。其实我们可以按Alt+Shift+D键来插入系统日期，而按下Alt+Shift+T组合键则插入系统当前时间，很快!

　　3.快速多次使用格式刷

　　Word中提供了快速多次复制格式的方法：双击格式刷，你可以将选定格式复制到多个位置，再次单击格式刷或按下Esc键即可关闭格式刷。

　　4.快速打印多页表格标题

　　选中表格的主题行，选择“表格”菜单下的“标题行重复”复选框，当你预览或打印文件时，你就会发现每一页的表格都有标题了，当然使用这个技巧的前提是表格必须是自动分页的。

　　5.快速将文本提升为标题

　　首先将光标定位至待提升为标题的文本，当按Alt+Shift+←键，可把文本提升为标题，且样式为标题1，再连续按Alt+Shift+→键，可将标题1降低为标题2、标题3……标题9。

　　6.快速改变文本字号

　　Word的字号下拉菜单中，中文字号为八号到初号，英文字号为5磅到72磅，这对于一般的办公人员来说，当然已经绰绰有余了。但在一些特殊情况下，比如打印海报或机关宣传墙报时常常要用到更大的字体，操作起来就有些麻烦了。其实，我们完全也可以快速改变文本的字号：先在Word中选中相关汉字，然后用鼠标单击一下工具栏上的字号下拉列表框，直接键入数值，即可快速改变您的字体大小。而且这个技巧在Excel和WPS2000/Office中同样适用。

　　7.快速设置上下标注

　　首先选中需要做上标文字，然后按下组合键Ctrl+Shift+=就可将文字设为上标，再按一次又恢复到原始状态;按Ctrl+=可以将文字设为下标，再按一次也恢复到原始状态。

　　8.快速取消自动编号

　　虽然Word中的自动编号功能较强大，但是据笔者试用，发现自动编号命令常常出现错乱现象。其实，我们可以通过下面的方法来快速取消自动编号。

　　(1)当Word为其自动加上编号时，您只要按下Ctrl+Z键反悔操作，此时自动编号会消失，而且再次键入数字时，该功能就会被禁止了;

　　(2)选择“工具”→“自动更正选项”命令，在打开的“自动更正”对话框中，单击“键入时自动套用格式”选项卡，然后取消选择“自动编号列表”复选框(如图1)，最后单击“确定”按钮完成即可;

　　9.快速选择字体

　　为了达到快速选择字体的目的，我们可以将常用字体以按钮形式放置在工具栏上。首先右击Word工具栏，选择“自定义“命令，打开“自定义”对话框，在“自定义”对话框中选择“命令”选项卡，并移动光标条到类别栏中的“字体”项，看到平时经常使用的字体，把它拖到工具栏成为按钮，以后要快速选择字体，只要先选中文本，再按下工具栏上字体按钮即可，省去了从字体下拉列表框中众多字体中选择的麻烦。

　　10.快速去除Word页眉下横线

　　快速去除Word页眉下的那条横线可以用下面的四种方法：一是可以将横线颜色设置成“白色”;二是在进入页眉和页脚时，设置表格和边框为“无”;第三种方法是进入页眉编辑，然后选中段落标记并删除它;最后一种方法是将“样式”图标栏里面的“页眉”换成“正文”就行了。

　　Word办公软件应用技巧

　　1.同时保存所有打开的Word文档

　　有时在同时编辑多个Word文档时，每个文件要逐一保存，既费时又费力，有没有简单的方法呢？在按下Shift键的同时，单击“文件”菜单，大家看，已经多出了“同时保存”和“同时关闭”命令，这可就方便多了。

　　2.巧妙设置文档保护

　　在用Word2000/XP打印一份文件时，忽然头儿有要事吩咐，要暂时离开一下，关闭文件吧，既费事又没必要，但又不想辛辛苦苦写的文件被别人破坏了。怎么办呢？执行“工具”菜单中的“保护文档”命令，在弹出的窗口中选择“保护窗体”，然后设上密码。怎么样，光标跑到了文件头，任你怎么移动鼠标、敲击键盘就是无法编辑了，不错吧。等回来时，执行“工具”菜单中的“解除文档保护”命令，一切又正常了。

　　3.编辑长文件更轻松

　　相信大家都有这样的经历：在使用Excel、Word编辑长文档时，有时需要将文章开始的多处内容复制到文章末尾。但通过拖动滚动条来回移动非常麻烦，还会出错。其实只要将鼠标移动到滚动条上面的适当位置，发现鼠标指针变成双箭头，此时按住鼠标左键

　　向下拖动，文档编辑区会被一分为二。你只需在上面编辑区找到文章开头的内容，在下面编辑区找到需要粘贴的位置，这样你就可以复制内容了，而不必来回切换。这种方法特别适合复制相距很远且处数较多的内容。

　　4.给WPS文档添加水印

　　先用作图软件(画笔工具等)制作一张色彩非常淡的图片(直接将Word的水印效果图“抓”下来也行)，然后打开需要添加水印的WPS文档，执行“格式→页面背景→设置”命令，打开“设置背景”对话框，切换到“图片”标签下，按“选择图片”按钮，选中刚才制作的图片，并进行适当设置后确定，就可以为文档设置上水印了。

　　5.在金山文字中快速打开“页面设置”

　　在用金山文字2002处理文档时，一个最常用的操作就是设置页面。先执行“视图→标尺→水平(垂直)标尺”命令，展开“水平(垂直)标尺”打开，然后用鼠标在水平(垂直)标尺上双击，即可快速打开“页面设置”对话框，对页面进行设置了。

　　6.在Excel中插入拼音

　　在我们使用Excel时，常常会遇到十分孤僻的字，但加上拼音注释就能使人看得更明白。具体的方法是：选中想要加入拼音注释的表格，打开Excel的菜单栏中的“格式”菜单，选中“拼音信息/设置”

　　项，在弹出的对话框中的“设置”和“字体”选项中，分别选择拼音的对齐方式和字体，最后选择“拼音信息”子菜单中的“编缉”，即可以在单元格中输入拼音了。要查看拼音，可通过“拼音信息”子菜单中的“显示和隐藏”项显示注释的拼音。

　　7.取消“自作聪明”的超级链接

　　当我们在Word文件中键入网址或信箱的时候，Word会自动为我们转换为超级链接，如果不小心在网址上按一下，就会启动IE进入超级链接。但如果我们不需要这样的功能，就会觉得有些碍手碍脚了。如何取消这种功能呢？在Word中单击“工具→自动更正选项”，单击“键入时自动套用格式”选项，将“Internet及网络路径替换为超级链接”项目前的小钩取消。再单击“自动套用格式”选项，将“Internet及网络路径替换为超级链接”项目前的小钩取消。再单击“确定”。这样，以后再输入网址后，就不会转变为超级链接了。

　　8.巧设Word启动后的默认文件夹

　　Word启动后，默认打开的文件夹总是“我的文档”。通过设置，我们可以自定义Word启动后的默认文件夹，步骤如下：(1)单击“工具”菜单中“选项”命令，程序将会弹出“选项”的对话框；(2)在对话框中，选择“文件位置”标签，同时选择“文档”；(3)单击“更改”按钮，打开“更改位置”对话框，在“查找范围”下拉框中，选择你希望设置为

　　默认文件夹的文件夹并单击“确定”按钮；(4)最后单击“确定”按钮，此后Word的默认文件夹就是用户自己设定的文件夹。

　　9.在Word中快速输入汉字偏旁部首

　　作为语文老师，在用Word编制练习时，常常需要输入汉字的偏旁部首。执行“插入→符号”命令，打开“符号”对话框，在“符号”标签下，将字体选定为“标准字体”，“子集”选定为“CJK统一汉字”，你就会发现下面的汉字是按偏旁部首排列的。每一类汉字都是以该类汉字的偏旁部首开始的，选中你需要的(如扌、攵、氵等)偏旁部首，按“插入”按钮就行了。

　　10.改变WPS Office2000启动后的默认纸张和字号

　　1.进入WPS Office2000，选择“文件→页面设置”，将“纸张规格”设置为16开或B5，并根据需要设置好纸张边距，回车确定。

　　2.字体字号可根据自己的写作习惯定义一下，比如“宋体、四号”。

　　3.选择“文件→存为模板”，在左面模板类型中选择“通用”型，在右面“模板名”中输入模板名称，单击“确定”。然后退出WPS Office。

　　4.再次进入WPS Office，选择“文件→新建”，单击“通用”模板，单击你刚才输入的模板名称，单击对话框右下角的“设为默认模板”，单击“确定”，大功告成。这样，当你每次进入WPS Office后，纸张就变为16开或B5、字体字号也变为你所需要的了。

　　11.将Word表格巧妙转换为Excel表格

　　先打开带表格的Word文件，接着选中整个表格，先将光标放在表格的任一单元，在整个表格的左上角会出现一个带框的十字模样的标志。把光标移到上面再单击，整个表格的字会变黑表示全部选中，单击右键，在出现的菜单中选择“复制”；然后打开Excel，再单击右键，在出现的菜单中选择“选择性粘贴”，在出现的对话框中有6项菜单可选，选择“文本”并确定就行了。

　　12.巧存Word文档中的图片

　　有时候收到朋友寄来的一篇图文并茂的Word文档，想把文档里的所有图片全部保存到自己的电脑里，可以按照下面的方法来做：打开该文档，选择“文件”菜单下的“另存为Web页”，指定一个新的文件名，按下“保存”按钮，你会发现在保存的目录下，多了一个和Web文件名一样的文件夹。打开该文件夹，你会惊喜地发现，Word文档中的所有图片，都在这个目录里保存着。

　　13.在金山表格2002中为数值自动添加单位

　　在使用金山表格2002时，因工作需要，笔者常常需要在输入的数字(如“2310”等)后面添加单位如“平方米”等。其实只要稍加设置一下，就可以让系统自动添加：选中相应的单元格(区域)，打开“单元格格式”对话框，在“格式”标签中，选中“格式类别”下面的“数值扩

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