秘书资格考试复习笔记：文档管理

秘书资格考试复习笔记：文档管理

　　秘书职业主要指从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。下面是YJBYS小编为大家搜索整理的关于秘书资格考试复习笔记：文档管理，欢迎参考学习，希望对大家有所帮助!

　　一、档案利用

　　概念：是开发和直接提供档案，满足利用者的档案需求的工作。分为提供档案利用和利用档案两个概念。

　　档案利用的要求:

　　依法开展，主动及时开展，不断完善服务方式和手段，掌握本单位近期的重点工作，重大活动。

　　档案利用的工作程序：

　　1、熟悉库藏

　　2、分析利用的需求

　　3、选择档案利用方式

　　4、获取档案

　　5、提供档案

　　二、档案参考材料的编写

　　概念：是档案部门或人员按照一定题目，根据所保存档案综合而成的可供人们参考的档案材料加工品。

　　档案参考材料的编写要求：真实，准确，典型，实用，保密

　　档案参考材料的编写工作程序：

　　1、确定编写档案参考材料的种类(大事记，组织沿革，统计数字汇集，会议简介，科技成果简介，企业年鉴，企业史志)

　　2、收集档案材料

　　3、进行编写

　　三、电子档案的管理

　　概念：电子档案是在计算机中形成的具有查考利用价值的社会活动的原始记录。

　　特点：非人工识读性，对电子技术和设备的依赖性，信息与载体的可分离性，信息的可共享性，多种信息载体的集成性。

　　分类：

　　按电子档案的存在形式，按电子档案的功能，按电子档案产生的环境，按电子档案的属性，按电子档案生成方式划分为不同的类型

　　管理要求：真实性，完整性，可读性

　　工作程序：

　　1、电子档案的收集积累

　　2、电子档案的归档

　　3、电子档案的保管

　　4、电子档案的昨用

　　关于录像答题技巧：

　　一般：(1)看秘书的着装，看是否着职业装(2)办公桌是否整洁、信函要分类放置(3)在打电话时，注意：①电话要在铃响三声内接电话②要用礼貌用语，如您好等?③上班时间不得占用电话聊天(4)保密：①不能对好朋友泄密②不能为了炫耀，泄密③不能因为老板吵你，赌气泄密

　　(一) 关于商务活动中的签字仪式：书上第389页

　　注意：迎客:秘书在大门口迎接，领导在会议室等待迎接;客人应坐在右边;签字厅应整洁干净;签字桌应为长桌，桌布应为绿色;实现应准备好签字用具：如合同文本、签字笔、吸墨器等;桌上要摆放双方国旗;入座座位，助签人应在主签人的后面;其他随从人员的位置要注意;合同第一次交换由助签人完成，第二次交换由签字人完成;到最后要照相留念，主义站的位置;共饮香槟酒互相庆祝;最后谈话要注意：不谈政治、宗教;不问婚否;身子预言：注意OK在不同国家的意思不同。

　　(一) 宴请

　　注意：场地的选择;点菜时要注意对方有无忌口;迎客的方式;入座的'顺序;关于在宴请的过程中出现的一些聊天注意事项;可能涉及到招标书的准备工作和投标，注意其日期;秘书要为上司准备好信息资料;电话保密工作;会议通知包括哪些内容;管理上司日志时，若上司日志发生变化，则应当先调整上司日志，再调整自己的日志，然后提醒上司日志已变化，最后通知对方，并致歉

　　(三)有关商务旅行：详见书上第397页(秘书与领导一起出行，可能还有其他人员)

　　注意：做好出行前的准备，拟定出访方案;包括意图和目的，出访时间、地点和路线，费用情况和简单要求等。仔细看书上399页的表格，准备好后要想上司汇报。召开全体出访人员预备会，给上司提醒。

　　(四) 有关沟通：可能员工家属来闹事

　　注意：好好看看书上的第239页的沟通策略，这是一个对外的横向沟通问题。

　　秘书有无做到换位思考;耐心倾听;秘书有无做到日常接待，如倒水等;如果对方着急，秘书不可以急，应该有耐心;秘书在接待过程中要注意保密工作;与对方说话时，不能出现有“让我告诉你……的电话和地址”，即在未经领导的授权下，不能说出领导的电话和地址。对方提出一些要求，秘书要向上级请示;若上级正在开会或接待他人，秘书不能直接进区乡领导书说，而应写成便条形式，把领导叫出来汇报。领导在为吱声的情况下，秘书不应该说出该如何如何决定

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