秘书礼仪的功能和作用

时间：2022-09-05 16:08:36 商务秘书我要投稿

秘书礼仪的功能和作用

　　随着我国市场经济的迅速发展，商务秘书人员以惊人的速度增长。那么秘书礼仪的功能和作用有哪些呢？一起和小编来了解一下！

秘书礼仪的功能和作用

　　(一)秘书礼仪的三大功能

　　现代秘书工作，是一种以领导工作为主要服务对象，以发挥参谋、助手作用为主要服务形式，以处理信息为主要服务或工作内容的服务性职业。因此秘书人员作为领导的辅助者，必须完成这种有助于领导管理、决策的工作与事务。

　　1. 塑造形象功能

　　秘书礼仪的基本目的就是树立和塑造良好的个人和组织形象。所谓形象就是个人或组织在公众观念中的反映和评价。作为秘书人员，应该从我做起，从每一件小事上注重礼仪修养，做到“内慧外秀”。这样才能树立良好的个人形象。同时，从事商务活动的人员，必须文明经商，树立良好的企业形象，广泛赢得客户的信任，促进信用的提高。

　　2. 信息沟通的功能

　　信息沟通要求秘书人员做好综合信息的工作,有能力把握单个信息在整体信息中的地位和作用,当更多的信息通过各个系统,被逐渐汇集之后,要能从这些大量的信息中准确判断哪些是重要的;哪些是紧急的;哪些虽然是紧急的但并不是重要的等等,以决定选择与其相适应的向领导传递的方式。其次,秘书人员应充当各信息系统之间的枢纽,并有效地加强各个系统之间的联系,发挥网络效应。会协调各系统的工作,这是现代秘书信息服务中一项重要的工作内容。秘书必须对本单位以及社会各信息系统有一个整体上的把握。一旦明确了领导决策所需要的信息,就能敏锐地反映出：该信息应由哪个系统运作更快捷;各个系统可以从哪些不同的角度快速索取信息;它们各自能承担的任务是什么等。这时,秘书既可以建议领导统一安排,又可以经授权由秘书部门或秘书本人来承担信息管理的统筹工作。这种有效地运用组织、利用秘书职位的特点,做好信息协调的工作方式,避免了领导急于“需要的信息上不来”,而各信息系统又抱怨“领导需要什么信息搞不清”相互脱节的现象,使每次对领导决策的信息服务,进入一个良性循环。

　　在信息化日益发展的今天，信息社会为现代秘书提供了一个新的资源：网络资源。网络资源是随着办公环境的网络化而产生的，网络将一个单位内部的所有办公室连接起来，然后连接一个城市的众多的办公室。秘书工作岗位就像一个枢纽，信息的上传下达通过秘书来实施。

　　总之，信息沟通是秘书人员必备的基本能力，无论是日常信息沟通能力还是网络的信息沟通能力，都是秘书人员做好秘书工作的必要条件，更是秘书礼仪在秘书工作中具体而生动的表现。

　　3. 人际协调的功能

　　首先，秘书作为主管领导与一般职工之间的中介和桥梁，应努力维护上下之间与同事之间的团结。秘书在传达领导不太利于职工的指令时，应注意维护领导的威信与形象;同样，在向上反映不太有利于职工的情况时，既不能隐瞒、掩饰，又要尽力保护职工的利益。尽量采取对事不对人的态度，使职工的缺点错误既得以纠正，使之获得必要教训.又不至于受到伤害。对于同事、职工间的矛盾，也应尽己所能加以协调、缓和。

　　其次，在秘书活动和工作中，难免要碰到沟通不畅的事情，有时客户还可能因此而不高兴。如果处理不当，不仅客户对秘书从业人员的印象不佳，而且还会影响企业的形象。秘书礼仪，能化解矛盾，消除分歧，相互理解，达成谅解，调适人际关系，使之趋于和谐，从而妥善地解决商务纠纷。

　　(二)秘书礼仪的作用

　　孔子说：“不学礼，无以立。” “博学于文，约之于礼。”礼仪对人有较强的约束力。秘书礼仪不仅是秘书工作取得成功的重要手段，而且已逐渐渗透到社会经济生活中的各个方面，为构建和谐文明社会起着重大的作用。

　　1.提高个人职业素养

　　礼仪是成功者的潜在资本。市场竞争最终是人员素质的竞争，对秘书人员来说，秘书人员的素质就是秘书人员个人的修养和个人的表现。教养体现于细节，细节展示素质。通过学礼仪、讲礼仪，会使人树立起正确的价值观，自觉调整站位，跳出自我的小圈子;以他人为先，以社会为上，从国家和社会的大局考虑问题;以“先天下之忧而忧、后天下之乐而乐”的高尚情怀净化灵魂;以“己所不欲、勿施于人”的恭敬谦让精神规范自己的言行举止，从而使自己的思想素质提升到一个新的层次。

　　2.有助于塑造良好的公众形象

　　公众形象是十分重要的，它的形成大多数是通过礼仪来传递的，并且直接影响着交往双方能否融洽相处以及交际的成败。不仅如此，一个个体或一个单位，想要扩大知名度、提升美誉度就要在社会公众面前树立最佳形象，而与社会公众交往的秘书礼仪形象是获得成功的有效途径。现代市场竞争除了产品竞争外，更体现在形象竞争。一个具有良好信誉和形象的公司或企业，就容易获得社会各方的信任和支持，就可在激烈的竞争中处于不败之地。所以，秘书人员时刻注重礼仪，既是个人和组织良好素质的体现，也是树立和巩固良好形象的需要。

　　3.有利于传递信息，展示价值

　　良好的礼仪可以更好地向对方展示自己的长处和优势，它往往决定了机会是否降临。比如，在公司，你的服饰适当与否可能就会影响到你的晋升和同事的关系;带客户出去吃饭时你的举止得体与否也许就决定了交易的成功与否;又或者，在办公室不雅的言行或许就使你失去了一次参加老板家庭宴请的机会……这是因为礼仪是一种信息，通过这个媒介表达出尊敬、友善、真诚的感情。所以在商务活动中，恰当的礼仪可以获得对方的好感、信任，进而推动事业的发展。

　　秘书礼仪技巧

　　仪容仪表

　　1.女性的妆容和着装

　　(1)妆容

　　化妆并不是一种随心所欲的涂抹，而是一种审美的艺术过程。其基本原则如下：

　　化妆是为了突出自己美的部分，掩饰自己不足或有缺陷的部分;色彩的选用取决于肤色和服装的色彩;因人、因时、因地制宜，切记强求一律;化妆创造新意时不失自己的基本形象寻找统一和谐美。净面后，均匀打好粉底定妆，粉薄而均匀;眉头自然、眉峰清晰;眼影涂于眼部凹陷处;眼线紧贴睫毛;腮红自颧骨向上;口红先画唇线，再涂口红。

　　(2)着装

　　“云想衣裳花想容”，相对于偏于稳重单调的男士着装，女士们的着装则亮丽丰富得多。得体的穿着，不仅可以显得更加美丽，还可以体现出一个现代文明人良好的修养和独到的品位。职业女性着装要求四讲究。

　　整洁平整。服装并非一定要高档华贵，但须保持清洁，并熨烫平整，穿起来就能大方得体，显得精神焕发。整洁并不完全为了自己，更是尊重他人的需要，这是良好仪态的第一要务。

　　色彩和谐。不同色彩会给人不同的感受，如深色或冷色调的服装让人产生视觉上的收缩感，显得庄重严肃;而浅色或暖色调的服装会有扩张感，使人显得轻松活泼。因此，可以根据不同需要进行选择和搭配。

　　配套齐全。除了主体衣服之外，鞋袜手套等的搭配也要多加考究。如袜子以透明近似肤色或与服装颜色协调为好，带有大花纹的袜子不能登大雅之堂。正式、庄重的场合不宜穿凉鞋或靴子，黑色皮鞋是适用最广的，可以和任何服装相配。

　　饰物点缀。巧妙地佩戴饰品能够起到画龙点睛的作用，给女士们增添色彩。但是佩戴的饰品不宜过多，否则会分散对方的注意力。佩戴饰品时，应尽量选择同一色系。佩戴首饰最关键的就是要与接待员的整体服饰搭配统一起来。

　　2.男性的妆容和着装

　　男士相对于女士简单一些，但是并不是代表不用注意这些。

　　在妆容上男士应该对自己的眉毛稍微修饰一下已及理干净胡子，不留长发，不留指甲，可使用清淡的香水。在着装上男士有一套质地上乘的深色西装或中山装足以包打天下。

　　仪态

　　1.站姿

　　站姿是静态的造型动作，是其他动态美的起点和基础。良好的站立姿势应给人一种挺、直、高的感觉。男士则主要体现出阳刚之美，抬头挺胸，双脚大约与肩膀同宽站立，重心自然落于脚中间，肩膀放松。女士则体现出柔和和轻盈，丁字步站立。

　　(1)基本站姿

　　两脚跟相靠，脚尖展开45度到60度，身体重心主要支撑于脚掌、脚弓之上;两腿并拢直立，腿部肌肉收紧，大腿内侧夹紧，髋部上提;腹肌、臀大肌微收缩上提，臀、腹部前后相夹，髋部两侧略向中间用力;脊柱、后背挺直，胸略向前上方提起;两肩放松，下沉，气沉于胸腹之间，自然呼吸;两手臂放松，自然下垂于体侧;脖颈挺直，头向上顶;下颌微收，双目平视前方。

　　(2)站姿主要分为以下几类

　　根据不同的场合，在基本站姿的基础上可以有前搭手站姿、后搭手站姿和持物站姿等不同站姿。前搭手站姿。两脚尖展开，左脚脚跟靠近右脚中部，重心平均置于两脚上，也可以置于一只脚上，通过重心的转移可减轻疲劳，双手置于腹前。后搭手站姿。两脚平行开立，脚尖展开，挺胸立腰，下颌微收，双目平视，两手在身后相搭，贴在臀部。这种站姿一般是男士站姿。持物站姿。女士应身体立直，挺胸抬头，下颌微收，提髋立腰，吸腹收臀，手持文件夹。男士应身体立直，挺胸抬头，下颌微收，双目平视，两脚分开，一手提公文包，一手置于体侧。谈话时，要面对对方，保持一定的距离。尽量保持身体的挺直，不可歪斜。依靠着墙壁、桌椅而站;双腿分开的距离过大、交叉，都是不雅观和失礼的行为。手中也不要玩弄物品，那样显的.心不在焉，是不礼貌的行为。

　　2.坐姿

　　坐是一种静态造型，是秘书每日的主要内容之一，无论是伏案书写、参加会议、会客交谈、娱乐休息都离不开坐。不正确的坐姿会显得懒散无礼，正确的坐姿能给人一种安详端庄的印象。

　　(1)基本坐姿

　　入座要轻而稳，女士着裙装要先轻拢裙摆，而后入座;面带笑容，双目平视，嘴唇微闭，微收下颌;双肩平正放松，两臂自然弯曲放在膝上，也可放在椅子或沙发扶手上;立腰挺胸、上体自然挺直;双膝自然并拢，双腿正放或侧放;至少坐满椅子的三分之二，脊背轻靠椅背;起立时，右脚向后收半步而后起立;谈话时，可以侧坐，此时上体与腿同时转向一侧。

　　(2)坐姿的种类

　　女士坐姿要挺拔优雅，表现出女士的魅力，可以有如下几种姿势。开关式坐姿。坐正，双膝并紧，两小腿前后分开，两脚前后在一条线上，两手合握置于两腿间或腿上;右侧点式坐姿。坐正，双膝并紧，上身挺直，两小腿向左斜伸出，左脚靠近右脚内侧，左脚脚掌内侧着地，右脚脚跟提起，双手放置于右腿上，头向右侧转;右侧挂式坐姿。在左侧点或右侧点式基础上，将左脚提起挂在右脚踝关节处，两脚并拢，上身左转45度，立腰挺胸。

　　侧身重叠式坐姿。髋部左转45度，头胸向右转，左小腿垂直于地面，右腿重叠于左腿上，右腿向里收，右脚尖向下。男士坐姿应注意这几个方面，男士前伸式坐姿。坐正，两腿前伸，双脚在踝关节处交叉。男士后点式坐姿。坐正，上体微向前倾，双小腿向后屈回，双脚掌着地。男士开关式坐姿。坐正，两小腿前后分开，两脚前后在一条线上，两手合握置于两腿间。男士正身重叠式坐姿。右小腿垂直于地面，左腿在其上重叠，左小腿向里收，脚尖向下，双手扶于扶手上或交叉于腿间。不论男女，坐姿的关键在上体的挺直，腰部要立住，而后再变化的不同姿态，重点在头、颈部、躯干和四肢的协调配合，和谐的姿态会让人感到端庄、大方、自然、舒适。

　　(3)坐姿中容易出现的问题

　　女士不宜将双膝分开，或大腿并拢而小腿分开;坐在松软的沙发中，不可将整个人推入沙发里;不要为了表现谦虚，故意坐在椅子边上，身体前倾给人阿谀之感。

　　3.行走

　　(1)行走的基本步态

　　双目向前平视，微收下颌;双肩平稳，双臂自然摆动，摆幅在30度到35度不宜过大;上身挺直，头正挺胸，收腹、立腰，重心稍前倾;注意步位，两脚内侧落于一条直线上;步幅适当，一般应该是前脚脚跟与后脚脚尖相距一脚之长，但因性别、身高不同以及服饰的限制会有一些差异;步行速度适中，停步、拐弯、上下楼梯要从容不迫控制自如。

　　(2)行走的类别

　　后退步。向别人告辞时，转身就走是不礼貌的，正确的做法是先向后退两三步，在转身离开。侧行步。当走在前面引导来宾时，要尽量走在客人的左前方，侧身向着来宾，髋部朝着前行的方向，上身稍向右转，左肩稍前右肩稍后，身体与来宾保持两三步距离。当在路面较窄的走廊和楼道中与人相遇，也要采用侧身步。在实际工作中灵活运用不同的步伐，形成自信、优雅、协调的步态。与此同时要靠道路的右侧行走，遇到同事、主管要主动问好。在行走的过程中，应避免吸烟、吃东西、吹口哨、整理衣服等行为。上下楼梯时，应尊者、女士先行。多人行走时，注意不要因并排行走而占据路面。

　　(3)行走的禁忌

　　走路忌内八字和外八字步伐;走路时不可脚蹭地面，发出声响;女士不可扭腰摆臀，左顾右盼;男士不可弯腰驼背、歪肩晃膀。

　　4.体态语

　　(1)目光

　　与人交往是，少不了目光接触。正确的运用目光，传达信息，塑造专业形象，要遵守以下规律。PAC规律：P—PARENT，指用家长式的、教训人的目光与人交流，视线是从上到下，打量对方，试图找出差错。A—ADULT，指用成人的眼光与人交流，互相之间的关系是平等的，视线从上到下。C—CHILDEN，一般是小孩的眼光，目光向上，表示请求或撒娇。作为职场人士，当然都是运用成人的视线与人交流，所以要准确定位，不要在错误的地点、对象面前选择错误的目光，那会让人心感诧异的。

　　三角定律：根据交流对象与接待员的关系的亲疏、距离的远近来选择目光停留或注视的区域。关系一般或第一次见面、距离较远的，则看对方的以额头到肩膀的这个大三角区域;关系比较熟、距离较近的，看对方的额头到下巴这个三角区域;关系亲昵的，距离很近的，则注视对方的额头到鼻子这个三角区域。分清对象，对号入座，切勿弄错。

　　时间规律：每次目光接触的时间不要超过三秒钟。交流过程中用60%-70%的时间与对方进行目光交流是最适宜的。少于60%，则说明接待员对对方的话题、谈话内容不感兴趣;多与70%，则表示接待员对对方本人的兴趣要多于他所说的话。

　　(2)常见的手势

　　一般常见的手势有横摆式、直臂式、曲臂式、斜摆式。

　　横摆式。表示的是“请进”。五指伸直并拢，然后以肘关节为轴，手从腹前抬起向右摆动至身体右前方，不要将手臂摆至体侧或身后。同时，脚站成右丁字步，左手下垂，目视来宾，面带微笑。

　　直臂式。表示“请往前走”。五指伸直并拢，屈肘由腹前抬起，手臂的高度与肩同高，肘关节伸直，再向要进行的方向伸出前臂。

　　曲臂式。表示“里边请”。当左手拿着物品，或推扶房门、电梯门，而又需引领来宾时，即右手五指伸直并拢，从身体的侧前方，由下向上抬起，上臂抬至离开身体45度高度，然后以肘关节为轴，手臂由体侧向体前左侧摆动成屈臂状，请来宾进去。

　　斜摆式。表示“请坐”。当请来宾入座时，即要用双手扶椅背将椅子拉出，然后一只手曲臂由前抬起，再以肘关节为轴，前臂由下向上摆动，使手臂向下成一斜线，表示请来宾入座，当来宾在座位前站好，要用双手将椅子前移到合适的位置，请来宾坐下。

　　但在介绍人或为他人指路时不可用手指指点点，而应使用手掌，四指并拢，掌心向上;手势不宜过多，幅度不宜过大，更不要手舞足蹈，手势要控制在一定范围内;在公共场合切忌挠头皮、抓耳挠腮、咬指甲、用手指在桌上乱写乱画。

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