跟单员工作流程

时间：2025-02-14 15:35:08 晶敏跟单员我要投稿

跟单员工作流程

　　跟单员的工作内容十分繁杂，涉及面广，面对部门多。既要对上级反馈进度，又要对相关人员进行及时跟踪，稍有不慎，即铸成大错。

跟单员工作流程

　　一、跟单员跟单工作流程

　　(一)外贸公司跟单工作流程

　　外贸公司跟单工作包括选择生产企业、签订收购合同、筹备货物、进程跟踪、商检(客检)、订舱装船、制单结汇等几个步骤。

　　(二)生产企业跟单工作流程

　　具备对外进出口经营权的生产企业是我国外贸进出口的主体之一，随着我国加人WTO和外贸法的实施，具有外贸经营权的生产企业越来越多，许多国际买家也热衷于直接从这些生产企业采购商品。“工厂跟单”，实质上属于生产型企业的内部跟单。其一般流程包括：推销公司产品、签订外销合同、筹备货物、商检(客检)、订舱装船、制单结汇等几个步骤。

　　二、出口贸易一般流程

　　(一)选择供应商或生产企业

　　在选择供应商或生产企业时，需注重考察生产企业的资信，是否具有生产能力，能否保证质量、保证按期交货，产品是否有对外贸易的竞争力等。

　　(二)生产企业推销本企业产品出口

　　这一过程中，跟单员的主要工作内容有：

　　1.了解目标市场的需求特点和客户采购偏好;

　　2.了解并掌握公司产品的主要性能、工艺、质量标准、原材料构成、生产周期等;

　　3.了解并掌握公司产品的包装材料和包装方法;

　　4.了解并掌握公司产品的装箱率、集装箱可装数量;

　　5.掌握公司产品的价格和相关原材料价格;

　　6.了解近期本币对外币的兑换价格及变化趋势，即汇率和变化趋势。

　　(三)建立对外业务关系，确定出口贸易对象

　　建立业务关系可以通过信函、电子商务、电子邮件、传真、参加国内外各种交易会和展览会、我驻外的使领馆、商会、企业名录、报纸杂志上的广告等途径搜寻或结识国外客户。

　　(四)洽谈业务

　　洽谈业务是指买卖双方就某一种商品进行洽谈，内容包括价格及价格条件、货物的技术规格、包装、货款的支付方式和时间、运输方式、争议的解决方式和地点、货物数量、交货时间、保险、货物的检验标准和地点等。洽谈业务可以通过信件、传真、电子邮件等不见面的洽谈方式，也可以采用与客户见面洽谈的方式。在洽谈业务前必须事前作好充分准备。

　　(五)签订对外合同

　　跟单员在这个阶段，通常是辅助外贸业务员做好以下主要工作：

　　整理双方达成的事项内容;

　　将客户的工艺单和要求转换为本公司的制造工艺单;

　　落实生产企业(车间)，并完成确认样;

　　检查确认样，将符合客户或工艺单要求的样品寄送客户，等待确认消息;

　　根据客户的确认意见，改进确认样，直至客户确认样品;

　　做好合同项下订单生产前的一切准备工作等。

　　三、异常情况处理

　　在跟单工作中，可能会遇到各种异常情况，如生产进度延迟、产品质量问题、物流问题等。跟单员需要采取适当的措施进行解决，以确保订单的顺利完成。具体应对方法如下：

　　1. 生产进度延迟：跟单员需要及时了解生产进度情况，并与相关部门沟通，寻找解决方案，如调整生产计划、增加人力等。

　　2. 产品质量问题：跟单员需要及时发现并解决产品质量问题，如更换零件、重新加工等。同时需要查明问题原因，避免类似问题再次发生。

　　3. 物流问题：跟单员需要及时了解物流信息，并与物流公司沟通，解决问题。如遇不可抗力因素导致产品延误，需及时与客户沟通并寻求解决方案。

　　总之，跟单员的工作内容和工作流程非常重要。通过了解跟单员的主要工作内容和流程，可以更好地理解跟单员的工作职责和应对方法，从而更好地支持跟单员的工作，提高订单的完成质量和效率。

　　采购师跟单员的工作流程

　　物料采购跟单是指跟单员按采购订单所载明的物料，品名，规格，数量及交期更进行跟踪。目的：满足企业生产活动对物料的需求，在必要的时候，获得必要的物料，避免停工待料。

　　一.采购跟单的基本要求：适当的交货时间，适当的交货质量，适当的交货地点，适当的交货数量及适当的交货价格。(适时，适质，适地，适量，适价)

　　二.物料采购跟单的原因：以下原因造成我们要对物料进行跟催：

　　1、供应商方面的原因：由于供应商方面的原因造成交货不及时，而使我们必须跟单的原因有：超过产能的接单和超过技术水准的接单。制程管理不良，质量管理不充分而造成不良品的增多。来自低工资的员工工作效率低，完不成。等原因。

　　2、企业方面的原因：供应商的选定有误，对他的产能和技术调查不足。所要求的品质没说清楚。价格的决定很勉强。进度的掌握和督促不力。下订单到过远的地方。

　　3、沟通方面的原因：信息交换不及时。

　　三.物料采购跟单流程：

　　1、制作订购单:跟单员接到所需部门的请购单，要制成订购单传给供应商。制订购单时注意：审查请购单。熟悉订购的物料，价格确认，确认质量标准。确认物料需求量，制定订单说明书，发出订购单。(制作采购单P。26)，将要采购的物料名称，规格型号，数量，价格。交期等要求表达清楚。采购单经审核无误后发给供应商，并要求供应商签字回传。

　　2、订单跟踪：对长期合作的，信誉好的供应商可以不进行跟踪。跟踪加工工艺，跟踪原材料，跟踪加工过程，跟踪组装总测，跟踪包装入库。

　　3、物料检验：确定检验日期，通知检验人员，进行物料检验，处理检验问题。

　　4、物料进仓：协调送货，协调接受，通知送货，物料入库，处理接受问题。

　　四.物料采购跟单的方法策略：催单的目的是使供应商在必要的时候送达所采购的物料，使企业的经营成本降低。

　　1.催单的方法：

　　(1)按订单跟催。按订单预定的进料日期提前一定时间进行跟催。有：

　　联单法：将订购单按日期顺序排列好，提前一定时间进行跟催。

　　统计法：将订购单统计成报表，提前一定时间进行跟催。

　　跟催箱：制作一个31格的跟催箱，将订购单依照日期顺序放入跟催箱，每天跟催相应的订单。

　　(2)定期跟催。于每周固定时间，将要跟催的订单整理好，打印成报表定期统一跟催。

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