档案日宣传资料
档案的最新定义是：“档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。”
1、档案是直接形成的历史纪录。“直接形成”说明档案继承了文件的原始性，“历史纪录”说明档案在继承文件原始性的同时，也继承了文件的记录性，是再现历史真实面貌的原始文献。正因为档案继承了文件原始记录性，具有历史再现性，所以档案才具有凭证价值的重要属性，并以此区别于图书情报资料和文物。
2、档案的形成者。档案是由官方机构、半官方机构、非官方机构以及一定的个人、家庭和家族形成的。
3、档案来源于文件。档案是由文件有条件地转化而来的，这里的“文件”是指广义文件，即一切由文字、图表、声像等形式形成的各种材料。档案和文件是同一事物在不同价值阶段的不同形态，两者具有同源性和阶段性的共性，也具有实效、功用、离合等个性差异。从文件到档案是一个批判继承的辩证运动过程。从信息的内容和形式来说，两者完全相同的，但从时效、价值和系统性上来说，档案是对文件的不断扬弃。首先是时效性批判，档案是已经办理完毕的文件;其次是价值批判，档案是办理完毕的文件中具有保存价值的部分;最后是系统性批判，档案是把分散状态的文件按一定逻辑规律整理而成的'信息单元。因此，文件是档案的前身，档案是文件的归宿;文件是档案的基础，档案是文件的精华;文件是档案的素材，档案是文件的组合。
4、档案的形式多种多样。档案的形式包括载体、制作手段、表现方式等。从载体来看，有甲骨、金石、缣帛、简册、纸质、胶磁等;从制作手段来看，有刀刻、笔写、印刷、复制、摄影、录音、摄像等;从表现方式来看，有文字、图表、声像等。
5、档案的本质属性。档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点，其中历史再现性为其本质属性，其他特点为其一般属性。因此，可将档案的定义简要地表述为：档案是再现历史真实面貌的原始文献。
看了官方定义，总结起来就是： 原始性是档案的本质属性。档案是形成者当时当事直接使用的原始文件的转化物，就是说档案是历史的原始记录，这决定了档案和普通图书、资料的本质区别，判断一份材料是不是档案关键要看它是不是具有原始性。这点很重要，没有这点就是废纸 就是垃圾 放把火烧了
档案的作用
概括地讲，档案的作用有两个方面，一是凭证作用;二是参考作用。
对于一个具体单位或个人，档案的作用体现在以下方面：
1、档案是一个单位或个人历史的真实、全面的反映。
2、档案是一个单位或个人维护自身权益的重要工具。
3、档案是一个单位规范管理的基础。
4、档案我们积累和传播知识重要载体。
5、档案是开展单位文化建设的重要素材，特别是对于企业建立企业文化有不可替代的作用。
6、档案是一个单位或个人建立信用，在社会活动、生产经营等方面建立和利用信用体系，获得发展最有力的工具。
最后，档案还是我们国家和民族文化建立历史记忆，传承文明的重要载体，是“今世可以知古，后世可以知今”的重要素材。
正因为有用，才需要保存、才需要保管，才有今天的数字化。
说到作用，我想补充一点，就是作用是相对的，比如房产档案 对房产交易人、相关人可能很有用，但对其他人可能就一点用的没有。需要的时候可能有用 没用的时候就嫌它占地方，是垃圾。但因为档案的保管期限比较久，今天可能没有 明天可能就很有用，所以对于档案的作用，一定要考虑相对全面。
档案的种类
根据档案的形成情况和用途，一般将档案分为：文书档案、科技档案、会计档案、基建档案、人事档案、照片档案、录音录像档案、印章档案等。
另外对于一些专业性、业务性较强的业务，也可以建立专门档案，如：税务档案、工商档案、诉讼档案、公证档案、海关档案等等。
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