客户档案治理与企业坏账风险控制初探
摘要：客户档案治理是信用治理和档案部分的基础性工作，在企业坏账风险控制和治理的各个环节有着广泛的用途。企业客户档案主要包括基础性原始资料和标准的企业资信调查报告。建立企业客户档案应遵循集中、动态和分类治理的原则；在治理模式上应根据企业规模因地制宜，重视客户档案数据库的建设和治理。关键词：客户档案；坏账风险；治理
我国已全面进进买方市场，信用交易也已成为市场主流的交易形式。信用交易给企业带来巨大商机的同时也是一把“双刃剑”，处理不当就会形成大量的应收账款和巨额坏账，直接到企业的生存与。客户档案的建设治理是加强企业应收账款治理和防范企业坏账风险的重要工作，是解决我国企业普遍面临坏账危机的有效措施之一。本文围绕企业客户档案的涵义和内容、客户档案的治理原则和模式、以及客户档案在企业坏账风险控制中的进行初步探讨。
一、客户档案的涵义与内容
客户档案是企业在与客户交往过程中所形成的客户信息资料、企业自行制作的客户信用报告，以及对订购的客户资信报告进行分析和加工后，全面反映企业客户资信状况的综合性档案材料。建立合格的客户档案是企业信用治理的出发点，属于企业信用治理和档案部分的基础性工作。客户档案的内容比较复杂，既包括标准的企业资信调查报告，又包括形成终极报告的基础性原始资料和数据。
1、客户档案原始资料。客户档案原始资料是客户档案的基础内容，常见的客户档案原始资料主要有：交易过程中的合同、谈判记录、可行性报告和报审及批准文件；客户的法人营业执照、营业执照、事业法人营业执照的副本复印件；客户履约能力证实资料复印件；客户的法定代表人或合同承办人的职务资格证实、个人身份证实、先容信、授权委托书的原件或复印件；客户担保人的担保能力和主体资格证实资料的复印件；双方签订或履行合同的往来电报、电传、信函、电话记录等书面材料和视听材料；签证、公证等文书材料；合同正本、副本及变更、解除合同的书面协议；标的的验收记录；交接、收付标的、款项的原始凭证复印件。在对客户档案资料进行保管分析的过程中，各类原始资料的保管和整理是最基本的工作。由于在交易过程中逐渐形成的客户档案原始资料是非常多的，为了避免今后的纠纷，这些书面的原始档案资料应该被完好的保存起来，切实防范企业与客户经济往来中发生的合同风险、风险和信用风险。
2、客户资信调查报告。客户资信调查报告是客户档案的核心内容，它是对客户档案原始资料进行整理和分析基础上形成的综合反映客户资信情况的档案材料。从资信调查报告的形成过程和主要用途来看，它是由企业资信调查职员撰写的一种反映客户信用动因和信用能力的综合报告，是具体记录客户资信信息的载体。资信调查报告的主要内容有：被调查公司的概况；股东及治理层情况；财务状况；银行信用；付款记录；经营情况；实地调查结果；关联企业及关联方交易情况；公共记录；媒体表露及评语；对客户公司的总体评价；给予客户的授信建议等。此外，资信调查报告还可以包括经过分析得到的分类种别、交易的趋势、客户的购买模式和偏好特征等内容。企业资信调查报告的格式没有严格的规定，在实践中可以根据企业的具体情况选择不同的格式，通常在撰写过程中可以专业资信调查机构的标准报告来进行。
二、客户档案的治理原则
实践证实，建立企业客户档案应遵循集中、动态和分类治理的原则，进行治理。长期以来，客户档案在我国企业治理实践中没有得到应有的重视，客户资料分散化，数据信息更新缓慢、滞后，缺乏恰当的客户分类等十分突出。这些不利因素限制了客户档案在企业应收账款治理和坏账风险控制方面发挥应有的作用，使企业大量本可避免坏账损失成为现实。
1、集中治理。企业客户资料分散化通常有两种情况，一是分散在业务职员手中，二是分散在企业各个部分。假如是第一种情况，就可能导致客户是业务职员的客户而不是企业的客户，由于企业的治理层并不熟悉每一个客户，所以当业务职员离开企业后，客户及业务也随之离往，给公司造成重大的经济损失。现实生活中，这种案例屡见不鲜，如某公司的销售职员由于某种原因离职或者集体离职，同时将把握的客户资料和关系带给公司的竞争对手，将造成该公司销售额在短时间内巨幅下滑。更严重的还有，假如业务职员带走了销售合同和发货单据，就会使某些客户拖欠的账款变成坏账，无法追回。再加上企业长期支付业务职员的工资和维护客户的用度，损失不可低估。假如是客户资料分散在各个部分的情况，固然可以杜尽个人把握企业客户资源的题目，但也会引出部分之间、部分与整个企业之间平衡利益关系的题目。在实践中，具体表现在多个部分与同一客户交易，结果可能是不同的部分为了赢得订单而提供一个比一个更优惠的信用条件。部分的利益保住了，但企业的整体利益遭受的损害，同样的情况还可以发生的总公司和分公司之间。因此，针对客户资料分散化的题目，企业惟一的解决办法就是对客户档案进行集中治理。集中治理客户档案后，公司可以进行同一授信，全面跟踪，及时抑制可能出现的题目。在集中治理的模式下，企业仍然要留意加强信用治理部分的工作职员的职业道德，使其意识到客户档案是企业的特殊资产，也是企业贸易秘密的重要内容。