Evernote在高校辅导员信息管理工作中的应用论文
一、Evernote的特点与辅导员信息管理工作的需求分析
(一)Evernote背景介绍
Evernote是一个记录和归档“笔记”的集成软件和服务套装。一个笔记可以有多种形式，包括一段格式化的文本、一段手写的“墨迹”笔记、一个完整的或者节选的网页、一张图片、一段语音记录或者一段视频。不同的笔记被放在不同的笔记本中，可以同时被贴标签、注释、编辑排版、评论、被搜索或者转移，导出到笔记本的其他地方［3］。Evernote支持一系列的操作系统平台，其中包括苹果OSX平台、苹果移动端iOS平台、Google推出的ChromeOS平台和Android平台、微软的Windows、WindowsPhone平台以及小众一些的BlackBerry或WebOS平台。Evernote在跨平台的基础上可以实现在线同步和远程云端数据备份功能。
(二)Evernote特点介绍
1．灵活的信息搜集机制由于Evernote的跨平台兼容性强，使得通过Evernote进行数据的搜集有着其他服务和工具不具备的便利性。高校学生管理工作中有大量工作是进行网络信息的摘取和传达。为了与时俱进，辅导员老师需要频繁地登录各大网站。比如:登录国家相关网站获取教育方面最新国家政策;登录各大公司和招聘网站获得工作最新发展近况，为学生提供最新最全面就业信息和相关咨询;登录所在学校网站获取各类最新通知、制度、规定等。现已进入微博微信时代，信息来源渠道不仅仅是电脑终端上的浏览器，越来越大比重的信息会来自于各种各样网络信息提供渠道。如果利用传统的信息搜集方式，无论是记事本还是包含大量“复制粘贴”的计算机操作归档，效率都非常低下。并且由于手边工具及记录地点的限制，会导致很多信息得不到及时准确统计。Evernote的跨平台特性就很好地解决了这个问题。Evernote的WebClipper技术使得对于任何浏览器上的网页信息的获得和归档只需要不超过三次点击操作。其跨移动平台的使用，使得通过手机可进行文字、图形图像、声音甚至是影像的快速搜集，不仅大大提高了信息搜集的灵活性，使得传统信息搜集的地域限制大大降低。更重要的是，由此各种多媒体信息就能以附属文件或键入对象的形式存在于笔记当中。Evernote提供了多种高效的媒体信息搜索方式，大大提高了信息的整合度和利用效率。
2．信息的多维度整合高校辅导员工作需要处理的信息来源广信息量大，信息形式更是各种各样。那么如何更好地整理存放这些信息，就成了一个重要且关键的问题。传统的文件夹结合文件柜的形式固然可行，但已无法解决信息化社会很多实际工作中会出现的问题。一个最典型的例子就是处在不同物理位置的文件在逻辑上暂时会同属一个类型，这种关系由于文件物理特性的限制，基本上无法合理地表现出来。相比传统的文件夹、文件柜这种树状的信息整合方式，Evernote除保留传统笔记本文件夹的树状信息整合方式之外，还提供了一种更加灵活的信息整合方式———标签整合。一个笔记可以被标记上一个或者多个标签，处在不同笔记本上的笔记可以有同一个标签，这样结合标签笔记的快速搜索功能就可以实现快速整合定位信息。
3．快速的信息检索在完成了对海量数据信息的搜集和分类汇总之后，辅导员老师就拥有了一个多媒体数据信息库以满足日常工作的各种数据需求。但问题也由此产生。大量不同类型的信息以不同的维度存储在数据库中，如何在短时间内获取想要的数据就成为决定Evernote实用性的核心问题。如辅导员工作中一个非常重要的环节是对某个学生的表现进行综合评价。关于学生的各种信息如请假记录、缺勤违规记录、沟通记录、身份相关信息、获奖情况、参与活动情况、平时成绩等都是评价学生表现的参考依据。然而这些数据信息的汇总，按照传统的信息搜集和检索方式几乎无法快速和完整实现。大量的类似工作就重点依赖了辅导员老师对该同学平时的印象和班委的反馈，显然这样的方式不够全面。Evernote的引入就很好地解决了辅导员信息汇总工作的信息量和速度的关系问题。相比现在市场上的多种云笔记软件，搜索是Evernote的核心优势，它提供的搜索模式可以概括为以下四类:
(1)文字信息的全文搜索。在笔记中存在的所有文字信息都被作为搜索对象，凡是有满足搜索条件的文字笔记都会以列表的形式出现在搜索结果当中。
(2)图片的文字识别。图片信息是辅导员所需信息中非常重要的一类信息，因为无纸化工作的一个基础就是扫描照片等各类文档文件，而这些文件在Evernote中都是以图片的形式存在的。一个最典型的例子就是学生的身份证照片。快速获得某一个地区的所有学生信息，这在以前是无法实现的功能。但是通过Evernote对图片的文字识别能力，当图片中若有满足搜索条件文字的时候，包含该图片的笔记就被提供在搜索结果列表之中。
(3)类型文档的搜索。对于其他多媒体内容的笔记(包括图片)，Evernote提供了针对文件类型的搜索功能，这就使文件类型的大范围搜索成为可能，进而可以搜索所有搜集的影视素材或者语音素材。
(4)多条件高级搜索以及搜索保存。高级公式搜索把Evernote提供的基础搜索结合在一起，为用户的各种需求提供强大的搜索支持［5］。通过Evernote可以轻松实现如下搜索:找到1班(1班笔记本)中来自于XXX地区(文字识别身份证)的所有同学;所有近两天之内(基于时间搜索)处理的请假信息(扫描的图片文件)。Evernote提供的特有搜索过程保存功能，可以实现把搜索公式保存为一个快捷键，使得下一次进行类似高级搜索的时候，只需要点击快捷键即可完成搜索。基于以上描述可见，Evernote提供的对大规模数据库强大的搜索功能，可以大幅度提高辅导员信息管理工作的效率和工作质量。
4．团队成员共享的信息沟通平台高校辅导员老师工作是繁重的，其中一个重要原因，就是每位辅导员都担负着管理至少200名以上大学生的生活、学习等任务。为了更好地实现对自己团队的管理，由每个班委构成的金字塔管理体系被广泛应用于辅导员对班级的'管理体系中。团队的加入可以在很大程度上提高信息搜集、存储和整理的效率。比如在新生入学时，学校要求每个学生提交各种信息，其中包括个人身份证的复印件。传统的纸质搜集方式，在搜集信息过程当中会出现各种问题。如有些同学身份证丢失，有些同学无法联系上，有些同学的身份证信息有误等。想要及时解决很多类似突发性和普遍性的问题，电话的沟通是唯一方式。然而其弊端很明显:第一，清晰性。很多事情只通过电话沟通是说不清楚的，需要“眼见为实”。第二，时效性。虽然辅导员的电话是24小时开机，但在沟通上难免由于沟通冲突、信号故障等原因出现问题，进而致使问题无法在第一时间得到解决。第三，缺乏历史记录。辅导员的工作是繁杂而琐碎的，这使得对沟通进行必要的记录显得尤为重要。电话的沟通固然方便，但马上进行相关记录的要求显然在很多时候是不能满足的。为了解决以上问题，在当今社会信息化的发展形势下，短信、微信和QQ等工具的使用就成为辅导员与学生沟通的首选工具。但即使能弥补以上提到的电话功能的不足，其沟通内容与资料的隔离性，会使辅导员老师在很多时候疲于切换窗口，而不是在做任何实际的工作。Evernote就很好地解决了以上的所有问题，构建了类似于QQ的信息沟通平台，使得参与合作的团队成员都可以在Evernote平台中进行充分而专注的信息交流，而笔记本中的任何笔记也能直接用于信息沟通的无缝连接，其高效性、清晰性、时效性和充分的历史记录的特点不言而喻。
二、结语
综上所述，可以看出计算机软件Evernote在高校日常教育教学管理工作中，可以协助辅导员老师进行有效率的工作。在信息时代飞速发展的今天，信息体现出渠道广泛、容量巨大、传输速度快且形式多样等特点，而Evernote则高效地满足了高校辅导员管理工作的信息搜集、整合、检索以及团队合作的需求。随着个人移动终端、云服务、大数据等技术的进一步发展，Evernote将会在高校教育管理尤其在辅导员的信息管理工作中，成为信息搜集和处理必不可少的工具。
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