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分销企业采购环节的会计核算特点及在ＥＲＰ中的应用
[摘 要]分销企业是几年前IT产业的发展逐渐兴起的产物，本文结合分销企业的利润摊薄需要“以量取胜”的业务特点，锁定采购环节，通过对会计准则在采购环节的相关核算方法，具体进行分析比较，根据分销企业的在采购环节的会计核算特点，提出目前分销企业在采购环节的核算方法．并与ERP系统实现核算的方法相结合，串起在BRP系统中作为分销企业从采购环节的开始的整体操纵过程：建立物料核算体系→建立采购订单→商品进库→存储待售→建立销售订单→商品出库→收款→核算毛利[关键词]分销；分销企业；ERP
分销一词随着IT产业的崛起逐渐进进人们的视野，从广义上来讲：分销一般是指某种货物或劳务从生产者向消费者移动时取得这种货物或劳务的所有权或帮助转移其所有权的过程。具体来说：IT产业的分销就是将品种繁多，日新月异的n产品通过各层分销企业建立的分销渠道从产品的生产企业转移到终极消费者手中并从中获得收益的产品活动过程。由于IT产品的特点，分销企业假如要在分销市场上立足，就必须从已经摊薄的毛利中以量取胜赚取必要的利润生存下往。针对分销企业依靠庞大的产品业务流量赚取利润的特点，分销企业的财务核算方式与以往的一般贸易企业的核算方法也略有不同，下面就以使用 ERP系统进行财务核算的分销企业为例子，就产品自采购环节进手，通过对会计准则存货核算方法的比较，阐述分销企业如何进行存货核算，以及存货的核算在ERP系统中如何实现。
一、建立存货核算平台一建立物料体系
采购是获利的第一步。在产品采购核算环节，我国企业会计准则提供了几种简化的存货的核算方法：计划本钱法、毛利率法、零售价法等。①计划本钱法是指企业存货的收进、发出和结余均按预定制定的计划本钱计价，同时另设“材料本钱差异”(或产品本钱差异)科目，登记录际本钱与计划本钱的差额。存货按计划本钱核算，要求存货的总分类核算和明细分类核算均按计划本钱计价。一般适用于存货品种繁多、收发频繁的企业。但缺点是收货时产生的材料本钱差异计算非常笼统，材料本钱差异数在每月都需要根据出货情况进行结转，结转时还需要根据上月的情况计算材料本钱差异率，最后得出存货的真正发出额和余额。但假如需要对每一种产品的活动随时监控，并随时提供较为正确的存货本钱，那么计划本钱法就无法实现。②毛利率法是根据本期销售净额乘以前期实际(或本月计划)毛利率匡算本期销售毛利，并计算发出存货本钱的一种方法。采用这种方法时，商品销售本钱按商品大类销售额计算，在大类商品账上结转本钱，计算手续简便。商品明细账平时只记数目，不记金额，每季末的最后一个月再根据月末结有数目，按照最后进价法等计价方法，先计算月末存货本钱，然后再计算该季度的商品销售本钱，用该季度的销售本钱减往前两个月已经结转的本钱，计算第三个月应结转的销售本钱，从而对前两个月用毛利率计算的本钱进行调整。但毛利率法是基于产品分大类进行核算的，不能再进行更具体的产品核算，同时也满足不了随时对产品活动进行监控的需要，正确的存货本钱也不能随时计算出来。⑧零售价法是指用本钱占零售价的百分比计算期末存货本钱的一种方法，但由于IT分销企业产品的毛利波动较频繁，使用零售法并不能计算出正确的存货本钱。
对比这三种简易的存货核算方法后，不难发现，针对分销企业并不非常实用。由于分销企业靠产品较大流量获利，一般会在产品种类的选择上非常广泛，而且IT产品一般单价较高，再加上不同产品的单价、毛利率及削价情况相差比较大，所以不宜采取比较宏观或粗略的核算方法。针对这一特点，ERP系统的物料核算模块提供给企业一个可以从最细致的角度核算产品的平台。ERP的物料体系可以从建立物料开始全程核算产品进存销每个环节的价格变化，例如采购过程中价格的波动情况、存储过程中削价情况、物料在各个库房的活动储存情况，销售过程中的获利情况，并可以随时提供相关的数据分析和报表。物料建立的粗细全部取决于核算的要求，可以是某一产品最小的零件也可以是动辄几百万的软件或项目。物料建立一般发生在采购合同签定后，系统中采购订单建立前。企业根据采购合同确定物料的名称、体积、产出地等具体信息建立物料编号或物料卡片，以备今后在盘点、运输、储存时使用的方便。同一种产品在不同业务部分进行经营(不同利润中心)时，假如有必要分开核算就需要建立不同的物料编号或物料卡片。
二、采购框架的搭建一建立采购订单
建立物料主数据后，就可以根据合同的具体内容在 ERP系统中建立采购订单。采购订单用于跟踪控制采购合同的履行情况。可以从采购收货时间和方式，收货后计算账期，付款条件、发票情况等各环节进行控制。ERP系统的数据整合和资源共享这两个突出优点可以逐步体现。在采购订单中可以体现供给商的具体情况(自动从维护的供给商主数据中调出)、库存地情况、合同签定时间、运输条件、保险条款、税款情况、产品物料描述(自动调出物料卡片)、合同价格、数目、进库情况、发票收到情况、付款情况等等。除了这些具体的信息之外，ERP可以提供比较宏观的企业采购信息、采购流量存量、分析库存风险等功能。
三、采购本钱的核算方法一采用移动均匀价
采购订单建立后，如何对存货的本钱进行核算呢?我国企业会计准则规定，存货取得时可以按计划本钱核算也可以按实际本钱核算。由于已经建立好物料信息，在进行收货时可以按产品的实际本钱进账。产品按当时采购的实际本钱进账后，如何进行存货本钱流转的核算呢?财务会计准则提供了几种核算方法：个别计价法、先进先出法、移动均匀法、后进先出法、加权均匀法。①个别计价法需要按各种存货，逐一辨认各批发出存货和期末存货所属的购进批别或生产批别，分别按其购进或生产时所确定的单位本钱作为计算各批发出存货和期末存货本钱的方法。这样核算固然非常正确，但操纵量非常大，分销企业产品流量大根本无法用个别计价法核算本钱。②先进先出和后进先出法是将先(或后)购进的存货本钱在后(或先)购进的存货本钱之前转出，据此确定发出存货和期末存货的本钱。采用先进先出法或后进先出核算法时都需要按批次对存货进行核算，但分销企业假如按批次逐一记账，数据计算量也非常大，而且众所周知，IT产品的价格波动幅度较大。不论用先进还是后进的价格计算本钱都并不妥当。⑧加权均匀法也叫全月一次加权均匀法，指以本月全部收货数目加月初存货数目作为权数，往除本月全部收货成刺口上月初存货本钱，计算出存货的加权均匀单位本钱，来确定存货发出和库存本钱。由于加权均匀法固然只在月末计算一次均匀单价，计算简单，但无法有效地对存货本钱进行及时控制。④移动均匀法是将本次收货的本钱加原有库存的本钱，除以本次收货数目加原有收货数目，计算加权单价，核算发出存货的方法。这种方法的优点是可以随时反映存货的结存情况，而且计算的均匀单位本钱较为正确客观。所以鉴于分销企业的存货流量和存量都相当大，且存货价格变动频繁的特点，为更好的核算物料在流转过程的正确本钱，分销企业一般都会采用移动均匀价法。也就是物料的价格使用移动均匀价核算。
移动均匀价并不是只有在下一批产品进库时，由于单价与原来单价不符的情况下会变化，在对某一批产品收货和记进发票(即：发票效验)时，有时也会影响到物料的移动均匀价。
下面举例说明采购核算过程：
某企业为国内一大型从事IT产品的分销企业，开始拓展对产品A的正常分销业务：
从采购环节开始，分销企业与供给商签定采购合同，就将该产品建立相应的物料编号，并将合同中规定的采购价格作为物料的价格。合同采购价格应包括产品本身价格及由采购方应负担的运保费。到产品进库时，按原定的物料价格进账。但当只有对一批产品分销时，采购过程会严格按合同价格进账并结束，但一般情况并非如此简单。假如该产品属于长期代理，与供给商签定的为定期分销协议，即：分销业务会延续—段时期并对产品的价格浮动无法确定，则在产品进库时很可能与原先的物料价格不符，就会产生对物料价格的影响，物料的移动均匀价会相应改变为目前该物料总本钱与现存数目的均匀本钱。
从产品进库到支付价款时通常有一段时间，称之为账期。经过这段账期，供给商会开出发票，一般情况下，发票中单价应与订单价格相符，但有时会存在一些差异，那么产品的移动均匀价在计进系统发票时又会相应产生变化。付款与发票金额必须一致。
四、采购后的存储与销售环节
1．存储待售环节：由于属于贸易企业，产品的库存用度及必要的运输用度在当期的营业用度中体现而不会影响该物料的移动均匀价格。
2．在销售环节，与客户签订销售合同后按销售的价格建立销售订单，并将所销售的产品的物料编号维护到销售订单上，到发出货物确认收进本钱时，销售订单的销售价格与数目的乘积作为销售收进，物料出库时点的移动均匀价与数目的乘积作为产品的本钱，中间的差额作为毛利进行进一步的利润核算。
需要说明的是，在日常操纵中，即使只针对一种产品的核算，也有该产品在进库后立即被部分或全部销售出往的情况，那么在产品已经出库但存在需要调整移动均匀价的事项出现时怎么进行操纵呢?假如库房中该物料的库存为零，则需要调增或调减移动均匀价的价款应在当期直接记进或冲减本钱科目，假如库房中该物料的库存数目小于需要调整的数目，不应该将全部要调整的价款加到所余数目中往。而应该将对应所余数目的部分影响物料移动均匀数，大于的部分直接计进当期本钱，使物料均匀价较为客观。
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