文档管理工作论文
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文档管理工作论文
一、新时期高校档案管理工作存在的问题
（一）高校档案管理制度不完善
目前，由于高校档案管理制度的不完善，导致档案管理工作常常出现混乱的现象，比如档案编号不规范，案卷标题混乱，而且很多档案没有建立卷内目录。另外在档案的`搜集、保存、借阅等环节出现较多纰漏，严重影响了高校档案材料的使用价值。还有许多高校普遍存在档案管理人员只重视档案的收集整理，忽视档案建档环节，导致许多档案不能及时建档，当出现管理人员调动时，易出现资料丢失等情况。
（二）高校档案管理人员素质偏低
新时期，档案管理工作对管理人员整体专业素质提出了更高的要求，档案管理工作不再是简单的整理文件、编号、归档。由于高校对档案管理工作的不重视，普遍存在管理人员录用门槛低，甚至许多是为了解决高等人才配偶工作而聘用，导致档案管理人员专业素质偏低，不能适应新时期信息化的高速发展对档案管理工作的要求，严重制约了高校档案信息的利用效率。
（三）档案检索效率低下
在我国高校档案管理工作中，档案检索主要存在两种方式，人工检索和计算机检索。虽然计算机检索在检索速度和效率上具有较大的优势，但是高校档案管理检索中人工检索依然是最重要的检索方式之一。人工检索不仅检索效率低下，而且不可避免地会出现错误。另外，由于高校在档案管理中的硬件投入不足，导致许多计算机检索软件匮乏，计算机检索的巨大优势不能有效发挥。这些都严重影响了档案检索效率，对高校档案的开发与利用极为不利。
（四）信息开发和编制存在缺陷
目前，高校档案管理部门在信息的开发和编制方面存在问题，由于许多高校档案部门对信息开发的不重视，普遍存在草率开发以应付检查的现象，导致档案信息开发选题不严谨。另外，由于重视程度和投入不够，往往开发出来的产品水平较低，不能有效发挥作用。
二、做好高校档案管理工作的措施
新时期下，高校档案管理工作存在诸多问题，严重影响了高校档案管理工作的正常运行，不利于发挥档案信息的作用。针对上述问题，提出以下解决办法。
（一）提高高校档案管理人员专业水平
要做好高校档案管理工作，首先在档案管理人员的聘用上要严把质量关，提高人员录用标准，制定录用专业限制条件。另外，在管理人员考察时，要着重考察其政治信仰、工作作风、责任心等，加强对管理人员的培训工作，提高档案管理业务水平，使管理人员工作积极性和主动性能充分发挥。
（二）完善高校档案管理制度
档案管理制度是档案管理工作的有效保障，高校档案管理工作的开展和运行要有完善的管理制度要求作为保证。高校在制定档案管理制度时，要保证其合理性和科学性，满足高校自身情况和档案管理要求。提高管理制度的可操作性，制定详细的档案管理流程，规范档案管理中信息收集、存档、借阅和保密等每一个环节。
（三）提高档案管理信息化利用水平
新时期，信息化是推动高校档案管理工作发展的有效武器，提高高校档案管理信息化管理水平，加大高校档案管理信息化投入，提高计算机管理在档案管理中的比重，建立档案管理系统，借助互联网和计算机管理，将高校档案管理全面推向信息化，对完善高校信息管理系统具有重要作用。
三、结语
新时期，高校档案管理工作要满足新要求，高校档案管理工作由于管理制度、管理人员素质、硬件投入等方面存在的不足，导致档案管理工作出现各种各样的问题。高校要提高对档案管理工作的重视水平，结合高校实际制定并完善档案管理制度，提高管理人员专业水平，为有效发挥档案信息的重要作用提供保证。
作者：姜晓波 单位：吉林建筑大学城建学院
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